¿Qué es la orquestación de flujos de trabajo?

Mientras que la automatización del flujo de trabajo se centra en automatizar tareas individuales, la orquestación del flujo de trabajo crea un ecosistema conectado donde estas tareas automatizadas interactúan de manera eficiente, siguen una secuencia lógica y se integran con otros sistemas para lograr un proceso de negocio de extremo a extremo. Al coordinar tareas, por ejemplo, procesamiento de datos, notificaciones, aprobaciones y actualizaciones del sistema, la orquestación exitosa del flujo de trabajo reduce los errores y optimiza las operaciones.

Las herramientas modernas de orquestación, como las plataformas de orquestación de flujos de trabajo y las soluciones de software, utilizan tecnologías como inteligencia artificial (IA), machine learning (ML) y herramientas de código bajo. Estas tecnologías simplifican la creación de flujos de trabajo, garantizan la coherencia, definen secuencias de tareas y se integran con sistemas externos, como la gestión de relaciones con el cliente (CRM), la planificación de recursos empresariales (ERP) y los servicios en la nube.

Más allá de la administración de la ejecución, la orquestación del flujo de trabajo proporciona visibilidad sobre el rendimiento de los procesos, lo que permite a las organizaciones monitorear los flujos de trabajo en tiempo real, identificar cuellos de botella y realizar ajustes basados en datos. Además, la orquestación del flujo de trabajo soporta escalabilidad, lo que permite a las empresas administrar los procesos cada vez más complejos que vienen con el crecimiento, al tiempo que reduce el esfuerzo manual y mantiene la excelencia operacional.

La orquestación del flujo de trabajo es esencial para optimizar las operaciones, reducir los costos y respaldar el crecimiento escalable en industrias como TI, marketing, finanzas y atención médica. El 92 % de los ejecutivos encuestados en un estudio de 2023 realizado por IBM Institute for Business Value creían que para este año (2025), los flujos de trabajo de su organización estarán digitalizados y utilizarán la automatización impulsada por IA.¹

Las organizaciones dependen de diversas aplicaciones y tecnologías para manejar diferentes operaciones. La organización del flujo de trabajo permite la coordinación perfecta de flujos de trabajo complejos entre herramientas, sistemas y equipos. Al automatizar la ejecución de tareas y gestionar las dependencias, ayuda a garantizar que las aplicaciones dispares funcionen juntas de manera eficiente.  

También se mejoran la visibilidad y el control, lo que permite el monitoreo en tiempo real de los procesos. Esta supervisión ayuda a las organizaciones a identificar problemas, mantener estándares de alto rendimiento y respaldar el cumplimiento normativo. Al integrar pipelines de datos de múltiples fuentes y fomentar la colaboración entre departamentos, la orquestación del flujo de trabajo también respalda la escalabilidad y la adaptabilidad a medida que evolucionan las necesidades del negocio.

La orquestación del flujo de trabajo es un elemento fundamental de la transformación digital. Impulsa la productividad al automatizar las tareas rutinarias y ayuda a garantizar que los procesos estratégicos, como la incorporación de clientes, la gestión de la cadena de suministro o las operaciones de TI, funcionen sin problemas. Al reducir la intervención manual y mejorar la confiabilidad, ayuda a las empresas a lograr mejores resultados.

La orquestación del flujo de trabajo está relacionada con varias otras prácticas, como la automatización del flujo de trabajo, la orquestación de procesos y la orquestación de datos, y a menudo se confunde con ellas. Aquí hay una explicación concisa de cada uno: La

orquestación del flujo de trabajo se centra en coordinar y gestionar una serie de tareas, sistemas y herramientas interconectados para lograr un resultado específico. Hace hincapié en la ejecución e integración de extremo a extremo de los flujos de trabajo en diferentes entornos, lo que garantiza que las tareas se realicen en el orden correcto y que se cumplan las dependencias.

Laautomatización del flujo de trabajo es el uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos específicos con una mínima intervención humana. Tiene un alcance más limitado que la orquestación del flujo de trabajo y se centra en la automatización de tareas individuales. Por el contrario, la orquestación del flujo de trabajo consiste en gestionar la secuencia y la interacción de estas tareas automatizadas para crear un proceso cohesivo.

La orquestación de datos se ocupa específicamente de gestionar el movimiento, la transformación y la integración de datos entre sistemas, incluidos los procesos de extracción, transformación y carga (ETL) y los lagos de datos. Su objetivo es garantizar que los datos fluyan sin problemas y con precisión entre las fuentes, el almacenamiento y las aplicaciones, apoyando tanto los flujos de trabajo como los procesos de toma de decisiones.

