Qué es la automatización de tareas

Muchas formas de automatización de tareas ya existen en nuestra vida diaria. Por ejemplo, los pasajeros de un avión pueden imprimir pases de abordar a través de los quioscos de facturación del aeropuerto, los compradores pueden escanear sus compras en los sistemas de autopago y los comensales pueden realizar y pagar pedidos de comida mediante quioscos de autoservicio.

Para las empresas en particular, la automatización de tareas cae dentro de la automatización de procesos de negocio (BPA) y es la forma más básica de BPA, automatizando tareas individuales dentro de procesos de negocio o flujos de trabajo. Las aplicaciones típicas incluyen la programación de citas, la captura de firmas digitales para contratos y el envío de correos electrónicos de bienvenida a los nuevos empleados, entre otras.

Con los avances en la inteligencia artificial (IA), la incorporación de la automatización de la IA permite automatizar tareas más complejas,beneficiando una variedad de funciones, desde atención al cliente y marketing hasta operaciones de TI y gestión de la cadena de suministro.

Antes de desarrollar una estrategia de automatización, las organizaciones deben identificar tareas específicas para automatizar dentro de un proceso de negocio o flujo de trabajo y elegir las tecnologías adecuadas para respaldar las automatizaciones.

Aquí hay 4 pasos que las empresas pueden seguir para ayudarles a dar primeros pasos con la automatización:

1. Determine y evalúe qué tareas automatizar
   
   

2. Seleccione un sistema de automatización
    

3. Implemente la automatización
    

4. Evalúe el impacto de la automatización

No todas las acciones se prestan a la automatización. Algunas tareas seguirán requiriendo la participación humana. Como tal, las empresas pueden distinguir a los principales candidatos para la automatización a través de ciertos criterios:

• Tareas simples que no implican pensamiento crítico, como la entrada de datos.

• Tareas repetitivas, como publicar la misma descripción de puesto para vacantes en múltiples sitios de trabajo o enviar correos electrónicos de seguimiento repetitivos a prospectos de ventas.

• Tareas recurrentes, como programar publicaciones diarias en redes sociales, hacer copias de seguridad de archivos semanalmente o enviar facturas y pagos mensuales.

• Tareas manuales que son propensas a errores humanos, como copiar y pegar datos entre aplicaciones.

• Acciones que se pueden estandarizar, como responder a las consultas de los clientes sobre los horarios de apertura de las tiendas, los plazos de entrega y los productos retornables.

• Acciones que dependen de un desencadenante o evento en particular, como crear un nuevo ticket cuando se recibe un formulario de solicitud de atención al cliente.

Acérquese a los equipos para comprender sus desafíos y descubrir cómo la automatización puede ayudar en sus tareas y aliviar su carga de trabajo. Involucrar a los miembros del equipo al principio del proceso puede ayudarlos a abrirse y aceptar los cambios que trae la automatización.

Opte por el software de automatización de tareas que mejor se adapte a una acción y sus casos de uso. Otras consideraciones incluyen la compatibilidad y la integración con la pila tecnológica existente de una empresa, la facilidad de uso, las características, los precios y la escalabilidad.

Estas son algunas herramientas de automatización de tareas para elegir:

• Las plantillas personalizables pueden estandarizar documentos, correos electrónicos y formularios y adaptarlos a los flujos de trabajo y procesos de una organización.

• Las funciones basadas en reglas determinan acciones basadas en un conjunto predefinido de condiciones o activadores, como filtrar correos electrónicos o enviar recordatorios periódicos antes de un evento.

• Las plataformas sin código y de código bajo tienen interfaces de arrastrar y soltar que permiten a los usuarios con poca o ninguna experiencia o conocimientos en programación a desarrollar y desplegar rápidamente soluciones de automatización de tareas.

• El software de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a automatizar las tareas dentro de un flujo de trabajo para que se completen en el orden correcto y fluyan sin problemas de una fase a la siguiente. Por ejemplo, cuando se contrata a un candidato, el software de automatización del flujo de trabajo de recursos humanos (RR. HH.) activa una serie de tareas automatizadas, desde la creación de cuentas para el nuevo empleado en los sistemas de finanzas y RR. HH. hasta la configuración del acceso al software, el envío de documentación y la programación de sesiones de orientación. Algunos sistemas de automatización del flujo de trabajo incluyen ClickUp y HubSpot.

• La automatización robótica de procesos (RPA) emplea robots de software o "bots" para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas. Estos bots emulan las acciones humanas manipulando datos e interactuando con sistemas digitales. La RPA se puede utilizar para extraer datos, completar formularios y mover archivos, entre otras tareas administrativas.

• Las herramientas de gestión de tareas pueden impulsar la colaboración entre equipos automatizando las asignaciones de tareas, el monitoreo del progreso y las aprobaciones de tareas.

• Las plataformas de integración utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API) para conectar diversas aplicaciones dentro de una empresa, como software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y herramientas de gestión de proyectos. Las plataformas de integración permiten la interoperabilidad y el flujo de datos fluido entre sistemas, lo que ayuda a la automatización y optimización de tareas. Algunas plataformas de integración incluyen IFTTT y Zapier.

Adoptar una solución de automatización implica incorporar a los equipos y stakeholders necesarios y capacitarlos en las nuevas tecnologías y procesos. Comience poco a poco: una implementación piloto para una tarea específica con un número determinado de usuarios puede ayudar a probar y mejorar el proceso de automatización antes de escalarlo ampliamente en toda la empresa.

