Cos'è la gestione delle strutture assistita da computer (CAFM)?

I sistemi CAFM aiutano le aziende ad aumentare la sostenibilità operativa e l'efficienza e a prendere decisioni basate sui dati riguardo alla gestione degli asset, alla gestione degli spazi e alle operazioni di manutenzione.

Prima del CAFM, la gestione delle strutture era in gran parte manuale, con i team che si affidavano alla manutenzione reattiva, la pratica di consentire il guasto degli asset fisici prima di ripararli. Negli anni '90 e 2000, con l'ascesa dell'infrastruttura di rete, i sistemi CAFM divennero popolari, in parte anche grazie alla loro dipendenza dalla tecnologia digitale in rapida espansione. Oggi, il software CAFM è diventato fondamentale per gli sforzi di trasformazione digitale, ovvero quelle iniziative strategiche volte a integrare strumenti digitali in ogni aspetto di un'organizzazione.

Sfruttando l'intelligenza artificiale (AI), l'Internet of Things (IoT), il machine learning (ML) e l'AI generativa (gen AI), i sistemi CAFM sono diventati strumenti complessi e in gran parte autonomi in grado di affrontare compiti sempre più complessi.

I moderni dashboard dei software CAFM offrono alle organizzazioni una visibilità in tempo reale sul consumo energetico degli asset, sul consumo di spazio, sulle condizioni fisiche e altro ancora, aiutando gli stakeholder a prendere decisioni più strategiche e convenienti sui loro asset più preziosi.

I sistemi software di gestione delle strutture assistiti da computer (CAFM) raccolgono costantemente dati in tempo reale, sfruttando la tecnologia IoT e visualizzando informazioni sulla salute degli asset su un unico dashboard centralizzato.

Il software CAFM aiuta i team operativi delle operazioni della struttura a monitorare i loro asset fisici con visualizzazioni dettagliate e ad automatizzare funzioni come la manutenzione, il controllo dell'inventario e la gestione degli spazi che prima richiedevano input.

Le piattaforme CAFM sono costituite da funzioni modulari, ovvero componenti software indipendenti responsabili di diversi aspetti delle operazioni e della gestione della struttura. Ecco i cinque moduli più popolari nei sistemi CAFM:

• Gestione delle proprietà: nei sistemi CAFM, i moduli di gestione delle proprietà aiutano i team a coordinare e raccogliere dati sull'utilizzo degli spazi fisici e ad automatizzare i processi. Per esempio, in un edificio per uffici, il modulo di pianificazione degli spazi di un sistema CAFM aiuta a ottimizzare le planimetrie, a gestire i livelli di occupazione e le prenotazioni delle stanze e a identificare le aree da migliorare.
• Monitoraggio e gestione degli asset: i sistemi CAFM aiutano a prolungare i cicli di vita di asset fisici come scrivanie, dispositivi audiovisivi e componenti IT memorizzando dati importanti su ciascun asset affinché possano essere curati correttamente. Alcuni esempi dei tipi di informazioni sugli asset che il CAFM memorizza sono l'ubicazione, la descrizione fisica, la garanzia, il costo e la storia della manutenzione. Monitorare attentamente queste metriche aiuta a programmare la manutenzione e evitare guasti imprevisti dell'attrezzatura che possono causare costosi tempi di inattività.
• Manutenzione predittiva e preventiva: il software CAFM raccoglie e analizza dati in tempo reale sulle strutture, contribuendo a semplificare i processi di manutenzione e a prevenire guasti. Sfruttando dati sulle prestazioni e la manutenzione delle strutture, i sistemi CAFM consentono processi di manutenzione predittiva e preventiva che possono prolungare la vita degli asset.
• Gestione degli ordini: i sistemi CAFM avanzati di oggi automatizzano l'emissione e la risoluzione degli ordini di lavoro, un processo altrimenti manuale e dispendioso in termini di tempo. Le piattaforme software CAFM creano, assegnano e seguono gli ordini di lavoro fino al completamento, in base ai dati in tempo reale che raccolgono sulle prestazioni degli asset.
• Reporting e analytics: le piattaforme CAFM raccolgono e analizzano volumi di dati sugli asset che possono aiutare i manager e i team IT a ottimizzare le prestazioni degli asset e ridurre i costi di manutenzione. I dashboard mostrano report dettagliati che aiutano i manager a ottenere insight sulle prestazioni dei loro asset nel corso del loro ciclo di vita e a pianificare e budget di conseguenza.

Sebbene i sistemi di gestione delle strutture assistiti dal computer (CAFM) stiano diventando sempre più popolari grazie alla loro capacità di integrare rapidamente nuove tecnologie per aumentare l'efficienza, non sono gli unici software di gestione delle strutture utilizzati dalle imprese. Ecco uno sguardo ad altri due tipi di software di gestione delle strutture che offrono prestazioni simili.

Sistema di gestione della manutenzione digitale (CMMS)

Un sistema di manutenzione computerizzato (CMMS), è un sistema software che centralizza e ottimizza le operazioni di manutenzione relative agli asset.

