Qu’est-ce que l’ordonnancement de la maintenance ?

L’ordonnancement de la maintenance est une fonction intermédiaire importante dans la gestion de la maintenance ; elle fait le lien entre la planification de la maintenance (le processus de détermination du travail à accomplir) et l’exécution de ces tâches. L’objectif de l’ordonnancement de la maintenance est d’établir un calendrier exploitable au sein duquel toutes les opérations de maintenance requises pourront être effectuées avec un minimum de temps d’arrêt. 

Outre la fourniture d’un produit de qualité et la création d’un environnement de travail sûr, éviter les temps d’arrêt est l’une des préoccupations les plus importantes pour toute opération de fabrication industrielle. Cependant, un rapport de Forbes a révélé que le fabricant moyen subit 800 heures de temps d’arrêt de ses équipements par an. Ces heures perdues se traduisent par des pertes financières considérables, pouvant atteindre 50 milliards de dollars par an. 

Si la plupart des opérations de fabrication ne fonctionnent pas en continu, certaines le font, et tout temps d’arrêt des machines peut entraîner une perte de revenus. Les interruptions imprévues, souvent causées par des pannes ou des accidents, sont coûteuses. Une planification appropriée de la maintenance peut contribuer à prévenir ces perturbations.

Bien que certaines tâches de maintenance ne nécessitent pas d’arrêt de l’équipement, beaucoup le font. Même si les entreprises cherchent à minimiser les temps d’arrêt, la programmation de ces derniers peut s’avérer bénéfique car elle crée des opportunités de maintenance susceptibles d’éviter des pannes imprévues ultérieurement.

Une planification efficace de la maintenance optimise les tâches de maintenance en tenant compte des facteurs critiques, tels que les exigences de production, les calendriers de livraison, la disponibilité des ressources et l’état même de l’équipement.  

Pour la plupart des entreprises industrielles et manufacturières, l’ordonnancement de la maintenance est au cœur des opérations de maintenance quotidiennes. Un calendrier de maintenance bien planifié aide les équipes de maintenance à terminer les travaux prévus dans les délais, réduit la fréquence des réparations d’urgence et préserve le fonctionnement des actifs critiques.

À l’inverse, une planification de la maintenance sous-optimale peut laisser les équipes de maintenance démunies et contraintes de réagir dans l’urgence. Cette approche, appelée maintenance réactive, oblige les techniciens à consacrer la majeure partie de leur temps à répondre aux ordres de travail d’urgence plutôt qu’à les empêcher.

L’ordonnancement de la maintenance est également une fonction centrale des initiatives plus vastes de maintenance et de gestion des actifs . Qu’une entreprise s’appuie sur un calendrier de maintenance préventive dans une feuille de calcul ou sur un système complet de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), l’objectif reste généralement le même : réaliser le bon travail au bon moment avec le moins de perturbations possibles des opérations.

Bien que la planification et l’ordonnancement de la maintenance soient étroitement liés et souvent abordés ensemble, il s’agit de fonctions distinctes de la gestion globale des actifs.

• La planification de la maintenance permet de déterminer les travaux nécessaires, pourquoi ils sont nécessaires et comment ils seront effectués. Un planificateur de maintenance examine les demandes de travail entrantes et élabore des plans de travail. Ces plans décrivent les tâches impliquées, les compétences et les outils requis, le nombre d’heures de travail estimées, les mesures de sécurité et toutes les pièces de rechange qui devront être disponibles avant de commencer à travailler.
• L’ordonnancement de la maintenance se concentre sur le moment où la maintenance est effectuée et sur les personnes qui l’effectuent. Une fois les ordres de travail prévus, l’ordonnanceur (qui, dans de nombreuses entreprises, est aussi le planificateur de maintenance) attribue le travail aux journées, aux équipes et aux techniciens en fonction des priorités, de la capacité de travail et des fenêtres de production. En pratique, cela signifie se coordonner avec les équipes opérationnelles pour l’accès aux équipements, confirmer que les pièces sont arrivées et équilibrer le travail prévu avec les interventions d’urgence qui surviendront inévitablement tout au long de la semaine.

Une planification à l’avance rend les calendriers plus réalistes, tandis qu’un ordonnancement minutieux permet de garantir que les efforts de planification ne sont pas vains. Ensemble, la planification et l’ordonnancement de la maintenance constituent l’épine dorsale des stratégies de maintenance les plus efficaces.

