qué es el modelado de procesos?

Si una organización quiere obtener fuertes retornos de sus inversiones en investigación y desarrollo, resolver problemas de TI con un tiempo de inactividad mínimo o crear un flujo de trabajo preciso de calificación de clientes potenciales, debe comprender estos procesos a un nivel objetivo e integral. Incluso los usuarios empresariales directamente involucrados en estos procesos pueden carecer de transparencia total sobre lo que sucede exactamente en cada paso del camino.

Los analistas de negocios y otros stakeholders pueden obtener vistas integrales del estado actual del ciclo de vida de sus procesos de negocio a través del modelado de procesos. Es una técnica de gestión de procesos de negocio (BPM) que crea visualizaciones basadas en datos de los flujos de trabajo. Estos modelos de procesos ayudan a las organizaciones a documentar los flujos de trabajo, sacar a la luz métricas clave, identificar problemas potenciales y automatizar procesos de forma inteligente.

Un modelo de proceso es una representación gráfica de un proceso o flujo de trabajo y sus subprocesos relacionados. El modelado de procesos genera diagramas de actividad y diagramas de flujo completos y cuantitativos que contienen insights críticos sobre el funcionamiento de un proceso en individuo, que incluye:

• Eventos y actividades que ocurren dentro de un flujo de trabajo.

• Quién es el propietario o iniciador de esos eventos y actividades.

• Los puntos de decisión y las diferentes rutas que pueden tomar los flujos de trabajo en función de sus resultados.

• Dispositivos que intervienen en el proceso.

• Cronogramas del proceso general y de cada paso del proceso.

• Tasas de éxito y fracaso del proceso.

• Impulsados por algoritmos: los modelos de procesos se producen mediante algoritmos de minería de datos que emplean los datos contenidos en los registros de eventos para construir modelos de los flujos de trabajo tal como existen.

• Objetivo: debido a que los modelos de procesos se basan en datos cuantitativos, ofrecen vistas realmente objetivas de los flujos de trabajo tal como existen en la práctica e incluyen datos, métricas o eventos clave para un análisis de procesos más exhaustivo.

  Al crear un diagrama de flujo de su proceso de creación de nuevas cuentas, una compañía de software podría descubrir que un número significativo de clientes están abandonando el proceso de registro porque lleva demasiado tiempo. Un modelo puede incluso ayudar a la compañía a identificar la etapa exacta en la que ocurren estas caídas.

• Estandarizado: los modelos de procesos suelen usar uno de dos estilos estandarizados de notación gráfica de procesos de negocio: notación de modelado de procesos de negocio (BPMN)también llamada modelo de procesos de negocio y lenguaje de modelado unificado (UML).

Dentro de estos sistemas de notación, ciertos elementos visuales tienen significados universalmente reconocidos cuando se utilizan en un modelo de proceso. Ya sea que una organización utilice diagramas UML o diagramas BPMN, estas metodologías de notación estandarizadas permiten que los modelos de proceso sean fácilmente compartidos y leídos por cualquier persona. Así es como se representan los diferentes elementos dentro de estos diagramas:

• Las flechas representan flujos de secuencia.

• Los diamantes representan puntos de decisión o puertas de enlace.

• Los óvalos representan los inicios y endpoints de los procesos.

• Los rectángulos representan actividades específicas dentro de un flujo de trabajo.

• Los carriles identifican quién posee qué componentes de un proceso.

Los registros de eventos y la minería de procesos son herramientas esenciales de modelado de procesos empresariales que sustentan las técnicas modernas de modelado de procesos empresariales.

La mayoría de los sistemas de TI empresariales mantienen registros de eventos. Estos registros de eventos son registros digitales que rastrean automáticamente los cambios de estado y las actividades, conocidos como eventos, dentro del sistema. Cualquier cosa que suceda dentro de un sistema puede ser un evento. Estos son algunos ejemplos de eventos comunes:

• Un usuario inicia sesión.

• Un usuario actualiza un registro.

• Un usuario envía un formulario.

• La información se transfiere entre sistemas.

Los registros de eventos realizan un seguimiento de la ocurrencia de eventos y de la información que los rodea, como el dispositivo que realiza una actividad y el tiempo que tarda la actividad. Los registros de eventos actúan como entradas durante la producción de modelos de proceso.

La minería de procesos es la aplicación de un algoritmo de minería de datos a todos estos datos de registro de eventos. El algoritmo identifica tendencias en los datos y emplea los resultados de su análisis para generar una representación visual del flujo del proceso dentro del sistema.

Esta representación visual es el modelo de proceso. Dependiendo del proceso objetivo para el modelado, los algoritmos de minería de procesos se pueden aplicar a un solo sistema, a múltiples sistemas o a ecosistemas y departamentos tecnológicos completos.