Un CMMS è tipicamente più focalizzato e tecnico del CAFM, che può tracciare le informazioni relative all'allocazione delle risorse, alla gestione degli immobili e ad altre aree non tecniche legate agli asset.

Sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS)

Un sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS) è l'opposto di un CMMS in termini di relazione con il CAFM, poiché traccia metriche ancora più ampie di quelle che normalmente gestisce il CAFM.

Le aziende spesso combinano le funzionalità CAFM e CMMS per offrire ai team di gestione dei progetti una visione olistica delle prestazioni degli asset e del loro rapporto con le condizioni generali dell'azienda.

Un IWMS viene in genere utilizzato da grandi organizzazioni che desiderano estendere le funzionalità CAFM in aree come la gestione dei contratti di locazione, il flusso di cassa e la sostenibilità attraverso un'unica dashboard di facile utilizzo.

Dal consentire iniziative strategiche di ampio respiro, come la trasformazione digitale, al fornire scorci granulari e in tempo reale sulla funzionalità degli asset, i moderni sistemi di gestione delle strutture offrono molti benefici. Secondo un recente report, il mercato globale del software CAFM dovrebbe più che raddoppiare nel prossimo decennio, passando da 3,8 miliardi di dollari nel 2024 a 9,6 miliardi di dollari entro il 2033.¹

Ecco alcuni dei suoi benefici più noti.

I sistemi CAFM aiutano le organizzazioni a migliorare la loro efficienza operativa di base in diversi modi importanti. Sfruttando le funzionalità di AI, IoT e ML, le piattaforme CAFM moderne automatizzano alcune attività manuali come la creazione degli ordini di lavoro e la pianificazione della manutenzione.

L'automazione intelligente del CAFM aiuta i team di manutenzione a riallocare le risorse umane verso attività più adatte alle loro competenze, a risparmiare tempo e a creare efficienze.

Aiutando i team a monitorare e mantenere le proprie risorse con informazioni in tempo reale, il software CAFM garantisce che ogni asset operativo abbia una storia dettagliata delle prestazioni, così che i team possano prendere decisioni strategiche sul proprio funzionamento.

Le metriche di prestazioni aiutano i responsabili della struttura a decidere quali tipi di manutenzione un asset necessita e come programmare al meglio le riparazioni. Inoltre, monitorare le prestazioni degli asset tramite un sistema CAFM aiuta a mantenere bassi i costi di manutenzione, assicurando che ogni asset stia funzionando al massimo.

Le piattaforme CAFM aiutano a prolungare i cicli di vita degli asset automatizzando aspetti della manutenzione preventiva e predittiva e fornendo dati accurati e dettagliati affinché i manager sappiano quando sostituire i componenti critici.

Assicurando che gli asset vengano serviti in questo modo, il CAFM aiuta i team a passare da processi di manutenzione reattivi a quelli proattivi, riducendo la probabilità che gli asset subano un guasto. La manutenzione proattiva, se praticata per un periodo prolungato, impedisce che piccoli problemi di un asset si trasformino in problemi più gravi e ne prolunga la durata complessiva di utilizzo, o ciclo di vita.

Utilizzare gli asset più a lungo e per monitorare e rispondere più attentamente alle loro esigenze di riparazione nel tempo aiuta le organizzazioni a ridurre i costi complessivi di possesso e gestione.

Migliorando l'efficienza operativa e aiutando i team a monitorare più da vicino le attività di manutenzione, il CAFM contribuisce direttamente al risparmio complessivo dei costi per le imprese. I sistemi CAFM più recenti integrano persino moduli di gestione dei contratti di locazione e monitoraggio dei beni immobili per fornire visibilità sui costi a lungo termine degli asset.

Le piattaforme CAFM moderne non solo raccolgono volumi di dati dai sensori IoT fissati agli asset, ma eseguono anche analytics dei big data per aiutare le organizzazioni a scoprire tendenze e prendere decisioni più strategiche.

Gli strumenti di analytics CAFM forniscono visibilità su aspetti chiave della gestione degli asset e delle strutture come il consumo energetico, i costi di manutenzione e l'uso degli spazi, che possono ridurre i costi e aumentare l'efficienza.

Le organizzazioni moderne utilizzano soluzioni di gestione delle strutture assistite da computer (CAFM) per una vasta gamma di compiti che contribuiscono a rendere i loro processi core business più adattivi, efficienti e resilienti. Ecco alcuni dei modi in cui i sistemi CAFM vengono applicati a livello aziendale.

I beni immobili possono essere uno degli asset più costosi da acquisire e mantenere. Il software CAFM fornisce un hub centralizzato su cui le organizzazioni possono contare per monitorare la durata e i termini dei contratti di locazione, ottimizzare la disposizione degli uffici e memorizzare le informazioni sugli inquilini.

I sistemi CAFM ottimizzano la gestione dei beni immobili a livello aziendale offrendo agli stakeholder una visione in tempo reale delle pratiche di utilizzo dello spazio, aiutandoli a prendere decisioni più intelligenti e strategiche.

