Automatización de procesos financieros

La automatización de procesos financieros es el uso de la tecnología para agilizar diversas tareas financieras y generar colaboradores eficientes en el equipo de finanzas.

Los departamentos de finanzas están bajo presión para entregar valor de manera eficiente. El uso de tecnologías de automatización libera a los equipos de finanzas para que se centren en decisiones comerciales más importantes.

La automatización impulsada por inteligencia artificial (IA) crea flujos de trabajo aún más eficaces que refuerzan la toma de decisiones en torno a los procesos financieros. Ahorra aún más tiempo a los equipos de finanzas y les permite tomar decisiones más inteligentes, así como satisfacer sus necesidades comerciales.

Los directores financieros y otros responsables de finanzas deben trabajar directamente con el resto de los altos ejecutivos y los equipos de TI en sus iniciativas globales de transformación digital. El objetivo es desarrollar la estrategia adecuada para sus necesidades de automatización, incorporando software de automatización de procesos financieros para alcanzar sus metas. La implementación de la automatización de procesos financieros les ayuda a administrar los recursos y a evitar el trabajo manual innecesario.

Por ejemplo, los equipos encargados de fijar los precios de las transacciones de IBM en todo el mundo procesan alrededor de 100 000 ofertas de suscripción, renovación o actualización por año, interactuando con cada suscriptor, en promedio, cuatro veces. La automatización de varios componentes de las decisiones de fijación de precios, como la recopilación de datos, los cálculos y la entrada de datos, eliminó 35 000 horas-persona al año. Lo más importante es que este proyecto redujo el tiempo promedio del ciclo de oferta en un 75 %.

En realidad, hay muchas tareas repetitivas que las máquinas pueden hacer sin necesidad de intervención humana. Cada organización es diferente, por lo que requiere una estrategia de automatización para decidir qué procesos manuales requieren intervención de humanos y cuáles pueden manejarse mediante soluciones de automatización.

La automatización crea desafíos y oportunidades para las empresas de servicios financieros, tales como bancos y asesores de inversiones, así como a los equipos financieros internos de las corporaciones.

Para las empresas de servicios financieros, puede revolucionar la forma en que prestan servicios, tales como la asesoría comercial y de inversiones. También puede mejorar su atención al cliente y las operaciones administrativas

Para los departamentos de finanzas dentro de las corporaciones, la automatización agiliza la forma en que incorporan empleados, recopilan información relevante sobre beneficios y nóminas, y envían y procesan facturas.

• Automatización de procesos empresariales
• Automatización robótica de procesos
• Automatización inteligente

La automatización de procesos empresariales (BPA) automatiza los procesos de negocio repetitivos con ayuda de software. Se puede utilizar en operaciones financieras para optimizar los sistemas que los empleados actualmente deben hacer manualmente. Es un proceso contable especialmente eficaz. Por ejemplo, los equipos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se benefician de la automatización. Las iniciativas de BPA incluyen la gestión de nóminas y pagos a proveedores y otros sistemas financieros, el pronóstico de próximos ciclos de ventas y otros procesos en todo el sistema.

TD Ameritrade trabajó con IBM para utilizar BPA al habilitar la transferencia de fondos desde una cuenta externa a sus cuentas de TD Ameritrade. Utilizando componentes del paquete IBM Cloud Pak for Business Automation, TD Ameritrade pasó de procesos manuales propensos a errores a flujos de trabajo automatizados desarrollados a partir de “decisiones basadas en reglas generadas por el sistema, junto con validación automática de campo”.

También abordaron la incorporación de nuevos clientes eliminando los pasos manuales e incorporando enrutamiento y escalamiento automatizados de tareas, lo que redujo el tiempo necesario para abrir una nueva cuenta en un 70 %.

La automatización robótica de procesos (RPA) es similar a la BPA. Mientras BPA se ocupa de los sistemas generales, RPA utiliza bots para automatizar tareas lentas específicas. Elimina la necesidad de que los empleados trabajen en tareas en las que se desperdicia su tiempo.

