Guia de implementação do CMMS

As organizações estão cada vez mais adotando e contando com novas tecnologias para otimizar as operações de manutenção e melhorar a eficiência. Um CMMS moderno utiliza inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e Internet das coisas (IoT) para otimizar fluxos de trabalho, reduzir o downtime dos ativos e melhorar a tomada de decisão baseada em dados. 

A implantação do CMMS não se resume apenas à instalação de software. É um processo altamente estruturado que integra o CMMS aos sistemas de manutenção existentes, otimizando fluxos de trabalho e melhorando resultados. A implementação sólida do CMMS depende de coleta e análise avançadas de dados para fornecer aos stakeholders uma imagem em tempo real de como seus ativos mais valiosos estão se comportando e de como devem ser mantidos.

Um computerized maintenance management system (CMMS) é uma solução de software abrangente que usa novas tecnologias para ajudar as organizações a automatizar aspectos de seu programa de manutenção. As soluções modernas de CMMS ajudam as organizações a reduzir o downtime dos ativos, melhorar a coleta e a análise de dados e tomar decisões mais estratégicas. 

Um CMMS está intimamente relacionado a um sistema de gestão de ativos empresariais (EAM) — outra plataforma de software empresarial que ajuda as equipes de manutenção a melhorar aspectos do desempenho e confiabilidade dos ativos. Porém, enquanto um CMMS está focado na manutenção de ativos, as plataformas de EAM são mais amplas e ajudam a medir e melhorar o desempenho dos ativos de maneiras que não estão relacionadas à manutenção.

Veja a seguir sete etapas críticas que as empresas podem seguir para escolher e implementar seu CMMS de uma forma que traga benefício à organização.

Durante a fase de consideração, as organizações avaliam suas práticas de manutenção e tentam construir uma imagem precisa do que precisarão de um fornecedor de CMMS.

As áreas de gerenciamento de manutenção que um CMMS provavelmente melhorará incluem downtime de ativos, automação do gerenciamento de ordens de serviço e duração dos ciclos de vida dos ativos.

Após a fase de consideração, as organizações devem mudar o foco de qual plataforma de CMMS será adequada para a forma como medirão o sucesso.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) e outras métricas (por exemplo, tempo médio para reparo (MTTR), tempo médio entre falhas (MTBF) desempenham um papel importante nesse estágio. Definir metas e medir o progresso ajuda os stakeholders a avaliar o valor de seu investimento em uma solução de CMMS.

A migração de dados é uma parte crítica do processo de implementação. Antes que um CMMS possa ser iniciado e testado, uma organização precisa integrar com sucesso dados como histórico de ativos e manutenção.

Exemplos de dados precisos integrados durante essa fase incluem listas de ativos, inventários de peças sobressalentes e planilhas do Excel contendo convenções de nomenclatura.

A migração de dados de manutenção é essencial para a funcionalidade do CMMS e sustenta funcionalidades importantes, como automação de ordens de serviço, entrega de insights e medição de desempenho de ativos em tempo real.

O estágio de configuração envolve o ajuste de um CMMS para atender às necessidades de uma organização específica.

Organizações de diferentes setores têm diferentes processos e métodos para manter seus ativos. Quando o software de gerenciamento de manutenção tiver processado os dados de uma organização, ele poderá gerar modelos e listas de verificação e até automatizar notificações para otimizar os cronogramas de manutenção de ativos.

A adoção do usuário (como os funcionários aprendem a usar um CMMS e integrar sua funcionalidade em suas tarefas de manutenção) é crítica para o sucesso de um CMMS.

As ferramentas avançadas de CMMS são consideradas altamente escaláveis, o que significa que são tão eficazes com muitos usuários quanto com um número menor. No entanto, sem a adoção bem-sucedida dos usuários por meio de prática e treinamento rigorosos, as organizações podem nunca perceber o valor total de seu investimento em um CMMS.

A fase de distribuição, também conhecida como fase de lançamento, permite que uma organização finalmente veja seu CMMS em ação.

Muitas vezes, as fases de distribuição são escalonadas: um CMMS é testado em uma parte de uma organização antes de se expandir para outra. A fase de distribuição ajuda as equipes de manutenção a se ajustarem aos novos processos e fluxos de trabalho e a identificar áreas para otimização com base no feedback dos usuários.