La orquestación de procesos se refiere a la gestión e integración de múltiples procesos de negocio, que a menudo involucran flujos de trabajo, personas y sistemas. Se necesita una visión más amplia que la orquestación del flujo de trabajo al centrarse en la coordinación de extremo a extremo de todos los procesos de negocio, garantizando la alineación con los objetivos de la organización.

La orquestación exitosa del flujo de trabajo a menudo incluye estos pasos:

–Definir objetivos
–Diseñar la estructura del flujo de trabajo
–Seleccionar herramientas y tecnologías
–Implementar e integrar
–Definir el monitoreo y manejo de errores
–Probar y validar flujos de trabajo
–Desplegar y optimizar

Identifique las tareas clave, las dependencias y los resultados deseados. Comprenda las ineficiencias en los procesos existentes para ayudar a determinar dónde la automatización y la optimización pueden agregar valor.

Mapear un flujo de trabajo estructurado, delineando la secuencia de tareas, dependencias y puntos de decisión. Este paso puede implicar la creación de representaciones visuales, como diagramas de procesos o gráficos acíclicos dirigidos (DAG), para garantizar el flujo lógico y la claridad en la ejecución.

Elegir las herramientas de orquestación adecuadas es crítico para la automatización exitosa. Las plataformas en la nube y de código abierto ayudan a gestionar los flujos de trabajo de forma eficiente, mientras que las integraciones de la interfaz de programación de aplicaciones (API)  y las conexiones a bases de datos ayudan a garantizar una comunicación perfecta entre los sistemas. El proceso de selección depende de las necesidades de escalabilidad, la compatibilidad de la infraestructura y la complejidad del flujo de trabajo.

Una vez que el diseño y las herramientas estén en su lugar, automatice la ejecución de tareas mediante scripts, API y desencadenadores basados en eventos. Establezca conexiones entre diferentes aplicaciones y sistemas para un flujo de datos sin interrupciones.

Incluya monitoreo en tiempo real para rastrear la ejecución, detectar fallas e identificar cuellos de botella en el rendimiento. Implementar mecanismos de registro y sistemas de alerta para notificar a los equipos sobre problemas. Automatice las estrategias de recuperación, como reintentos o acciones de respaldo, para ayudar a mantener la estabilidad.

Antes del despliegue completo, pruebe los flujos de trabajo para identificar errores, ineficiencias o configuraciones incorrectas. Ejecute casos de prueba para ayudar a garantizar que las dependencias se gestionen correctamente y que la automatización funcione según lo esperado. El análisis del rendimiento durante esta fase ayuda a refinar la secuencia de ejecución para obtener la máxima eficiencia.

Una vez que el flujo de trabajo esté activo, monitoréelo y optimícelo continuamente para mantener la eficiencia. Analice los datos de ejecución para ajustar la asignación de recursos, ajustar las reglas de automatización y mejorar el rendimiento. Las mejoras continuas ayudan a garantizar que el flujo de trabajo evolucione con las necesidades comerciales cambiantes y los avances tecnológicos.

La orquestación del flujo de trabajo ofrece varios beneficios clave que mejoran las operaciones comerciales:

Mayor eficiencia: la orquestación del flujo de trabajo automatiza y gestiona procesos complejos, lo que permite a los equipos crear, desplegar y supervisar tareas rápidamente. Maneja operaciones que serían demasiado complejas o requerirían mucho tiempo para que el ingeniero las administrara manualmente o según sea necesario.

Mayor confiabilidad: la orquestación del flujo de trabajo ayuda a garantizar que las tareas se ejecuten en el orden correcto y gestiona las dependencias entre tareas, lo que reduce la probabilidad de errores y aumenta la confiabilidad de los procesos.

Observabilidad mejorada: con alta observabilidad, la orquestación del flujo de trabajo proporciona visibilidad de todas las tareas dentro de un flujo de trabajo, de principio a fin, y permite a los usuarios reaccionar y volver a intentarlo según sea necesario.

Escalabilidad: la orquestación del flujo de trabajo permite la escalabilidad para que su organización pueda mantenerse al día con la demanda sin comprometer la calidad o la precisión.

Adaptabilidad: la orquestación del flujo de trabajo permite versatilidad en los disparadores y la infraestructura, lo que permite a las organizaciones adaptarse a diversos casos de uso y requisitos cambiantes.