La automatización de estas tareas no solo impulsa la eficiencia, sino que también puede ayudar a minimizar los errores humanos. En el departamento de finanzas, en concreto, existen diferentes tareas que se pueden mejorar a través de RPA. Por ejemplo, RPA puede agilizar y automatizar el procesamiento del envío de facturas u órdenes de compra, el procesamiento de reclamaciones de gastos de los empleados, la generación de estados de resultados, el procesamiento de pedidos de clientes y más.

La icónica empresa de sándwiches de Pittsburgh Primanti Brothers trabajó con IBM para emplear RPA para construir un bot que automatizara sus informes diarios de ventas y mano de obra. En última instancia, el bot ahorró a la empresa 2000 horas anuales y 84 000 USD al año.

En otro ejemplo, la aseguradora Aon Italia requería procesos manuales para recopilar información para evaluar adecuadamente el perfil de riesgo de un posible cliente. La aseguradora podía tardar hasta tres días en procesar una solicitud de cotización. Aon Italia desplegó los flujos de trabajo, la gestión de decisiones y la integración de aplicaciones de IBM Cloud Pak for Business Automation para impulsar un mayor ahorro de costos y tiempos de comercialización más rápidos en sus cotizaciones para los clientes.

La automatización inteligente  combina inteligencia artificial, aprendizaje automático, BPA y RPA para agilizar y mejorar la toma de decisiones. La IA puede potenciar la automatización al extraer datos externos para agregarlos a los datos de la organización para tomar decisiones más inteligentes sobre presupuestos y oportunidades futuras.

En el caso de las aseguradoras, la IA puede eliminar la necesidad de manejar los cálculos de tarifas manualmente. También puede automatizar el papeleo detrás de las reclamaciones y tasaciones. También puede verificar en cada paso del camino que se cumplan las regulaciones de seguros, manteniendo así la conformidad de la empresa.

Existen varios procesos financieros que la automatización puede mejorar.

• Contabilidad
• Presupuestación
• Atención al cliente
• Ciberseguridad y prevención de fraudes
• Gestión de datos
• Incorporación de beneficios para empleados
• Planificación de recursos empresariales
• Gestión de gastos
• Planificación financiera
• Estrategias de inversión
• Compras

Las organizaciones que utilizan herramientas de automatización de procesos financieros pueden realizar tareas de manera más precisa y eficiente, como conciliar cuentas y crear asientos contables en el libro diario. De esta manera, una organización tiene lo más cercano a un libro de contabilidad en tiempo real para poder responder preguntas o consultas de contadores fiscales o ejecutivos.

La tecnología de automatización puede rastrear gastos e ingresos en tiempo real, proporcionando así un punto de vista holístico del presupuesto de una organización. Además, la automatización inteligente puede tomar datos históricos y predecir mejor las probabilidades presupuestarias futuras, lo que ayuda a las organizaciones a planear mejor para el futuro.

Las empresas financieras, tales como las firmas de asesoría en inversiones, deben estar disponibles para los clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Los chatbots automatizados y otras herramientas pueden proporcionar respuestas rápidas a preguntas sencillas en cualquier momento. IBM ayudó a Virgin Money a desarrollar un asistente conversacional impulsado por IA, llamado Redi, utilizando tecnología de Microsoft. El asistente utilizó la capacidad de Natural Language Understanding (NLU) (comprensión del lenguaje natural, CLN) para ayudar a los clientes con problemas de sus cuentas en tiempo real.

La automatización ayuda a mantener seguras las inversiones. La automatización impulsada por IA puede analizar débitos y créditos para identificar si la cuenta de un cliente ha sido posiblemente hackeada. Por ejemplo, un banco puede utilizar la automatización para determinar si la tarjeta de crédito de un cliente ha sido robada y pedirle automáticamente que apruebe una transacción o confirme que se trata de un fraude. Si se trata de fraude, el sistema automatizado puede desactivar inmediatamente esa tarjeta para evitar futuras compras.

