O que é planejamento da manutenção?

O cerne do planejamento da manutenção está em definir as tarefas de manutenção e determinar os recursos necessários para executá-las. Um plano de manutenção bem estruturado ajuda as organizações a minimizar o downtime não planejado, otimizar recursos e prolongar a vida útil de seus ativos mais importantes.

O planejamento da manutenção é um dos pilares do gerenciamento de manutenção moderno, isto é, dos processos e recursos de que as organizações dependem para manter os ativos físicos. Hoje, a maioria das empresas recorre a um CMMS para automatizar e aprimorar suas operações de manutenção.

A maioria das estratégias modernas de planejamento da manutenção incorpora um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) para automatizar e aperfeiçoar as operações essenciais de manutenção. As plataformas de CMMS são soluções de software que documentam as atividades e aprimoram os fluxos de trabalho.

Segundo um relatório recente, o mercado global de CMMS deve chegar a US$ 1,54 bilhão neste ano. Além disso, a previsão é de que esse mercado atinja US$ 2,67 bilhões até 2032, o que corresponde a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 9,6%.

As ferramentas de CMMS podem armazenar informações sobre histórico de manutenção, peças de reposição, planos de trabalho e programas de manutenção preventiva em um sistema centralizado, de fácil acesso para os planejadores de manutenção. As plataformas de CMMS ajudam a acompanhar os principais aspectos dos planos de manutenção, entre eles:

• Falhas de equipamentos
• Ordens de serviço anteriores
• Histórico de manutenção
• Informações do fabricante
• Necessidade de peças de reposição
• Cronogramas de manutenção preventiva
• Horas de mão de obra
• Tarefas de manutenção recorrentes

As ferramentas de CMMS também ajudam os departamentos de manutenção a manter o backlog de tarefas em formato digital, e não em planilhas, formulários em papel ou comunicações informais. Quando integradas a ferramentas modernas de monitoramento de condição (CM), as plataformas de CMMS permitem que os programas de manutenção preventiva e de manutenção preditiva ganhem força.

O planejamento e a programação da manutenção estão estreitamente relacionados, mas têm duas finalidades diferentes:

• O planejamento da manutenção determina quais ações devem ser executadas e como.
• A programação da manutenção determina o momento ideal para executá-las, com o menor impacto possível nos processos de negócio.

O planejamento e a programação da manutenção costumam ser implementados em conjunto, o que ajuda a criar um fluxo de trabalho estruturado para operações de manutenção abrangentes. Quando se apoiam em dados de manutenção precisos, em dados históricos e em um CMMS, as duas práticas melhoram a confiabilidade dos equipamentos e contribuem para objetivos mais amplos de gerenciamento de ativos corporativos (EAM).

O processo de planejamento da manutenção varia conforme a organização e o setor, mas costuma girar em torno de seis princípios bem estabelecidos. Comuns a vários setores, esses seis princípios são aplicados há décadas. Essas práticas consagradas têm ajudado empresas de todos os portes a criar estratégias de manutenção eficazes para seus ativos.

A seguir, cada princípio em mais detalhes:

1. Planejar antes de programar: todos os planos de manutenção devem estabelecer o escopo, os recursos, os procedimentos e os requisitos necessários para executar um serviço. Nenhum trabalho deve começar sem que um plano e um cronograma claros estejam definidos. A execução deve ser sempre segura e interferir o mínimo possível nas operações essenciais do negócio.
2. Priorizar a segurança dos trabalhadores: os planos de trabalho (conjuntos de instruções para concluir tarefas de manutenção específicas) devem identificar com clareza todos os perigos potenciais a que os profissionais de manutenção podem ficar expostos ao executar um serviço. Esses planos também devem listar eventuais equipamentos ou procedimentos necessários para concluir a tarefa. Por exemplo, alguns serviços podem exigir, antes do início do trabalho, o bloqueio e etiquetagem (LOTO), ou seja, a colocação de cadeados e etiquetas em equipamentos e dispositivos para indicar que não devem ser operados.
3. Preparar-se com antecedência: antes de iniciar uma tarefa ou um fluxo de trabalho de manutenção, técnicos e operadores devem tomar as providências necessárias para garantir que disponham dos recursos adequados à conclusão das atividades. Cabe aos planejadores de manutenção determinar quais técnicos, ferramentas, peças de reposição, equipamentos e documentação são necessários para um serviço.
4. Fazer estimativas precisas: as estimativas de tempo ajudam os programadores de manutenção a determinar quanto trabalho é possível encaixar, de forma realista, na programação diária. Com o tempo, essas estimativas podem ser refinadas com dados históricos de ordens de serviço concluídas e com insights ou anotações deixadas pelos técnicos.
5. Padronizar o trabalho recorrente: as tarefas de manutenção que se repetem devem ser padronizadas por meio de planos de trabalho. A padronização é um elemento fundamental do planejamento da manutenção. Essa prática ajuda a aumentar a consistência e reduz os recursos e o esforço necessários para concluir as ordens de serviço.
6. Aprender com o trabalho concluído: o planejamento da manutenção só melhora com o tempo se as equipes aprenderem com cada serviço. Ao registrar as horas de mão de obra, os materiais e as informações sobre falhas de equipamentos de cada tarefa de manutenção que executam, as equipes criam um acervo valioso de informações que pode aprimorar os fluxos de trabalho no futuro.

