Apa itu manajemen keuangan cloud?

Meskipun organisasi mungkin menggunakan CFM untuk mengurangi biaya cloud, strategi ini juga mempromosikan peningkatan kapasitas inovasi, peningkatan keamanan dan ketahanan, percepatan kecepatan ke pasar, dan banyak lagi.

Pada tahun 2027, diperkirakan 90% perusahaan akan menggunakan lingkungan hybrid cloud (infrastruktur TI terpadu yang menggabungkan layanan dan komponen publik, pribadi, dan lokal), menurut Gartner. Pendekatan ini memberi tim fleksibilitas untuk menyediakan dan menskalakan sumber daya sesuai permintaan, mempercepat alur kerja dan mempromosikan independensi. Misalnya, departemen dapat menambah atau menghilangkan layanan dengan beberapa klik.

Namun, lingkungan cloud yang rumit juga membuat pengeluaran dan operasi lebih sulit dilacak, yang berpotensi menyebabkan biaya tak terkendali, celah keamanan, masalah ketidakcocokan, dan masalah lainnya. Tagihan cloud bulanan untuk beberapa perusahaan besar kini berisi ratusan juta item baris—cukup untuk mendobrak platform spreadsheet tradisional.

Tanpa strategi komprehensif untuk menganalisis metrik ini, perusahaan mungkin berjuang untuk membuat keputusan yang hemat biaya. Sebagai contoh, jika tidak ada mekanisme transparansi biaya, sebuah organisasi mungkin tidak dapat menemukan asal muasal lonjakan penggunaan yang tidak biasa, yang berakibat pada proses pemecahan masalah yang mahal dan memakan waktu.

Inefisiensi cloud adalah masalah yang berkembang: Gartner memperkirakan bahwa pengeluaran cloud publik global akan mencapai USD 723,4 miliar pada tahun 2025, menandai lonjakan sekitar 21% dari tahun 2024. Sementara itu, organisasi melaporkan bahwa sekitar 24% dari pengeluaran perangkat lunak cloud mereka pada akhirnya terbuang sia-sia, memotong anggaran inovasi, infrastruktur, dan keamanan.

CFM bertujuan untuk mengurangi risiko ini dengan strategi tata kelola dan pengawasan yang kuat (seperti pemantauan dan penegakan terpusat, kerangka kerja akuntabilitas keuangan, dan peringatan otomatis) sambil memanfaatkan sifat dinamis dan mudah beradaptasi dari lingkungan hybrid dan multicloud modern. Kerangka kerja ini juga mendorong kolaborasi antara TI, keuangan, dan operasi bisnis, membantu memastikan bahwa setiap departemen selaras dengan serangkaian hasil bisnis dan tujuan keuangan bersama.

Strategi CFM memungkinkan organisasi untuk mengantisipasi bagaimana inisiatif atau program baru dapat memengaruhi penggunaan cloud di awal, alih-alih berebut merespons setelah kejadian. Dengan pemahaman yang jelas tentang bagaimana lingkungan cloud mereka beroperasi, tim dapat mengambil keputusan yang tepat - secara proaktif meningkatkan sumber daya, mengelola biaya, dan merespons kesalahan dengan ketangkasan dan kepercayaan diri yang lebih besar.

Manajemen biaya cloud adalah strategi tradisional yang terutama berkaitan dengan mengelola dan mengurangi pengeluaran cloud. Ini memprioritaskan pelaporan dan visibilitas biaya, penandaan sumber daya, dan metode alokasi biaya seperti chargeback dan showback untuk memberi organisasi pandangan komprehensif tentang pengeluaran cloud mereka. Namun, ini tidak terlalu fokus pada pergeseran budaya di seluruh perusahaan. Istilah terkait, pengoptimalan biaya cloud, mengacu pada tindakan yang diambil perusahaan dalam menanggapi strategi manajemen biaya cloud.