Después de desplegar una herramienta de automatización de tareas, realice un seguimiento y mida su impacto y eficacia. Las métricas que pueden ser útiles incluyen tiempo y costos ahorrados, reducciones de errores, ganancias de productividad, mejoras en la satisfacción de los empleados y cambios a trabajos de mayor valor.

Las empresas pueden encontrar obstáculos con la automatización de tareas, como obtener la aceptación de las partes interesadas relevantes, gestionar las facetas técnicas de las tecnologías de automatización, la renuencia de los miembros del equipo a adoptar soluciones de automatización, la dificultad para adaptarse a los procesos de automatización y abordar las brechas de habilidades relacionadas con la automatización.

A pesar de estos desafíos, la automatización de tareas ofrece varios beneficios para las empresas:

1. Mayor precisión, eficiencia y productividad 

2. Más enfoque en el trabajo de alto valor

3. Un aumento en la satisfacción de los empleados

4. Ayuda a las compañías a escalar

La automatización de tareas tediosas y que requieren mucho tiempo elimina los cuellos de botella que obstaculizan la productividad. En una encuesta realizada por Salesforce (enlace externo a ibm.com), el 74 % de los usuarios de automatización dijo que las soluciones de automatización ayudan a acelerar su trabajo, mientras que otro 88 % mencionó confiar en las herramientas de automatización para completar tareas sin errores.

Combinar un aumento de la eficiencia con una mayor precisión puede conducir a un aumento de la productividad, ya que el 79 % de los encuestados señaló que aumentar la productividad es uno de los mayores beneficios de la automatización.

La automatización puede liberar a los empleados de realizar tareas mundanas y empoderarlos para participar en actividades más estratégicas e impactantes. La encuesta de Salesforce encontró que el ahorro de tiempo de la automatización permitió a los encuestados aprender nuevas habilidades, asumir proyectos más desafiantes y profundizar sus relaciones con los clientes.

La automatización de tareas puede tener un efecto positivo en el compromiso de los empleados. Como resultado del uso de la automatización en el lugar de trabajo, el 89 % de los encuestados se sienten más satisfechos con su trabajo y el 84 % se sienten más satisfechos con su empresa. También informaron niveles más bajos de estrés y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal como resultado del uso de herramientas de automatización.

La automatización de tareas se puede utilizar para estandarizar los procesos de negocio, agilizar los flujos de trabajo y optimizar el uso de recursos, todo lo cual ayuda a las empresas a operar de manera más sistemática y confiable y escalar hacia un negocio más adaptable y ágil.

La IA se puede emplear para automatizar tareas de manera más efectiva. Estas son algunas tecnologías comunes de IA utilizadas para la automatización de tareas:

• Los algoritmos de machine learning son entrenados con datos y aprenden a identificar patrones y generar predicciones.

• Los modelos de procesamiento de lenguaje natural (PLN) permiten que los sistemas reconozcan, comprendan y generen texto y voz.

• La visión por computadora deriva información significativa de imágenes digitales, videos y otras entradas visuales para tomar decisiones y recomendar acciones.

Un tipo más avanzado de BPA, conocido como automatización inteligente, combina la automatización de tareas con IA, RPA y otras tecnologías de automatización para tareas de nivel superior que requieren toma de decisiones y habilidades cognitivas. Por ejemplo, las herramientas de IA conversacional como chatbots y agentes virtuales se pueden desplegar a través de diferentes canales, incluidos sitios web, redes sociales y plataformas de mensajería como Slack y WhatsApp, para manejar las consultas rutinarias de los clientes en tiempo real. Esto permite a los representantes humanos de atención al cliente abordar solicitudes más complejas.

Casos de uso de la IA en la automatización de tareas

La aplicación de IA para la automatización de tareas puede redefinir el trabajo en varios sectores e industrias.

AIOps: AIOps o inteligencia artificial para operaciones de TI, emplea IA para automatizar y optimizar la gestión de servicios de TI y los flujos de trabajo operativos. Las tareas que se pueden automatizar a través de AIOps incluyen el análisis de la causa principal, el rastreo del origen de las interrupciones de la red y el análisis de datos para detectar anomalías.

Atención médica: la IA se puede utilizar para tareas administrativas, como la gestión de registros médicos electrónicos, el envío de notificaciones para citas y la gestión de facturas, así como el procesamiento de reclamaciones para que los profesionales de la salud puedan centrarse más en la atención al paciente.

Marketing: la IA puede automatizar tareas de marketing, como la gestión de campañas y el análisis de la demografía de la audiencia, para crear segmentos para un alcance personalizado. La La IA generativa también se puede utilizar para automatizar la creación de contenido para campañas de marketing.

Venta minorista: la IA permite completar las devoluciones y procesar los reembolsos sin la ayuda de trabajadores humanos.

Ventas: la IA se puede utilizar para buscar clientes potenciales, calificarlos en función de un sistema de puntuación y crear mensajes personalizados para influir en ellos.

Automatización de la cadena de suministro: los asistentes de IA pueden ayudar a ingresar facturas, órdenes de compra y recibos automáticamente en el software ERP o de contabilidad de una organización. Durante la gestión del inventario, las tecnologías de IA pueden integrar los datos de las órdenes de compra con los patrones históricos de demanda para mantener niveles de inventario adecuados.