No planejamento da manutenção, os dados de manutenção fornecem as informações de que as equipes precisam para decidir melhor qual trabalho executar e como executá-lo. Os dados históricos de ordens de serviço, inspeções, falhas de equipamentos e registros de manutenção ajudam os planejadores a identificar problemas recorrentes e a estimar com precisão o tempo necessário para resolvê-los.

Atualmente, as novas tecnologias disponibilizam muito mais dados de manutenção do que no passado. Os sensores de Internet das Coisas (IoT), o edge computing e o monitoramento de condição (CM) em tempo real permitem que as organizações coletem, em tempo real, dados detalhados sobre a integridade dos ativos e as condições de operação.

Com isso, as plataformas modernas de CMMS podem combinar os dados de ativos e de ordens de serviço com as informações dos sensores em tempo real para ajudar as equipes a acompanhar métricas-chave. Entre os exemplos dessas métricas estão o tempo médio entre falhas (MTBF), o tempo médio de reparo (MTTR), a disponibilidade dos equipamentos, o downtime e o cumprimento da programação.

Os dados de manutenção também contribuem para a melhoria contínua, isto é, o aprimoramento constante dos planos de trabalho e da alocação de recursos em busca de estratégias de manutenção mais sólidas.

Um planejamento da manutenção eficaz traz muitos benefícios para a empresa como um todo. Estes são alguns dos mais comuns:

• Menos downtime não planejado: um dos principais objetivos de qualquer programa de manutenção é reduzir o downtime não planejado, que pode custar às empresas até US$ 600 bilhões por ano, segundo um estudo de 2026 da Splunk/Oxford Economics. Um planejamento da manutenção sólido ajuda a reduzir as falhas de equipamentos, principal causa do downtime não planejado, ao permitir que as equipes de manutenção identifiquem e resolvam mais cedo os problemas dos equipamentos.

• Maior confiabilidade dos equipamentos: o planejamento da manutenção ajuda a tornar mais confiáveis os ativos de que as organizações dependem nos processos essenciais do negócio, ao garantir que as tarefas de manutenção sejam definidas corretamente e executadas de forma consistente. Os planejadores usam dados históricos para identificar as causas das falhas recorrentes de equipamentos e determinar quais estratégias de manutenção serão mais eficazes.

• Maior eficiência operacional: o planejamento da manutenção pode ajudar a reduzir o tempo perdido na busca de peças, instruções e pessoal. Quando os técnicos contam com um plano de manutenção sólido no processo de trabalho, passam mais tempo executando a manutenção e menos tempo procurando a ferramenta certa. Isso pode melhorar a eficiência operacional e ampliar o tempo efetivo de trabalho sem aumentar o quadro de pessoal.

• Custos de manutenção mais baixos: o planejamento da manutenção ajuda a reduzir custos ao diminuir o número de reparos emergenciais que as equipes de manutenção reativa precisam fazer. Os reparos emergenciais são caros porque envolvem horas extras, custos adicionais de frete e retrabalho. A manutenção reativa costuma ser defasada e não aproveita as ferramentas e tecnologias mais recentes disponíveis.

• KPIs de manutenção mais precisos: o planejamento da manutenção permite que os gestores de manutenção avaliem o êxito do programa de manutenção acompanhando uma série de indicadores-chave de desempenho (KPIs), entre eles:
  • Cumprimento da programação
  • Percentual de manutenção planejada
  • Cumprimento da manutenção preventiva
  • MTTR
  • MTBF
  • Disponibilidade dos equipamentos
  • Downtime do equipamento

Planos de manutenção bem elaborados devem partir de uma compreensão clara de cada ativo sob a responsabilidade da sua organização e dos tipos de trabalho e de recursos necessários para manter esses ativos em operação.

A seguir, o processo típico que as organizações adotam para criar planos de manutenção.

Comece identificando cada ativo que precisa de manutenção e avaliando o que deve ser feito para mantê-lo operando com o máximo desempenho.

Nesta etapa, os planejadores de manutenção devem analisar os equipamentos e os dados históricos (inclusive as ordens de serviço anteriores e os modos de falha conhecidos) para determinar quais tarefas de manutenção são mais importantes.

Em seguida, defina que tipos de trabalho serão necessários e identifique os técnicos mais indicados para executar cada um deles.