Dibangun di atas fondasi manajemen biaya cloud, CFM memiliki cakupan yang lebih luas dan lebih tangguh terhadap kompleksitas lingkungan multicloud dan hybrid. Alih-alih bereaksi terhadap tagihan cloud, CFM mengantisipasi penggunaan cloud terlebih dahulu dengan peramalan, pemodelan statistik, dan teknik lainnya. Meskipun memangkas pengeluaran cloud bisa menjadi salah satu tujuan, CFM juga berfokus untuk memaksimalkan nilai bisnis, meningkatkan akuntabilitas, dan membina komunikasi antar tim. Banyak perusahaan mengadopsi kerangka kerja CFM selama proses migrasi cloud, ketika sebuah organisasi memindahkan data dan layanannya dari pusat data lokal ke cloud, atau sebagai bagian dari strategi transformasi digital di seluruh organisasi.

Pendekatan ketiga yang disebut operasi keuangan (FinOps) berbagi tumpang tindih yang signifikan dengan CFM. FinOps dapat dianggap sebagai varian modern dari CFM yang lebih menekankan pada penyelarasan budaya perusahaan di sekitar praktik yang efisien seperti halnya pada aspek teknis operasi cloud. FinOps sendiri terinspirasi oleh DevOps: Dengan cara yang sama seperti DevOps merevolusi pengembangan perangkat lunak dengan memecah silo dan meningkatkan ketangkasan, FinOps berupaya memaksimalkan nilai bisnis cloud dengan menyatukan profesional teknologi, bisnis, dan keuangan di bawah serangkaian proses bersama.

Perbedaan lainnya adalah, meskipun CFM berasal dari berbagai perspektif dan filosofi manajemen, praktik terbaik FinOps distandarisasi dan dipromosikan melalui FinOps Foundation, sebuah organisasi nirlaba yang didirikan pada tahun 2019. Organisasi menggunakan model kematangan untuk menilai kemajuan perusahaan dalam mengadopsi prinsip-prinsip FinOps, dengan tolok ukur dan panduan untuk cara berpindah melalui setiap tahap. Namun, seiring dengan adopsi cloud yang semakin meluas di kalangan perusahaan besar, para pemimpin TI semakin sering menggunakan istilah FinOps dan CFM secara bergantian, meskipun ada perbedaan yang tidak kentara.

Kerangka kerja manajemen keuangan cloud bergantung pada beberapa strategi yang tumpang tindih untuk melacak pengeluaran cloud, mengidentifikasi pola penggunaan, memaksimalkan pengembalian investasi, dan mengantisipasi skenario masa depan.

Strategi CFM bertujuan untuk membuat perusahaan sadar akan mekanisme yang mendorong biaya dan secara proaktif menjaganya tetap terkendali. Alat visibilitas mendorong akuntabilitas dengan memudahkan tim untuk melacak apakah mereka memenuhi tujuan penggunaan dan pengeluaran. Misalnya, jika mereka melakukan pengeluaran berlebih selama kuartal tertentu, mereka dapat dengan cepat mengidentifikasi layanan atau sumber daya mana yang bertanggung jawab.

Perusahaan mengandalkan beberapa alat dan metode untuk melacak dan mengelola biaya:

• Penandaan, atau menerapkan label khusus pada berbagai akun, layanan, dan basis data, merupakan salah satu cara utama perusahaan mendapatkan pandangan menyeluruh tentang pengeluaran cloud mereka.
  
  
• Perusahaan dapat menerapkan tag sumber daya ke item tertentu dalam akun cloud, yang menawarkan detail terperinci tentang penggunaan sumber daya setiap tim. Sumber daya yang ditandai dapat mencakup klaster Kubernetes, gateway, aplikasi, atau penyimpanan.
  
  
• Sementara itu, tag akun menunjukkan sumber daya mana yang terkait dengan akun mana, memberikan tampilan tingkat yang lebih tinggi pada penggunaan cloud di seluruh perusahaan. Tag akun dapat menunjukkan rincian seperti pemilik, wilayah, pusat biaya, tingkat keamanan, atau unit bisnis.
  
  
• Pemetaan tag mengacu pada proses menautkan tag yang memiliki kesamaan atribut tertentu untuk mengungkap pola dan tren penggunaan yang tersembunyi. Sebagai contoh, semua item yang berhubungan dengan produksi dapat menggunakan tag bersama sehingga organisasi dapat memetakannya ke satu dasbor.
  
