Wie man eine Checkliste für die vorbeugende Wartung erstellt

Die Erstellung einer starken Checkliste für die präventive Wartung hilft Unternehmen, von veralteten, reaktiven Wartungspraktiken auf modernere, proaktive Taktiken zu umzustellen.

Checklisten für die vorbeugende Wartung werden vor allem in den Bereichen Facilities Management, Fertigung, Gesundheitswesen und Transport eingesetzt, um Wartungsteams dabei zu unterstützen, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu Geräteausfällen führen. In Kombination mit modernen vorausschauenden Wartungstools und -software helfen präventive Wartungschecklisten, die Effizienz zu steigern, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer der Assets zu verlängern.

Vorbeugende Wartung (PM) ist eine proaktive Wartungsstrategie, die dazu beiträgt, unerwartete Equipment-Ausfälle und ungeplante Ausfallzeiten zu verhindern. Sie zählt zu den geplanten Wartungsmaßnahmen und ist ein wichtiger Bestandteil effektiver Facilities-Management-Programme. Sie ist in einer Vielzahl von Branchen weit verbreitet, überall dort, wo Unternehmen große, komplexe Assets als Teil ihrer Kerngeschäftsprozesse benötigen.  

Auf Unternehmensebene sind vorbeugende Wartungspläne in der Regel umfassender als Wartungspläne für einzelne Assets und beinhalten oft die Wartung einer gesamten Produktionsanlage oder eines Fertigungswerks. Bei dieser Art von Bereitstellung gehören zu den präventiven Aufgaben regelmäßige Inspektionen von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC), elektrischen Systemen und Equipment der Produktionslinie.

Moderne Wartungsteams, die effektive präventive Wartung durchführen, verlassen sich auf neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT), um Workflows zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Mit diesen Tools können Praktiker Probleme proaktiv identifizieren und lösen, bevor sie zu kostspieligen Reparaturen oder Produktionsunterbrechungen führen.

Vorbeugende Wartung und vorausschauende Wartung sind sich insofern ähnlich, als dass sie das gleiche Ziel verfolgen, Assets proaktiv zu reparieren, bevor sie ausfallen, aber sie unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Wartungsaktivitäten geplant werden.

• Die vorbeugende Wartung basiert auf vorgegebenen Zeitplänen, der Durchführung von Wartungsarbeiten gemäß den Empfehlungen des Herstellers und unter Berücksichtigung anderer Faktoren.
• Vorausschauende Wartung verwendet Echtzeit-Zustandsüberwachung (CM) – oft mit KI-Funktionenausgestattet –, um zu bestimmen, wann Wartungsaufgaben geplant werden müssen.

Unternehmen nutzen diese Best Practices typischerweise, um starke Checklisten für die vorbeugende Wartung zu erstellen.

Der erste Schritt zur Implementierung einer Checkliste für vorbeugende Wartung besteht darin, den Bestand aller Assets zu erfassen, die Wartung erfordern. Hier ist eine Liste einiger Assets, die häufig mit vorbeugenden Wartungsmaßnahmen gewartet werden:

• HVAC-Systeme
• Kessel
• Elektrische Systeme
• Aufzüge
• Feueralarme
• Feuerlöscher
• Feuerlöschanlagen
• Dachkonstruktionen
• Beleuchtungssysteme
• Sanitärinfrastruktur
• Heizsysteme
• Alarmanlagen

Nachdem ein Unternehmen eine Liste seiner Assets erstellt hat, überprüfen Techniker die Herstellerempfehlungen für jedes einzelne Asset, um geeignete Verfahren festzulegen. Beispiele für Herstellerempfehlungen, die in dieser Phase typischerweise gelten, sind:

• Häufigkeit der Inspektionen
• Austauschpläne
• Anforderungen an die Schmierung
• Reinigungsverfahren
• Sicherheitsvorkehrungen

Zusätzlich zu den routinemäßigen Wartungsaufgaben, die in der ersten Phase Ihrer Checkliste festgelegt wurden, müssen die Teams alle weiteren kritischen Wartungsaufgaben identifizieren, die anfallen könnten.

Zum Beispiel verfügen HVAC-, Elektrosysteme und andere komplexe Assets über viele kritische Komponenten, wie Luftfilter, Kältemittelleitungen, Leistungsschalter und Kondensatorspulen. Diese Elemente müssen regelmäßig überprüft und ausgetauscht werden, um die Funktionsfähigkeit des Assets zu erhalten.

