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Monitoraggio della conformità normativa
Cos'è il monitoraggio della conformità?
Il monitoraggio della conformità è l'atto di valutare costantemente se un'organizzazione è conforme ai requisiti normativi, comprese le politiche interne e gli standard specifici del settore. Il suo obiettivo è aiutare le organizzazioni a raggiungere una conformità normativa coerente ed evitare aree di non conformità.
Il monitoraggio della conformità è spesso considerato una parte importante del sistema di gestione della conformità di un'organizzazione e della sua strategia complessiva in materia di cybersecurity. Questo perché il mancato rispetto dei requisiti di conformità può comportare gravi conseguenze, tra cui sanzioni, interruzioni delle attività e persino un aumento del rischio di violazione dei dati.
La maggior parte delle autorità di regolamentazione negli Stati Uniti e nel Regno Unito ora richiede anche una qualche forma di monitoraggio della conformità. Ad esempio, la Financial Conduct Authority del Regno Unito (link esterno a ibm.com) insiste sulla necessità di disporre di un piano di monitoraggio della conformità prima di approvare una società nel mercato finanziario.
Ad oggi, non esistono standard prestabiliti per il monitoraggio della conformità: ogni organizzazione ha la responsabilità di istituire un proprio programma di monitoraggio della conformità. Alcune organizzazioni eseguono un monitoraggio interno, ovvero sono responsabili del monitoraggio dei rischi di conformità utilizzando le proprie politiche e i propri strumenti interni, mentre altre esternalizzano il processo a fornitori terzi.
Molti ritengono che queste soluzioni e piattaforme di sicurezza gestite, che utilizzano dashboard, software di conformità e un elevato grado di automazione, possano aiutare a snellire il processo di gestione della conformità e offrire una maggiore supervisione, oltre a soluzioni più rapide.
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Per comprendere quanto sia importante monitorare la conformità, è necessario tenere presente l'attuale panorama normativo. In tutto il mondo, i governi, le autorità commerciali, le organizzazioni di settore e persino le singole aziende hanno creato una rete di requisiti di conformità che si applicano a tutte le aziende che operano nella loro giurisdizione o nel loro settore, indipendentemente dal luogo in cui hanno sede.
Il mancato rispetto dei requisiti di conformità può spesso comportare pesanti sanzioni e problemi legali. Ad esempio, nel maggio 2023, l'autorità irlandese per la protezione dei dati ha imposto una multa di 1,3 miliardi di dollari a Meta, con sede in California, per violazione del GDPR (link esterno a ibm.com).
Anche gli alti dirigenti e altri soggetti hanno le proprie responsabilità normative. Ad esempio, in base al Sarbanes-Oxley Act (SOX Act), una legge di regolamentazione statunitense che mira a prevenire le frodi aziendali, i dirigenti rischiano fino a 1 milione di dollari di multa e dieci anni di carcere nel caso in cui certifichino un report finanziario inesatto.
In poche parole, la conformità è complessa e questa complessità può portare le aziende a violare inavvertitamente le regole di conformità nelle loro operazioni quotidiane. Potrebbero non cogliere appieno le sfumature dei requisiti nel momento in cui si espandono in una nuova regione, o potrebbero trascurare gli aggiornamenti alle leggi sulla protezione dei dati che impongono la divulgazione delle politiche sulla privacy dei dati ai clienti.
Il monitoraggio della conformità aiuta le organizzazioni a gestire questi rischi e a rimanere al passo con l'evoluzione del panorama normativo. Consente loro di risparmiare tempo e denaro, offrendo la possibilità di individuare le violazioni in tempo reale prima che si trasformino in problemi più grandi. Inoltre, crea una maggiore efficienza organizzativa, snellendo il complesso processo di reporting normativo.
Dal punto di vista della sicurezza, il monitoraggio della conformità favorisce anche una migliore gestione del rischio e una maggiore trasparenza organizzativa, vantaggi che sono diventati sempre più critici, dal momento che i clienti sono sempre più preoccupati per la privacy dei dati e per la possibilità di commettere violazioni. Mantenendo la conformità alle normative, le organizzazioni non solo proteggono se stesse, ma generano anche fiducia e sicurezza nei propri stakeholder.
Come creare un piano di monitoraggio della conformità
Un monitoraggio efficace della conformità richiede un approccio globale che coinvolga una serie di stakeholder, politiche e processi aziendali.