La automatización ayuda a mantener seguras las inversiones. La automatización impulsada por IA puede analizar débitos y créditos para identificar si la cuenta de un cliente ha sido posiblemente hackeada. Por ejemplo, un banco puede utilizar la automatización para determinar si la tarjeta de crédito de un cliente ha sido robada y pedirle automáticamente que apruebe una transacción o confirme que se trata de un fraude. Si se trata de fraude, el sistema automatizado puede desactivar inmediatamente esa tarjeta para evitar futuras compras.

El software de automatización puede ayudar a las organizaciones a hacer que los datos sean accesibles en múltiples sistemas. Por ejemplo, el cliente de IBM, PNC, necesitaba mejorar la forma en que sus entidades corporativas podían comunicarse a través de su sistema de TI. El banco trabajó con IBM para utilizar la solución IBM Sterling Transformation Extender (ITX), que automatiza la transferencia y validación de datos entre varios sistemas para permitir transacciones tanto de sus clientes internos como externos.

Las organizaciones pueden optimizar la recepción de información financiera de los empleados y proporcionarles una interfaz para ver sus beneficios, como seguro de salud, planes 401K y participación en el capital. El sistema puede generar notificaciones si la organización necesita información adicional.

Los servicios financieros son parte de los procesos incluidos en la planificación de recursos empresariales (ERP ). Rige la manera en que una organización gestiona sus funciones, procesos y flujos de trabajo utilizando automatización e integración. Es ligeramente diferente de los sistemas de contabilidad, que se centran principalmente en informes financieros, cuentas por pagar y por cobrar e información bancaria. El software ERP se centra en otras áreas del negocio, como RR. HH, TI y operaciones.

La automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener bajos sus costos de varias maneras. Utilizar sistemas automatizados para fotografiar y categorizar inmediatamente los gastos de los empleados en tiempo real ayuda a las organizaciones a tener una imagen holística de sus obligaciones de reembolso.

También elimina el gasto del ingreso manual de datos de aquellos empleados que realizan trabajo innecesario en lugar de tareas que agregan valor.

Históricamente, el análisis de la planificación financiera requería muchas tareas manuales, como la recopilación y consolidación de datos financieros, la preparación de presupuestos y la generación de estados financieros. La automatización puede gestionar muchas de estas tareas para liberar el tiempo que los ejecutivos dedican a recopilar datos y proporcionar más tiempo para analizarlos. Por ejemplo, las tecnologías de automatización pueden generar estados de flujo de caja, y los ejecutivos pueden comprender mejor sus pasivos actuales y su rentabilidad potencial.

Empleando algoritmos basados en los datos de los clientes, los profesionales de las finanzas pueden ofrecer a estos últimos un asesoramiento más inteligente que adapte las inversiones y los ahorros a sus objetivos de ciclo de vida y a su tolerancia al riesgo. Las empresas de inversiones financieras pueden automatizar ahora gran parte de sus operaciones mercantiles en tiempo real, de modo que puedan priorizar el tiempo dedicado a la planificación financiera avanzada para individuos con altos ingresos.

La automatización puede agilizar las compras al identificar los requisitos que una organización espera que cumpla un proveedor o producto . El software de automatización de procesos financiera puede analizar rápidamente la respuesta de un posible proveedor a una solicitud de propuesta y eliminar a quienes no cumplan con los criterios pertinentes. Puede enviar solicitudes de más información automáticamente a quienes pasan a la siguiente ronda.

• Mejor toma de decisiones
• Empleados más felices
• Mejore la eficiencia operativa
• Menos errores humanos

Los flujos de trabajo y los paneles automatizados brindan a los profesionales financieros más información para tomar mejores decisiones y de manera más rápida cuando los profesionales de servicios financieros tienen operaciones comerciales que han solicitado.

