¿Qué es el modelado y la notación de procesos de negocio (BPMN)?

Desarrollado originalmente por la Business Process Management Initiative (BPMI), BPMN es una notación gráfica precisa para documentar procesos de negocio. Resuelve las ambigüedades de las especificaciones textuales de los procesos al representar visualmente la secuencia de actividades comerciales y los flujos de información necesarios para completar un proceso específico. En los últimos años, BPMN se conoce cada vez más como modelo y notación de procesos de negocio.

El Object Management Group (OMG) ha mantenido BPMN desde 2005. Este consorcio abierto ayuda a garantizar que los diagramas de procesos de negocio puedan intercambiarse fácilmente en un formato estandarizado entre diferentes herramientas de modelado. El objetivo de la notación de modelado de procesos es ayudar a las organizaciones a modelar formas de mejorar la eficiencia, tener en cuenta nuevas circunstancias u obtener un beneficio competitivo.

BPMN 2.0 forma parte de la “triple corona” OMG de estándares de mejora de procesos, que también incluye la notación del modelo de gestión de casos (CMMN) y la notación del modelo de decisión (DMN). Los estándares difieren del lenguaje de modelado unificado (UML) utilizado en el diseño de software. La especificación BPMN 2.0.1 de OMG se publicó como Norma Internacional ISO/IEC 19510:2013.

BPMN proporciona un lenguaje común de modelado de procesos de negocio que es fácilmente comprensible para todos los stakeholders del negocio: los analistas de procesos empresariales que crean y refinan los procesos, los desarrolladores técnicos responsables de implementar procesos de negocio y los usuarios de negocio que los monitorean y gestionan. Los tres son stakeholders clave en la optimización de las operaciones comerciales.

La especificación BPMN está diseñada para ayudar a las organizaciones a:

• Alcanzar acuerdos más rápidos sobre los procesos actuales y futuros a través de modelos inequívocos.

• Fomentar la participación de los interesados mediante anotaciones gráficamente expresivas.

• Facilite el análisis y la mejora de las operaciones a través de la reingeniería de procesos de negocio.

• Cree una biblioteca de flujos de procesos, definiciones de casos y reglas de negocio para capacitar a los nuevos empleados.

• Cierre las brechas de comunicación con un lenguaje común entre analistas de negocio, desarrolladores y otros stakeholders.

• Informe las actividades de automatización de procesos de negocio.

• Coordine las estrategias de externalización de procesos de negocio.

Además, los diagramas BPMN ayudan a los equipos a crear los documentos de lenguaje de marcado extensible (XML) necesarios para ejecutar diversos procesos, como aprobaciones de contratos o recordatorios para informes financieros mensuales. Un estándar XML relacionado es el lenguaje de ejecución de procesos empresariales (BPEL) para servicios web.

El lenguaje BPMN se basa en diagramas de flujo y notaciones gráficas. La notación estándar empleada para representar elementos BPMN se divide en varias categorías para la diagramación:

Los objetos de flujo son objetos descriptivos que definen un proceso, como eventos, actividades y puertas de enlace.

Los eventos son desencadenantes que inician, modifican o concluyen un proceso. Los eventos de inicio inician un proceso, los eventos intermedios ocurren durante un proceso y los eventos finales concluyen un proceso. Los eventos pueden incluir mensajes, temporizadores y fechas, transacciones, errores, escaladas, solicitudes y mucho más.

BPMN representa los eventos como círculos que contienen símbolos específicos del tipo de evento. Los eventos de lanzamiento inician un proceso, mientras que los eventos de captura ocurren como resultado de un evento de lanzamiento.

Las actividades son acciones o tareas realizadas durante el proceso de negocio. El procedimiento de mapeo de procesos muestra todas las actividades que deben ocurrir como respuesta a los eventos iniciales y como requisitos previos para los eventos finales. A medida que se automatizan más procesos de negocio, muchos eventos se desencadenan por sí solos. Las actividades pueden ser simples o más complejas, incluidos subprocesos y múltiples iteraciones. Los diagramas de procesos de negocio muestran las actividades como rectángulos redondeados.

Las gateways son puntos de decisión que requieren una elección activa antes de seguir avanzando en el proceso de negocio. Mostradas como rombos, las gateways manejan al menos dos resultados posibles en función de la decisión tomada.

• Las puertas de enlace exclusivas reenvían el flujo de trabajo a través de una de varias rutas mutuamente excluyentes: el flujo de trabajo debe continuar solo por una de las opciones disponibles. Se representan como diamantes que contienen una X.
   

• Las puertas de enlace inclusivas también ofrecen múltiples rutas de avance, pero las opciones no se excluyen mutuamente. Se muestran como diamantes que contienen un círculo.
   

• Las puertas de enlace paralelas dividen un proceso en múltiples flujos sin requerir una decisión. El flujo de trabajo simplemente se divide en múltiples procesos simultáneos, que se muestran como rombos que contienen un signo más.
   

• Las puertas de enlace paralelas basadas en eventos dividen un flujo de trabajo en múltiples vías concurrentes como resultado de un evento desencadenante. El símbolo de las puertas de enlace paralelas basadas en eventos combina el de las inclusivas y las paralelas con un rombo que contiene un signo más dentro de un círculo.
   

• Las gateways complejas están reservadas para procesos altamente complejos. Se representan como diamantes que contienen un asterisco.

Las conexiones de objetos se muestran como líneas con flechas y se emplean para conectar objetos de flujo.

• Los flujos de secuencia vinculan las actividades en el orden en que se realizan dentro del proceso de negocio. Se dibujan como líneas continuas con flechas que indican el orden de los eventos. Los flujos predeterminados son la respuesta estándar a un evento desencadenante, mientras que los flujos condicionales se producen cuando se cumple una condición especificada.
   

• Los flujos de mensajes son comunicaciones que fluyen entre grupos: departamentos separados u otros grupos. Se representan como líneas discontinuas con un círculo en el emisor y una flecha en el receptor.
   

• Las asociaciones son líneas de puntos que vinculan eventos, actividades y gateways con información complementaria sobre esos objetos de flujo.

Los carriles son contenedores que separan un conjunto de actividades de otros. En la notación estándar BPMN, los grupos representan a los principales participantes en un proceso. Un grupo diferente podría ser una compañía, departamento o cliente diferente involucrado en el proceso. Los carriles dentro de un grupo muestran las actividades y el flujo de un determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de partes específicas de un proceso.

La gestión del cambio requiere una comprensión profunda de la división del trabajo de una organización, por lo que los carriles son una característica esencial de BPMN.

Los artefactos proporcionan información complementaria sobre el proceso, como objetos de datos, grupos y anotaciones. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una actividad y puede representar una entrada o salida de datos. Un grupo muestra una agrupación lógica de actividades, mientras que una anotación brinda detalles sobre lo que está sucediendo en una parte del diagrama.

Los diagramas BPMN pueden ser simples o complejos y representan procesos internos y externos. Estos son algunos de los tipos de diagramas:

• Los diagramas de colaboración muestran las interacciones entre dos o más procesos con varios grupos. Se centran en el trabajo realizado por cada grupo, que puede pasar mensajes entre sí.

• Los diagramas coreográficos muestran las interacciones entre dos o más participantes. Se pueden contener dentro de una colaboración, agregando tareas y secuencias que establezcan cómo los participantes interactúan de manera más completa.

• Los diagramas de conversación son versiones simplificadas de los diagramas de colaboración. Muestran un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso de negocio.