L’avantage le plus évident de l’ordonnancement de la maintenance est la réduction des temps d’arrêt imprévus. Lorsqu’un actif critique tombe en panne de manière inattendue, les chaînes de production s’arrêtent, les délais de livraison ne sont plus tenus, les coûts d’heures supplémentaires augmentent et les techniciens ne peuvent pas effectuer d’autres tâches. La maintenance non planifiée coûte presque toujours plus cher que la maintenance planifiée, tant en coûts de réparation directs que dans la perte de production.

Parmi les principaux avantages d’un ordonnancement efficace de la maintenance, citons les avantages opérationnels suivants :

• Réduction des temps d’arrêt des équipements : programmer les travaux pendant des fenêtres de production ou des arrêts planifiés minimise les perturbations et permet de détecter les problèmes avant qu’ils ne donnent lieu à des pannes.
• Réduction des coûts de maintenance : les travaux planifiés sont plus rapides et moins coûteux que les réparations d’urgence, qui impliquent souvent des pièces expédiées dans l’urgence, des heures supplémentaires et des dommages secondaires.
• Plus longue durée de vie des actifs : la maintenance (comme la lubrification, les inspections et l’étalonnage) contribue à ralentir l’usure et à prolonger la durée de vie utile de l’équipement.
• Amélioration des performances de l’équipement : les actifs entretenus selon un calendrier régulier ont plus de chances de fonctionner conformément à leurs prévisions de vitesse, de qualité et d’efficacité.
• Meilleure allocation des ressources : un calendrier clair permet aux superviseurs de la maintenance de savoir où la main-d’œuvre est surchargée et où des capacités sont disponibles, améliorant ainsi l’allocation des ressources.
• Risques de sécurité réduits : des pannes imprévues peuvent créer des conditions dangereuses, et les travaux d’urgence précipités peuvent augmenter le risque de raccourcis et d’accidents, augmentant ainsi les risques de sécurité dans leur globalité.
• Conformité réglementaire : de nombreux secteurs exigent des inspections documentées à des intervalles définis. Un calendrier fiable et un historique de maintenance complet facilitent le déroulement des audits et améliorent ainsi la conformité réglementaire globale.

Lorsque les équipes chargées de la maintenance et des opérations travaillent selon le même calendrier, il devient également plus facile de coordonner les plans de production, le stock et le personnel autour des besoins réels en équipement ; ainsi, cela améliore l’efficacité opérationnelle dans toute l’entreprise.

La manière dont la maintenance est programmée dépend fortement du type de maintenance effectué. La plupart des entreprises utilisent une combinaison d’approches, en les appliquant à différents actifs en fonction de leur criticité, de leur coût et du risque de défaillance.

Pour une vue d’ensemble plus large, consultez le guide d’IBM sur la stratégie de la maintenance.

La maintenance préventive est une maintenance programmée régulièrement et réalisée pour réduire le risque de défaillance. C’est l’une des formes les plus courantes de maintenance planifiée. Elle constitue souvent la base d’un programme d’ordonnancement de la maintenance. La maintenance préventive peut être programmée de deux manières principales :

• Basée sur le temps : les équipes de maintenance effectuent des activités de maintenance à intervalles fixes (p. ex. tous les mois ou tous les ans), quel que soit l’usage de l’équipement.
• Basée sur l’utilisation : les équipes de maintenance déclenchent la maintenance en fonction de l’usage réel, tel que les heures d’exploitation, les cycles de production ou les kilomètres parcourus.

Un programme de maintenance préventive comprend généralement une liste de contrôle de maintenance préventive pour chaque actif, détaillant les points d’inspection, les tâches et les tolérances que les techniciens doivent examiner. Au fil du temps, les techniciens peuvent affiner ces listes de contrôle en fonction de ce qu’ils constatent sur le terrain.

Les programmes de maintenance conditionnelle sont basés sur l’état réel d’un actif. Des capteurs ou des inspections surveillent des indicateurs tels que les vibrations, la température ou la qualité de l’huile, et la maintenance est programmée lorsque ces indicateurs se situent en dehors d’une plage acceptable.

Cette approche permet d’éviter à la fois la sur-maintenance et la sous-maintenance, même si elle rend l’ordonnancement un peu moins prévisible.