  
• Kategori biaya mengurutkan sumber daya berdasarkan biaya, sehingga membantu organisasi memprioritaskan pengoptimalan untuk layanan yang lebih mahal atau mengalihkan investasi ke sumber daya yang lebih terjangkau.
  
  
• Organisasi dapat menerapkan program pemantauan yang ketat, yang memungkinkan mereka untuk secara teratur merefleksikan pengeluaran cloud mereka dan mengevaluasi kembali proses yang tidak efisien.

Setelah organisasi mendapatkan pandangan yang komprehensif tentang penggunaan sumber daya mereka, mereka dapat beralih ke alat manajemen biaya dan model penetapan harga untuk menyeimbangkan penghematan dengan kinerja dan skalabilitas.

Dalam konteks CFM, proses penyesuaian ukuran yang tepat melibatkan penyesuaian skala dan jenis sumber daya cloud tetap (seperti penyimpanan, batas komputasi, instance database, atau komponen jaringan) yang tersedia bagi pemangku kepentingan untuk mencocokkan beban kerja mereka. Dengan menganalisis tren penggunaan historis, tim dapat membatasi risiko kelebihan atau kekurangan sumber daya yang tidak disengaja.

Perusahaan dapat menggunakan otomatisasi untuk menskalakan ukuran dan jumlah sumber daya yang tersedia secara real time menggunakan metrik yang menganalisis pola permintaan dan beban kerja. Ini membantu memastikan bahwa tim atau klien tidak berebut sumber daya saat menyelesaikan proyek. Pada saat yang sama, ini mengurangi pengeluaran yang boros dengan memotong sumber daya yang tidak lagi digunakan.

Beberapa penyedia cloud menawarkan paket hemat yang memungkinkan perusahaan membeli sejumlah sumber daya selama periode tertentu (seringkali 1-3 tahun) dengan diskon yang signifikan. Jika diterapkan dengan baik, paket hemat dapat mengurangi biaya cloud secara keseluruhan dengan membatasi ketergantungan pada penggunaan sesuai permintaan yang lebih mahal.

Instance yang disediakan seperti paket hemat, kecuali berlaku untuk instance (konfigurasi server), bukan penggunaan komputasi per jam. Pendekatan ini kurang fleksibel daripada paket hemat, sehingga ideal untuk skenario penggunaan yang stabil dan dapat diprediksi.

Perusahaan dapat mengklaim sisa kapasitas penyedia cloud dengan diskon besar melalui instance spot. Opsi ini memiliki risiko karena penyedia mungkin mengalihkan komputasi ke klien lain dengan sedikit pemberitahuan, menyebabkan gangguan layanan yang tidak terduga. Hasilnya, pendekatan ini paling baik untuk tugas-tugas toleran kesalahan seperti pemrosesan batch dan analisis big data.

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi biaya dengan menskalakan sumber daya sesuai dengan waktu, tanggal, atau lokasi tertentu. Sebagai contoh, sebuah situs e-commerce dapat meningkatkan kapasitas server di Amerika Serikat selama hari libur lokal untuk mengakomodasi lonjakan lalu lintas pelanggan.

Meminta tim bertanggung jawab atas biaya cloud mereka sendiri dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih efisien dan memprioritaskan keberlanjutan. Strategi showback mengirimkan tagihan tim dengan akun terperinci tentang sumber daya cloud yang mereka gunakan. Chargeback melangkah lebih jauh dengan mewajibkan tim untuk membayar tagihan ini dengan dana mereka sendiri.

Infrastruktur cloud yang terlalu kompleks dapat menimbulkan inefisiensi dan redundansi, sehingga lebih sulit untuk melakukan perencanaan kapasitas yang akurat. Sebagai contoh, program yang dinonaktifkan dapat menyedot sumber daya dari proyek-proyek yang sedang berjalan lama setelah program tersebut tidak aktif.

Untuk mengurangi pemborosan, perusahaan dapat menggunakan alat deteksi anomali, yang sering didukung oleh machine learning, untuk membantu mengidentifikasi tanda-tanda pemborosan.