El modelado de procesos de negocio no debe confundirse con la asignación de procesos y la minería de procesos. Los mapas de procesos se crean manualmente a partir de los reportes de los empleados y proporcionan diagramas de procesos de flujo de trabajo de nivel superior. La minería de procesos analiza los datos organizativos para producir modelos de procesos, que utilizan esos datos para crear diagramas de flujo de trabajo más objetivos.

Los modelos de procesos ofrecen transparencia en los flujos de trabajo de la compañía, lo que los convierte en una herramienta clave para la gestión de procesos de negocio. Los modelos de proceso se pueden emplear en cualquier escenario que requiera analizar procesos de negocio. Estos son algunos de los casos de uso más comunes:

Un único modelo de proceso puede contener una gran cantidad de datos de flujo de trabajo, lo que permite a los miembros del equipo analizar un flujo de trabajo desde múltiples perspectivas. Los analistas de negocio suelen emplear el modelado de procesos para resaltar estos componentes del flujo de trabajo:

• Flujo de control: el orden en que ocurren los pasos y comandos dentro de un proceso se conoce como flujo de control. Un modelo de proceso representa un diagrama de flujo de un proceso para que un equipo pueda ver qué pasos se toman y cuándo. Esta perspectiva también ayuda al equipo a identificar cualquier dependencia entre los pasos.

• Organización: un modelo de proceso puede capturar quién está involucrado en un proceso, incluidas personas, equipos, sistemas y dispositivos, y cómo interactúan entre sí. Esta perspectiva ilumina las conexiones entre las personas y los sistemas que forman la red social organizacional. De esta manera, un modelo de proceso ofrece información sobre cómo funcionan juntos varios componentes de un negocio.

• Tiempo: Un modelo de proceso puede registrar cuánto tiempo toma un proceso, en general y cuánto tiempo toma cada paso, lo que permite al equipo identificar retrasos, ralentización y cuellos de botella dentro del flujo de trabajo.

• Caso: Unmodelo de proceso puede ofrecer una visión general de cómo se desarrolla un flujo de trabajo, o puede reflejar un caso concreto -o instancia- de un flujo de trabajo. Los equipos suelen emplear esta perspectiva de caso para analizar resultados anómalos del proceso. Por ejemplo, si una instancia específica de un flujo de trabajo produce un resultado de calidad inferior a la media, los equipos pueden aislar exactamente qué es lo que falló.

Los modelos de procesos reflejan con precisión las ineficiencias y redundancias del flujo de trabajo existente, lo que simplifica la identificación de oportunidades para la optimización de procesos. Cuando se optimizaron los flujos de trabajo, las compañías pueden emplear el modelado de procesos para estandarizar los flujos de trabajo en toda la compañía.

El modelo actúa como una plantilla de cómo deben realizarse los procesos, ayudando a asegurar que cada equipo y empleado aborde el mismo proceso de la misma manera. Esto conduce a flujos de trabajo y resultados más predecibles en general.

Los modelos de procesos pueden eliminar las conjeturas a la hora de implementar y evaluar nuevos procesos de negocio. Al crear un modelo de un nuevo proceso, los usuarios empresariales pueden obtener una visión en tiempo real del rendimiento de ese flujo de trabajo, lo que les permite hacer los ajustes necesarios para lograr la optimización del proceso.

Los modelos de procesos pueden ayudar a las compañías a rastrear si las inversiones de dinero y recursos producen rendimientos adecuados. Por ejemplo, al crear un modelo del proceso de ventas estándar, una organización puede ver cómo los representantes de ventas emplean las herramientas y los sistemas a su disposición.

Puede resultar que una determinada herramienta se emplee con mucha menos frecuencia en los pasos del proceso de lo previsto, en cuyo caso, la organización puede optar por desinvertir en la herramienta y gastar ese dinero en una solución que el equipo de ventas emplea a lo largo de todo el proceso.

Los modelos de procesos transforman procesos complejos en imágenes concretas, lo que simplifica la difusión y el debate de los procesos en toda la organización, lo que resulta especialmente útil para estandarizar la gestión de proyectos. Por ejemplo, si un departamento tiene un proceso eficiente para solucionar problemas técnicos, la compañía puede crear un modelo de este proceso para guiar la implementación a escala de toda la organización.

El modelado de procesos dota a una compañía de business intelligence objetiva que respalda decisiones más informadas para la asignación de recursos, la mejora de procesos y la estrategia empresarial general. Con una visión clara de los procesos, los equipos empresariales pueden cerciorar de que los flujos de trabajo produzcan resultados óptimos de forma constante. Como resultado, los costos operativos son más bajos, los ingresos son más altos y los resultados comerciales son más estables.

Con el modelado de procesos, las compañías pueden: