Che cos'è un sistema di gestione della conformità (CMS)?

Come suggerisce il nome, un sistema di gestione della conformità è proprio questo: un sistema. Non si tratta di in una singola tecnologia o in un unico processo, ma piuttosto in un insieme di strumenti, processi aziendali e controlli interni che operano congiuntamente per ridurre il rischio di non conformità e aiutare le organizzazioni a rispettare i propri obblighi in materia di conformità. Un sistema di gestione della conformità può includere attività che vanno dalle valutazioni dei rischi alla formazione sulla conformità.

Disporre di un sistema di gestione della conformità efficace è fondamentale per le attività di conformità di un’organizzazione e per la sua più ampia strategia di gestione del rischio. Questa necessità deriva dal fatto che il mancato rispetto dei requisiti di conformità può comportare gravi conseguenze, tra cui sanzioni, interruzioni delle attività e un aumento del rischio di violazioni dei dati.

Oggi, i sistemi di gestione della conformità fanno spesso ampio uso dell’automazione e identificano proattivamente i potenziali rischi, consentendo alle organizzazioni di adottare immediatamente misure correttive e di affrontare i problemi di conformità in tempo reale.

La gestione della conformità e i sistemi di gestione della conformità sono strettamente correlati, sebbene tecnicamente separati.

La gestione della conformità si riferisce alla strategia complessiva adottata da un’organizzazione per rispettare le normative. Un sistema di gestione della conformità (CMS), invece, è l’insieme concreto di strumenti e controlli utilizzati per automatizzare e semplificare questi processi di conformità. In altre parole, la gestione della conformità rappresenta l’approccio complessivo, mentre un CMS è la soluzione pratica.

Oggi, le organizzazioni devono affrontare un numero sempre maggiore di normative in materia di conformità, che variano a seconda dei settori e delle giurisdizioni. Queste normative sono spesso complesse e specifiche per settore, come l’HIPAA per il settore sanitario, oppure specifiche a livello regionale, come il GDPR per l’Unione Europea.

Il mancato rispetto di questi requisiti normativi può spesso comportare pesanti sanzioni e conseguenze legali. Ad esempio, nel maggio 2023, l’autorità irlandese per la protezione dei dati ha imposto a Meta, con sede in California, una sanzione di 1,3 miliardi di dollari per violazioni del GDPR.

Inoltre, l’atteggiamento dei consumatori nei confronti delle questioni legate alla conformità e alla cybersecurity sta cambiando. In un recente studio di McKinsey, l'85 percento dei rispondenti ha dichiarato che è importante conoscere la politica sulla privacy dei dati di un’azienda prima di effettuare un acquisto. Le aziende iniziano a comprendere che la conformità non è semplicemente il prezzo da pagare per fare affari, ma può persino rappresentare un vantaggio per l’attività aziendale.

Tuttavia, rispettare le normative in materia di conformità può essere complesso. Molte organizzazioni operano sempre più a livello globale e dispongono di numerose sedi in tutto il mondo, con dipendenti e clienti distribuiti in diverse regioni, ciascuna caratterizzata da requisiti normativi differenti. Per queste organizzazioni può essere difficile mantenersi al passo con gli obblighi di conformità, soprattutto perché leggi e normative continuano a evolversi con l’avvento di nuove tecnologie. Inoltre, ogni nuova iniziativa aziendale o modalità di gestione dei dati può introdurre ulteriori livelli di complessità in materia di conformità. 

Un sistema di gestione della conformità (CMS) aiuta le organizzazioni ad affrontare questo complesso panorama normativo e a mantenere la conformità. Semplifica il controllo automatico delle aree di non conformità quasi in tempo reale e consente di rispondere all’evoluzione delle normative e dei requisiti legali.

Un CMS efficace consente inoltre alle organizzazioni di standardizzare le attività di conformità a livello globale e di personalizzare il proprio approccio per rimanere conformi alle normative e agli standard specifici del settore. Più in generale, un CMS contribuisce anche a promuovere il rispetto degli standard etici e a instaurare una cultura della conformità e della responsabilità aziendale.

Sebbene un CMS efficace possa includere molti elementi, generalmente si concentra su questi tre componenti:

Il consiglio di amministrazione si concentra sulla creazione di una cultura della conformità a partire dai vertici dell’organizzazione. Date le numerose altre responsabilità, i suoi membri potrebbero non voler dare priorità alla conformità; tuttavia, sono in ultima istanza responsabili dello sviluppo e della gestione di un programma di gestione della conformità.

Una volta creato un CMS efficace, devono quindi comunicare le policy al senior management e a tutti gli altri stakeholder dell’organizzazione e al suo esterno, inclusi i collaboratori esterni e i fornitori di servizi di terze parti.

Solo con la supervisione del consiglio di amministrazione le organizzazioni possono dimostrare di prendere sul serio le attività di conformità e definire policy uniformi che consentano a tutti i membri dell’organizzazione di rispettare le leggi e i regolamenti federali a tutela dei consumatori.

Il senior management può inoltre decidere di nominare un chief compliance officer o un compliance manager per guidare la funzione di compliance e garantire un’efficace supervisione da parte del management. Queste figure riportano generalmente direttamente e con continuità al consiglio di amministrazione, tenendolo informato sulle problematiche di conformità e consentendogli di apportare, quando necessario, adeguamenti strategici e tattici al programma di gestione della conformità.