Die Gewährleistung der Sicherheit der Arbeiter ist ebenfalls eine wichtige Wartungsaufgabe. Hier einige Beispiele, wie Organisationen der Sicherheit ihrer Mitarbeiter Priorität einräumen und die Unversehrtheit der Gebäude und Anlagen gewährleisten, in und auf denen sie arbeiten:

• Dachinspektion
• Einhaltung der Anforderungen an persönliche Schutzausrüstung (PSA)
• Praktizieren von Lockout-/Tagout-Verfahren
• Bewertung der Dichtungsintegrität
• Prüfung der Beschilderung
• Nach Schlaglöchern suchen
• Durchführung regelmäßiger Landschaftspflege

Um ihre Arbeit lückenlos nachverfolgen zu können, müssen Wartungsteams eine standardisierte Dokumentation und ein einheitliches Framework für die Erfassung, Speicherung und den Zugriff auf Wartungsinformationen verwenden. Die Standardisierung trägt dazu bei, Dateneingabefehler zu reduzieren und die Genauigkeit der Berichterstattung im Laufe der Zeit zu verbessern. Außerdem wird es einfacher, Benchmarks festzulegen und zu überwachen.

Um standardisierte Dokumentationsfelder zu erstellen, können Teams diese einfachen Schritte befolgen:

• Wartungsfelder definieren: Jeder Wartungsdatensatz sollte die gleichen Informationen erfassen (z. B. Asset-ID-Nummer, Standort oder Arbeitsauftragsnummer). Wenn Datenfelder unterschiedliche Datentypen erfassen, kann dies Modernisierungsstrategien wie die digitale Transformation und die Einführung eines computergestützten Wartungsmanagementsystems (CMMS) behindern.
• Standardisierte Namenskonventionen befolgen: Nutzer sollten Asset-Namen, Kategorien und Fehlercodes stets nach denselben Konventionen kennzeichnen. Zum Beispiel sollte Asset A oder rotierender Lüfterriemen 1 in allen Datenfeldern und Datensätzen gleich gekennzeichnet sein.
• Sich auf vordefinierte Dropdown-Menüs statt auf Freitexteinträge verlassen: Freitexteinträge sind Dokumentationsfelder, in denen Nutzer alles eintippen können, was sie möchten. Dieser Aspekt kann zu uneinheitlichen Vorgehensweisen und schlecht definierten Datenfeldern führen. Stattdessen sollten Menüs vordefinierte Optionen wie „Lagerausfall“ oder „Schmierproblem“ zur Auswahl anbieten, wenn Arbeiten dokumentiert werden.

Zunehmend verlassen sich moderne Wartungsunternehmen auf ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS), um präventive Wartungschecklisten zu überwachen. Ein CMMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre wichtigsten Wartungsprozesse zu automatisieren und zu verbessern sowie ihre Aktivitäten umfassend zu dokumentieren.

Ein CMMS mit präventiver Wartungssoftware kann automatisch Arbeitsaufträge erstellen, visuelle Inspektionen planen und die Fertigstellungsraten für präventive Wartungsaufgaben verfolgen. Durch die Digitalisierung der Checklisten für die präventive Wartung können Unternehmen die Transparenz verbessern, Verwaltungsaufgaben reduzieren und ineffiziente Prozesse rationalisieren.

Die Entwicklung einer Checkliste ist nur der erste Schritt. Um effektiv zu sein, müssen Unternehmen ihre Wartungsteams trainieren, um die Checkliste zu verwenden, und wichtige Leistungsmetriken (KPI) festlegen und überwachen, um die Effektivität zu messen.

Checklisten für präventive Wartung verlangen von den Mitarbeitern, dass sie den Zweck jedes Punktes auf der Liste verstehen und wissen, wie sich ihre individuelle Arbeit darauf auswirken könnte. Die Schulung zur Checkliste zur präventiven Wartung beinhaltet in der Regel:

• Überprüfung der ordnungsgemäßen Inspektionsverfahren und der damit verbundenen Assets, Teile und Komponenten
• Schulung zu Lockout-/Tagout-Anforderungen zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit
• Schulung zu CMMS-Tools, einschließlich korrekter Dateneingabe, Dashboard-Steuerung und Dokumentation

Um wirksam zu sein, müssen vorbeugende Wartungsmaßnahmen an einzelne Arbeitsaufträge gebunden und in ein CMMS integriert werden. Dieser Aspekt kann für Unternehmen, deren Mitarbeiter den Großteil ihrer beruflichen Laufbahn mit manueller Datenerfassung verbracht haben, eine Herausforderung darstellen.

