¿Qué es la automatización de recursos humanos (RR. HH.)? 

La IA es una tecnología disruptiva que conlleva algunos desafíos que las organizaciones podrían tener en cuenta.

Cambio cultural: los profesionales de RR. HH. desempeñan un papel crucial en el establecimiento de canales de talento y la capacitación de los empleados para puestos de valor agregado, lo que permite a las compañías seguir siendo competitivas en medio de disrupciones tecnológicas. Sin embargo, si los equipos de TI aprovechan la oportunidad de supervisar las iniciativas de automatización de RR. HH., existe el riesgo de que se automaticen las funciones de los profesionales de RR. HH.

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos enfatiza que comprender y usar el poder de la automatización puede determinar el avance o la marginación de los profesionales de recursos humanos.² Al emplear software de automatización para reducir el tiempo dedicado a la captura de datos rutinaria, los profesionales de RR. HH. pueden concentrarse en abordar estos importantes cambios externos.

Ciberseguridad: la IA es susceptible de piratería, especialmente durante la fase de entrenamiento, cuando se crean algoritmos de machine learning . Los ataques de envenenamiento de datos generan código malicioso o información en los conjuntos de entrenamiento, lo que puede infectar innumerables ejecuciones de modelos de machine learning y, en última instancia, la red de la compañía. Los líderes empresariales pueden trabajar junto con los centros de operaciones de seguridad (SOC) y TI para crear planes que mantengan seguros los proyectos de IA durante todo su ciclo de vida.

Privacidad de los empleados: el uso de la IA para optimizar los procesos y evaluar el rendimiento puede generar preocupaciones. Las organizaciones pueden tomar en serio la privacidad de los empleados y abordar la privacidad en una estrategia de gestión de datos antes de que los sistemas de IA se empleen para recopilar y analizar datos personales. RR. HH. puede alertar a los empleados sobre qué datos se recopilan y emplean para los sistemas de IA. Crear o emplear un sistema de IA basado en la transparencia es un primer paso para ayudar a abordar los problemas de privacidad.

Integración: algunos programas independientes de RR. HH. pueden ser difíciles de integrar en la infraestructura de TI existente. Por el contrario, si los datos capturados no están completamente integrados, esto podría dar lugar a múltiples valores de datos que no concuerdan.

Recapacitación: la IA y la automatización pueden eliminar ciertos tipos de trabajo que tradicionalmente realizan las personas y podrían afectar los roles de algunos empleados. Aborde este desafío de frente con un plan para volver a capacitar al talento y reestructurar los roles laborales.

Tiempo de implementación: la automatización de cualquier proceso de RR. HH. requiere una inversión inicial de tiempo para configurar un sistema de automatización, migrar datos, analizar procesos y rediseñarlos para mejorar la automatización. Antes del despliegue en toda la compañía, un equipo de RR. HH. que implemente la automatización puede capacitar y familiarizar con las nuevas herramientas y luego realizar pruebas y solucionar problemas para cerciorar de que la automatización funcione de manera óptima. Sin embargo, si todo funciona bien, los equipos que se automatizan sentaron las bases para ahorrar tiempo a largo plazo.

Los sistemas de automatización de RR. HH. más populares incluyen funciones para rastrear a los candidatos, administrar el desempeño, la asistencia y la nómina, así como los portales de autoservicio de los empleados. Sin embargo, los avances en inteligencia artificial pueden aumentar las capacidades de las herramientas de RR. HH. Los ejemplos de automatización de RR. HH. incluyen:

Administración de beneficios e inscripción de autoservicio
La gestión de los beneficios y la elegibilidad de los empleados, incluidos el seguro médico, la pensión, la jubilación y el PTO, puede ser una gran carga administrativa para los equipos de RR. HH. Las herramientas de administración de beneficios pueden centralizar los datos de beneficios de los empleados en una única plataforma para la visibilidad de todos. Permitir que los empleados accedan a la información que necesitan cuando la necesitan minimiza el esfuerzo administrativo de RR. HH. Las empresas pueden utilizar los datos agregados por estas herramientas para gestionar mejor los gastos y presupuestos de los beneficios en el futuro. Algunas herramientas incluso ofrecen analytics del servicio médico para ayudar a los empleadores a tomar decisiones y garantizar el cumplimiento de las regulaciones como la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.

