ما المقصود بمحرك سير العمل؟

تُعد مهام سير العمل هي الآلية التي يتم من خلالها تنفيذ العمل في المؤسسات وعلى يد الموظفين، ما يجعلها ضرورية للممارسات التجارية المستدامة والنمو المستمر. توفر مهام سير العمل أنظمة لإدارة وتوجيه العمليات والمهام المتكررة، وتنقلها من خطوة إلى أخرى بشكل منهجي. وتوفر محركات سير العمل إطارًا لتحديد مهام سير العمل وتنفيذها ومراقبتها، والتي تتضمن تسلسل المهام التي يجب إكمالها لتحقيق هدف تجاري محدد.

تُساعد هذه المحركات مديري العمليات وأعضاء الفريق على إدارة العدد الكبير من المهام المتزامنة بسهولة ويسر.باستخدام محركات سير العمل، عادةً ما تُنفَّذ المهام والعمليات وتُحل وفق جداول زمنية ومواعيد محددة مسبقًا. أمّا المهام التي يديرها الإنسان، فبمجرد اكتمال مهمة، يتم بدء المهمة التالية تلقائيًا. وبالنسبة للمهام التي يديرها البرنامج، مثل صيانة خوادم الشبكات، فيمكن لمحركات سير العمل أتمتة إدارة المهام وفق مواعيد محددة أو باستجابات مؤقتة.

بعيدًا عن مجرد أتمتة المهام، تُوجّه محركات مهام سير العمل أيضًا العمليات التجارية تلقائيًا نحو الخطوة التالية الأكثر كفاءة، مما يساعد الشركات على تقليل التدخل البشري في عمليات اتخاذ القرار المتكررة.

تُتيح محركات مهام سير العمل الحديثة للشركات تخصيص الموارد – بما في ذلك الموارد البشرية واللوجستية والتقنية – بشكل ديناميكي لتنفيذ المهام، وذلك استنادًا إلى المهارات المتوفرة، ومدى التفرّغ، وأحمال التشغيل الحالية. غالبًا ما يتم بناؤها باستخدام بنية الخدمات المصغرة لإنشاء حل أكثر مرونة وقابل للتوسع يمكنه التكيف مع العمليات التجارية المعقدة.

وباستخدام واجهة رسومية أو لغة توصيف مهام سير العمل مثل لغة نمذجة العمليات التجارية (BPMN)، تُطبّق البرمجيات هيكلًا رسوميًا لكل مهمة سير عمل. ثم تقوم بتحديد تسلسل المهام ونقاط اتخاذ القرار والجداول الزمنية وتدفق البيانات، استنادًا إلى الهيكل المحدد.

وإذا احتاج المحرك إلى التكامل مع أنظمة أخرى، يمكنه استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs) لتسهيل تبادل البيانات، وتشغيل المهام الخارجية، والحفاظ على قوائم الرسائل للتواصل بين الأنظمة.فعلى سبيل المثال، عند قيام مستخدم بعملية دفع على موقع تجارة إلكترونية من خلال خدمة "اشترِ الآن وادفع لاحقًا"، يُوجه واجهة برمجة مهام سير العمل (Workflow API) المستخدم إلى خدمة الدفع لإتمام العملية، ثم يُعيد توجيهه إلى موقع التاجر لتأكيد الطلب.

أثناء تنفيذ مهام سير العمل، يستجيب المحرك للأحداث التي تُطلق الانتقال إلى مهام لاحقة. فمثلًا، عندما يُنهي أحد ممثلي خدمة العملاء مكالمة دعم، يقوم محرك الأتمتة بإرسال استطلاع لقياس رضا العميل، وقد يُصعّد المشكلة إلى الإدارة عند الحاجة.

وتتضمن محركات مهام سير العمل أيضًا خصائص المراقبة والتسجيل والتصوّر المرئي، مما يتيح لمديري العمليات رؤية فورية لحالة كل مهمة سير عمل (بما في ذلك المهام المعلقة والمنجزة)، إضافة إلى سجلات تفصيلية لكل حدث أو إجراء يتم في النظام.

كما تخزّن محركات مهام سير العمل منطق الأعمال وقواعد الأعمال القابلة للتنفيذ لتنسيق مهام سير العمل، وتقوم بأتمتة المحفزات والإجراءات والأحداث التي تُكوّن مسارًا معينًا. فإذا قام كاتب بتقديم مقال عبر منصة مراجعة الشركة،

يتعرّف محرك مهام سير العمل على هذا التقديم كخطوة مكتملة، ويستخدم نصوصًا معدّة مسبقًا وتكاملات مدمجة لتوجيه المقال إلى المحرر المناسب للمراجعة. وفي الوقت نفسه، يرسل البرنامج إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو المنصة إلى جميع الأطراف المعنية – مثل مديري المشاريع، وفرق التحرير، ومديري العمليات – لإبلاغهم بعملية التقديم.

