ما المقصود بقواعد العمل؟

يتيح تحويل الأنشطة التجارية لمؤسسة إلى منطق تجاري ملموس لمحترفي البرمجيات ومحللي الأعمال تطبيق هذه القواعد ضمن أدوات سير العمل أو التطبيقات الأخرى لتمكين أتمتة العمليات. وبدونها، يمكن أن يصبح تحديث العمليات أكثر صعوبة واستهلاكًا للوقت، وقد تصبح المستندات عرضة للمزيد من الأخطاء البشرية والتناقضات. من خلال تطبيق قواعد العمل على مستوى المؤسسة، يمكن للشركة توفير الوقت والمال عن طريق تبسيط العمل لأصحاب المصلحة المناسبين وتقليل الهدر في الجهود.

قد يخلط البعض بين مصطلحي قواعد العمل ومتطلبات العمل، لكنهما  مختلفان ومتمايزان. ولذلك، تجدر الإشارة إلى كيفية استخدامهما في بيئات الأعمال.

توفر قواعد العمل الأساس لأنظمة الأتمتة عن طريق أخذ المعلومات الموثقة أو غير الموثقة، ثم تحول هذه المعلومات إلى عبارات شرطية. على سبيل المثال، عند إجراء أمر شراء ، قد تكون هناك عملية موافقة مختلفة بناءً على التكلفة. الأدوات والخدمات التي تقل قيمتها عن خمسة آلاف دولار تحتاج إلى موافقة المدير، ولكن مع ارتفاع التكاليف، قد تتطلب موافقة الإدارة العليا. تُضفي قواعد العمل طابعًا رسميًّا على هذه العملية عن طريق وضع حدود أو عتبات تحدد متى تُرسَل الفواتير إلى الإدارة العليا ومتى تُحال إلى المديرين المباشرين. ويتم تطبيق العبارات الشرطية، مثل هذه، عبر العديد من عمليات الأعمال.

تحدد متطلبات العمل معايير نجاح مشروع ما، وذلك من خلال تحديد المهام والموارد اللازمة لإكمال المشروع، وبإمكان الفرق أن ترى بوضوح أكبر الثغرات والعوائق التي تحول دون تحقيق هدفها. يتم تنفيذ هذا التمرين في بداية مشروع  تجاري لتحديد التوقعات بين أصحاب المصلحة ومعالجة أي احتياجات إضافية لإكمال المشروع.

يمكن تصنيف قواعد العمل بعدة طرق، ويمكن أن تختلف في تصنيفها اعتمادًا على مصدر المعلومات. ومع ذلك، وبغض النظر عن تصنيفها، يتم التعبير عن قواعد العمل عادةً باستخدام وحدات التأهيل المنطقية الرسمية، مثل: "إذا-حينئذٍ" (IF-THEN)، و"إذا-وإلا" (IF-ELSE)، و"فقط إذا" (ONLY IF)، و"عندما" (WHEN)، وغيرها. يُستخدم هذا التركيب اللغوي عبر أنواع قواعد العمل المختلفة التالية:

• قواعد القيود وهي قواعد تضع شروطًا تفرض قيودًا على هياكل الكائنات. يمكن تقسيم هذه القواعد بشكل أكبر إلى ثلاث مجموعات فرعية مختلفة من القواعد، والتي تشمل التحفيز والاستجابة، وقيود العملية وقيود البنية. تتطلب قواعد التحفيز والاستجابة أن تكون الشروط صحيحة قبل اتخاذ إجراء ما، بينما تضع قواعد قيود العملية قيودًا قبل العملية وبعدها. وأخيرًا، تضع قواعد قيود البنية سياسات حول الفئات والكائنات والعلاقات بينها والتي يجب عدم التغاضي عنها.
  
  
• قواعد الاشتقاق تحدد الشروط التي يمكن بموجبها استنتاج الحقائق من المعلومات الأخرى. وتنقسم هذه القواعد إلى مجموعتين فرعيتين ، تتضمن قواعد الاستدلال وقواعد الحساب. تحدد قواعد الاستدلال أنه إذا كانت حقائق معينة صحيحة، فيمكن تحديد استنتاج معين، بينما تستخدم قواعد الحساب الخوارزميات لإجراء هذه الاستدلالات.

هذه الأنواع من القواعد هي الأساس لمحركات القواعد، مما يسمح للمؤسسات بأتمتة قرارات الأعمال لتسريع العمليات المختلفة، مثل طلبات العملاء والشحن. فهي تعزز عمليات الأعمال من خلال توفير إرشادات حول متى يجب بدء هذه العمليات أو إيقافها أو تغييرها من أجل تطبيق السياسات بشكل متسق في جميع أنحاء الشركة.

تُستَخدَم قواعد العمل لحالات استخدام مختلفة، والتي يمكن أن تستند إلى قيود داخلية أو خارجية. بعض هذه القواعد تشمل:

• الامتثال: يمكن للهيئات التنظيمية تطبيق قواعد صارمة حول العديد من القطاعات، مثل التمويل والتأمين والرعاية الصحية والتسويق. يمكن لقواعد العمل أن تساعد في ضمان تلبية المستندات التي تراجعها أي هيئات تنظيمية لمتطلباتها الخاصة.
  
