Primanti Bros. quería mejorar sus procesos de oficina repetitivos consolidando el trabajo manual necesario para generar los informes diarios de ventas y mano de obra. Si analizamos la situación, la empresa necesitaba un grupo de ocho gerentes regionales para obtener informes de ventas diarios de cinco ubicaciones cada uno, tomando al menos 45 minutos por persona para generar 40 informes antes de las 10 a. m. todos los días, incluidos los fines de semana y días feriados. La cadena de restaurantes se dio cuenta de que automatizar dichos procesos por medio de la IA ahorraría tiempo y costos operativos.

“Tienes un tiempo limitado cada día antes de empezar a gestionar el restaurante. Puedes saturarte en el proceso de copiar, pegar, completar y volver a verificar una hoja de cálculo, cuando solo deberías concentrarte en ver los números y lo que dicen”, dice Stritmatter. "Por eso queríamos eliminar el trabajo pesado del proceso para liberar tiempo para pensar y planificar".

La automatización de procesos plantea una serie de desafíos para las empresas, pero Primanti Bros. cumplió con este desafío. Trabajando con IBM e IBM Business Partner Salient Process, Inc., una empresa de automatización de procesos de servicio completo, Primanti Bros. trazó un plan de modernización digital que utilizaría IA para su departamento de finanzas. Mediante el análisis de varias tecnologías de software, el equipo de Planificación y Análisis Financieros encontró IBM Robotic Process Automation (RPA) para brindar el mayor retorno de la inversión (ROI) para casos de uso de automatización.

Jimmy Hewitt, asesor sénior de automatización en Salient Process, dice: "Me gustan realmente dos cosas sobre esta tecnología de automatización específica. Primero es que, gracias a que al bot no le toma tiempo hacer un trabajo que le tomó a los humanos 2,000 horas al año, literalmente te da el don del tiempo. Dicen que no puedes comprar tiempo. Yo digo, ¡sí se puede! En segundo lugar, qué tan baja es la barrera de entrada para esta capacidad”.

RPA proporciona una interfaz de usuario intuitiva, lo que permite a casi cualquier persona crear un bot para realizar tareas automatizadas simples. El bot IBM RPA es increíblemente flexible. Puede funcionar en múltiples plataformas y sistemas para recopilar información dispersa utilizando IA. Primanti Bros. confía en la tecnología de IBM RPA para convertir los informes diarios de ventas y mano de obra en una tarea manos libres con menos margen de error.

En dos semanas, se implementó la nueva solución. Tres meses después, Primanti Bros. informó que ya se había pagado. En lugar de sentarse detrás de un escritorio, los gerentes regionales de Primante ahora pueden dedicar más tiempo a brindar la mejor experiencia a sus "fans" (sus clientes). Con acceso a números y datos en tiempo real, el equipo de gestión puede comparar rápidamente las tendencias y comenzar a planificar el día.

“Uno de nuestros gerentes regionales dijo que es un alivio no sólo tener estos informes ya elaborados, sino también saber que son precisos. Nadie más entró e introdujo por error el número equivocado”, añade Stritmatter. “Como persona que maneja datos, eso me tranquiliza. Está libre de errores y sé que están buscando lo correcto”.

Primanti Bros. ahora completa los informes diarios de ventas y mano de obra en tiempo récord. En lugar de que ocho gerentes dediquen 45 minutos al día a la tarea, el bot de RPA se encarga de ello en tres minutos. Ahorra a la gestión más de 2000 horas al año, y Primanti Bros. obtiene un ahorro de costos de 84 000 USD.

A medida que el restaurante avanza hacia una mayor tecnología, el futuro de su aprendizaje automático e IA no tiene límites. Tras comprobar las capacidades del robot de automatización, otros departamentos de Primanti Bros. han presentado solicitudes para aplicarlo a sus propias necesidades de elaboración de informes.

“También estamos trabajando en el mapeo de solicitudes para el departamento de contabilidad y TI. Podría haber cientos de informes que podamos automatizar cuando todo esté dicho y hecho, pero estamos dando prioridad a lo que tendrá el mayor impacto", explica Stritmatter. "Tenemos un plan a largo plazo para el crecimiento continuo abriendo más sucursales de restaurantes. De cara al futuro, esperamos llegar a un punto en el que necesitemos contratar a alguien interno sólo para gestionar nuestras automatizaciones pasadas, presentes y futuras. Hay mucho espacio para crecer y no tenemos planes de frenar. El bot será fundamental para mantener nuestro modelo de negocio escalable".

Primanti Bros. (el link se encuentra fuera de ibm.com), una icónica cadena de tiendas de sándwiches, fue fundada en Pittsburgh, Pensilvania, por Joe Primanti y sus hermanos en 1933. La famosa cadena es conocida por su sándwich de autor que consiste en carne a la parrilla, queso fundido, ensalada de col, tomate y papas fritas entre dos rebanadas de pan italiano.

Con el doble de tamaño durante el último año, Salient Process, establecido en EE. UU. (el enlace se encuentra fuera de ibm.com). es un socio empresarial de IBM y el proveedor líder de servicios y soluciones de hiperautomatización. Salient se especializa en mapeo de procesos, minería y análisis, automatización robótica de procesos, gestión de procesos de negocio (BPM), gestión de reglas de negocio (Decisión) y soluciones de automatización, y mantiene una práctica saludable de consultores de implementación local, externa y cercana.