Cos'è la gestione degli asset hardware (HAM)?

Una strategia HAM chiara e diretta supporta risultati aziendali critici come l'efficacia dei costi, la conformità e la sicurezza. Una buona manutenzione degli asset non è vantaggiosa solo per un team IT. Possono migliorare l'esperienza complessiva degli utenti e ottimizzare le esigenze aziendali.

Infatti, il mercato dell'HAM è stato valutato a 33,50 miliardi di USD nel 2025, secondo Future Market insight. Si prevede che il mercato crescerà in modo significativo per circa 64 miliardi di dollari nei prossimi 10 anni, a significare un crescente interesse per le pratiche HAM in tutte le organizzazioni.

L'HAM è un sottoinsieme della gestione degli asset IT (ITAM). L'attenzione dell'HAM è interamente sui componenti fisici, e inizia immediatamente dopo l'acquisizione dell'hardware e continuando nel suo ciclo di vita. Il ciclo di vita dell'asset si conclude con il processo di dismissione dell'asset fisico.  

Le soluzioni di gestione IT odierne offrono tecnologie basate sull'intelligenza artificiale (AI) che stanno rimodellando la gestione del ciclo di vita degli asset per le organizzazioni attraverso il tracciamento automatizzato, la previsione delle richieste e l'ottimizzazione intelligente.

Gli asset fisici sono costosi e una gestione adeguata riduce al minimo i rischi di sicurezza, previene acquisti eccessivi e aiuta a garantire che le garanzie non vengano perse. Il costo finanziario di una scarsa gestione degli asset hardware (HAM) può essere dannoso per l'azienda e per le operazioni complessive.

Il detto "non puoi proteggere ciò che non puoi vedere" è particolarmente vero per quanto riguarda l'HAM. Il processo di gestione degli asset offre una visibilità degli asset IT end-to-end e riduce il rischio di violazioni dei dati su dispositivi persi o non tracciati.

Separatamente, l'HAM è importante per mantenere la conformità normativa. Le verifiche e gli standard di settore richiedono una documentazione chiara e completa, dal procurement fino al ritiro. I processi HAM possono garantire che tutti gli asset siano contabilizzati e che qualsiasi hardware alla fine del ciclo di vita venga smaltito, proteggendo i dati sensibili aziendali e dei clienti.

Gli strumenti moderni di gestione degli asset IT integrano i dati storici del ciclo di vita nei processi e negli strumenti di gestione degli asset, consentendo un processo decisionale più strategico basato su dati in tempo reale. I leader IT possono prendere decisioni basate sui dati riguardo alla durata dell'hardware e ai cicli di aggiornamento.

Le funzionalità di automazione possono ridurre gli errori umani e semplificare compiti di routine, come il tracciamento degli asset, l'onboarding e l'offboarding delle attrezzature. L'HAM può aiutare a ottimizzare le operazioni e workflow IT, dando ai team IT più tempo per concentrarsi su obiettivi aziendali di priorità più elevata.

La gestione degli asset hardware (HAM) e la gestione degli asset IT (ITAM) rientrano nella stessa categoria della gestione degli asset. Tuttavia, ITAM è il termine più ampio che comprende HAM, gestione degli asset software (SAM), gestione dei servizi IT (ITSM), licenze e cloud.

ITAM è il monitoraggio e la gestione end-to-end degli asset IT, che possono essere qualsiasi informazione, software o hardware che un'organizzazione utilizza nell'ambito delle sue attività commerciali.

L'HAM si concentra esclusivamente sull'attrezzatura fisica e aiuta i team IT a gestire il proprio ambiente IT fisico. Il SAM opera in parallelo all'HAM e ne funge da controparte. Invece degli asset fisici, il SAM si concentra su tutte le applicazioni software installate in licenza dall'organizzazione, incluse applicazioni on-premise, basato su cloud e applicazione as a service (SaaS) applicazioni.