A fase de otimização da implementação do CMMS está em andamento. As modernas ferramentas de CMMS permitem que as operações de manutenção sejam constantemente avaliadas por meio da análise de dados de IoT coletados de ativos críticos.

Como um CMMS é frequentemente implementado junto com outros sistemas, como planejamento de recursos empresariais (ERP) e gestão de ativos empresariais (EAM), a fase de otimização permite que esses sistemas sejam integrados sem redundâncias.

Ter um plano estratégico e bem executado para a implementação do CMMS é crucial para obter o valor total do seu investimento.

As organizações que seguem cada etapa cuidadosamente e continuam a monitorar os KPIs definidos podem esperar muitos benefícios, incluindo:  

O CMMS certo pode ser um facilitador-chave dos esforços de transformação digital de muitas organizações. No entanto, por mais abrangentes que sejam as plataformas modernas de CMMS, seu desempenho depende de quão bem elas estão integradas aos processos existentes.

Com a adesão de toda a empresa, a implementação do CMMS pode ajudar as organizações a atingir muitos de seus objetivos de transformação digital, como fluxos de trabalho otimizados, melhor desempenho dos ativos e eliminação de tarefas manuais.

A implementação sólida do CMMS aprimora os recursos de tomada de decisão dos stakeholder, ao fornecer dados precisos e em tempo real sobre seus ativos mais valiosos.

Uma abordagem sólida à implementação do CMMS ajuda a treinar equipes e gerentes em dashboards e ferramentas de análise de dados poderosos que podem ajudá-los a reduzir os custos de manutenção e melhorar as estratégias de manutenção.

A redução do downtime, também medida como o aumento do tempo de atividade, é uma métrica fundamental para a maioria das organizações, pois mede diretamente a quantidade de tempo que um ativo está disponível para executar as operações de negócios principais.

A escolha do CMMS certo e uma abordagem sólida para a implementação garantem que as organizações tenham uma abordagem estratégica, baseada em dados para manter seus ativos mais valiosos. Além disso, isso é feito de uma forma que otimiza a funcionalidade e estende os ciclos de vida dos ativos.

A implementação do CMMS ajuda as equipes de manutenção a mudar da manutenção reativa (reparo dos ativos somente quando eles falham) para processos de manutenção preventiva e até manutenção preditiva.

As plataformas de CMMS modernas permitem que as equipes acompanhem o desempenho dos ativos em tempo real por meio da coleta e análise de dados de IoT. Essa abordagem torna possível reparar ativos e substituir peças críticas antes que ocorram quebras dispendiosas e até mesmo realizar manutenção em momentos quando um ativo não está em funcionamento.

As plataformas de CMMS que são integradas com sucesso aos procedimentos de manutenção existentes podem otimizar drasticamente o gerenciamento de ordens de serviço.

Fluxos de trabalho automatizados (uma funcionalidade da maioria das plataformas de CMMS modernas) digitalizam os históricos de manutenção, tornando-os mais precisos e pesquisáveis e reduzindo a probabilidade de erro humano. Muitas ferramentas de CMMS têm modelos que podem ser usados para reparos padronizados e são facilmente acessados por técnicos em campo.

As equipes que implementaram com sucesso uma plataforma de CMMS forte e moderna podem gerenciar ativos físicos complexos e, muitas vezes, amplamente dispersos, a partir de um único local.

Por exemplo, as equipes de gerenciamento de instalações podem automatizar aspectos de seus trabalhos que tradicionalmente eram realizados manualmente, como controle climático e reservas de quartos. De acordo com um relatório recente, 72% dos gerentes de manutenção disseram que confiavam no CMMS para organizar suas atividades de manutenção e dados em um só lugar.¹

Ter um plano estratégico para a implementação do CMMS ajuda as organizações a obter economia de custos em diversas áreas.

A automação do CMMS otimiza o gerenciamento de inventário e garante que as peças sobressalentes estejam sempre disponíveis quando são necessárias. Além do gerenciamento de inventário, a mudança do agendamento de manutenção reativa para a preventiva ajuda a estender os ciclos de vida dos ativos e evitar quebras dispendiosas.