Alcune delle responsabilità degli addetti alla conformità potrebbero includere:

• Stabilire e implementare politiche e procedure di conformità

• Garantire che sia il management sia il personale ricevano una formazione completa sulle leggi e sui regolamenti a tutela dei consumatori

• Valutare i problemi di conformità emergenti e i nuovi potenziali rischi

• Gestire i reclami dei consumatori attraverso un processo di risposta standardizzato e adeguatamente documentato

• Comunicare al consiglio di amministrazione le attività e i risultati degli audit in materia di conformità

• Adottare le misure necessarie per attuare le azioni correttive e aggiornare continuamente il programma di conformità

Il programma di conformità è il cuore di un sistema di gestione della conformità. Costituisce il punto centrale per la progettazione e l’implementazione di tutti i controlli e le contromisure legati alla conformità. In genere, questi programmi comprendono policy, procedure e pratiche strutturate, inclusi controlli interni e processi di conformità, applicati dal senior management. 

Un programma di conformità ben progettato può includere valutazioni dei rischi, formazione dei dipendenti, meccanismi di segnalazione, azioni correttive, nonché audit e attività di monitoraggio della conformità. 

I dipendenti dovrebbero fare riferimento al programma di conformità come guida ufficiale in materia di compliance. In questo modo, tutti operano secondo gli stessi standard e adempiono alle proprie responsabilità in materia di conformità in modo coerente e accurato. Per questo motivo, è inoltre essenziale creare un programma strutturato di formazione sulla conformità, affinché i dipendenti conoscano le proprie responsabilità e possano attenersi alle linee guida di conformità vigenti e alle policy interne. 

Le organizzazioni dovrebbero inoltre valutare l’adozione di strutture di reporting coerenti e trasparenti. Questo aumenta l’efficienza e migliora la comunicazione, consentendo ai team di compliance di assegnare le attività alle persone competenti attraverso workflow chiari che permettono di monitorare le richieste e le azioni correttive.

I reclami dei consumatori possono aiutare le organizzazioni a identificare potenziali problemi di conformità normativa. Spesso sono proprio i clienti i primi a individuare potenziali rischi e rispondere rapidamente a questi reclami può rafforzare la fidelizzazione dei clienti, aiutando al contempo le organizzazioni ad adottare tempestivamente azioni correttive per evitare sanzioni normative. Inoltre, le autorità di regolamentazione esaminano spesso il modo in cui le organizzazioni gestiscono i reclami dei consumatori; pertanto, rispondere in modo rapido ed efficace può contribuire a migliorare il livello di conformità e il posizionamento dell’organizzazione nei confronti delle autorità di regolamentazione.

Gli audit di conformità sono un altro componente essenziale di qualsiasi sistema di gestione della conformità. Che siano interni o esterni, questi audit prevedono una valutazione imparziale del livello di conformità dell’organizzazione e della sua aderenza alle policy interne, alle procedure e ai requisiti normativi. Sono fondamentali per mantenere una conformità continuativa e identificare potenziali rischi di non conformità. 

Per gli audit esterni, revisori esterni indipendenti effettuano generalmente una verifica imparziale delle policy e dei protocolli di conformità. Al contrario, un audit interno viene generalmente svolto dalla funzione di audit interno dell’organizzazione. Entrambi i tipi di audit sono imparziali e dovrebbero concludersi con report di audit che illustrano i risultati e le raccomandazioni per il miglioramento. 

Grazie alla loro indipendenza, gli audit di conformità possono garantire alle organizzazioni, soprattutto a quelle di grandi dimensioni, un ulteriore livello di rigore nella gestione della conformità, oltre a maggiori controlli e meccanismi di bilanciamento. Possono inoltre fungere da record storico delle attività di conformità ed essere persino condivisi con le autorità di regolamentazione per dimostrare la responsabilità dell’organizzazione nel corso di un audit normativo.

Sebbene gli audit di conformità possano essere impegnativi, le organizzazioni possono contribuire a semplificare il processo conoscendo approfonditamente gli standard pertinenti e mantenendo una documentazione organizzata, così da consentire ai revisori di individuare rapidamente le informazioni necessarie.

Tra un audit di conformità e l'altro, le organizzazioni possono eseguire valutazioni del rischio e un monitoraggio continuo della conformità.

Il monitoraggio della conformità consiste nel controllare attivamente le attività operative per identificare eventuali aree di non conformità. Aiuta le organizzazioni a rispettare i requisiti normativi e a tutelare gli interessi dei consumatori in tempo reale. Quando emergono potenziali rischi, il monitoraggio della conformità consente di rilevarli tempestivamente e di adottare rapidamente azioni correttive e interventi di correzione per prevenirne il ripetersi.

Altri metodi di monitoraggio della conformità includono interviste ai dipendenti, revisione di policy e procedure, valutazione dell’efficacia della formazione e confronto tra le pratiche effettive e le informazioni comunicate all’esterno. Queste attività possono aiutare le organizzazioni a monitorare in tempo reale le attività di compliance e ad aggiornare il proprio sistema di gestione della conformità secondo necessità.

Per implementare un sistema di gestione della conformità (CMS) efficace, le organizzazioni dovrebbero adottare un approccio strategico che inizi dalla comprensione delle proprie esigenze aziendali e prosegua con l’implementazione e il supporto continuo. 

I passaggi comuni da considerare includono: