Was ist ein Arbeitsauftrag?

Arbeitsaufträge sind die treibende Kraft hinter der Wartungsstrategie eines Unternehmens. Wenn ein Manager eine Wartungsanfrage absendet, erstellt die Stelle, die die Anfrage erhält, ein formelles Papier- und/oder digitales Dokument. Diese Anfrage enthält alle Details der Wartungsaufgaben und skizziert einen Prozess zur Erledigung der Aufgaben. Dieses Dokument heißt Arbeitsauftrag. Arbeitsaufträge können auch Informationen enthalten über:

• Das Unternehmen, das den Auftrag bearbeitet
• Der Standort des Jobs
  
• Alle Anforderungen in Bezug auf Fähigkeiten, Werkzeuge und/oder Material
• Die autorisierende Partei
• Der Techniker oder Dienstleister, der mit der Aufgabe betraut ist
• Geschätzte Kosten für die Fertigstellung
• Kostenschätzung für Material und Arbeit
• Erwartetes Fertigstellungsdatum
• Tatsächliches Fertigstellungsdatum
• Prioritätsstufe

Der Hauptzweck eines Arbeitsauftrags besteht darin, alle an der Wartung beteiligten Parteien über den Workflow auf dem Laufenden zu halten. Wenn sie effektiv eingesetzt werden, helfen Arbeitsaufträge einem Unternehmen, Wartung innerhalb einer Abteilung oder Unternehmen effizient zu organisieren, zu kommunizieren und nachzuverfolgen.

Ein Unternehmen wird wahrscheinlich verschiedene Arten von Arbeitsaufträgen benötigen, um die Wartung durchzuführen. Je nach Größe des Unternehmens und seiner Branche können einige Arten von Arbeitsaufträgen häufiger vorkommen als andere. Eine Anlage, die gefährliche Chemikalien herstellt, wird beispielsweise mit weitaus mehr Sicherheitsaufträgen konfrontiert sein als etwa ein Wohnkomplex. Es ist jedoch wichtig, die acht wichtigsten Arten von Arbeitsaufträgen zu kennen, die ein Unternehmen bearbeitet.

1. Korrekturwartung-Arbeitsauftrag
2. Elektrischer Arbeitsauftrag
3. Arbeitsauftrag für Notfälle
4. Allgemeiner Arbeitsauftrag
5. Inspektionsarbeitsauftrag
6. Arbeitsauftrag für vorbeugende Wartung
7. Arbeitsschutzauftrag
8. Sonderprojekt-Arbeitsauftrag

• Korrekturwartung-Arbeitsauftrag: Wie der Name schon sagt, helfen Korrekturwartung-Arbeitsaufträge einem Unternehmen, Probleme bei der Bewertung durch einen Techniker zu beheben, der bei einer Inspektion oder einer anderen Art von Arbeitsauftrag Probleme feststellt. Typischerweise beinhalten diese Arbeitsaufträge die Reparatur oder den Austausch von Equipment oder Equipmentteilen. Korrekturwartung-Arbeitsaufträge unterscheiden sich von Notfallwartung-Arbeitsaufträgen, bei denen das Equipment oder die Asset bereits ausgefallen ist.

• Elektrik-Arbeitsauftrag: Ein Elektrik-Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag für die Reparatur oder Installation von elektrischen Geräten, einschließlich Beleuchtung, Stromversorgung und Verkabelung.

• Notfall-Arbeitsauftrag: Ein Unternehmen erteilt einen Notfall-Arbeitsauftrag, wenn eine kritische Anlage oder ein Gerät ausgefallen ist und Produktions- und/oder Sicherheitsprobleme verursacht. Sie werden auch als reaktive Instandhaltungsaufträge bezeichnet und erfordern sofortiges Handeln und haben daher höchste Priorität.

• Allgemeiner Arbeitsauftrag: Ein allgemeiner Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, der für eine breite Palette von nicht dringenden Services verwendet wird, die nicht in eine spezifischere Kategorie passen, einschließlich eher alltäglicher Anfragen wie routinemäßige Schädlingsbekämpfung oder Malerarbeiten.

• Inspektionsarbeitsauftrag: Unternehmen verwenden Inspektionsarbeitsaufträge, wenn sie Assets des Unternehmens inspizieren möchten. Im Rahmen von regelmäßigen und/oder vorausschauenden Wartungsprogrammen ordnet ein Unternehmen einen Test (oder eine Reihe von Tests) an, um die Asset-Leistung zu bewerten und so proaktiv Anomalien, Risiken und andere Funktionsprobleme zu erkennen.