La tecnología desempeña un papel central en la orquestación del flujo de trabajo al automatizar las tareas rutinarias, permitir una toma de decisiones inteligente y garantizar una integración perfecta en todos los sistemas. Al utilizar estos avances, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, un mejor uso de los recursos y una mayor agilidad en sus operaciones.

Herramientas y plataformas de automatización de flujos de trabajo: la orquestación moderna se basa en plataformas de gestión de flujos de trabajo, incluidas herramientas de código bajo/sin código y software de orquestación dedicado, para diseñar y automatizar flujos de trabajo. Las plataformas basadas en la nube, como Amazon Web Services (AWS), IBM watsonx Orchestrate y Microsoft, o plataformas de código abierto como Apache Airflow, Prefect y Kubernetes, permiten a los usuarios mapear procesos, definir reglas e integrarse con otros sistemas sin amplia experiencia en programación. Los conectores integrados unifican múltiples aplicaciones y permiten el aprovisionamiento de recursos en la nube y on-prem automáticamente. Al conectar aplicaciones como CRM, ERP y sistemas de correo electrónico, configuran e integran de manera eficiente los flujos de trabajo, automatizan la ejecución de tareas y ayudan a garantizar que los pasos se completen en secuencia. También facilitan la integración con API, bases de datos y sistemas externos para un flujo de datos fluido.

IA y machine learning: la IA y el ML mejoran la orquestación del flujo de trabajo, especialmente para cargas de trabajo de big data, lo que ayuda a predecir fallos y optimizar los flujos de trabajo de forma dinámica. La IA mejora la orquestación de los flujos de trabajo al permitir una toma de decisiones inteligente y flujos de trabajo adaptables. Los algoritmos de ML analizan los datos de los flujos de trabajo para detectar patrones, predecir resultados y recomendar mejoras. La IA también puede encaminar dinámicamente las tareas basándose en reglas predefinidas o en entradas en tiempo real, como priorizar las solicitudes urgentes de los clientes o reasignar recursos para solucionar los cuellos de botella. En los flujos de trabajo de servicio de atención al cliente, por ejemplo, la IA puede analizar los tickets entrantes para categorizarlos por prioridad, asignarlos al agente más adecuado y sugerir soluciones basadas en datos históricos.

Procesamiento de lenguaje natural y chatbots: El procesamiento de lenguaje natural impulsado por IA permite que los sistemas de flujo de trabajo interactúen con los usuarios en lenguaje natural, mejorando la accesibilidad y reduciendo la complejidad. Los chatbots pueden desencadenar flujos de trabajo basados en las entradas de los usuarios, como procesar solicitudes de licencia o generar informes. Un chatbot integrado en un sistema de recursos humanos podría iniciar un flujo de trabajo de incorporación cuando un gerente contrata a un nuevo empleado, automatizando pasos como la configuración de cuentas y la orientación de programación.

Automatización de procesos robóticos (RPA): la RPA a menudo se integra en la orquestación de flujo de trabajo para gestionar tareas repetitivas, basadas en reglas, como el ingreso de datos, la generación de informes o las actualizaciones del sistema. Los bots de RPA funcionan con plataformas de orquestación para ejecutar tareas en sistemas heredados o aplicaciones que no tienen API o capacidades de automatización. RPA mejora la precisión y la velocidad a la hora de completar tareas de gran volumen, lo que permite a los trabajadores humanos centrarse en actividades más estratégicas.

Tecnologías de integración y orquestación de datos: las plataformas de orquestación utilizan tecnologías de integración de datos para ayudar a garantizar que los flujos de trabajo tengan acceso a datos precisos y en tiempo real. La IA optimiza aún más la orquestación de datos mediante la transformación, la limpieza y el análisis de datos, lo que garantiza que los flujos de trabajo estén impulsados por insights confiables. La orquestación de datos basada en IA podría agregar datos de ventas de múltiples plataformas, proporcionando información actualizada para flujos de trabajo de facturación automatizados o paneles de ventas en tiempo real.

Monitoring and analytics: las herramientas de analytics y depuración impulsadas por IA ayudan a que los flujos de trabajo funcionen sin problemas al proporcionar visibilidad en tiempo real. Estas herramientas de orquestación de flujos de trabajo generan insights sobre las tasas de finalización de tareas, los cuellos de botella y el uso de recursos, lo que permite una optimización continua. Análisis predictivos pueden pronosticar posibles retrasos o fallas, lo que permite ajustes proactivos. La IA también mejora la eficiencia al identificar oportunidades de optimización, como la reasignación de tareas o la reconfiguración de flujos de trabajo, para evitar errores repetidos.

