¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

Beneficios para las empresas

La automatización reduce los errores humanos y elimina muchas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la entrada manual de datos. Las organizaciones con procesos manuales obsoletos no pueden escalar de manera confiable con procesos intensivos en mano de obra y capital. Al agregar automatización, las empresas han mejorado la capacidad de escalabilidad.

La automatización del flujo de trabajo también brinda beneficios a las empresas de las siguientes maneras:

• Crea procesos que reducen los costos
• Agiliza la gestión de tareas
• Reduce el tiempo en un ciclo de proceso 
• Disminuye los errores de entradas manuales o descuidos
• Automatiza la aprobación y los flujos de documentos

Beneficios para desarrolladores y operaciones (DevOps)

La automatización del flujo de trabajo sirve de trampolín para mejorar los lanzamientos y canales de comunicación más claros entre los desarrolladores y las operaciones, dos áreas tradicionalmente independientes. Supera las barreras comunes de DevOps, como los cuellos de botella y los seguimientos, que resultan de los canales aislados de desarrolladores y operaciones.

Beneficios para la administración de redes de TI 

La automatización de los flujos de trabajo crea una mejor supervisión administrativa en la nube, la red, el sistema operativo y la interactividad departamental. Además, agrega una capa crítica de visualización para configurar, supervisar y analizar mejor el estado, la seguridad y las deficiencias de la red.

Hay dos tipos de automatización de flujos de trabajo: flujos de trabajo de procesos de negocio (BP) y procesos robóticos (RP).

Flujos de trabajo de procesos de negocio

La metodología de gestión de procesos de negocio (BPM) es la forma en que las empresas estructuran los procesos para servir mejor a los clientes. Impulsa los flujos de trabajo de los procesos empresariales hacia una mayor eficiencia para alcanzar los objetivos empresariales de misión crítica. En muchos casos, el software de automatización del flujo de trabajo está diseñado con la filosofía de BPM. El software automatiza los flujos de trabajo de los procesos empresariales para optimizar las tareas que históricamente se realizaban de forma manual. Las características de autocompletado y macros de Excel son ejemplos tempranos de automatización del flujo de trabajo.

Flujos de trabajo de procesos robóticos

Hoy en día, el software automatiza los procesos robóticos (conocidos como automatización de procesos robóticos o RPA) y está diseñado para que los robots realicen un trabajo similar al de los humanos. En muchos casos, los bots trabajan junto con TI (así como en otros campos) para respaldar los procesos administrativos. Los bots pueden identificar y sugerir la información más relevante para resolver errores de procesamiento. Los bots también pueden mitigar las consultas al help desk, las autenticaciones de inicio de sesión e intervenir en los errores de procesamiento.

La automatización del flujo de trabajo es un término técnico para una práctica que se ha utilizado durante cientos de años. Las líneas de ensamblaje y la fabricación durante la Revolución Industrial y la agricultura, a partir de entonces, fueron algunas de las primeras industrias en utilizar flujos de trabajo de RPA. Sin embargo, estos estaban basados en máquinas, no en software.

Puede aplicar la automatización a la mayoría de los tipos de flujos de trabajo. Por ejemplo, puede automatizar los documentos de plantilla de incorporación de empleados para recursos humanos o establecer y automatizar flujos de trabajo de aprobación para todos los miembros de su equipo.

Encontrará software de automatización de flujos de trabajo en la mayoría de los campos e industrias:

