¿Qué es la automatización de informes financieros?

Con los informes financieros automatizados, los equipos de FP&A pueden automatizar las tediosas tareas de informes y preparar estados financieros e informes en tiempo real. También pueden automatizar flujos de trabajo, crear pistas de auditoría automáticas y gestionar la consolidación y la verificación. Este proceso permite a los miembros del equipo centrarse en iniciativas más estratégicas, como el análisis y el establecimiento de relaciones.

Los ejecutivos se están dando cuenta del poder de la IA en finanzas y comenzando a adoptar el uso de la automatización de IA a lo largo de sus operaciones financieras, como en agentes de IA para finanzas e IA en FP&A.

Una investigación reciente del IBM Institute for Business Value encontró que el 68 % de los ejecutivos, incluidos los directores financieros (CFO), informa que experimenta con la automatización de IA a medida que los asistentes digitales evolucionan hacia agentes autónomos que respaldan las operaciones financieras de autoservicio.

Por otra parte, de los ejecutivos encuestados, el 37 % espera implementar la automatización sin contacto en insights predictivos y el 29 % en análisis e informes financieros.

Poner la IA al servicio de las finanzas está cambiando la forma en que operan los equipos de FP&A. La tecnología está ofreciendo importantes ganancias en precisión, facilidad de uso, eficiencia y estrategia empresarial. Este cambio radical está transformando la industria financiera de ser una función reactiva a impulsar un cambio proactivo y la toma de decisiones para la planificación, la elaboración de presupuestos y el forecasting.

Los equipos automatizan los informes financieros mediante un software impulsado por IA que puede integrarse con los sistemas financieros existentes de una organización. Algunos sistemas existentes son software de contabilidad, hojas de cálculo de Excel, software de FP&A, herramientas de gestión de datos financieros y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Los pasos a seguir trazan una ruta general sobre cómo funciona la automatización de informes financieros:

1. Recopilar datos: el software de automatización se conecta directamente a las herramientas existentes de finanzas e informes para extraer datos financieros sin procesar en un solo lugar. Este paso del proceso elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
2. Procesar datos: el procesamiento y la validación de datos se realizan mediante la automatización robótica de procesos (RPA) y otras herramientas de automatización que validan los datos y convierten los documentos físicos en texto digital.
3. Generar análisis e insight: la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) analizan patrones y generan informes de varianzas. Estas tecnologías pueden detectar anomalías, riesgos de fraude y tendencias que un ser humano podría pasar por alto.
4. Informar: el sistema de automatización financiera recopila los datos procesados en estados financieros estándar, entre los que se incluyen las cuentas de resultados, los estados de flujo de caja, los balances generales y los informes personalizados. Estas declaraciones se pueden formatear para necesidades y paneles de forecasting específicos.
5. Revisar: después de la generación de informes, los informes financieros se pueden programar para su entrega automática a los stakeholders. Alternativamente, los usuarios pueden consultar el software automatizado de informes financieros para obtener insights en tiempo real, hacer un seguimiento de las transacciones financieras y mantener registros de auditoría para el cumplimiento normativo.

La automatización de informes financieros va mucho más allá de las simples tareas y flujos de trabajo repetitivos: puede transformar muchas áreas centrales del proceso de informes.

El software de automatización ayuda a los equipos de FP&A a preparar estados financieros clave con facilidad, lo que reduce el riesgo de error humano y acorta el tiempo de recopilación de datos.

Los sistemas de generación automática de informes pueden extraer información financiera de los sistemas integrados, lo que mejora la precisión y la escalabilidad. Al crear estados financieros de forma rápida y precisa, este sistema impulsa una toma de decisiones más basada en datos.

La automatización de informes financieros permite que los equipos de FP&A generen informes de gestión, patrimonio neto y gastos utilizando datos en tiempo real. Esta estrategia elimina el proceso manual de recopilación de datos y la complejidad de gestionar múltiples fuentes de datos. El software de automatización reduce los errores y permite una toma de decisiones más informada.

El software automatizado de informes también aplica reglas de formato y contabilidad coherentes y genera informes personalizados para diversos stakeholders. Al tener todos los datos de forma integral, los CFO y los gerentes comerciales pueden tener debates estratégicos sobre el rendimiento financiero porque todos están analizando las mismas métricas y cifras.