As plataformas de CMMS são ferramentas de gerenciamento de manutenção populares em uma ampla variedade de setores. Veja a seguir como alguns dos setores que dependem mais de um CMMS implementaram com sucesso uma solução para atender aos seus propósitos:

• Fabricação: o setor de fabricação depende muito das ferramentas de CMMS para automatizar processos manuais e evitar downtime não planejado, que pode interromper as linhas de produção. Ao implementar um CMMS no setor de fabricação, as organizações priorizam a integração com as práticas existentes e o monitoramento em tempo real da segurança das máquinas e dos trabalhadores. 

• Saúde: no setor de saúde, a implementação bem-sucedida do CMMS frequentemente depende da transformação de procedimentos de manutenção reativa desatualizados e ineficazes em procedimentos de ponta, automatizados e altamente digitalizados. A implementação sólida do CMMS no setor de saúde pode melhorar uma ampla gama de resultados, desde o conforto do paciente e maior precisão do diagnóstico até a conformidade com as regulamentações.

• Transporte: muitas grandes empresas do setor de transporte dependem da implementação do CMMS para aprimorar e otimizar seus principais fluxos de trabalho. Um CMMS ajuda a rastrear veículos com históricos de manutenção detalhados, rastreamento de ativos em tempo real e gerenciamento de ordens de serviço para aumentar o tempo de atividade da frota. Um CMMS ajustado aos requisitos do setor de transporte pode ajudar a reduzir o número de quebras que paralisam as frotas e afetam a produtividade.

• Energia: empresas do setor de energia confiam na implementação do CMMS para apoiar a manutenção preditiva de uma ampla gama de ativos complexos, incluindo turbinas eólicas, barragens hidrelétricas e tubulações. Um desafio que as empresas de energia e serviços públicos enfrentam frequentemente é manter ativos geograficamente dispersos. Além da entrega automatizada de insights sobre o desempenho dos ativos com base em dados em tempo real, um CMMS pode aumentar a visibilidade da condição do ativo, dando aos técnicos acesso móvel a dashboards em tempo real no campo.  

• Setor público: instalações governamentais e escolas públicas são grandes instalações com necessidades complexas de manutenção que muitas vezes precisam ser atendidas com um orçamento limitado. As soluções de CMMS ajudam os gerentes de manutenção do setor público a monitorar de perto o uso de recursos com dados em tempo real, para que possam tomar decisões estratégicas e mais informadas. No setor público, o CMMS ajuda a otimizar fluxos de trabalho, melhorar a tomada de decisão baseada em dados e reduzir a dependência de processos ineficientes baseados em papel.

Olhando para o futuro, a implementação do software de CMMS provavelmente continuará sendo fortemente influenciada por desenvolvimentos em IA, ML e IoT, três tecnologias que a transformaram nos últimos anos. À medida que os recursos de automação aumentam, a última geração de plataformas de CMMS provavelmente será mais intuitiva, autônoma, móvel e adaptável. Aqui estão três áreas a observar.

De acordo com um relatório recente do IBM Institute for Business Value, 71% dos executivos afirmam que a IA generativa (IA gen) já mudou fundamentalmente a forma como gerenciam os ativos.

Para a implementação do CMMS, isso significa mais ferramentas de IA generativa usadas durante todo o processo de instalação para tarefas como treinamento abrangente, integração de dados e medição de KPIa.

Espera-se que sistemas de IA generativa (agentes de IA) totalmente autônomos coletem e analisem dados, façam recomendações e automatizem ainda mais processos manuais necessários para configurar o CMMS.

Treinar funcionários para usar um CMMS é uma parte crítica para uma implementação bem-sucedida e provavelmente será aprimorado em breve por ferramentas de realidade aumentada (AR). As ferramentas de AR integram informações digitais sem dificuldades ao ambiente do usuário.

Com a tecnologia de AR, os técnicos poderão experimentar os recursos do CMMS e aprender a usá-los de uma forma que aumente a adesão e reduza a dependência de programas de treinamento manual caros e ineficientes.

As tecnologias baseadas na nuvem e que priorizam os dispositivos móveis dão aos técnicos acesso aos recursos e às funcionalidades do CMMS em qualquer lugar.

Para fins de implementação, isso significa que a distribuição e o treinamento podem ser mais práticos e menos dispendiosos. Em vez de se reunir no local para uma distribuição abrangente, os trabalhadores podem obter suporte contínuo enquanto treinam em um novo CMMS no campo.