وعندما يُنهي المحرر مراجعة المقال، يرسل المستند المُحرَّر إلى المنصة، فيُرسله المحرك مرة أخرى إلى الكاتب، مع إرسال الإشعارات اللازمة. وتستمر هذه الدورة خلال جميع جولات المراجعة حتى يصبح المقال جاهزًا للنشر.

وبعد أن ينشر المحرر النسخة النهائية باستخدام نظام إدارة المحتوى (CMS) التابع للشركة، يصبح المقال متاحًا للعامة، ويرسل محرك مهام سير العمل إشعارات إلى الأطراف المعنية تُعلن عن اكتمال العملية.

كما يقوم المحرك بتشغيل نظام إدارة المحتوى (CMS) لإرسال إشعارات إلى القرّاء المشتركين في تنبيهات النشر. ومع اكتمال جميع المهام واستيفاء كل الشروط، يُسجل برنامج محرك مهام سير العمل نتائج عمليات النشر والتحرير، ويؤرشف سير العمل.

تقدّم برمجيات محركات مهام سير العمل المتقدمة مجموعة من الخصائص التي تساعد الشركات على تبسيط إدارة مهام سير العمل وأتمتتها، بما في ذلك:

برنامج محرك سير العمل يشمل وظائف أتمتة العمليات لكل من عمليات سير العمل الهجينة والمؤتمتة بالكامل. يمكن لمحرك مهام سير العمل إكمال المهام تلقائيًا، أو إرسال إشعارات إلى مديري العمليات وأعضاء الفريق عند إتمام المهام أو الحاجة إلى تدخل بشري.

تُسهّل واجهات برمجة التطبيقات (APIs) عملية التواصل بين الخدمات وعبر مهام سير العمل. وغالبًا ما تستخدم محركات مهام سير العمل واجهات REST API، نظرًا لمرونتها وخفة وزنها، مما يُبسط تكامل المكونات ضمن بُنى الخدمات المُصغَّرة. وباستخدام هذه الواجهات، يمكن لمحركات مهام سير العمل التكامل بسهولة مع الخدمات والمنصات السحابية القائمة، مما يُسهل اعتماد المحرك ويساعد المطوّرين على نشر مهام سير عمل جديدة بسرعة أكبر.

تمكّن الأساليب منخفضة التعليمات البرمجية وعديمة التعليمات البرمجية المطورين من إنشاء عمليات سير عمل باستخدام كتل وقوالب جاهزة. وتساعد هذه القوالب على تقليل الحاجة إلى كتابة تعليمات برمجية كثيفة، مما يُمكّن أعضاء الفريق غير الفنيين من إدارة مهام سير العمل بسهولة أكبر. تتضمّن محركات مهام سير العمل أيضًا واجهات مستخدم رسومية تساعد الفرق على تكرار مهام سير العمل واكتشاف الأخطاء فيها وتصحيحها بسرعة.

ويمكن للعديد من محركات مهام سير العمل العمل ضمن أي بيئة سحابية، مما يمنع تقييد المستخدم بمزوّد واحد (vendor lock-in) ويُتيح تكاملًا سلسًا مع البيئات الهجينة ومتعددة السُّحُب.

تتطلب مهام سير العمل عادةً تعديلات وتحسينات مستمرة. ومع تشغيل عدة مهام سير عمل في آنٍ واحد، قد يُصبح من الصعب على الفرق ومديري العمليات مواكبة التغييرات. لذا، توفر محركات مهام سير العمل ميزات إدارة الإصدارات التي تتبع كل نسخة من مهمة سير العمل، وتُتيح للمستخدمين تشغيل نسخ مختلفة من نفس المهمة عند الحاجة.

بعض مهام سير العمل – مثل مهام تأهيل الموظفين الجدد أو إدارة علاقات العملاء (CRM) – تحتاج إلى العمل بشكل دائم أو دوري على مدار فترات زمنية طويلة. تتضمن محركات مهام سير العمل الرائدة أدوات جدولة ووظائف "بدء سير العمل"، والتي تمكّن المطورين من أتمتة وتشغيل المهام مرارًا طالما كانت هناك حاجة لها.