La maintenance prédictive va encore plus loin que la maintenance conditionnelle : elle exploite les données en temps réel provenant des capteurs de l’Internet des objets (IdO), les données historiques et les modèles d’IA pour prévoir quand un actif est susceptible de tomber en panne.

Pour les ordonnanceurs de la maintenance, la principale valeur est le délai d’exécution. Si un modèle indique qu’un roulement risque de tomber en panne dans quelques semaines, le planificateur a le temps de commander des pièces et de programmer la réparation. Cette approche permet aux équipes de maintenance d’effectuer les travaux pendant une fenêtre de production planifiée au lieu de devoir intervenir en urgence après une panne. Les approches prédictives et préventives sont toutes deux considérées comme des formes de maintenance proactive.

La maintenance réactive a lieu en cas de panne de l’équipement. Bien que cette approche soit considérée comme la moins efficace, elle peut être raisonnable pour les actifs non critiques à faible coût, lorsque le travail préventif coûterait plus cher que le remplacement de la pièce.

La maintenance corrective est un travail effectué pour corriger un défaut connu, souvent découvert lors d’une inspection préventive. Contrairement aux réparations d’urgence, elle peut généralement être planifiée et programmée. Même les entreprises de maintenance les plus expérimentées connaissent des interventions de maintenance non planifiées ; l’objectif réaliste est donc de réduire le travail réactif à une part gérable du workload et de conserver une flexibilité suffisante dans le calendrier pour l’absorber.

Les programmes de maintenance les plus efficaces ont plusieurs éléments en commun :

• Ordres de travail : chaque ordre de travail documente l’actif, la tâche, la priorité, le technicien affecté, les pièces nécessaires et la durée prévue.
• Plans de travail : des plans de travail détaillés définissent les étapes, les outils, les compétences et les matériaux nécessaires à chaque tâche et contribuent à améliorer la précision des estimations de temps.
• Classement de la criticité des actifs : le classement des actifs critiques en fonction de leur impact sur la sécurité, la production et les coûts aide les ordonnanceurs à décider de la première étape à suivre lorsque les ressources sont limitées.
• Pièces de rechange et matériaux : une étroite coordination avec le service de gestion des stocks permet de confirmer la disponibilité des pièces avant la programmation des travaux. Les pratiques de stock efficaces en matière de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRO) jouent un rôle important à cet égard.
• Fenêtres de production : de nombreux travaux de maintenance nécessitent la mise hors service des équipements ; programmer ces opérations en fonction de la production permet donc de minimiser les perturbations.
• Backlog : le backlog correspond au nombre total de travaux approuvés qui n’ont pas encore été achevés. Un backlog trop important peut indiquer un manque de personnel dans l’équipe, tandis qu’un backlog trop faible peut compliquer la programmation efficace des interventions des techniciens.

Le processus d’ordonnancement de la maintenance suit généralement un cycle cohérent :

1. Identification du travail : les demandes proviennent de calendriers préventifs, d’alertes de contrôle de conformité, de modèles prédictifs, de rapports d’opérateurs et d’inspections.
2. Hiérarchisation du travail : les planificateurs de la maintenance classent les demandes en fonction de la criticité des actifs, de la sécurité, des exigences réglementaires et de l’impact sur la production.
3. Planification des travaux : le planificateur de la maintenance élabore des plans de travail, estime les heures de travail et identifie les pièces, les outils et les permis nécessaires.
4. Programmation des travaux : une fois l’accès aux matériaux et aux équipements confirmé, les ordonnanceurs attribuent les ordres de travail à des dates, des horaires et des techniciens spécifiques, généralement sous la forme d’un calendrier hebdomadaire divisé en affectations quotidiennes.
5. Exécution du travail : les techniciens accomplissent les tâches assignées, consignant le temps de travail, les pièces utilisées et tout suivi nécessaire.
6. Clôture et examen : les ordres de travail terminés sont clôturés et les données sont utilisées pour mettre à jour l’historique de maintenance et affiner les calendriers futurs.

Il est facile de négliger cet étape, mais c’est de là que provient une grande partie de la valeur à long terme. Elle fournit aux équipes de maintenance les données dont elles ont besoin pour une amélioration continue.