• Arbeitsauftrag für vorbeugende Wartung: Dies ist ein Arbeitsauftrag für die vorbeugende Wartung. Er ermöglicht einem Unternehmen die Planung von routinemäßigen Wartungsaufgaben, um die optimale Funktionsfähigkeit seiner Anlagen zu gewährleisten und die Lebensdauer seiner Geräte zu verlängern. Arbeitsaufträge für vorbeugende Wartung helfen Unternehmen außerdem, die Ausfallzeiten von Geräten zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Kosten für größere Reparaturen zu senken.

• Sicherheitsarbeitsaufträge: Im Gegensatz zu anderen Arten von Arbeitsaufträgen dienen Sicherheitsarbeitsaufträge ausschließlich dem Schutz von Personen vor Schäden oder Gefahren. Bei Sicherheitsarbeitsaufträgen geht es um Reparaturen, die Personenschäden verhindern, z. B. das Austreten von Flüssigkeiten/Chemikalien oder die Verhinderung von Sachbeschädigungen.

• Sonderprojekt-Arbeitsauftrag: Sonderprojekt-Arbeitsaufträge konzentrieren sich auf Upgrades und Verbesserungen. Mit diesen Arbeitsaufträgen können Unternehmen neue Anlagen installieren, die zur Modernisierung der Ausrüstung/Einrichtungen, zur Steigerung der Produktivität und zur Rationalisierung bestehender Prozesse beitragen.

Der Arbeitsauftragsverwaltungsablauf beschreibt, wie ein Arbeitsauftrag den Wartungsprozess in einer bestimmten Organisation durchläuft, beginnend mit der Identifizierung von Wartungsaufgaben und endend mit der Analyse nach Abschluss.

In der ersten Phase des Lebenszyklus identifiziert eine Person oder Unternehmen die Aufgabe, die das Wartungspersonal erledigen muss. Sie werden außerdem feststellen, ob es sich bei den Wartungsarbeiten um geplante Wartungsarbeiten handelt. Bei Aufträgen, die im Voraus leicht identifizierbar sind, oder bei ungeplanten Wartung, bei denen der Umfang und die Besonderheiten des Auftrags eine erste Bewertung erfordern.

Sobald Wartungsprobleme identifiziert sind, trägt ein Manager die Details in ein Wartungsauftragsformular ein und sendet das Formular zur Überprüfung und Genehmigung bei der Wartungsabteilung ein. Arbeitsaufträge können aus den unterschiedlichsten Gründen entstehen, von Mieteranfragen bis hin zu vorbeugenden Wartungsprüfungen.

Die Wartungsabteilung (oder das Wartungsteam) ist für die Bewertung von Arbeitsanfragen verantwortlich, sobald diese eingereicht wurden. Die Abteilung prüft die Details der Arbeitsanforderung, um festzustellen, ob sie die Arbeit ausführen kann, und bestimmt dann den Personal- und Ressourcenbedarf. Wird die Anfrage genehmigt, wird sie in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.

Sobald das Wartungsteam oder der Vorgesetzte die Arbeitsanfrage genehmigt und die Materialien, Equipment und das Personal zugewiesen hat, die es zur Ausführung der Arbeiten benötigt, erstellt es einen Arbeitsauftrag. Der Arbeitsauftrag enthält alle notwendigen Details des Auftrags sowie die Unternehmenskontaktinformationen und die Abschlussfrist. Die Wartung sollte auch entscheiden, wie es den neuen Arbeitsauftrag innerhalb des Workflows priorisiert.

In dieser Phase weist das Team bzw. der Vorgesetzte die Aufgaben einem qualifizierten Wartungstechniker zu, der die Aufgabenliste innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abarbeitet. Wenn die Organisation eine computergestützte Instandhaltungsmanagement-Software (CMMS) verwendet, wird der Auftrag automatisch einem Techniker zugewiesen.

Wartungstechniker sind dafür verantwortlich, einen Arbeitsauftrag zu dokumentieren und abzuschließen, sobald alle Aufgaben erledigt sind. Die Techniker sollten die Zeit, die sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, alle verwendeten Materialien/Equipment, Bilder ihrer Arbeit und alle Notizen oder Beobachtungen über die Arbeit dokumentieren. Eine Führungskraft muss den abgeschlossenen Arbeitsauftrag möglicherweise nicht abzeichnen und keine Anleitung geben über die nächsten Schritte.

Die Überprüfung von abgeschlossenen Arbeitsaufträgen kann wertvolle Einblicke in den Wartungsbetrieb liefern. Daher sollten Unternehmen diese kontinuierlich analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsauftragsprozess zu identifizieren. Die Analyse nach Abschluss der Arbeiten hilft auch den Wartungsteams dabei, Aufgaben zu identifizieren, die sie übersehen haben oder die sie erneut bearbeiten müssen.