تُساعد محركات مهام سير العمل الحديثة – والمُصممة خصيصًا للمطورين – الفرق على بناء مهام سير عمل بسيطة ومعقدة باستخدام مجموعات تطوير برمجيات (SDKs) مفتوحة المصدر تدعم صيغة JSON. كما تدعم هذه المجموعات عددًا من بيئات التشغيل ولغات البرمجة، مثل Java وJavaScript وPython. وتُتيح منهجية مهام سير العمل كرمز برمجي ضمان تنفيذ المهام باستمرارية، وتمكين الفرق من اختبارها وإعادة استخدامها وتتبعها بسهولة.

توفر برمجيات محركات مهام سير العمل أدوات أصلية لمعالجة الأخطاء، مما يُحسن من مرونة مهام سير العمل والتطبيقات. عادةً ما تتضمن هذه البرمجيات آليات لإعادة المحاولة تلقائيًا، بحيث يمكن للمهام التعامل مع انتهاء المهلة أو تجاوز معدلات الاستخدام أو حالات الفشل دون تعطيل العمليات الشبكية.

ويُعد بناء مهام سير عمل يمكنها الحفاظ على حالتها عبر الخدمات المصغرة وحاويات Docker ومجموعات Kubernetes والوظائف الخالية من الخوادم عملية معقدة. لكن محركات مهام سير العمل تُبسط ذلك من خلال خصائص تسلسل المهام، التي تُحدد كيفية تنقّل المهام عبر الشبكة، مما يُمكن من تنفيذ متسلسل وسلس لمهام سير العمل وتفاعل الخدمات.

وقد وسّعت التطورات الحديثة في برمجيات محركات مهام سير العمل من نطاق استخدامها بشكل كبير. 

بفضل أجهزة إنترنت الأشياء (IoT)، يمكن لمحركات مهام سير العمل الاتصال بمستشعرات الأجهزة لجمع البيانات الخام وتجميعها ومعالجتها مسبقًا في الوقت الفعلي، ثم تشغيل مهام سير العمل بناءً على تلك البيانات المعالجة.تميل أجهزة إنترنت الأشياء إلى توليد أحداث بناءً على شروط محددة (مثل الوصول إلى حدود درجة الحرارة أو اكتشاف الحركة). وعندما يصل الجهاز إلى الحد المعين، يمكن لمحرك مهام سير العمل بدء مهام استجابية لمعالجة الحدث (عن طريق خفض درجة الحرارة أو إطلاق إنذار).

ويمكن لمحركات مهام سير العمل أيضًا استخدام معالجة الأحداث المعقدة (CEP) لاكتشاف الأنماط والترابطات عبر تدفقات متعددة من الأحداث، مما يُمكّن من أتمتة أكثر تقدمًا واتخاذ قرارات دقيقة.

ومع استمرار الشركات في تبني التقنيات السحابية الأصلية وتنفيذ مبادرات التحول الرقمي، أصبحت محركات مهام سير العمل السحابية أكثر أهمية في أتمتة مهام سير العمل وإدارتها. تُتيح محركات سير العمل المستندة إلى السحابة للشركات تعديل الموارد وتخصيصها وتوسيع نطاقها ديناميكيًا حسب احتياجات الحوسبة الخاصة بها، دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة في البنية التحتية.

تضمن الحلول السحابية أيضًا أن تكون مهام سير العمل متاحة من أي مكان، وهو أمر مهم لنماذج العمل عن بُعد والهجينة، مما يمكّن أعضاء الفريق من الاستمرار في التعاون بغض النظر عن مواقعهم الجغرافية.

أثّرت تقنيات الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) بشكل كبير على برمجيات محركات مهام سير العمل. يمكن للمحركات المدعومة بالذكاء الاصطناعي التنبؤ بالنتائج، والتكيف مع تغير ظروف الأعمال، وتنفيذ الأتمتة الذكية.

فعلى سبيل المثال، يمكن لمحرك مهام سير العمل استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لاستخلاص المعلومات السياقية من مستند، وتوجيهه إلى المستلم المناسب للموافقة أو لتنفيذ الخطوة التالية. كما يمكن لمحركات سير العمل الذكية استخدام بيانات من عمليات سابقة لتحسين عمليات سير العمل المستقبلية. تستطيع خوارزميات التعلم الآلي (ML) تحليل كميات هائلة من بيانات سير العمل التاريخية لتحديد الاتجاهات واختناقات الأداء واقتراح تحسينات على سير العمل.

علاوة على ذلك، يمكن لبرمجيات محركات مهام سير العمل المتطورة تسهيل مفهوم الأتمتة الفائقة، والتي تهدف إلى أتمتة العمليات بالكامل ودمج محركات مهام سير العمل مع أدوات أتمتة أخرى مثل محركات القواعد، وأتمتة العمليات الآلية (RPA)، ومعالجة المستندات الذكية. من خلال الأتمتة الشاملة، يمكن للشركات إنشاء أنظمة بنائية متماسكة لمهام سير العمل تُبسّط العمليات التجارية وتقلل من التدخل البشري عبر دورة حياة المهام.

