Cómo crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo

Crear una lista sólida de verificación para el mantenimiento preventivo ayuda a las organizaciones a alejarse de prácticas de mantenimiento obsoletas y reactivas y avanzar hacia tácticas más modernas y proactivas.

Las listas de verificación de mantenimiento preventivo se utilizan principalmente en las industrias de gestión de las instalaciones, fabricación, atención médica y transporte para ayudar a los equipos de mantenimiento a identificar problemas antes de que causen fallas en el equipamiento. Cuando se combinan con herramientas y software modernos de mantenimiento predictivo, las listas de verificación de mantenimiento preventivo ayudan a aumentar la eficiencia, reducir el tiempo de inactividad y extender los ciclos de vida de los activos.

El mantenimiento preventivo (PM) es una estrategia de mantenimiento proactiva que ayuda a prevenir fallas inesperadas del equipamiento y tiempo de inactividad no planificado. Se clasifica como un tipo de mantenimiento planificado y es un componente clave de programas efectivos de gestión de las instalaciones. Se utiliza ampliamente en un conjunto diverso de industrias, donde las empresas requieren activos grandes y complejos como parte de los procesos de actividad principal.  

A nivel empresarial, los planes de mantenimiento preventivo suelen ser más amplios que los planes de mantenimiento de activos individuales y, a menudo, implicarán el mantenimiento de toda una instalación de producción o planta de fabricación. En este tipo de despliegue, las tareas preventivas incluyen inspecciones periódicas de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), los sistemas eléctricos y el equipamiento de la línea de producción.

Los equipos de mantenimiento modernos que practican un mantenimiento preventivo efectivo confían en nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el Internet de las cosas (IoT) para agilizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Estas herramientas permiten a los profesionales identificar y resolver problemas de forma proactiva antes de que terminen en reparaciones costosas o causen interrupciones en la producción.

El mantenimiento preventivo y el mantenimiento predictivo son similares en el sentido de que comparten el objetivo de reparar activos de manera proactiva antes de que fallen, pero difieren en la forma en que se programan las actividades de mantenimiento.

• El mantenimiento preventivo se basa en programaciones predeterminadas, realizando tareas de mantenimiento de acuerdo a las recomendaciones del fabricante y otros factores.
• El mantenimiento predictivo utiliza monitoreo de condiciones (CM)en tiempo real, a menudo equipado con capacidades de IA, para determinar cuándo programar las tareas de mantenimiento.

Las organizaciones suelen utilizar estas mejores prácticas para crear listas de verificación sólidas de mantenimiento preventivo.

El primer paso para implementar una lista de verificación de mantenimiento preventivo es hacer un inventario de todos los activos que requieren mantenimiento. Esta es una lista de algunos activos que se mantienen con frecuencia con procedimientos de mantenimiento preventivo:

• Sistemas HVAC
• Calderas
• Sistemas eléctricos
• Ascensores
• Alarmas contra incendios
• Extinguidores
• Sistemas de extinción de incendios
• Estructuras de techos
• Sistemas de iluminación
• Infraestructura de plomería
• Sistemas de calefacción
• Sistemas de alarma

Una vez que una organización ha creado una lista de los activos que posee, los técnicos revisan las recomendaciones del fabricante de cada activo para establecer los procedimientos adecuados. Algunos ejemplos de recomendaciones del fabricante que suelen aplicarse durante esta etapa son:

• Frecuencias de inspección
• Calendarios de reemplazo
• Requisitos de lubricación
• Procedimientos de limpieza
• Precauciones de seguridad

Además de las tareas de mantenimiento de rutina establecidas durante la primera etapa de la lista de verificación, los equipos deben identificar cualquier tarea crítica adicional de mantenimiento que pueda aplicarse.

Por ejemplo, HVAC, sistemas eléctricos y otros activos complejos tienen muchos componentes críticos, como filtros de aire, líneas de refrigerante, disyuntores y bobinas de condensador. Estos elementos deben inspeccionarse y reemplazarse periódicamente para mantener la funcionalidad de los activos.

Garantizar la seguridad de los trabajadores también es una tarea de mantenimiento crítico. Estas son algunas formas en que las organizaciones priorizan la seguridad de los trabajadores y garantizan la integridad de los edificios e instalaciones en los que trabajan:

• Inspección de techos
• Cumplimiento con los requisitos del equipo de protección personal (EPP)
• Práctica de procedimientos de bloqueo/etiquetado
• Evaluación de la integridad del sellado
• Verificación de la señalización
• Comprobación de baches
• Mantenimiento regular del paisaje

Para realizar un seguimiento constante de su trabajo, los equipos de mantenimiento deben utilizar documentación estandarizada y un marco coherente sobre cómo se registra y almacena la información de mantenimiento, y cómo se accede a ella. La estandarización ayuda a reducir los errores de entrada de datos y a mejorar la precisión de los informes a lo largo del tiempo, además de facilitar el establecimiento y el monitoreo de puntos de referencia.

Para crear campos de documentación estandarizados, los equipos pueden seguir estos sencillos pasos:

• Definir campos de datos: cada registro de mantenimiento debe capturar la misma información (por ejemplo, número de ID de activo, ubicación o número de orden de trabajo). Cuando los campos de datos capturan diferentes tipos de datos, pueden impedir estrategias de modernización como la transformación digital y la adopción de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS).
• Seguir las convenciones de nomenclatura estandarizadas: los usuarios siempre deben etiquetar los nombres de activos, las categorías y los códigos de falla de acuerdo con las mismas convenciones. Por ejemplo, el activo A o la correa giratoria del ventilador 1 deben etiquetarse de la misma manera en todos los campos de datos y registros.
• Basarse en menús desplegables predefinidos en lugar de entradas de texto libre: las entradas de texto libre son campos de documentación donde los usuarios pueden escribir lo que quieran. Este aspecto puede llevar a prácticas incongruentes y a campos de datos mal definidos. En su lugar, los menús deberían ofrecer opciones predefinidas como “falla en el rodamiento” o “problema de lubricación” para elegir al documentar el trabajo.