Die Schulung der Mitarbeiter zur Integration von Wartungsaufgaben in Arbeitsaufträge und die Verwendung moderner CMMS-Tools zur Nachverfolgung verbessern die Abschlussraten und tragen dazu bei, dass Wartungsaufgaben abgeschlossen werden.

Wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) sind Metriken, die Unternehmen verwenden, um den Erfolg kritischer Geschäftsaktivitäten zu bewerten. Gängige Wartungs-KPIs für vorbeugende Wartungsprogramme sind Ausfallzeiten, Häufigkeit von Equipment-Ausfällen, Wartungskosten, Lebensdauer der Assets und Abschlussquoten von Arbeitsaufträgen.

Ein CMMS kann alle diese Metriken erfassen, um die Genauigkeit zu verbessern und die Disziplin im gesamten Unternehmen sichtbarer zu machen.

Unternehmen, die strukturierte Checklisten für präventive Wartung implementieren, haben viele operative Vorteile. Hier sind einige der am besten dokumentierten:

• Reduzierte Ausfallzeit: Ungeplante Ausfallzeiten unterbrechen regelmäßig Geschäftsprozesse und kosten Unternehmen Millionen. In verschiedenen Branchen verursachen ungeplante Ausfallzeiten Kosten von bis zu 260.000 US-Dollar pro Stunde, das sind rund 35 % mehr pro Minute als geplante Ausfallzeiten.¹ Regelmäßige Inspektionen im Rahmen eines sorgfältigen vorbeugenden Wartungsplans helfen Wartungsteams, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Asset-Ausfällen und ungeplanten Ausfallzeiten führen.

• Geringere Wartungskosten: Checklisten für die vorbeugende Wartung tragen dazu bei, die Wartungskosten zu senken, indem sie Notfallreparaturen und Arbeitsausfälle reduzieren. Notfallreparaturen sind oft teurer als geplante Wartungsarbeiten. Die Erstellung einer aussagekräftigen Checkliste für die vorbeugende Wartung hilft den Wartungsteams, kleinere Probleme zu beheben, bevor sie zu Equipment-Ausfall und Asset-Schäden führen.

• Längere Asset-Lebenszyklen: Assets, die im Rahmen einer vorbeugenden Wartungscheckliste regelmäßige Wartung erhalten, haben in der Regel eine längere Lebensdauer als solche mit reaktiven oder ausfallorientierten Wartungsplänen. Regelmäßiges Schmieren, Reinigen und Prüfen der Komponenten trägt zur Steigerung der Asset-Leistung bei und kann die Nutzungsdauer verlängern.

• Verbesserte Arbeitssicherheit: Checklisten für die präventive Wartung helfen Unternehmen, Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu handeln, bevor sie unsichere Arbeitsbedingungen verursachen. Durch regelmäßige Tests einer Vielzahl von Sicherheits-Equipment wie Brandmeldern, Rauchmeldern, Brandschutzsystemen, elektrischen Systemen, Geländern und Handläufen können Wartungsteams, die eine Checkliste für präventive Wartung befolgen, ein sichereres Arbeitsumfeld schaffen.

• Stärkere Compliance: Vorbeugende Wartungschecklisten helfen Unternehmen, eine Reihe von Richtlinien einzuhalten, darunter Sicherheits-, Umwelt- und Betriebsvorschriften. Dokumentierte Inspektionen von streng kontrolliertem Equipment wie Aufzügen, Heizkesseln, Alarmsystemen und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) helfen dabei, die Konformität bei Audits und Inspektionen nachzuweisen.

• Bessere Enterprise-Asset-Management-Praktiken: Checklisten für präventive Wartung unterstützen das Enterprise-Asset-Management (EAM), indem sie standardisierte Dokumentation und Leistungsdaten für kritische Assets bereitstellen. Unternehmen, die im Rahmen ihrer vorbeugenden Wartungscheckliste Asset-Daten erfassen und analysieren, können im Laufe der Zeit wertvolle Erkenntnisse über jede Phase des Asset-Lebenszyklus gewinnen.