Neste ponto, é importante considerar o nível de qualificação dos técnicos, além das ferramentas e das peças de reposição necessárias para concluir o serviço. A segunda etapa também deve detalhar as permissões de trabalho e os procedimentos de segurança e de LOTO exigidos, bem como o tempo estimado de mão de obra que o serviço vai demandar.

Um plano de trabalho recorrente é um conjunto padronizado de instruções e requisitos de recursos que pode ser reutilizado sempre que um serviço de manutenção precisar ser repetido com regularidade. Criar planos de trabalho para serviços recorrentes é um passo essencial para otimizar processos e garantir que as equipes tenham as peças e os recursos certos para concluir o trabalho.

Esses planos devem ser elaborados de modo que sejam fáceis de atualizar à medida que as equipes ganham experiência e encontram maneiras melhores de realizar suas tarefas.

Nem todo serviço de manutenção tem a mesma urgência. Os planos de manutenção devem priorizar o trabalho de acordo com a criticidade dos ativos, a segurança, os requisitos de produção e as possíveis consequências de uma falha de equipamento.

Depois de planejado, um serviço pode entrar no backlog ou ser incorporado a uma programação diária, conforme o nível de prioridade.

As ferramentas de CMMS ajudam as equipes de manutenção a trocar estratégias ultrapassadas de manutenção reativa por outras mais modernas e proativas.

Quando os técnicos registram regularmente os resultados das tarefas de manutenção, como horas de mão de obra, peças usadas, códigos de falha e condição dos equipamentos, esses registros ajudam o CMMS a automatizar tarefas manuais e a fazer previsões mais precisas.

O planejamento da manutenção é usado em todos os setores que dependem de ativos físicos para os processos essenciais do negócio. Os casos de uso desse planejamento variam bastante: uma fábrica pode se concentrar na disponibilidade dos equipamentos, enquanto uma unidade de saúde pode dar mais atenção à segurança dos pacientes e à conformidade regulatória.

Veja a seguir como cinco setores aplicam o planejamento da manutenção aos seus ativos:

• Fabricação: os fabricantes recorrem ao planejamento da manutenção para garantir o funcionamento confiável dos equipamentos de produção e minimizar o downtime não planejado, dois componentes essenciais do gerenciamento de ativos industriais (IAM). Os planejadores do setor de fabricação costumam usar ferramentas de CMMS e estratégias de manutenção preventiva e preditiva para manter ativos complexos, como robôs industriais, esteiras transportadoras e máquinas, sem comprometer cronogramas de produção exigentes.

• Energia e serviços públicos: as organizações do setor de energia e serviços públicos costumam depender de ativos distribuídos geograficamente, como dutos, turbinas eólicas e linhas de transmissão, para os processos essenciais do negócio. O planejamento da manutenção ajuda a coordenar inspeções e reparos desses ativos. Esse planejamento também garante que sempre haja em estoque as peças de reposição necessárias para recolocar os ativos em operação e que os técnicos adequados estejam disponíveis para executar o trabalho.

• Transporte e logística: companhias aéreas, operadoras ferroviárias e transportadoras usam o planejamento da manutenção para manter veículos e infraestrutura com o máximo desempenho. Os planejadores de manutenção elaboram planos de trabalho detalhados que levam em conta o estoque de peças de reposição e os técnicos disponíveis, além de cronogramas de operação rigorosos. Nas empresas de transporte e logística, um planejamento da manutenção eficaz ajuda a reduzir o número e a gravidade das quebras e contribui para redes de transporte mais resilientes no mundo todo.

• Saúde: hospitais e outras organizações de saúde dependem de equipamentos médicos e da infraestrutura predial para apoiar o atendimento aos pacientes. O planejamento da manutenção ajuda a coordenar a manutenção preventiva de ativos como equipamentos de diagnóstico por imagem, dispositivos de monitoramento de pacientes, sistemas de climatização (HVAC) e outros elementos de infraestrutura crítica, ao mesmo tempo que atende a exigências regulatórias rigorosas.

• Instalações e infraestrutura: as equipes de manutenção predial usam o planejamento da manutenção para gerenciar os sistemas prediais e a infraestrutura, como elevadores e sistemas elétricos e hidráulicos, que mantêm os edifícios seguros e confortáveis. O planejamento ajuda a coordenar a manutenção periódica, as inspeções e os reparos, conciliando a condição dos ativos, as necessidades dos ocupantes, os recursos disponíveis e os orçamentos operacionais.

• Petróleo, gás e mineração: as empresas de petróleo, gás e mineração dependem de ativos complexos e de grande porte, muitas vezes localizados em ambientes remotos e de condições severas, como desertos, montanhas e oceanos. O planejamento da manutenção ajuda essas organizações a preparar o trabalho com antecedência e a usar ferramentas de CM e estratégias de manutenção preditiva para identificar possíveis falhas antes que interrompam as operações.