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¿Qué es la automatización del reclutamiento?
Publicado: 17 de abril de 2024
Colaboradores: Cole Stryker
La automatización del reclutamiento es el uso de software para agilizar y optimizar el proceso de reclutamiento. Esto puede incluir la automatización de tareas para casos de uso, como la búsqueda de candidatos, la selección de currículos y la programación de entrevistas.
No es fácil encontrar y atraer a grandes candidatos en un entorno de crecientes brechas de habilidades y contratación competitiva de talento en campos emergentes. Los equipos de reclutamiento que sean capaces de obtener vacantes frente al mayor grupo de talentos posible y canalizar a los mejores candidatos a lo largo del proceso de reclutamiento tendrán una ventaja.
Mantener una práctica ágil y eficaz de adquisición de talento es una ventaja competitiva crucial para cualquier empresa. Pero el reclutamiento implica algunas actividades en todo el flujo de trabajo de reclutamiento, como revisar currículos, elaborar ofertas de trabajo y facilitar la integración de nuevas contrataciones, que pueden ser tareas repetitivas, tediosas y que requieren mucho tiempo. Muchas de estas tareas ahora pueden ser automatizadas o aumentadas por inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, lo que permite a los profesionales de recursos humanos enfocarse en tareas de mayor nivel. Las organizaciones que pueden capitalizar las herramientas emergentes de IA pueden liberar tiempo a los reclutadores. Permitir que esos trabajadores desarrollen una función de reclutamiento más estable y estratégica, y apliquen un toque más “humano” a los compromisos de los candidatos.
La automatización de recursos humanos tiene muchos beneficios en todo el flujo de trabajo de reclutamiento.
Los gerentes de RR. HH. viven en un mundo de sobrecarga de información, y los datos entrantes a menudo superan la capacidad de los equipos para mantenerse al día. La automatización optimiza las tareas repetitivas, como la evaluación de currículos, el abastecimiento de candidatos y la programación de entrevistas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que requiere el personal de RR. HH. Mitigar los costos de desplegar trabajadores que de otro modo completarían esas tareas manuales.
La automatización puede mejorar la experiencia del candidato al proporcionar respuestas más rápidas, comunicaciones personalizadas y un proceso de solicitud más fluido, lo que lleva a un tiempo de contratación más rápido, mayores niveles de satisfacción entre los postulantes y, a su vez, un grupo de candidatos potenciales de mayor calidad para la organización.
Los sistemas automatizados siguen reglas y criterios de manera coherente, lo que reduce la probabilidad de error humano y fomenta la evaluación justa e imparcial de los candidatos. La automatización permite a las organizaciones escalar sus esfuerzos de reclutamiento de manera eficiente, ya sea que estén contratando para algunos puestos o gestionando campañas de reclutamiento de gran volumen. Los sistemas automatizados pueden enviar mensajes a cientos de candidatos pasivos todos los días, una estrategia potencialmente gratificante que es difícil de gestionar de forma manual.
La automatización de la contratación consolida las herramientas de toda la pila tecnológica para ofrecer una visión completa del proceso de contratación. Los sistemas de contratación recopilan y analizan grandes cantidades de datos, proporcionando insights valiosos sobre métricas de contratación, rendimiento de los candidatos y tendencias de contratación, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones de contratación basadas en datos.
Al automatizar las tareas rutinarias, los profesionales de recursos humanos pueden asignar más tiempo y recursos a actividades estratégicas, como la marca del empleador, el desarrollo del talento y la planificación de la fuerza laboral. Esta reasignación de recursos transforma la función de recursos humanos de una función administrativa a una verdaderamente estratégica.
Al introducir herramientas automatizadas, los departamentos de recursos humanos pueden combatir los sesgos inconscientes que podrían impedirles cumplir con los objetivos de DEI o adherirse a los estándares y mejores prácticas de DEI. La automatización del reclutamiento puede anonimizar los perfiles, crear diversos grupos de candidatos y llamar la atención sobre posibles sesgos humanos en la toma de decisiones.
Cualquier proceso que emplee la automatización para agilizar los flujos de trabajo podría considerarse automatización de la contratación, pero el uso de la IA en RR. HH. es actualmente donde se encuentra el mayor valor. Las herramientas de IA no pretenden sustituir a los trabajadores humanos de RR. HH., sino aumentar su capacidad para hacer su trabajo. Y liberarlos de tareas administrativas rutinarias para que puedan prestar un mejor servicio tanto a los candidatos como a las organizaciones. La IA no debe tomar decisiones de contratación, pero puede ayudar a proporcionar más información para que los propios responsables de RR. HH. puedan tomar mejores decisiones.
La IA puede encontrar patrones ocultos y obtener insights de montañas de datos no estructurados. Sin embargo, debido a que la calidad de la toma de decisiones basada en IA depende del volumen, la calidad y la accesibilidad de los datos, es esencial que las organizaciones piensen críticamente sobre cómo se tratan los datos en toda la organización. ¿Dónde residen los datos? ¿Quién tiene licencia para acceder? ¿Deberían ocultar los datos potencialmente confidenciales a algunos usuarios? ¿Qué conjuntos de datos se pueden reunir para el análisis con aprendizaje automático? Estas son preguntas sobre la arquitectura de la información y la gestión y gobernanza de datos que las organizaciones deben responder antes de avanzar con la automatización del reclutamiento basada en IA.