Los portales de autoservicio para empleados son sitios en línea centralizados o puertas de enlace a través de las cuales los empleados interesados pueden acceder a la información y realizar operaciones. Los portales de autoservicio habilitan a los empleados para acceder y actualizar información personal, ver recibos de pago, solicitar días libres y acceder a políticas y recursos de recursos humanos, reduciendo el tiempo administrativo para los profesionales de recursos humanos. Según Forbes, "los portales de autoservicio se han vuelto cada vez más comunes en algunas áreas, desde la atención al cliente hasta el servicio médico y más. Los portales de autoservicio también han asumido un papel destacado en el lugar de trabajo, aunque muchas empresas aún no han adoptado esta tecnología”.³ Los portales de autoservicio son una forma de satisfacer las solicitudes de los empleados para facilitar el acceso y la transparencia.

Búsqueda y contratación de candidatos
Una queja común sobre el proceso de contratación es que es lento. La IA puede ayudar a acelerar el ritmo al ayudar a los gerentes a nutrir automáticamente a cada posible contratación, y esto les permite recibir notificaciones, por ejemplo, cuando un candidato aplicar un puesto vacante.

Un sistema de seguimiento de candidatos de nivel empresarial puede tocar todas las partes del proceso de contratación. Desde ayudar a los empleadores a anunciar puestos de trabajo vacantes, recopilar currículos, crear una lista de candidatos, programar entrevistas con candidatos preseleccionados, gestionar el proceso de entrevistas y extender ofertas a los candidatos seleccionados.

A lo largo de cada paso del proceso de reclutamiento, desde la contratación hasta la incorporación, la IA puede ayudar a los gerentes a ahorrar tiempo y llegar mejor a los mejores talentos. Por ejemplo, los gerentes pueden aplicar herramientas de IA generativa para crear mensajes personalizados que se enviarán automáticamente a cada candidato. Estos mensajes pueden fomentar el compromiso y hacer avanzar a los candidatos en el proceso de contratación.

La IA también puede ayudar a las organizaciones a cubrir rápidamente puestos temporales y a corto plazo. Mediante el uso de capacidades de procesamiento de lenguaje natural, las herramientas de IA para RR. HH. pueden automatizar las tareas manuales de adquisición, ahorrando tiempo. Por ejemplo, las herramientas de IA pueden ayudar a los gerentes a compilar los requisitos de las partes interesadas. Y luego trabaje dentro de un sistema de gestión de proveedores (VMS) para abrir una solicitud con los proveedores para encontrar contratistas potenciales y programar entrevistas con los gerentes de contratación.

Gestión del cumplimiento
Las compañías pueden cerciorar de que están operando de acuerdo con las regulaciones locales, estatales, federales e internacionales. Este cumplimiento puede significar cualquier cosa, desde pagar impuestos a tiempo, cumplir con las leyes y regulaciones laborales y la seguridad en el lugar de trabajo, hasta garantizar que las licencias, licencias y certificaciones permanezcan actualizadas.

Cuando se acercan los plazos o las fechas de vencimiento, las compañías pueden tomar medidas inmediatas. Y, a medida que las compañías comiencen los procesos de transformación digital y se vuelvan más dependientes de espacios legales ambiguos como la inteligencia artificial (IA), la computación en la nube, 5G e Internet de las cosas (IoT), surgirán nuevas regulaciones de cumplimiento y problemas. Automatizar el cumplimiento siempre que sea posible alivia la carga de trabajo administrativa de un equipo de RR. HH. y reduce en gran medida el error humano. Esta automatización no solo aumenta la eficiencia de los flujos de trabajo de RR. HH. de trabajo , sino que también permite que los departamentos de RR. HH. rastreen y analicen datos para su optimización.