I tre sistemi di gestione collaborano per mantenere i processi di budget, pianificazione e audit di base. Ognuno di essi svolge un ruolo distinto in un'azienda e non deve essere scambiato l'uno per l'altro. Le risorse software allocate differiranno dal costo dell'inventario hardware fisico. Ecco perché è fondamentale disporre di leader IT per ogni approccio per gestire correttamente l'intera infrastruttura IT.

Separatamente, la gestione degli asset aziendali (EAM) è un altro framework di gestione del ciclo di vita che si concentra sull'attrezzatura industriale e pesante. Questa pratica di gestione del ciclo di vita serve una parte separata di un'azienda ma può intersecarsi su piattaforme unificate.

Un asset hardware può comprendere qualsiasi asset aziendale tangibile in qualsiasi fase del suo ciclo di vita di utilizzo. Tipicamente, gli asset hardware possono rientrare in quattro categorie:

• Dispositivi utente: questa categoria include qualsiasi hardware di proprietà aziendale utilizzato dai dipendenti, come laptop, desktop, mobile, tablet e altri. La categoria utente include anche i dispositivi personali utilizzati per svolgere attività aziendali.

• Attrezzatura di rete e telecomunicazioni: questi asset si riferiscono all'hardware utilizzato per facilitare la comunicazione all'interno di un'organizzazione. Gli asset hardware di rete e telecomunicazioni possono includere router, switch, sistemi di bilanciamento del carico e sistemi di telefonia o videoconferenza.

• Attrezzatura per data center: l'attrezzatura per data center include tutto l'hardware fisico e i sistemi di supporto utilizzati per connettere le applicazioni. Gli asset includono server, dispositivi di sicurezza e utility.

• Dispositivo ausiliario: questa categoria include asset utilizzati in tutto l'ambiente d'ufficio per supportare le attività quotidiane. Il dispositivo ausiliario può includere dispositivi come monitor, stampanti, scanner, tastiere e cavi. Gli asset hardware includono anche lavoratori da remoto o ibridi che operano al di fuori dell'ufficio dell'organizzazione.

Esistono diversi elementi essenziali che lavorano insieme per fornire manutenzione e visibilità degli asset hardware. Questi componenti sono fondamentali per costruire le basi per il monitoraggio degli asset hardware e l'uso ottimizzato degli asset:

• Creazione dell'inventario: sviluppo e raccolta di tutti i record degli asset esistenti, inclusi laptop, desktop, stampanti, scanner e dispositivi mobili.

• Tecnologia di asset tagging: sperimentazione di diverse tecnologie di asset tagging, come i tag di identificazione a radiofrequenza (RFID), i codici QR e il tracciamento GPS.

• Software di gestione degli asset: scegliere una piattaforma che offra monitoraggio e reportistica in tempo reale, unitamente a un sistema semplificato di creazione dei workflow.

• Pianificazione della manutenzione: implementazione di un programma di manutenzione che massimizzi la durata degli asset e ottimizzi le prestazioni.

• Reporting della dashboard: utilizzando una dashboard con analytics avanzata per il riconoscimento dei pattern, rileva rischi di sicurezza e gestisce lo stato di salute complessivo dell'hardware.

Diverse fasi fondamentali nel ciclo di vita della gestione degli asset hardware (HAM) sono fondamentali per l'acquisto, il monitoraggio, la manutenzione e il ritiro degli asset fisici. I team IT dovrebbero capire dove si trovano gli asset nel loro ciclo di vita per prendere decisioni più strategiche in materia di budget e pianificazione.