Las mejores prácticas clave de orquestación de flujos de trabajo incluyen:

–Analizar y comprender los flujos de trabajo actuales
–Definir claramente metas y objetivos
–Integrar datos perfectamente
–Diseñar para escalabilidad y flexibilidad 
–Implementar lógica condicional y manejo de errores
–Involucrar y capacitar a los usuarios
–Probar y validar exhaustivamente
–Supervisar y optimizar continuamente 

Comience por mapear y evaluar los flujos de trabajo existentes para identificar ineficiencias, redundancias y áreas de mejora. Esto establece un punto de partida claro.

Identifique los resultados deseados para sus flujos de trabajo, como reducir costos, mejorar la eficiencia o mejorar la colaboración. Estos objetivos garantizan la alineación con las prioridades del negocio.

La sólida integración de datos ayuda a garantizar que los flujos de trabajo accedan a datos precisos y en tiempo real de todos los sistemas conectados. Una estructura de datos unificada proporciona insights completos y permite operaciones suaves.

Cree flujos de trabajo teniendo en cuenta el crecimiento futuro y las necesidades cambiantes. Los diseños modulares y las reglas dinámicas permiten que los flujos de trabajo se adapten sin necesidad de una revisión completa.

Incorpore reglas para diferentes escenarios y cree mecanismos sólidos de manejo de errores para evitar interrupciones y mantener la continuidad del flujo de trabajo.

Instruya a los miembros del equipo y a los stakeholders sobre los flujos de trabajo. Ayúdelos a comprender claramente sus funciones, el propósito del flujo de trabajo y cómo manejar los problemas comunes.

Valide los flujos de trabajo mediante pruebas rigurosas en entornos controlados. Simule condiciones del mundo real para mejorar la eficiencia y resolver problemas antes del despliegue.

Utilice herramientas de supervisión para realizar un seguimiento del rendimiento del flujo de trabajo. Analizar periódicamente las métricas para identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora.

La orquestación del flujo de trabajo agiliza procesos complejos en diversas industrias al automatizar y coordinar tareas entre múltiples sistemas y equipos. A continuación se presentan varios casos de uso notables:

Los sistemas de TI producen muchas alertas de infraestructura, aplicaciones, microservicios y herramientas de seguridad. La administración manual puede ser lenta y provocar tiempo de inactividad o riesgos de seguridad. La orquestación del flujo de trabajo ayuda a priorizar las alertas, automatizar los arreglos y escalar los problemas no resueltos a los equipos adecuados.

Las canalizaciones de Integración continua y despliegue continua (CI/CD) son esenciales para el desarrollo de software moderno, ya que ayudan a garantizar una iteración rápida y lanzamientos de alta calidad. La orquestación del flujo de trabajo mejora la eficiencia de DevOps al automatizar los procesos de compilación, ejecutar pruebas, administrar dependencias y desplegar actualizaciones perfectamente en todos los entornos. Al coordinar estas tareas complejas, la orquestación reduce los errores humanos y acelera la entrega del software.

Las cadenas de suministro implican a múltiples stakeholders, desde fabricantes y almacenes hasta distribuidores y minoristas. La gestión manual de procesos complejos de la cadena de suministro es ineficiente. La orquestación de flujo de trabajo ayuda a automatizar el seguimiento del inventario y la programación de los envíos, al tiempo que se integra con los lagos de datos para mejorar forecasting. Por ejemplo, un flujo de trabajo orquestado puede ajustar automáticamente la logística en función de las perturbaciones meteorológicas, redirigiendo los envíos para evitar retrasos.

La incorporación de clientes es un proceso de varios pasos que a menudo requiere verificación de documentos, aprobaciones, configuración de cuentas y configuración de servicios personalizados. Con la orquestación del flujo de trabajo, las empresas pueden automatizar los flujos de trabajo de incorporación integrando conectores entre los sistemas de CRM y las plataformas de cumplimiento, garantizando una experiencia del cliente fluida y segura. Por ejemplo, en los servicios financieros, un flujo de trabajo orquestado puede Verify la identidad de un nuevo cliente, ejecutar verificaciones de cumplimiento y proporcionar automáticamente el acceso a la cuenta.

Los sistemas en la nube ajustan la potencia informática según sea necesario para que todo funcione sin problemas y eviten costos innecesarios. Las plataformas de orquestación en AWS y otras infraestructuras basadas en la nube ayudan a asignar dinámicamente los recursos informáticos para el entrenamiento del modelo de IA.