Incorporación
de empleados La incorporación de nuevos empleados requiere el envío y recepción de documentos firmados, la concesión de acceso al software, la realización de solicitudes de dispositivos, la presentación de documentos fiscales y la configuración de herramientas. Y presentar a los recién contratados a su equipo y darles todo lo que necesitan para empezar con confianza su nueva función. Un sistema para la automatización de la incorporación puede configurar el acceso a recursos de TI y flujos de trabajo para notificaciones automáticas o, por ejemplo, notificaciones push y aprobación. Puede recopilar formularios firmados electrónicamente y generar documentos PDF oficiales. Puede entregar dispositivos a los empleados sin esperar el soporte de TI y garantizar una inscripción impecable en los planes de beneficios.

La IA puede hacer que el proceso de recopilación de información sea más fluido y personalizado. Los chatbots impulsados por IA pueden guiar a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación, responder preguntas, brindar información y enviar recordatorios sobre documentos clave, lo que reduce las tareas que consumen mucho tiempo y mejora la experiencia del nuevo empleado.

Además, la automatización de RR. HH. puede ayudar con la desvinculación al retirar automáticamente el acceso a TI y programar entrevistas de salida de los empleados.

Soporte o service desks de RR. HH.
Responder a las necesidades de los empleados es clave para mejorar el compromiso y la productividad. Pero navegar a través de políticas corporativas complejas y procesos de soporte de RR. HH. y TI a veces puede hacer que los empleados tengan dificultades para encontrar respuestas, lo que causa frustración y pérdida de tiempo. Los chatbots de RR. HH. impulsados por IA pueden ayudar a empoderar a los empleados con respuestas rápidas y soporte de autoservicio.

Un chatbot de RR. HH. que emplea procesamiento de lenguaje natural y machine learning puede comprender, comunicar e incluso automatizar acciones para apoyar a candidatos y empleados. Por ejemplo, un bot inteligente de RR. HH. puede responder preguntas frecuentes, sugerir recursos de aprendizaje y ayudar a los empleados a aplicar días libres o verificar sus saldos de licencia restantes. Las plataformas de chatbot también pueden proporcionar recordatorios, realizar encuestas y recopilar comentarios para mejorar las experiencias de los empleados.

Administración del performance
Al recopilar datos de productividad para individuos, equipos y organizaciones, una herramienta de administración del performance puede presentar estos datos en plantillas fáciles de revisar en una ubicación central. Estos datos ofrecen a los departamentos y gerentes de recursos humanos información sobre la carga de trabajo de los empleados y les permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la delegación, la capacitación, el soporte y las promociones para los empleados que supervisan.

Aprendizaje y desarrollo profesional
Cuando RR. HH. incorpora a un nuevo empleado, implementa una nueva política de la compañía o inicia una capacitación para que los empleados cumplan con las regulaciones, los sistemas de gestión del aprendizaje pueden ayudar. Estas plataformas de automatización de software automatizan la entrega de cursos en línea y el seguimiento del progreso de los empleados.

La IA puede recomendar módulos de capacitación personalizados. Al analizar los datos de cada empleado, como sus habilidades y preferencias, la IA puede adaptar la capacitación de acuerdo con los objetivos personales. La IA también tiene el potencial de ayudar a los gerentes de RR. HH. a identificar talentos ocultos o identificar empleados listos para una promoción.

Seguimiento de tiempo y asistencia
Algunas herramientas de automatización de RR. HH. rastrean el horario y la asistencia de los empleados para ayudar a las empresas a operar a su capacidad óptima y garantizar que tengan suficientes recursos humanos para beneficiarse de las oportunidades de crecimiento. Donde los equipos de RR. HH. del pasado podrían ingresar manualmente el PTO y la asistencia en hojas de cálculo, el nuevo software de seguimiento de asistencia permite a los equipos de RR. HH. revisar y aprobar las hojas de tiempo y las solicitudes de licencia o tiempo libre. Ahora pueden verificar rápidamente el tiempo libre disponible, notificar a los miembros del equipo cuando un colega de equipo estará fuera de la oficina y analizar las tendencias de tiempo libre de los empleados para ayudar a evitar el agotamiento.