Ecco alcuni passaggi comuni da considerare quando si crea un piano di monitoraggio della conformità:
Le valutazioni dei rischi di conformità possono aiutare le organizzazioni a identificare potenziali aree di non conformità e valutare il rischio associato a ciascuna di esse.
Le aziende possono quindi dare priorità a questi rischi e allocare risorse alle aree che rappresentano la minaccia più significativa. Ad esempio, settori specifici hanno i propri standard, come HIPAA per l’assistenza sanitaria o PCI per i servizi finanziari.
Una volta identificati i rischi o i problemi di conformità, il passo successivo è stabilire una politica di conformità. Questa politica dovrebbe stabilire procedure chiare in termini di conformità ed essere adeguatamente comunicata a tutti i membri dell'azienda.
Tieni presente che una politica di conformità è fondamentale per un monitoraggio efficace della conformità. Stabilisce le regole per un comportamento conforme e lecito di un'organizzazione, mentre il monitoraggio della conformità verifica che tali regole vengano rispettate costantemente.
È importante ricordare che la conformità non è responsabilità esclusiva del team di conformità. Un monitoraggio efficace della conformità coinvolge diversi dipartimenti e individui in tutta l'organizzazione.
La formazione dei dipendenti aiuta ogni collaboratore a comprendere il proprio ruolo nel mantenere la conformità dell'organizzazione. La formazione deve essere svolta regolarmente e deve coinvolgere tutti i dipendenti interessati, compresi i dirigenti, in quanto hanno la responsabilità di porre le basi e di promuovere una cultura di conformità normativa in tutta l'organizzazione.
Le organizzazioni devono condurre verifiche regolari per garantire che il proprio programma di monitoraggio della conformità sia efficace nell'individuare le vulnerabilità e nel fornire una rapida correzione.
Le soluzioni tecnologiche, come i software di gestione della conformità come il SIEM, possono aiutare ad automatizzare questo processo di verifica attraverso il monitoraggio continuo, attraverso il quale il SIEM raccoglie e analizza continuamente i dati in tempo reale per individuare le aree di non conformità.
Quando le organizzazioni identificano aree di non conformità, dovrebbero intraprendere azioni correttive immediate e implementare piani di correzione per risolvere il problema ed evitare che si ripeta.
Le azioni correttive possono includere la revisione delle politiche interne, il miglioramento della formazione dei dipendenti, il ripensamento dei workflow aziendali o l'investimento in soluzioni di conformità migliori.
I team di conformità dovrebbero anche considerare la possibilità di monitorare e documentare le azioni correttive per garantire che altri le implementino in modo efficace e coerente in futuro.
Le politiche di conformità e i piani di monitoraggio devono essere rivisti e aggiornati regolarmente per riflettere i cambiamenti nelle normative o nelle operazioni aziendali, insieme ai progressi tecnologici.
La conformità è un obiettivo in continua evoluzione e un solido programma di monitoraggio della conformità deve essere aggiornato e agile per rispondere all’evoluzione dei rischi di conformità e dei requisiti normativi.
Verifiche interne
Alcune organizzazioni scelgono di eseguire una verifica interna oltre a una valutazione del rischio. A differenza di una verifica di conformità, che viene spesso eseguita da un responsabile della conformità o dal team di conformità, le verifiche interne sono solitamente condotte da una società esterna o dal dipartimento di verifica interno di un'organizzazione, il che le rende completamente indipendenti.
Grazie a questa indipendenza, le verifiche interne possono fornire alle organizzazioni, soprattutto a quelle più grandi, ulteriore rigore e maggiori controlli ed equilibri. Possono anche servire a documentare le attività di conformità e possono anche essere condivise con le autorità di regolamentazione per dimostrare la responsabilità durante una verifica normativa.
Il monitoraggio della conformità è un processo dinamico che utilizza sistemi manuali e automatizzati e spesso comporta verifiche e valutazioni.
Sebbene offra numerosi vantaggi, l’implementazione di un efficace sistema di monitoraggio della conformità può presentare alcune sfide.
Alcuni di questi includono:
Mancanza di risorse: il monitoraggio della conformità richiede risorse finanziarie, umane e tecniche significative. Le imprese più piccole potrebbero avere difficoltà ad allocare risorse sufficienti per il monitoraggio della conformità, rendendo difficile mantenere la conformità ai requisiti normativi.