1. Pianificazione e richiesta: il ciclo di vita inizia prima ancora che venga acquisito qualsiasi asset. I team IT devono raccogliere informazioni sulle esigenze dell'organizzazione e sui fondi disponibili. Vari fattori entrano in gioco nel determinare le esigenze hardware di un'organizzazione, tra cui priorità di budget, dati dei clienti, dati aziendali, incidenti e conformità. Dopo aver stabilito le richieste e le esigenze, le organizzazioni dovrebbero identificare le soluzioni hardware e acquisire informazioni sugli asset.
2. Procurement: Il passo successivo nel ciclo di vita è procurarsi l'attrezzatura. Questo passaggio richiede ai team di fare ricerca su quali fornitori soddisfano meglio le loro esigenze, spesso comportando una gestione dettagliata dei contratti. Dovranno ottenere preventivi e negoziare contratti per conto dell'organizzazione e collaborare con il team finanziario per assicurarsi che le esigenze hardware siano allineate al budget assegnato. Considera gli asset attuali e futuri, insieme alla garanzia e al supporto tecnico del fornitore.
3. Distribuzione: la distribuzione di asset fisici include la configurazione dell'attrezzatura, l'installazione di software, la gestione della configurazione e l'integrazione con l'infrastruttura IT esistente. I team IT devono testare la compatibilità degli asset e aiutare a garantire che tutto funzioni correttamente. Assicurati di documentare eventuali anomalie o configurazioni non standard affinché i team di assistenza abbiano le informazioni necessarie per supportare gli asset.
4. Monitoraggio: 1uando vengono implementati gli asset, i team IT devono monitorare continuamente l'hardware per prestazioni e sicurezza. Gli strumenti HAM moderni offrono dashboard reporting e statistiche analitiche su utilizzo, rischi di sicurezza e stato di salute degli asset. I team IT possono utilizzare queste informazioni per valutare i problemi e risolverli prima che si verifichino tempi di inattività.
5. Assistenza e manutenzione: i programmi di manutenzione periodica saranno fondamentali per la conservazione degli asset hardware e garantiranno il corretto funzionamento di tutti i dispositivi fisici. Mantieni un calendario per monitorare report, metriche e raccomandazioni del produttore. Questi dati relativi agli asset sono fondamentali per il successo di una gestione efficace degli asset hardware e per garantire la longevità degli investimenti.
6. Ritiro e smaltimento: la fase finale del ciclo di vita è il ritiro e lo smaltimento dell'hardware. È importante riconoscere quando uno strumento non serve più le esigenze dell'azienda e deve essere scartato tramite un processo di recupero degli asset IT. Il ritiro di un asset alla fine della sua vita utile può prevenire problemi di sicurezza, furti o vulnerabilità. Sviluppa una lista di controllo semplice per il ritiro degli asset, incluso l'aggiornamento dei fogli di calcolo dell'inventario degli asset, la rimozione dei dati sensibili e la gestione dello smaltimento fisico.

La gestione degli asset hardware (HAM) offre alle organizzazioni una serie chiara di pratiche e procedure per gestire il volume spesso enorme di hardware aziendale.

Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Controllare i costi e prevenzione delle perdite: strumenti HAM efficaci aiutano le organizzazioni a identificare asset sottoutilizzati, monitorare il costo totale di proprietà e mantenere un inventario accurato dell'hardware. Questo livello di monitoraggio può aiutare a prevenire problemi imprevisti e a impostare i controlli dei costi in tempo reale.

• Rafforzare il livello di sicurezza: una forte supervisione degli asset tramite HAM mette il team IT di un'organizzazione al posto di guida. Possono difendersi da attività non autorizzate e lacune di dati attraverso protocolli di monitoraggio e manutenzione continui.

• Rispettare i requisiti di audit e conformità: i requisiti normativi e legali definiti nel ciclo di vita del HAM semplificano il processo di configurazione di nuovo hardware. Il processo aiuta a garantire che anche l'hardware esistente soddisfi e rimanga conforme.

• Ridurre i tempi di inattività e le interruzioni: una corretta gestione delle risorse contribuisce a garantire che i dipendenti dispongano di attrezzature aggiornate e affidabili. Seguendo i passaggi del ciclo di vita, le organizzazioni possono ridurre al minimo i rischi di sicurezza, i guasti hardware e l'incompatibilità del modello.