Cada vez más, las organizaciones modernas de mantenimiento dependen de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para monitorear las listas de verificación de mantenimiento preventivo. Un CMMS es una solución de software que ayuda a las organizaciones a automatizar y mejorar las operaciones principales de mantenimiento y a documentar exhaustivamente su actividad.

Un CMMS equipado con software de mantenimiento preventivo puede generar automáticamente órdenes de trabajo, programar inspecciones visuales y controlar las tasas de finalización de tareas de mantenimiento preventivo. Al digitalizar las listas de verificación de mantenimiento preventivo, las organizaciones pueden mejorar la visibilidad, reducir las tareas administrativas y optimizar los procesos ineficientes.

Desarrollar una lista de verificación es solo el primer paso. Para ser efectivas, las organizaciones deben capacitar a los equipos de mantenimiento para usar la lista de verificación, y establecer y monitorear métricas clave de rendimiento (KPI) para medir la efectividad.

Las listas de verificación de mantenimiento preventivo requieren que los trabajadores comprendan el propósito de cada elemento de la lista y cómo su trabajo individual podría afectarlo. La capacitación en listas de verificación de mantenimiento preventivo generalmente implica:

• Revisar los procedimientos de inspección adecuados y qué activos, partes y componente cubren
• Capacitar en los requisitos de bloqueo/etiquetado para garantizar la seguridad de los trabajadores
• Capacitar en las herramientas de CMMS, incluida la entrada adecuada de datos, controles del panel y documentación

Para ser eficaces, las actividades de mantenimiento preventivo deben estar ligadas a órdenes de trabajo individuales e integrarse en un CMMS. Este aspecto puede resultar complicado para las organizaciones cuyos trabajadores practicaron el registro manual durante la mayor parte de su carrera.

Capacitar a los trabajadores para integrar las tareas de mantenimiento con las órdenes de trabajo y el uso de herramientas modernas de CMMS para el seguimiento mejora las tasas de finalización y garantiza que las tareas de mantenimiento se completen.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas que las organizaciones utilizan para evaluar la eficacia de las actividades críticas del negocio. Los KPI de mantenimiento comunes para los programas de mantenimiento preventivo incluyen tiempo de inactividad, frecuencia de fallas en equipamientos, costos de mantenimiento, duración de la vida útil de los activos y tasas de finalización de órdenes de trabajo.

Un CMMS puede realizar un seguimiento de todas estas métricas para mejorar la precisión y visibilizar más la disciplina en toda la organización.

Las organizaciones que implementan listas de verificación estructuradas de mantenimiento preventivo experimentan muchos beneficios operativos. Estos son algunos de los mejor documentados:

• Tiempo de inactividad reducido: el tiempo de inactividad no planificado interrumpe regularmente los procesos del negocio y cuesta millones a las empresas. En varios sectores, el tiempo de inactividad no planificado cuesta hasta 260 000 USD por hora, alrededor de un 35 % más por minuto que el tiempo de inactividad planificado.¹ La realización de inspecciones de rutina como parte de un riguroso plan de mantenimiento preventivo ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar problemas antes de que causen fallas en los activos y tiempo de inactividad no planificado.

• Menores costos de mantenimiento: las listas de verificación de mantenimiento preventivo ayudan a reducir los costos de mantenimiento al reducir las reparaciones de emergencia y los incidentes de interrupción del trabajo. Las reparaciones de emergencia suelen ser más costosas que las actividades de mantenimiento planificadas. La creación de una sólida lista de verificación de mantenimiento preventivo ayuda a los equipos de mantenimiento a abordar problemas menores antes de que resulten en fallas del equipamiento y causen daños a los activos.

• Ciclos de vida de activos más largos: los activos que reciben mantenimiento de rutina como parte de una lista de verificación de mantenimiento preventivo suelen durar más que los de los planes de mantenimiento reactivo o de averías. La lubricación, limpieza e inspección regulares de los componentes aumentan el rendimiento de los activos y pueden prolongar la vida útil.

• Mayor seguridad para los trabajadores: las listas de verificación de mantenimiento preventivo ayudan a las organizaciones a identificar los riesgos de seguridad con anticipación y a actuar antes de que provoquen condiciones de trabajo inseguras. Al probar de manera regular una amplia gama de equipamiento de seguridad, como alarmas de incendios, detectores de humo, sistemas de supresión de incendios, sistemas eléctricos, barandillas y pasamanos, los equipos de mantenimiento que siguen una lista de verificación de mantenimiento preventivo pueden crear un entorno de trabajo más seguro.

• Cumplimiento más sólido: las listas de verificación de mantenimiento preventivo ayudan a las organizaciones a cumplir con una serie de pautas, incluidas las regulaciones de seguridad, ambientales y operativas. Las inspecciones documentadas de equipos estrictamente controlados, como ascensores, calderas, sistemas de alarma y equipos de protección personal (EPP), ayudan a demostrar el cumplimiento durante las auditorías e inspecciones.

• Mejores prácticas de gestión de activos empresariales: las listas de control de mantenimiento preventivo apoyan la gestión de activos empresariales (EAM) proporcionando documentación estandarizada y datos del rendimiento para activos críticos. A lo largo del tiempo, las organizaciones que recopilan y analizan datos de activos como parte de su lista de verificación de mantenimiento preventivo pueden obtener insights valiosos sobre cada fase del ciclo de vida de los activos.