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¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?
¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de software de gestión empresarial diseñado para gestionar y optimizar las funciones, los procesos y los flujos de trabajo con automatización e integración.
¿Cómo funciona la ERP?
Un término acuñado por Gartner en la década de 1990 (enlace externo a ibm.com), un sistema de software ERP está diseñado para gestionar todas las partes de un negocio (finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, gestión de la cadena de suministro, gestión del ciclo de vida del producto, gestión de proyectos, entre otras), lo cual lo convierte en parte esencial de las operaciones diarias de una organización.
El software ERP consiste en aplicaciones empresariales que están conectadas y comparten una base de datos común, lo que reduce el número de recursos necesarios para ejecutar el negocio de principio a fin.
Las aplicaciones de negocio, conocidas como módulos empresariales, se enfocan en un área de negocio específica, pero trabajan juntas para satisfacer las necesidades de la empresa. Dado que las empresas varían en tamaño y necesidades y no hay dos iguales, los módulos no son aptos para todos. Una empresa puede elegir qué módulos son los más adecuados para su negocio.
La mejor forma de que un sistema de planificación de recursos empresariales aporte el máximo valor es cuando una empresa aprovecha los módulos para cada función de negocio. Al disponer de una ubicación central para todos los datos empresariales, la implementación de ERP elimina los silos que dificultan la recopilación de datos y crean problemas de duplicación de datos para muchas empresas. El nuevo sistema (el modelo ERP) sirve como solución de software de una única fuente fiable.
Los sistemas de software ERP se presentan en tres formas diferentes
- Modelo de suscripción en la nube (software como servicio)
- Modelo de licencia (a nivel local)
- Modelo híbrido
Siga leyendo para obtener más detalles sobre estos tres sistemas y los diferentes módulos comúnmente disponibles con un sistema de gestión de software ERP.
Hay tres tipos de sistemas de software ERP:
1. Sistemas in situ
2. Sistemas basados en la nube
3. Sistemas híbridos
Todos difieren entre sí y tienen sus ventajas y desventajas, según las necesidades comerciales y el enfoque de ERP. Cualquiera de estos sistemas de software de planificación de recursos empresariales puede ayudar a una empresa en la toma de decisiones y la rentabilidad.
ERP in situ
Este software, también denominado ERP on premises, se despliega in situ y está controlado en su mayor parte internamente, o por la empresa. Un negocio elegiría esta opción si quisiera tener el control total del software ERP y de la seguridad. Si elige esta opción de software ERP, necesitará un recurso de TI dedicado on premises para encargarse del mantenimiento técnico y de la aplicación.
ERP basado en la nube
El sistema ERP basado en la nube, a menudo denominado software como servicio o SaaS, significa que un tercero gestiona el software ERP en la nube.
Mediante tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, este sistema de opciones flexibles puede proporcionar una mayor eficiencia de automatización y permitir a los empleados buscar datos de la organización en cualquier dispositivo a través de Internet. IBM, Infor, Microsoft, Oracle y SAP ofrecen nuevas soluciones ERP.
Este es un modelo popular para el software ERP debido a su escalabilidad, agilidad y menor costo. La principal desventaja es el riesgo de seguridad que asume al confiar en un proveedor de ERP. Los datos de su empresa son confidenciales y requieren un manejo cuidadoso.
ERP híbrido
Este sistema es para empresas que buscan características tanto de un modelo in situ como de SaaS para cumplir con sus requisitos de negocio. En este modelo, algunas de las aplicaciones y datos de ERP se alojarán en la nube y otras en las instalaciones. En ocasiones, esto puede denominarse ERP de dos niveles.
- Finanzas y contabilidad
- Adquisiciones
- Fabricación
- Ventas
- Gestión de las relaciones con los clientes
- Gestión de recursos humanos
Los sistemas ERP se basan en varios módulos diferentes a su disposición para respaldar procesos comerciales específicos.
Hay un número selecto de módulos que son fundamentales para un sistema ERP, y hay aplicaciones de terceros para acceder a características adicionales. Algunos de los módulos más populares se enumeran a continuación y le brindan opciones de despliegue.
Finanzas y contabilidad
El módulo de finanzas y contabilidad suele ser el más importante para muchos sistemas ERP. El objetivo principal de este módulo es ayudar a las empresas a comprender sus perspectivas financieras y analizar toda la empresa.
Las principales características de este módulo son el seguimiento de las facturas por pagar (AP) y las facturas por cobrar (AR), así como el cierre eficaz de los libros y la generación de informes financieros y de precios. Este módulo puede automatizar las tareas relacionadas con la facturación y almacena información financiera crucial para su empresa, como los pagos a proveedores, la gestión de tesorería y la conciliación de cuentas. También proporciona métricas claras a una empresa y puede ayudar en las operaciones de planificación de la producción.
Adquisiciones
El módulo de adquisiciones, o compras, ayuda a las empresas a obtener los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos.
Este módulo ayuda a automatizar las compras, junto con el seguimiento y el análisis de las cotizaciones entrantes. Con el módulo de adquisiciones, las empresas pueden mantener una lista de proveedores y vincular a los proveedores a ciertos artículos, lo que, a su vez, puede forjar una buena relación con los proveedores.
Fabricación
El módulo de fabricación, a menudo denominado sistema de ejecución de fabricación, es un componente vital de planificación y ejecución del software ERP.