• زيادة الكفاءة التشغيلية. تُبسّط محركات مهام سير العمل العمليات التجارية من خلال أتمتة المهام المتكررة، وتقليل الأخطاء البشرية، وتسريع إنجاز المهام وعمليات سير العمل.

• إدارة استباقية للمشكلات. توفر محركات سير العمل تحليلات فورية تساعد المؤسسات على مراقبة سير العمل أثناء تنفيذه، مما يتيح الكشف السريع عن المشكلات وحلها.

• تحسين تجربة المستخدم. تركز محركات مهام سير العمل الحديثة على تجربة المستخدم، من خلال تقديم واجهات نظيفة وبديهية تُسهّل إدارة المهام وتقصر منحنى التعلم للمستخدمين الجدد.

• تيسير قابلية التوسع. تتيح محركات المهام للمؤسسات توسيع نطاق مهام سير العمل لاستيعاب زيادة التعقيد وحجم المهام دون زيادة متناسبة في الموارد المطلوبة.

• تعزيز الأمان. غالبًا ما تتعامل مهام سير العمل اليوم مع بيانات حساسة، لذا تُعتبر تدابير الأمان القوية ضرورية. تضم محركات المهام الرائدة تقنيات تشفير متقدمة وآليات للمصادقة والتحكم في الوصول للحفاظ على سلامة البيانات وخصوصيتها.

• دعم الأعمال ذات القيمة الأعلى. تعمل أنظمة مهام سير العمل – التي تُشغّل عبر محركات المهام – كجزء أساسي من إدارة عمليات الأعمال (BPM). وعبر مهام تنسيق سير العمل الخاصة بالبرمجيات والأجهزة والبشر تنسيق سير العمل تستخدم محركات سير العمل الأتمتة للتعامل مع الأعمال والمهام الأقل قيمة، مما يمكن الموظفين من التركيز على الابتكار وأعمال القيمة الأعلى.

توفر برمجيات محركات مهام سير العمل، سواء كانت ملكية أو مفتوحة المصدر، أدوات تساعد الشركات على أتمتة وإدارة عمليات الأعمال عبر مختلف الصناعات والإدارات. ومن الأمثلة على ذلك:

• الموارد البشرية: تتمثل إحدى الطرق التي يمكن لإدارات الموارد البشرية من خلالها استخدام محركات سير العمل في إدارة طلبات إجازات الموظفين. بدلاً من المعالجة اليدوية للطلبات، يُمكن لمحرك سير العمل توجيه طلبات الإجازة إلى المديرين للموافقة، وتتبع أرصدة الإجازات المرضية والعطلات، وإخطار الموظفين بحالة طلباتهم.

• تكنولوجيا المعلومات والعمليات: يمكن لإدارات تكنولوجيا المعلومات استخدام محركات سير العمل لإدارة الاستجابة للحوادث وإدارة التغيير. فعلى سبيل المثال، عند حدوث انقطاع في النظام، يمكن لمحرك سير العمل أن يرسل تلقائيًا إشعارًا إلى فريق دعم تكنولوجيا المعلومات، ويُصعِّد المشكلة حسب درجة خطورتها، ويتابع جهود الحل. يمكن للمطورين أيضًا استخدام محركات مهام سير العمل لأتمتة معالجة البيانات وإدارة التغيير، بحيث تُوثّق كافة التغييرات في البنية المعمارية، وتُراجع، وتُعتمد بشكل رسمي.

• إدارة سلسلة التوريد: تساعد محركات سير العمل الشركات على إدارة عمليات سلسلة التوريد المعقدة . يمكنها تبسيط تنفيذ الطلبات عبر أتمتة معالجة الطلبات، وفحص المخزون، وإرسال إشعارات الشحن. وإذا انخفضت مستويات المخزون عن الحدود المقررة، يمكن لمحركات سير العمل إعادة طلب الإمدادات تلقائيًا، مما يضمن عدم نفاد المخزون.

• الرعاية الصحية: في مرافق الرعاية الصحية، يمكن لمحركات مهام سير العمل تحسين عمليات إدارة المرضى. يمكن للمؤسسات أتمتة جدولة المواعيد لتخفيف الأعباء الإدارية، وإرسال التذكيرات للمرضى، وإدارة الإلغاءات وإعادة الجدولة، وضمان تحديث سجلات المرضى بشكل مناسب. كما يمكن لمحركات المهام تبسيط معالجة مطالبات التأمين باستخدام مهام سير عمل مؤتمتة تتحقق من صحة المطالبات وتراجع الوثائق المطلوبة.