Cómo funciona la automatización de la contratación
Imagine a un candidato hipotético llamado Eda, un profesional de marketing que está interesado en trabajar para una empresa ficticia llamada BizCorp. En su sitio de empleo favorito, LinkedIn, Eda se encuentra con un mensaje de chatbot que comparte una oferta de trabajo intrigante para un puesto de gerente de desarrollo de software en BizCorp. Envía su currículo y carta de presentación.
Antes de que Eda vea la oferta de trabajo, el software de automatización de reclutamiento está en funcionamiento. El gerente de recursos humanos que anunció el puesto vacante empleó IA para crear el anuncio con analytics predictivos, que se basó en las tendencias históricas de contratación, las tasas de rotación de empleados, las proyecciones de crecimiento empresarial y los datos demográficos de la fuerza laboral. Las herramientas de IA generativa le ayudaron a desarrollar rápidamente una descripción del puesto basada en una breve instrucción. Y la IA se empleó para encontrar y enviar mensajes proactivos a Eda en la bolsa de trabajo para que no tuviera que buscarlo.
Poco luego de enviar su solicitud, Eda recibe un correo electrónico automático que confirma que su solicitud fue recibida. El correo electrónico incluye información sobre los siguientes pasos del proceso de contratación.
El sistema de seguimiento de candidatos de la empresa escanea automáticamente el currículo de Eda en busca de palabras clave y calificaciones relevantes que se describen en la descripción del puesto. Según este análisis, su solicitud está marcada para una revisión adicional.
Eda recibe otro correo electrónico automatizado para completar un breve cuestionario de preselección con facilitación en tiempo real por un chatbot. Las preguntas evalúan su experiencia, habilidades y calificaciones relacionadas con los requisitos del puesto.
Impresionado por las respuestas de Eda a las preguntas previas a la selección, un chatbot programa una entrevista en video de seguimiento automatizada. Eda recibe un correo electrónico con un enlace a la plataforma de entrevistas, que registra sus respuestas a una serie de preguntas.
Después de que Eda completa la entrevista en video, sus respuestas son analizadas por la plataforma de entrevistas AI, que evalúa sus habilidades de comunicación, confianza e idoneidad para el rol con base en criterios predeterminados.
Eda aprueba con éxito la evaluación automatizada y se le invita a una entrevista en persona con el equipo de contratación. Durante esta etapa, se reúne con el gerente de contratación y otros miembros del equipo para analizar su experiencia, calificaciones e idoneidad para el puesto.
Tras el proceso de entrevista, Eda realiza una prueba de programación, que se evalúa automáticamente con herramientas de IA. Y, por último, un chatbot facilita la verificación de antecedentes.
Eda recibe una carta de oferta automatizada por correo electrónico, que describe los términos y condiciones de empleo. Acepta la oferta electrónicamente a través del portal de recursos humanos de la empresa, iniciando el proceso de incorporación automatizado, que incluye completar el papeleo, realizar módulos de capacitación y programar su primer día.
A lo largo de todo el proceso de contratación, la automatización optimizó las tareas administrativas, proporcionó una comunicación oportuna y permitió una evaluación eficiente de los candidatos. En última instancia, mejorar la experiencia de Eda como solicitante de empleo y facilitar una transición fluida a su nuevo rol.
Una pregunta importante que tienen muchas organizaciones es cuándo realizar la transición a flujos de trabajo automatizados. Esto a menudo requiere adquirir nuevos ecosistemas de software y capacitar a los trabajadores para que puedan navegar por ellos de manera efectiva. Adoptar herramientas de automatización de la contratación y cuándo hacerlo es una decisión que requiere una cuidadosa consideración.
La primera razón obvia para apostar por los sistemas automatizados es cuando existe un gran volumen de necesidades de contratación que su equipo de RR. HH. no puede satisfacer suficientemente con procesos manuales. Cuando los puestos vacantes no se cubren rápidamente con candidatos de calidad, se produce un importante costo de oportunidad. Una razón relacionada podría ser el agotamiento de los empleados actuales. Si la función de RR. HH. no puede retener a los buenos empleados, es señal de que están sobrecargados de trabajo o de que dedican demasiado tiempo a tediosas tareas de contratación en lugar de a tareas de más alto nivel que hacen un mejor uso de la inteligencia humana.
Otra métrica a tener en cuenta es la deserción de candidatos. Si los candidatos calificados abandonan el proceso de contratación, podría ser una señal de que la experiencia es peor de lo que debería. Las tecnologías de automatización de reclutamiento pueden acelerar y agilizar el proceso de contratación. También permiten que las organizaciones proporcionen puntos de contacto más frecuentes y otros servicios de "contacto humano". Como resultado, es menos probable que estas organizaciones vean que los candidatos son arrebatados por organizaciones competidoras con departamentos de recursos humanos capaces de acelerar el tiempo de contratación. Del mismo modo, si la participación de los candidatos es baja (la evaluación comparativa interna de las acciones de los candidatos puede ser útil aquí), eso podría indicar que la automatización agregaría valor a la gestión de las relaciones con los candidatos.
Las organizaciones también pueden encuestar a los jefes de departamento para tener una mejor idea de si las necesidades de personal se están satisfaciendo en el nivel básico. Si los directivos sienten que la empresa es incapaz de adquirir los mejores talentos, pueden ser necesarios mejores procesos de contratación. Estos procesos se pueden facilitar a través de la automatización y ayudar a las organizaciones a encontrar y asegurar a los mejores candidatos para el puesto.
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