El módulo ayuda a los fabricantes a planificar la producción y asegura todo lo necesario para la producción. Un módulo de fabricación puede actualizar el estado de las mercancías en curso, además de proporcionar información en tiempo real sobre los artículos en curso o los productos terminados. El módulo también suele incluir soluciones de planificación de requisitos de materiales (MRP), que era el sistema de fabricación original del fabricante de herramientas Black and Decker.1
Ventas
El módulo de ventas se encarga de mantener una línea abierta de comunicación con los clientes actuales y potenciales. Puede emplear insights basados en datos para aumentar las ventas y tomar decisiones específicas y ayudar con la facturación cuando se trata de promociones u oportunidades de ventas adicionales. Otras características, como las soluciones de cadena de suministro, ofrecen una gestión útil del inventario y gestión de pedidos, incluyen paneles, mayor business intelligence y tecnología de Internet de las cosas (IoT).
Gestión de las relaciones con los clientes
El módulo de gestión de la relación con el cliente (CRM) o el módulo de servicios ayuda a las empresas a ofrecer un servicio excepcional.
Al almacenar la información del cliente, como llamadas previas, correos electrónicos e historial de compras, una empresa tiene los datos que necesita para atender mejor a los clientes actuales y futuros. Este módulo facilita al personal el acceso a la información necesaria cuando llega un cliente y hace que el personal cree una experiencia del cliente personalizada gracias a los datos guardados desde el software ERP.
Gestión de recursos humanos
El módulo de recursos humanos mantiene capacidades básicas, como tiempo, asistencia y nómina.
Este módulo mantiene datos sobre todos los empleados y almacena documentos que pertenecen a cada uno de esos empleados, como una revisión de desempeño o una descripción del trabajo. Si una empresa lo desea, puede disponer de una suite completa de gestión del capital humano (HCM) y conectarla a ERP para ofrecer una funcionalidad de RR. HH. aún más potente.
Aunque el software de contabilidad autónomo y el software ERP se presentan de forma similar, los dos sistemas son diferentes. Todo se reduce a lo que cada sistema de software puede hacer y cubrir. Los programas informáticos de contabilidad suelen abarcar los informes financieros, las cuentas por pagar y por cobrar, las operaciones bancarias y la información básica sobre los ingresos por ventas.
Por su parte, el software ERP moderno incorpora una amplia gama de módulos que pueden llegar a todos los ámbitos de su negocio. La contabilidad es solo un módulo de una larga lista de otras características que puede ofrecer la tecnología ERP. El software ERP está diseñado para satisfacer los requisitos específicos de cada industria y puede adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa.
El software de contabilidad tiene otras limitaciones en términos de ventas, gestión de relaciones con los clientes y accesibilidad a los datos en tiempo real. El software ERP tiene módulos específicos para la gestión de ventas y no está aislado de lo que puede hacer el software de contabilidad. ERP integra toda la información financiera en una base de datos y se puede realizar en la nube para facilitar el acceso.
Si su pequeña empresa experimenta una rápida expansión, es posible que el software de contabilidad tradicional se quede pequeño y que la empresa desee disponer de los datos contables en un único paquete de software, como el ERP. Disponer de todos sus datos de forma centralizada es clave para que las pequeñas y grandes empresas obtengan insights. Además, contar con multitud de módulos disponibles a través de un software ERP puede ayudarle a medida que cambie su negocio.
Los beneficios de ERP son amplios, siendo los más destacados el aumento de la productividad, la reducción de los costos operativos, la flexibilidad y la información integrada. Las ofertas de despliegue de ERP de business intelligence son mucho más sustanciales que las ofertas de software de contabilidad tradicional.
- Gestión de recursos humanos
- Empresas de servicios
- Mayoristas
- Minoristas
La necesidad de datos precisos y en tiempo real es esencial para casi todas las empresas, independientemente de la industria. Estas son algunas de las empresas que confían en las soluciones ERP.
Servicios públicos
Una empresa de servicios públicos revisa constantemente sus activos de capital. Por lo tanto, organizar dichos activos sin ERP es un desafío. El software ERP también puede ayudar a las empresas de servicios públicos a pronosticar la demanda de servicios futuros y reemplazar activos antiguos.
Empresas de servicios
Las empresas, como aquellas de contabilidad, impuestos, ingeniería y otras empresas de servicios profesionales, requieren un software ERP que sea potente y proporcione datos en tiempo real cuando sea necesario. Las empresas de servicios profesionales no pueden permitirse retrasos. El software ERP les ayuda a cumplir con los plazos, y reducir la utilización de costos y recursos.
Mayoristas
Para la mayoría de las empresas mayoristas e importadoras, la reducción de los costos de distribución y el aumento del inventario son dos elementos clave del éxito.
La mejor forma de mantener una empresa en orden y funcionando con eficacia es mediante un software ERP con módulos personalizados según sus necesidades. Con él, los mayoristas pueden controlar la gestión del inventario, las compras y la logística general de su negocio.
Minoristas
Muchas compras se realizan en línea gracias al comercio electrónico y otros canales de venta, que han cambiado sustancialmente el escenario minorista en los últimos años. Las empresas minoristas dependen de datos integrados, ya que necesitan software ERP para proporcionar opciones de autoservicio a los clientes. Las soluciones ERP pueden ayudar con las órdenes de compra y la gestión del almacén. Los minoristas también pueden beneficiarse del ERP para aumentar la tasa de retorno de sus clientes y mejorar las conversiones web.
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Notas de pie de página
1 MRP, JIT, OPT, FMS? (enlace externo a ibm.com), Harvard Business Review, septiembre de 1985