Wie ein Unternehmen Arbeitsaufträge verwaltet, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Größe, Branchen, Personal- und Finanzressourcen, Anforderungen an die Instandhaltung der Einrichtungen und dem Gesamtansatz für das Asset-Management. Nichtsdestotrotz gibt es einige Best Practices, die unabhängig von der Umgebung zur Optimierung des Arbeitsauftragsverwaltungsprozesses beitragen.

1. Setzen Sie Ziele und entscheiden, wie Sie Erfolg messen. Um herauszufinden, ob der Arbeitsauftragsprozess für Ihr Unternehmen optimal funktioniert, müssen Sie Abteilungsziele festlegen. Und entscheiden Sie sich für die Metriken, mit denen Sie Ihren Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele messen. Es ist auch wichtig, Ihre KPIs zu verstehen, damit die Abteilung weiß, welche Elemente des Prozesses quantifiziert werden müssen.
2. Den Arbeitsauftragsprozess standardisieren. Der Prozess des Einreichens einer Arbeitsanfrage, des Generierens neuer Arbeitsaufträge und des Abschließens bestehender Arbeitsaufträge sollte für alle jedes Mal derselbe sein. Entwickeln Sie eine Vorlage für Arbeitsaufträge, um sicherzustellen, dass Formatierung und Komponenten im gesamten Unternehmen einheitlich sind. Achten Sie außerdem darauf, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, damit alle Beteiligten wissen, wer für jeden einzelnen Schritt des Prozesses verantwortlich ist.
3. Seien Sie proaktiv. Auch wenn es unmöglich ist, jedes Wartungsproblem und jeden Equipmentausfall vorherzusehen, ist es wichtig, bei den Elementen des Wartungsprozesses, die man kontrollieren kann, proaktiv vorzugehen. Erstellen und halten Sie sich an einen Plan für die vorbeugende Wartung Ihrer Assets. Nutzen Sie Remote-Überwachungstools, um automatische Auslöser einzurichten, die Arbeitsanfragen nach einem festgelegten Zeitplan erstellen und nachverfolgen. Proaktive Wartung ist fast immer günstiger als reaktive/Notfall-Wartung; durch vorbeugende Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des optimalen Zustands der Assets kann Ihr Unternehmen eine optimale Effizienz erreichen.
4. Verwenden Sie CMMS oder Enterprise Asset Management (EAM)-Software. Die einfachste und effizienteste Methode zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist die Verwendung eines EAM-Systems oder einer CMMS-Software. Beide bieten eine hochmoderne Software für Wartungsmanagement, die Ihren Arbeitsauftragsprozess automatisiert, Rechnungen und Fälligkeitstermine verwaltet und Rückstände sowie menschliche Fehler reduziert.

Wenn ein Unternehmen wächst, kann es unhaltbar werden, sich bei der Verwaltung der sich ständig ändernden Datenanforderungen auf papierbasierte Auftragssysteme oder sogar Tabellenkalkulationen zu verlassen. Größere Unternehmen und solche mit komplexeren Anforderungen können in Order Management Software investieren, wie z. B. CMMS- oder EAM-Systeme.

Zusätzlich zur Erstellung und Verfolgung grundlegender Arbeitsaufträge nutzen EAM-Systeme und CMMS mobile Apps und Cloud-Technologien. Diese Technologien helfen Wartungsteams bei der Planung vorbeugender Wartung, der Analyse abgeschlossener Aufträge, der Visualisierung und Berichterstattung von Daten sowie der Optimierung des Bestands.

Die Integration eines Order-Management-Systems kann einem Unternehmen helfen:

Ein qualitativ hochwertiges CMMS oder EAM plant, erstellt, verfolgt und organisiert Serviceanfragen und Arbeitsaufträge automatisch, wodurch überflüssige Aufgaben für Wartungsmanager und Vorgesetzte entfallen. Durch den Einsatz eines digitalen Order-Management-Systems kann die Organisation große Datenmengen elektronisch im Speicher speichern und so die Kosten für die Papierarchivierung reduzieren.

Da sich alle Daten Ihrer Arbeitsaufträge an einem zentralen Ort befinden, kann jeder im Managementteam die Arbeitsaufträge verfolgen, während sie sich durch den Workflow bewegen. CMMS/EAM-Plattformen mit zugehöriger Software für mobile Geräte gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Push-Benachrichtigungen nutzen und es Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit anzuzeigen und zu bearbeiten.

Mit einer Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann ein Unternehmen Arbeitsauftragsdaten entsprechend seinen spezifischen Anforderungen zusammenfassen und darstellen. Wartungsteams können anpassbare Berichte erstellen und einsehen und Trenddaten visualisieren, die zur Optimierung der Anlagenverwaltung und zur Bedarfsvorhersage der vorbeugenden Wartung beitragen.