La automatización ayuda a conciliar transacciones y a comparar miles de transacciones procedentes de múltiples fuentes. La conciliación de cuentas es una tarea manual propensa a errores y puede retrasar los procedimientos de cierre de fin de mes.

Las herramientas de automatización que utilizan machine learning (ML) pueden aprender de las transacciones históricas y ajustarse para mitigar futuras actividades fraudulentas.

Los profesionales financieros deben gestionar complejas normas de cumplimiento y obligaciones fiscales. La automatización puede simplificar el proceso para cumplir con los requisitos de informes y las normas contables, creando una fuente única de información entre sistemas.

El software de automatización también genera automáticamente informes que se alinean con las normas establecidas por los órganos de gobierno, incluido el Government Accounting Standards Board (GASB).

Al utilizar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los sistemas capturan datos de diversas fuentes, lo que elimina la necesidad del ingreso manual de datos. El software puede extraer datos de fuentes como extractos bancarios, facturas y recibos.

Un ejemplo de OCR es para la gestión de gastos. Un equipo de finanzas puede pasar horas revisando cada informe y verificando que el recibo coincida con el gasto de la reclamación. Con OCR, los empleados pueden simplemente tomar una foto de un recibo con su teléfono para extraer y categorizar la información.

La automatización financiera es una inversión que vale la pena para las empresas que buscan transformar sus procesos de gestión financiera y sus operaciones diarias. Estos son algunos de los principales beneficios:

• Mejora la precisión: el software de automatización elimina la necesidad de entrada de datos humanos, lo que lleva a cálculos más precisos y menos errores.
• Optimiza los flujos de trabajo: la automatización de los flujos de trabajo ayuda a los sistemas a eliminar retrasos y reduce la necesidad de traspasos manuales.
• Mantiene la coherencia: con la automatización de los informes financieros, los equipos de FP&A pueden mantener la coherencia en todas las tareas financieras mediante el procesamiento estandarizado y la automatización de tareas.
• Mejora el control: el software de automatización ayuda a los equipos de FP&A a mantener el control al marcar automáticamente actividades o patrones inusuales y hacer cumplir la documentación completa en las transacciones.
• Permite operaciones flexibles y escalables: las herramientas de generación automática de informes financieros pueden gestionar el aumento del volumen de transacciones, lo que permite a los equipos moverse con rapidez y escalar operaciones.

La automatización financiera tiene beneficios enormes. Sin embargo, todavía hay algunos desafíos que vale la pena mencionar. Es importante que una empresa comprenda los problemas potenciales que podrían surgir y preparar al liderazgo para cuando ocurran:

• Altos costos iniciales: el software de automatización requiere una inversión inicial considerable, que incluye elementos como licencias de software, hardware, expertos en sistemas y otros gastos recurrentes.

• Tecnología compleja: si bien las herramientas de automatización están destinadas a integrarse con sistemas heredados, eso no significa que será un proceso simple. El lanzamiento del software puede exigir una amplia experiencia técnica.

• Necesidades de cumplimiento de normas: el software moderno requiere mantenerse al día con las regulaciones y las actualizaciones del sistema. Los equipos de TI deben dedicar recursos a monitorear estos requisitos de cumplimiento, implementar controles de acceso y mantener los registros de auditoría.

• Resistencia de los empleados: la automatización puede resultar amenazante para los empleados y provocar malestar cuando queda claro que el objetivo es reducir costos.

Los beneficios de los informes financieros automatizados variarán según el tipo de software de automatización que se utilice. Sin embargo, existen capacidades clave que todas las opciones deberían ofrecer y que agilizan los procesos financieros y llevan a una toma de decisiones más estratégica.

Las herramientas de automatización de los informes financieros se conectan a los sistemas de origen y transmiten los datos a medida que se modifican. Los equipos financieros ven las transacciones, los saldos y las métricas de rendimiento en tiempo real, no después del procesamiento por lotes. La rapidez del software de automatización mejora la precisión y reduce la necesidad de realizar conciliaciones manuales.

Al integrar datos en la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de recursos del cliente (CRM) y las plataformas de terceros, las organizaciones mantienen una visión única y confiable de sus operaciones financieras.

Los paneles y plantillas personalizables presentan a los equipos financieros las métricas más importantes para cada rol.