Complessità delle normative: stare al passo con le normative può creare confusione e risultare frustrante. Il monitoraggio della conformità richiede spesso alle aziende di comprendere e rispettare requisiti e standard complessi in tutte le giurisdizioni, in particolare per le multinazionali che operano in ambienti normativi diversi.
Processi manuali: il monitoraggio della conformità può richiedere molto tempo. I processi tradizionali di gestione della conformità si basano in larga misura su processi manuali, il che comporta un aumento della complessità, degli errori e delle imprecisioni e, in ultima analisi, il mancato rispetto dei requisiti di conformità, violazioni normative e interruzioni operative.
Mancanza di responsabilità: il monitoraggio della conformità richiede un alto grado di responsabilità, sia a livello individuale che aziendale. I dipendenti devono comprendere l’importanza della conformità e assumersi la responsabilità delle proprie azioni, mentre i dirigenti devono dare priorità alla conformità e ribadire continuamente la propria politica di conformità.
Complessità dell'integrazione: l'implementazione di un efficace programma di monitoraggio della conformità richiede la combinazione di dati provenienti da più sistemi aziendali, tra cui software di gestione della conformità, software di analisi dei dati, strumenti di reporting e data warehouse. Integrare pienamente queste tecnologie può essere difficile e può portare a problemi di accuratezza dei dati, duplicazione e lacune nella conformità.
Confronto tra soluzioni di conformità interne, di terze parti e ibride
Le forme più comuni di soluzioni di conformità sono l'approccio interno, quello di terze parti e quello ibrido.
Il monitoraggio interno della conformità, o monitoraggio interno, offre alle organizzazioni un elevato grado di controllo e personalizzazione delle proprie iniziative di conformità. Le aziende possono sviluppare sistemi su misura in linea con le proprie esigenze aziendali e avere un controllo diretto sulla sicurezza dei dati.
Sebbene la creazione di un sistema di monitoraggio della conformità comporti dei costi iniziali, le spese correnti potrebbero essere inferiori una volta che il sistema viene messo in funzione. Tuttavia, le organizzazioni devono investire nella creazione di un monitoraggio interno e nello sviluppo di competenze, il che può comportare un impegno significativo in termini di risorse.
Le soluzioni di monitoraggio della conformità di terze parti apportano competenze specializzate alle organizzazioni. Questi fornitori sono sempre aggiornati sull'evoluzione delle normative e degli standard di settore e forniscono spesso report di conformità aggiornati.
Le soluzioni di conformità di terze parti sono spesso anche più scalabili e quindi adatte ad aziende di diverse dimensioni. Questi fornitori si avvalgono spesso di dashboard e del monitoraggio continuo per aiutare le organizzazioni a mantenere una visione in tempo reale del loro stato di conformità. Questa visibilità in tempo reale aiuta a identificare e affrontare prontamente le situazioni di non conformità, migliorando la capacità dell'organizzazione di dimostrare la propria responsabilità.
Inoltre, l’esternalizzazione del monitoraggio della conformità può liberare risorse interne, consentendo alle organizzazioni di concentrarsi sulle proprie attività principali.
I servizi gestiti di gestione delle informazioni e degli eventi di sicurezza (SIEM) sono una forma comune di software di gestione della conformità. Questi servizi offrono molti dei vantaggi sopra descritti e spesso consentono alle aziende di rivolgersi a esperti di cybersecurity specializzati nel monitoraggio, nella mitigazione e nella risposta alle vulnerabilità e ai rischi di conformità.
Alcune organizzazioni possono anche optare per un approccio ibrido, combinando competenze interne con strumenti di terze parti, come i software di conformità, per trovare un equilibrio adatto alle loro esigenze.
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La conformità dei dati consiste nel trattare e gestire i dati personali e sensibili in modo da aderire ai requisiti normativi, agli standard di settore e alle politiche interne in materia di sicurezza e privacy dei dati.
La gestione delle informazioni e degli eventi sulla sicurezza, o SIEM, è una soluzione di sicurezza che aiuta le organizzazioni a riconoscere e affrontare potenziali minacce e vulnerabilità della sicurezza prima che possano interrompere le operazioni di business.