Dados los rápidos y continuos cambios en la tecnología, en individua la IA, saber cuándo pasar a la automatización de RR. HH. o a un sistema más poderoso puede ser un desafío. Otras actualizaciones o nuevas soluciones de TI también pueden requerir una planeación detallada para la integración. Teniendo todo eso en cuenta, aquí hay algunos factores desencadenantes potenciales para comenzar el cambio a la automatización de RR. HH. o una automatización de RR. HH. más sofisticada.

RR. HH. tiene un rendimiento deficiente: una vez que se acuerdan y comprenden las funciones más importantes de RR. HH., ¿qué tan bien está cumpliendo el equipo? Los retrasos o ineficiencias en la contratación, la incorporación, la presentación de informes o el procesamiento de nóminas serían señales de rojo de que se necesita un cambio.

Rápido crecimiento de la organización: si las nuevas contrataciones llegan más rápido de lo que RR. HH. puede manejar, demasiadas solicitudes están ralentizando la eficacia de la organización o la capacitación se retrasa. Entonces, RR. HH. podría buscar la automatización de RR. HH. para ayudar a acelerar el ritmo.

Las cotizaciones están bajo presión: Cuando las nuevas contrataciones son limitadas, descargar el esfuerzo manual a la automatización de RR. HH. puede ayudar a mantener el ritmo de las demandas de trabajo con una plantilla limitada. Mantener al personal de RR. HH. en el negocio de las personas no sólo ayuda a prevenir el agotamiento, sino que también puede ayudar a preservar la cotización disponible.

Riesgo de incumplimiento de las auditorías: Si las prácticas obligatorias de mantenimiento de registros no se están gestionando correctamente, la organización podría estar en riesgo, y un sistema más automatizado y fiable podría ser la respuesta.

Un enfoque sistemático de la automatización de RR. HH. suele incluir estos pasos.

1.    Levante y documente los procesos manuales que están destinados a la automatización
En primer lugar, el equipo de recursos humanos identifica las tareas administrativas manuales y otros procesos de recursos humanos que pueden automatizarse. Pueden buscar cualquier tarea engorrosa y repetitiva dentro del reclutamiento, incorporación, gestión de talentos, seguimiento de tiempo y asistencia, administración de beneficios, procesamiento de nóminas y más. La automatización robótica de procesos (RPA) puede ayudar a aliviar las tareas repetitivas.

2.    Seleccione herramientas de automatización de RR . HH.
Lo siguiente es la investigación. El equipo de revisión puede comparar paquetes de software de automatización de RR. HH. y decidir un gasto. O bien, solicite al liderazgo corporativo la aprobación presupuestaria. Las herramientas de automatización de RR. HH. que se eligen pueden variar desde software de RR. HH. especializado para tareas y casos de uso específicos. A sistemas integrados de gestión del capital humano (HCM) que abarcan múltiples funciones de RR. HH., incluida la automatización de la contratación de empleados , la capacitación y la planeación de la gestión.

3.   Integrar las herramientas de automatización con los sistemas existentes
Luego de seleccionar la herramienta de automatización, el equipo puede implementar el nuevo software e integrarlo en los sistemas de RR. HH. existentes. Por ejemplo, un sistema de información de recursos humanos (HRIS), un sistema de nómina, sistemas de inscripción de beneficios o sistemas de seguimiento de candidatos, para garantizar un flujo de datos y una sincronización sin problemas.

4.    Recopilar y gestionar los datos de los empleados
Una vez implementada la nueva herramienta de automatización, el equipo de RR. HH. ya no es responsable de la entrada manual de datos. Por lo tanto, ahora pueden recopilar y almacenar automáticamente datos relevantes de los empleados, como información personal, métricas de rendimiento, registros de asistencia e historial de capacitación. Para hacer esto bien, los equipos de RR. HH. necesitan garantizar el cumplimiento, la ética y la privacidad de estos datos, que también servirán como base para futuras decisiones sobre analytics predictivo, informes y optimización.