Los equipos financieros pueden personalizar las vistas para seguir indicadores clave de rendimiento (KPI), tendencias y excepciones de un vistazo. Los usuarios pueden filtrar y profundizar en los datos a través de una interfaz fácil de usar sin necesidad de una gran experiencia técnica. Esta flexibilidad mejora el insight y alinea a los equipos en torno a objetivos compartidos.

La automatización de informes financieros puede escalar a medida que crece una empresa. La plataforma gestiona volúmenes de transacciones cada vez mayores, nuevas entidades y una cobertura geográfica ampliada sin perder rendimiento.

Las organizaciones pueden agregar usuarios y fuentes de datos mientras mantienen la gobernanza y el control. Esta escalabilidad protege las inversiones a largo plazo y fomenta la innovación sin necesidad de una renovación completa del sistema.

Las herramientas de generación automática de informes financieros se integran fácilmente con los sistemas existentes a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) y conectores rediseñados. Las organizaciones pueden conectar plataformas de ERP, nómina, adquisiciones y banca con una interrupción mínima.

La integración rápida aborda los desafíos y reduce el tiempo de implementación, lo que reduce los esfuerzos de TI y acelera el tiempo de creación de valor.

Los líderes financieros deben mantener a la vanguardia y ser proactivos a la hora de implementar las herramientas de automatización adecuadas para su empresa. Los elementos que se presentan a continuación son ejemplos de mejores prácticas para guiar a las organizaciones a medida que implementan la automatización de informes financieros.

1. Establezca objetivos claros: comience por definir qué debe ofrecer la automatización de informes financieros a la organización. Identifique los informes prioritarios, los niveles de precisión requeridos y las necesidades de cumplimiento. Alinee los objetivos con los resultados del negocio, como ciclos de cierre más rápidos o mejor forecasting. Al establecer objetivos claros, los equipos financieros disponen de orientación sobre el alcance y las métricas de éxito.
2. Priorice la integridad de los datos: cree una herramienta de automatización con datos precisos, coherentes y bien gobernados. Estandarice las definiciones de datos y valide las fuentes para crear una estructura de datos sólida para el sistema automatizado. Una sólida integridad de los datos mejora la confianza en los informes y la preparación para las auditorías, al tiempo que permite una toma de decisiones más sólida en toda la organización.
3. Incluya a múltiples stakeholders: participe en múltiples funciones comerciales, incluidos los líderes de finanzas, TI, cumplimiento y negocios. Cada grupo aporta insights críticos sobre los requisitos y las dependencias. Gracias a la colaboración, el diseño del sistema mejora y no es necesario volver a realizar tareas como la elaboración de modelos financieros y el forecasting financiero. La colaboración mejora el diseño del sistema, lo que permite a las organizaciones crear mejores procesos y evitar volver a trabajar en tareas como el modelado financiero y el forecasting. La participación de los stakeholders también puede garantizar que los informes automatizados cumplan con los requisitos operativos y normativos.
4. Céntrese en la capacitación y la mejora de habilidades: proporcione a los equipos financieros las habilidades para usar y gestionar herramientas de informes automatizadas. Esta mejor práctica es especialmente importante a medida que la IA generativa en las finanzas se vuelve más frecuente. Proporcione capacitación basada en roles sobre paneles y flujos de trabajo, y contrate a un equipo de gestión de cambios cuando los recursos lo permitan. La mejora de las competencias reduce la resistencia al cambio y maximiza el retorno de la inversión.
5. Implementación por etapas: adopte un enfoque por fases para reducir la complejidad y los riesgos. Comience con informes de alto impacto y baja complejidad. Después de que haya un éxito nominal, amplíe a casos de uso avanzados. Este método permite a los equipos financieros validar los resultados y perfeccionar los procesos antes de implementarlos en toda la organización.
6. Monitoree el progreso: realice un seguimiento del rendimiento en comparación con los objetivos definidos establecidos durante la etapa de implementación inicial. Mida la precisión, el tiempo de ciclo, la adopción por parte de los usuarios y las tasas de excepción. El monitoreo continuo ayuda a los equipos de FP&A a identificar problemas de manera temprana y confirmar que la automatización ofrece los beneficios esperados.
7. Itere y optimice: trate la automatización de informes financieros como una capacidad en evolución que se puede cambiar y modificar en cualquier momento. Revise los procesos con regularidad y evalúe el feedback con los stakeholders para realizar mejoras cuando sea necesario. Busque continuamente oportunidades de optimización para mejorar la eficiencia y esforzarse por obtener resultados de informes más valiosos.