En lugar de leer cuidadosamente una línea tras otra en una hoja de cálculo, los paneles automatizados con información actualizada proporcionan información precisa que ayuda a fundamentar las decisiones.

Por ejemplo, la automatización de procesos financieros puede ahorrarle a los empleados horas de compilación de informes de gastos al pedirles que escaneen recibos que el sistema puede categorizar automáticamente en función de los datos históricos y las especificaciones de la organización. Las herramientas de automatización también pueden producir reembolsos con mayor rapidez para que los empleados no protesten por sus gastos de bolsillo.

La automatización de procesos financieros ayuda a las organizaciones a optimizar la eficiencia de las operaciones financieras mediante la creación de estrategias de automatización en torno a varias actividades laboriosas. Estos sistemas pueden funcionar día y noche cuando los empleados están fuera de la oficina. De esta manera, los empleados están preparados para trabajar con información actualizada cuando llegan a la oficina por las mañanas.

Las herramientas de automatización de extremo a extremo pueden tomar información de un sistema, como uno de ERP, e ingresarla en otro, como el software de contabilidad fiscal. Las transferencias inmediatas de este tipo eliminan la posibilidad de que se transfieran datos erróneos de un sistema a otro. Esto es especialmente importante para cuestiones como el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Saber que la información en pantalla está actualizada y es precisa permite a los profesionales financieros tomar decisiones correctas.

La automatización de procesos financieros conlleva varios desafíos.

• Posibilidad de errores
• Entrenar a los empleados en nuevas habilidades y mejorar las que ya tienen
• Cuestiones de seguridad

Es probable que los equipos de finanzas de una organización tengan procesos específicos con los que les resulta cómodo trabajar. Introducir software de automatización en sus flujos de trabajo puede ser un desafío inicial, especialmente si no les agradan muchas tecnologías. Entrenar a los empleados en nuevas habilidades o mejorar las que ya tienen supone un desafío para las organizaciones porque, ante todo, esto requiere que los empleados acepten aprender nuevos procesos. También son necesarios recursos de desarrollo o de concesión de licencias para capacitar a los empleados y tiempo para que aprendan. En última instancia, requiere la modificación de algunos hábitos y una perspectiva positiva respecto de aprender nuevas habilidades. Si bien las herramientas de automatización finalmente eliminan tareas de sus cargas de trabajo, necesitan saber cómo usar las herramientas y adoptar una nueva forma de trabajar.

Si bien el software de automatización ayuda a eliminar los riesgos humanos de forma individual, la mayoría del software está programado originalmente por humanos. Por lo tanto, si la programación inicial es incorrecta, puede crear errores significativos, como operaciones comerciales u otras decisiones financieras incorrectas. Por ejemplo, configurar un software de operaciones comerciales para hacer ventas automáticamente por órdenes stop loss (cuyo propósito es detener las pérdidas) en lugar de en el mercado produce resultados diferentes. Las organizaciones y sus stakeholders deben tomarse el tiempo para configurar la automatización correctamente.

Tanto las organizaciones de servicios financieros como los departamentos de finanzas dentro de las corporaciones almacenan, gestionan y analizan información extremadamente sensible. Ambos tienen datos bancarios que deben proteger para mantener seguros los activos de sus stakeholders. Las empresas de servicios financieros pueden tener activos reales en su poder, lo que requiere aún más seguridad. La conexión de múltiples sistemas financieros a Internet y a las plataformas de automatización crea riesgos potenciales para ambos tipos de organizaciones. Si bien los hackers que utilizan el aprendizaje automático y otras tecnologías de IA pueden suponer una amenaza para ellas, esas mismas herramientas de IA también pueden ayudar a las organizaciones a proteger la información confidencial. Por ello, deben continuar invirtiendo en ciberseguridad para estar un paso por delante de los hackers y otros actores maliciosos.