  
• الموافقة على الطلبات: تستخدم الأسواق المصرفية والعقارية قواعد العمل لعمليات طلبات قروض الإسكان أو العقارات المؤجرة. على سبيل المثال، يمكن للمؤسسة رفض مقدم الطلب إذا كانت تصنيفه الائتماني أقل من حد معين.
  
  
• خدمات الاشتراك: تستخدم الشركات قواعد العمل لإنهاء خدماتها لعميل معين عندما لا يتم استلام المدفوعات خلال عدد محدد من الأيام. تضمن هذه السياسة أن الشركة لا تهدر الموارد على عميل لا يدر إيرادات.
  
  
• أوامر الشراء والمرتجعات: يمكن تطبيق قواعد العمل أيضًا في قطاع البيع بالتجزئة. على سبيل المثال، يمكن لشركة رفض مطالبة عميل بإرجاع منتج إذا تجاوز فترة الإرجاع المحددة بـ 30 يومًا.
  
  
• التخصيص: تتيح أدوات أتمتة التسويق للشركات تخصيص مواقعها الإلكترونية بناءً على سمات الزوار، مما يسمح للمسوقين باستخدام مجموعة من قواعد العمل لتوجيه الرسائل على مستوى شرائح الجمهور المختلفة. على سبيل المثال، إذا كنت زائرًا عائدًا إلى موقع إلكتروني، قد تعرض الشركة صورًا لفئة المنتج التي شاهدتها آخر مرة على صفحتها الرئيسية. وفي المقابل، يمكن للزائر الجديد رؤية صور المنتج الأكثر شعبية للشركة بدلًا من ذلك.

يمكن أن تحقق قواعد العمل العديد من الفوائد للمؤسسات، مما يبسِّط العمليات التجارية ويخفض النفقات.

• زيادة الكفاءة: برمجة قواعد العمل في التطبيقات وسير العمل يمكن أن يوفر الوقت على المدى الطويل. عندما تتطلب قواعد العمل تحديثات على التغييرات التنظيمية أو معايير الشركة، يتم تعديل هذا الجانب فقط من البرنامج، مما يلغي التحديثات اليدوية عبر تطبيق البرنامج بأكمله. تتولى الموارد الأقل تقنية، مثل محللي الأعمال، التعامل مع هذه التحديثات، مما يوفر الموارد التقنية لمشاكل الأعمال الأكثر تعقيدًا.
  
  
• تحسين الاتساق:  تضمن قواعد العمل تنفيذ المهام بشكل متسق حيث يجب استيفاء معايير محددة  لتنفيذ مهمة ما. على سبيل المثال، قد تطلب الهيئات التنظيمية إكمال مستندات معينة. يمكن للشركات إنشاء قوالب مخصصة، والتي لا يتم تصنيفها على أنها مكتملة حتى يتم استيفاء جميع الحقول المطلوبة. ونتيجة لذلك، يقل حدوث الأخطاء البشرية، وإذا تم تنفيذ جميع قواعد العمل بدقة، يمكن للقادة أن يطمئنوا إلى أنهم يلتزمون بمتطلبات الامتثال، ويتجنبون أي رسوم وغرامات غير ضرورية.
  
  
• تقليل التعقيد: يمكن لوثائق قواعد العمل الانتقال إلى خطوط الأعمال الأخرى، ويمكن للفرق أن تعيد استخدام الوثائق لمجالات عمل أخرى، مما يقلل التعقيد على مستوى المؤسسة بأكملها.

يمكن أن تساعد عملية التعدين والتحليلات التجارية الأخرى في تحديد المجالات التي يمكن تطبيق قواعد العمل فيها داخل شركتك للاستفادة من هذه المزايا.

لمساعدة المؤسسات على البقاء متجاوبة ومتبعة للأسلوب الرشيق، تتيح برامج أتمتة عمليات إتخاذ القرار إمكانية إدارة قواعد العمل بشكل مستقل عن عمليات الحوسبة التجارية الأخرى. على وجه الخصوص، يمكن لأنظمة إدارة قواعد العمل أتمتة إنشاء وتنفيذ منطق الأعمال في آنيًّا دون الاعتماد على تطبيقات وعمليات أخرى. ونتيجة لذلك، يمكن بسهولة مشاركة مستودع واحد لمنطق القرار عبر المؤسسة بأكملها.

تسمح الأدوات المشتركة لتعريف وإدارة منطق القرار وبيئة وقت التشغيل المشتركة لكل من المطورين وأصحاب المصلحة ذوي الخلفيات التقنية الأقل بتنفيذ وتغيير عمليات صناعة القرار المؤتمتة بكفاءة. كما أنها تتيح لمجموعات القواعد المعقدة أن تُنفَّذ بشكل متسق عبر البيئات الكبيرة.

يعمل محرك قواعد العمل على تحويل قاعدة أو أكثر من قواعد العمل إلى منطق عمل يعمل في بيئة إنتاج وقت التشغيل. اليوم، يتم دمج معظم محركات قواعد العمل في حلول أنظمة إدارة قواعد العمل الحديثة (BRMS) الكاملة النطاق والتي يمكن دمجها في البنى القائمة على الخدمات أو الخدمات المصغرة. غالبا ما تستخدم أنظمة إدارة قواعد العمل الحديثة  التعلم الآلي  أو أنظمة خبراء قائمة على القواعد لتحسين صناعة القرار، وتحسين تجربة العملاء، وتيسير سير العمليات بسلاسة أكبر.