• Marketing: los procesos de operaciones de marketing (MOPS) utilizan la automatización del flujo de trabajo para campañas de marketing, canales de comunicación con los clientes y para medir métricas y análisis de marketing.
• Ventas: el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) también proporciona gestión del flujo de trabajo. Automatiza la comunicación con los clientes, la cumplimentación de formularios y la colaboración departamental. Por ejemplo, un CRM puede automatizar las notificaciones del flujo de aprobación y actualizar los datos del panel interno cuando un cliente ha dado un paso específico, como firmar un documento o ingresar información.
• Finanzas: la automatización aumenta la constancia en los pagos, modera los requisitos de cumplimiento y respalda una mayor precisión en el forecasting y la recaudación de ingresos. 
• Fabricación: la automatización del flujo de trabajo compensa los cambios en el suministro y las estructuras comerciales. Reduce las redundancias y mejora los errores de control de calidad. La automatización de los flujos de trabajo reduce específicamente la compra, el presupuesto y la aprobación de la cadena de suministro y los tiempos de ciclo. La fabricación puede automatizar los flujos de trabajo en las solicitudes de compra, las interacciones de gestión de contratos y los proyectos de desarrollo de productos de comercialización.
• Seguridad de la información: el software de automatización de TI mitiga las amenazas de seguridad con una capacidad de respuesta más ágil. La automatización de los informes de incidentes y la integración con las herramientas y directrices de seguridad existentes pueden ayudar a TI a gestionar mejor los ecosistemas híbridos y en la nube. Las empresas también pueden automatizar los flujos de trabajo para monitorear las amenazas cibernéticas y aumentar la seguridad.
• Operaciones de TI: para las operaciones de red internas, la automatización del flujo de trabajo ayuda a gestionar los usuarios de la red en múltiples departamentos, como los equipos de ventas, finanzas, legal y administrativo.
• Gestión de sistemas: la TI como servicio (ITaaS) es un tipo de software que permite servicios gestionados de servicio en la nube para empresas, que incluye la programación de flujo de trabajo. El software de automatización del flujo de trabajo crea controles centralizados para configurar, desplegar y supervisar las redes empresariales. Las redes definidas por software (SDN) y las redes de área amplia definidas por software (SD-WAN) son dos sistemas distintos de gestión de redes de TI para los que la automatización del flujo de trabajo permite una mayor supervisión integradora. La automatización del flujo de trabajo permite que TI gestione más fácilmente estos sistemas en tiempo real.

Las empresas emergentes de automatización del flujo de trabajo están innovando el proceso de flujo de trabajo para ofrecer automatizaciones de red estandarizadas, procesos de aprobación y sincronización de datos en todas las aplicaciones con soluciones API integradas.

Lo más significativo es un cambio de diseño hacia la automatización del flujo de trabajo de código bajo, que amplía el alcance de quién puede crear y desplegar flujos de trabajo para incluir a los responsables de la toma de decisiones y a los colaboradores directos. El resultado es que las organizaciones pueden alejarse de las estructuras organizacionales descendentes para llegar a sistemas más simétricos y colaborativos que aceleran las mejoras de los procesos.

La IA en la automatización del flujo de trabajo es otra gran tendencia en la empresa. La automatización impulsada por IA permite a las empresas aprovechar patrones de datos y machine learning para emplear análisis predictivos e insights para mejorar los procesos.

Estas soluciones están destinadas a transformar el ecosistema de redes de TI, donde la administración de redes se considera uno de los últimos procesos manuales que aún no se han automatizado.

El software de automatización del flujo de trabajo que saldrá al mercado hoy incluirá características que mejorarán la capacidad de TI para controlar y tratar los problemas de red. Los flujos de trabajo visuales ganarán terreno para facilitar la creación y mediación de flujos de trabajo en todas las redes de TI.

Las empresas también pueden contar con flujos de trabajo basados en plantillas que se pueden utilizar como bloques de construcción para gestionar futuras automatizaciones, así como características integradoras con automatizaciones de flujos de trabajo preexistentes.

El software de automatización de flujo de trabajo de IBM es una solución de código bajo que se integra con soluciones de nube de terceros de uso común y emplea aplicaciones de código bajo y machine learning.

La principal oferta de automatización del flujo de trabajo de IBM es IBM® Cloud Pak for Business Automation. Permite a las empresas conectar procesos, información y personas para obtener una visión holística del negocio. IBM Cloud Pak for Business Automation también incluye analytics, características de colaboración y un sistema de gestión de reglas de negocio.

Nuestra solución es flexible, diseñada para operar cualquier estilo de flujo de trabajo. Aprovecha la lógica basada en reglas para crear flujos de trabajo automatizados para las operaciones comerciales. Los flujos de trabajo se pueden estandarizar y reutilizar para reducir las ineficiencias y dar a su equipo más tiempo para tareas de alto valor.

Aprenda más sobre cómo IBM Cloud Pak for Business Automation permite a su empresa aprovechar características escalables en todas sus operaciones comerciales.