Voici quelques-uns des indicateurs les plus couramment utilisés pour mesurer l’efficacité de l’ordonnancement :

• Respect des calendriers : le pourcentage de travaux programmés réalisés comme prévu dans le délai imparti. Le non-respect des délais peut être le signe d’une mauvaise planification, de pièces manquantes ou d’une trop grande quantité de travaux d’urgence.
• Pourcentage de maintenance planifiée (PMP) : la part totale des travaux de maintenance prévus. Un pourcentage supérieur indique généralement une entreprise plus proactive.
• Taille du backlog : souvent mesuré en semaines de travail disponible, le backlog indique si l’équipe dispose d’une charge de travail adaptée à ses capacités.
• Intervalle moyen entre les défaillances (MTBF) : le MTBF mesure le temps de fonctionnement moyen entre les pannes d’un équipement réparable. L’augmentation du MTBF suggère que les efforts de maintenance portent leurs fruits.
• Coûts de la maintenance : le suivi des coûts de la main-d’œuvre, des pièces et des prestataires, ainsi que du rapport entre les coûts planifiés et non planifiés, montre l’impact financier des pratiques d’ordonnancement.

Un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) centralise les informations de maintenance et automatise une grande partie du travail de planification, d’ordonnancement et de suivi de la maintenance. Les logiciels de GMAO et d’autres logiciels d’ordonnancement de la maintenance prennent généralement en charge les fonctionnalités suivantes :

• Génération automatique d’ordres de travail en fonction de déclencheurs temporels, d’utilisation ou conditionnels
• Stockage des dossiers d’actifs, de l’historique de maintenance, des plans de travail et des listes de contrôle en un seul endroit
• Suivi des pièces détachées et intégration à la gestion des stocks
• Visualisation des workloads des techniciens pour faciliter la prise de décisions en matière d’ordonnancement
• Fourniture d’un accès mobile permettant aux techniciens de mettre à jour et de clôturer les ordres de travail depuis le terrain
• Production de rapports sur le respect des échéances, les interventions en attente, le MTBF et les coûts de maintenance

Les logiciels de maintenance préventive constituent souvent un composant essentiel des solutions de GMAO, permettant aux entreprises de gérer les calendriers de maintenance de milliers d’actifs sans avoir à suivre manuellement chaque intervalle.

Pour les entreprises plus grandes et à forte intensité d’actifs, un système de gestion des actifs d’entreprise (EAM) peut étendre ces capacités afin de couvrir l’ensemble du cycle de vie des actifs, de l’acquisition à l’exploitation, en passant par la maintenance et l’élimination. De nombreuses plateformes modernes d’EAM et de GMAO intègrent également l’IA, les données IdO et l’analyse prédictive, aidant les planificateurs de la maintenance à orienter davantage leur workload vers la maintenance conditionnelle et la maintenance prédictive.

Les entreprises qui programment bien la maintenance ont tendance à suivre quelques pratiques courantes :

• Planifier avant de programmer : savoir quels plans de travail, pièces et autorisations sont nécessaires et les mettre en place avant la programmation des travaux rend les calendriers beaucoup plus fiables.
• Hiérarchiser les priorités en fonction de leur criticité : concentrez les efforts préventifs et prédictifs sur les domaines dans lesquels une défaillance aurait le plus d’impact.
• Programmer en fonction de la capacité disponible : établissez des calendriers en fonction des heures de travail réelles et laissez de la place pour les travaux d’urgence.
• Collaborer avec les opérations : convenez des fenêtres d’accès aux équipements à l’avance plutôt qu’à la dernière minute.
• Utiliser les données pour affiner les intervalles : utilisez l’historique des maintenances et les données d’état pour ajuster la fréquence d’entretien des actifs.
• Suivre et évaluer les performances : examinez régulièrement les indicateurs (tels que la conformité aux calendriers) afin de soutenir l’amélioration continue.

La plupart des calendriers de maintenance ne seront pas parfaits, et ils n’ont pas vraiment besoin de l’être. Ce qui importe davantage, c’est de disposer d’un processus fiable et reproductible qui permette aux équipes de maintenance d’anticiper les problèmes touchant l’équipement. Lorsque ce processus est efficace, il peut aider les entreprises à réduire les temps d’arrêt, à contrôler les coûts de maintenance, à prolonger la durée de vie des actifs et à assurer le bon déroulement des opérations.