5.    Estandarice el proceso
Luego de ejecutar una automatización, el equipo puede revisarla para ayudar a garantizar que la nueva herramienta o automatización de procesos ofrezca el máximo valor a los empleados. Una auditoría de la automatización desplegada revelará áreas para la expansión, optimización o mejoras adicionales.

6.    Analice datos, optimice e informe
Cuando los datos comienzan a fluir, la información no se queda atrás. Los análisis de automatización podrían emplear para tomar decisiones basadas en datos y hacer recomendaciones a la dirección de la compañía. La analítica puede ayudar a los profesionales de RR. HH. a monitorear el rendimiento de los empleados, evaluar la eficacia de los programas y políticas de RR. HH.. E identificar tendencias con participaciones empresariales significativas, que luego pueden señalar a la atención de los directivos para que inviertan en ellas.

7.    Mantenimiento y actualización regular
La automatización de RR. HH. requiere mantenimiento, actualizaciones y verificaciones periódicas del sistema para garantizar la precisión, la seguridad y el rendimiento óptimo de los datos. Esto puede implicar monitorear las integraciones de datos, aplicar parches de software de gestión y abordar cualquier problema que surja.

Más integración de aplicaciones: puede resultar engorroso para los equipos y empleados de RR. HH. trabajar en la larga lista de software de automatización de RR. HH. en el mercado, cada uno de los cuales aborda una sola tarea o acción de RR. HH. Un avance a la vista es la integración de estas herramientas en una única plataforma.

En el futuro, las plataformas de automatización de RR. HH., entre ellas  watsonx Orchestrate, ofrecerán una solución integral para automatizar todas las funciones de RR. HH., incluyendo la contratación, incorporación, administración del desempeño, nóminas, beneficios y analytics: una ventanilla única para toda la automatización de RR. HH. Esto puede permitir un flujo de datos fluido para analytics predictivo.

Más personalización: los avances recientes en inteligencia artificial y machine learning permiten a los equipos de RR. HH. descargar aún más tareas manuales, al tiempo que ofrecen una mayor personalización desde la perspectiva del empleado. Por ejemplo, mientras que los chatbots impulsados por IA ya pueden proporcionar a los empleados soporte de RR. HH. las 24 horas del día, y los asistentes virtuales ya pueden automatizar tareas rutinarias. Los nuevos avances en el análisis de sentimientos pueden permitir que los bots midan la satisfacción de los empleados en todas las comunicaciones.

El análisis avanzado y el modelado predictivo pueden ayudar a los equipos de RR. HH. a predecir mejor la deserción e identificar a los empleados de alto potencial. Los avances en el procesamiento del lenguaje natural podrían hacer que el compromiso de los empleados con estas herramientas sea aún más fluido.

Soluciones móviles para el trabajo móvil: con el auge del trabajo remoto, el trabajo híbrido y la fuerza laboral celular, la automatización de RR. HH. atenderá las necesidades de los equipos distribuidos. Las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube brindan un acceso fluido a los sistemas de RR. HH., portales de autoservicio y herramientas de colaboración, lo que garantiza una experiencia consistente de RR. HH. independientemente de la ubicación.

IA ética y privacidad de datos: a medida que la automatización de RR. HH. se vuelve más dependiente de la IA, los profesionales de RR. HH. pueden garantizar el uso ético de la IA y salvaguardar los datos de los empleados. Los departamentos de RR. HH. deberán establecer prácticas estables de gobernanza de datos, garantizar la equidad y la transparencia en los algoritmos de IA y cumplir con las regulaciones de protección de datos.

Bienestar de los empleados y apoyo a la salud mental: la pandemia mundial de COVID-19 puso de manifiesto la necesidad de que las compañías aborden el bienestar y la salud mental de los empleados de manera significativa, y esto se convirtió en una alta prioridad para empleados y candidatos. Los chatbots y asistentes virtuales pueden proporcionar recursos, guías de autoayuda y acceso a servicios de apoyo de salud mental, fomentando el bienestar de los empleados y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.