• Massimizzare il valore per il fornitore e la garanzia: programmi di manutenzione metodici e monitoraggio strutturato dell'utilizzo possono garantire che i dipendenti sfruttino al massimo l'attrezzatura. Massimizzando gli asset, i team IT possono contribuire a ridurre la spesa complessiva.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, monitorare centinaia o addirittura migliaia di asset hardware può essere una sfida.

Ecco alcune delle principali sfide di gestione degli asset hardware (HAM) che le organizzazioni possono dover affrontare e suggerimenti su come affrontarle:

Le organizzazioni spesso non hanno gli strumenti per mantenere l'inventario degli asset o le pratiche per tracciare gli asset. Questa mancanza di supervisione può portare a problemi di sicurezza dei dati e shadow IT, che si verifica quando le risorse IT vengono utilizzate su una rete aziendale senza la conoscenza del dipartimento IT. Quando si verifica questa situazione, espone l'organizzazione a vulnerabilità e imprecisioni.

Cosa fare: un modo per superare questo problema è introdurre uno strumento HAM che gestisca l'inventario durante tutto il ciclo di vita, consentendo decisioni più informate e risparmi sui costi.

Quando si scelgono gli asset aziendali, è importante considerare dove vengono acquistati. Il processo di procurement può diventare complesso quando gli asset provengono da più paesi, il che richiede la collaborazione di diversi fornitori regionali e il rispetto di normative doganali differenti. Inoltre, potrebbero entrare in gioco più tassi di cambio, il che può causare ritardi nell'implementazione e confusione sulle politiche dei prezzi.

Cosa fare: un buon modo per evitare questo scenario è limitare gli asset hardware a una singola regione o paese per semplificare il processo di procurement, spedizione e recupero.

La gestione degli asset hardware IT richiederà risorse significative durante tutto il ciclo di vita della gestione. Un team IT avrà bisogno di risorse e supporto per la pianificazione, l'acquisto, l'installazione, la risoluzione dei problemi, la manutenzione e lo smaltimento degli asset. Una forza lavoro limitata o priorità concorrenti potrebbero interrompere i servizi IT e mettere sotto pressione i team IT.

Cosa fare: per evitare questa carenza di risorse, comunica presto i bisogni e stabilisci aspettative fin dall'inizio.

I requisiti di conformità possono variare a seconda del numero di asset hardware e della dimensione dell'organizzazione. Se un'organizzazione non dispone di una traccia di audit chiara, soddisfare specifici requisiti di conformità può essere difficile.

Cosa fare: per aggirare questo problema, le organizzazioni dovrebbero monitorare la conformità e utilizzare sistemi HAM che consentano ai dipendenti di avvisare il service desk quando è necessaria la manutenzione.

La gestione degli asset hardware (HAM) si sta evolvendo man mano che la tecnologia avanza e emergono nuovi strumenti e casi d'uso. Le organizzazioni lungimiranti e innovative stanno già adottando strumenti basati sull'AI, offrendo affidabilità e visibilità.

Il futuro dell'HAM è l'analytics predittiva. Gli strumenti di gestione degli asset integrati con algoritmi di machine learning (ML) possono analizzare i dati degli asset per prevedere guasti hardware, durate ottimali dell'hardware e tempistiche di sostituzione.

Separatamente, i workflow automatizzati del ciclo di vita stanno permettendo alle organizzazioni di ottenere una gestione degli asset senza intoppi. Transizione degli asset da una fase del ciclo di vita a quella successiva senza la necessità di interventi manuali o supervisione umana.

Questa spinta verso l'automazione intelligente è in linea con il più ampio patrimonio IT. L'AI si è dimostrata uno strumento trasformativo per le funzioni IT nelle aziende moderne.

Un report dell'IBM Institute for Business Value rileva che le organizzazioni altamente automatizzate attribuiscono un aumento del 10% dei ricavi ai loro sforzi di trasformazione digitale e una riduzione di quasi il 30% dei costi IT.