I moduli avanzati di gestione immobiliare CAFM possono essere integrati con i dati finanziari, assicurando che le proprietà siano gestite in modo da soddisfare i requisiti di budget.

I sistemi CAFM si integrano con il software CMMS per automatizzare le attività ripetitive che sono critiche per le operazioni di manutenzione, ma che per anni sono state eseguite manualmente. Esempi includono l'assegnazione degli ordini di lavoro, il monitoraggio dei costi di manutenzione e l'analisi delle metriche di prestazioni degli asset.

I sensori IoT attivano processi automatizzati che pianificano la manutenzione e le riparazioni quando una metrica di prestazioni dell'asset scende sotto una soglia stabilita. Ad esempio, quando un componente con un sensore IoT si avvicina a un guasto, il software CAFM può programmarne automaticamente la sostituzione. In passato, lo stesso componente avrebbe dovuto usurarsi e rompersi, causando inutili tempi di inattività, prima di essere sostituito.

Fissare e raggiungere obiettivi di sostenibilità richiede una raccolta e un'analisi metodica dei dati, processi che i sistemi CAFM possono automatizzare e semplificare.

Le piattaforme CAFM possono essere create per monitorare il consumo energetico e l'impatto ambientale e avvisare gli stakeholder quando gli obiettivi non vengono raggiunti. Il software CAFM aiuta inoltre a semplificare e migliorare il procurement, assicurando che vengano utilizzati solo fornitori che rispettano determinati standard ambientali.

I sistemi CAFM aiutano a rendere i lavoratori e i posti di lavoro più sicuri attraverso un'analisi dei dati rigorosa, procedure di manutenzione migliorate e funzionalità di conformità automatizzata.

Le piattaforme CAFM dotate di algoritmi di ML possono monitorare grandi volumi di dati di sistema, garantendo che l'attrezzatura sia sicura da usare. Per grandi imprese globali, il software CAFM può automatizzare le pratiche di conformità, garantendo che i processi aziendali non violino le normative del territorio in cui operano. Infine, le soluzioni CAFM possono essere configurate per mantenere lunghi audit trail, così che quando sorge un problema di sicurezza o conformità sia facile da individuare e correggere.

Il software CAFM monitora in modo rigoroso le prestazioni e la manutenzione degli asset, garantendone la massima durata possibile. Attraverso il monitoraggio dettagliato di tempistiche, registri di manutenzione, budget e allocazioni delle risorse, le piattaforme CAFM aiutano i team a gestire gli asset per tutto il loro ciclo di vita, dall'approvvigionamento fino allo smaltimento.

Utilizzare il CAFM per gestire gli asset in questo modo aiuta le imprese a garantire che gli investimenti in attrezzature e strutture rispettino i propri rigorosi standard e che tutte le attività di manutenzione siano documentate.

Fin dai suoi inizi negli anni '80 e '90, le soluzioni di gestione delle strutture assistite da computer sono state strettamente legate alle tecnologie digitali, aiutandole a evolversi per soddisfare le esigenze dei clienti con lo sviluppo di nuovi strumenti digitali.

È improbabile che questa tendenza cambi in futuro, il che mette le soluzioni CAFM in una posizione di forza per crescere. Ecco uno sguardo ad alcune tendenze che stanno guidando lo sviluppo e l'innovazione nei sistemi CAFM in questo momento:

• Integrazione con edifici intelligenti: le soluzioni software CAFM hanno già integrato alcuni strumenti per edifici intelligenti e sono pronte ad andare oltre. Oggi i sistemi CAFM automatizzano aspetti della gestione delle strutture quali illuminazione, HVAC e sicurezza. Con la crescita della tecnologia IoT, ci aspettiamo che questi sistemi diventino sempre più sofisticati, soprattutto nel processo decisionale basato su AI.
• Fusione con IWMS: attualmente, CAFM e IWMS sono mantenuti separati nella maggior parte degli ambienti di operazioni delle strutture, con CAFM che fornisce metriche più dettagliate e specifiche per asset e piattaforme IWMS utilizzate per compiti più ampi. Ma man mano che le funzionalità basate sull'AI aumentano, è probabile che diventino sempre più intrecciate. Ad esempio, le piattaforme CAFM che trasmettono dati in tempo reale stanno assumendo più compiti che tradizionalmente appartenevano agli IWMS. È possibile che in futuro queste piattaforme possano convergere in un unico ambiente unificato che si basa sull'AI per fornire analytics, forecasting e ottimizzazione a qualsiasi livello di cui l'utente abbia bisogno.
• Maggiore autonomia: con l'ascesa dell'AI, i sistemi CAFM stanno diventando ogni giorno più autonomi, passando dall'automazione a compiti predittivi, proattivi e autoregolativi. Ad esempio, i primi strumenti di automazione AI nel CAFM hanno ridotto il lavoro manuale associato alla order management e all'analisi dei dati. Tuttavia, i nuovi vanno oltre con l'incorporazione della tecnologia dei gemelli digitali e della robotica. Presto, i progressi nel CAFM potranno probabilmente rendere realtà le unità operative di strutture completamente autonome e "autogestite".