Banyak organisasi yang tidak hanya peduli dengan pengeluaran cloud pada saat ini, mereka juga ingin mempersiapkan diri untuk skenario di masa depan. Peramalan melibatkan mempelajari penggunaan cloud bulan-bulan sebelumnya, mengisolasi faktor-faktor yang berkontribusi atau mengurangi tujuan bisnis dan mengoptimalkan anggaran dan infrastruktur untuk mengakomodasi skenario masa depan.

Untuk memperhitungkan ketidakpastian seperti kondisi pasar atau gangguan di seluruh industri, perusahaan dapat melakukan simulasi berbagai hasil dan mengoordinasikan rencana kontinjensi untuk masing-masing hasil. Model prediktif juga dapat mengantisipasi biaya beban kerja baru bersih, sehingga organisasi dapat mempersiapkan perubahan layanan mendatang yang dipicu oleh investasi cloud baru.

Kerangka kerja CFM yang efektif sering kali menggabungkan pagar pembatas yang komprehensif dan strategi penegakan sehingga tim dapat bertindak secara independen sambil mempertahankan tujuan bisnis inti. Tim tata kelola cloud terpusat sering menggunakan tolok ukur kinerja, kontrol biaya, dan tinjauan kepatuhan untuk melindungi departemen dari biaya tak terkendali, penyimpangan keamanan, gangguan layanan, dan risiko lainnya.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin menempatkan pembatasan akses pada layanan intensif sumber daya sehingga hanya beberapa pengembang tertentu yang dapat menggunakannya. Tim tata kelola juga dapat memberikan pelatihan untuk mengajar rekan kerja tentang praktik terbaik komputasi cloud dan strategi pengambilan keputusan yang efisien.

Strategi CFM sering kali mendorong transparansi dan kolaborasi antar tim, membantu memastikan bahwa tidak ada departemen yang terkotak-kotak dari organisasi yang lebih luas. Komunikasi silang membantu memastikan bahwa setiap tim memahami tujuan penghematan biaya dan efisiensi. Alih-alih hanya menerima perintah dari departemen TI, tim berkontribusi secara bermakna pada keseluruhan strategi, dengan membawa perspektif dan data mereka.

Untuk memfasilitasi kolaborasi ini, perusahaan dapat membuat tim pusat, yang terdiri dari perwakilan dari masing-masing departemen, untuk berbagi ide dan membangun strategi kohesif. Tim teknik dapat menawarkan keahlian teknis, strategipenganggaran canggih dan pemotongan biaya tim keuangan dan insight tingkat tinggi tim produk tentang arah dan prioritas produk.

Sebagian besar penyedia cloud utama, termasuk Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, IBM Cloud Services, dan Google Cloud Platform, menyediakan alat bawaan untuk membantu perusahaan melacak dan mengelola biaya cloud mereka. AWS menguasai sekitar 30% pangsa pasar infrastruktur cloud di seluruh dunia, diikuti oleh Microsoft (20%) dan Google (12%), menurut HG Insights.

Perusahaan juga dapat memilih dari beberapa alat manajemen keuangan cloud non-native, yang dirancang untuk membantu perusahaan mempertahankan visibilitas biaya dan mengoptimalkan kinerja di berbagai lingkungan cloud. Pilihan umum meliputi Flexera, Datadog, CloudZero dan IBM Cloudability.

Meskipun CFM menawarkan pendekatan yang lebih komprehensif dibandingkan dengan manajemen biaya cloud tradisional (yang berfokus pada pengurangan biaya), kerangka kerja ini juga memperkenalkan tingkat kerumitan baru yang berisiko membebani perusahaan jika tidak diimplementasikan dengan hati-hati. Tantangan umum meliputi:

Perusahaan sering menggunakan beberapa layanan dan solusi penyimpanan untuk mengoperasikan dan memelihara infrastruktur TI mereka. Meskipun pendekatan ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan kekuatan masing-masing layanan, lingkungan multicloud juga dapat menimbulkan tantangan transparansi dan masalah kompatibilitas.

Misalnya, data penggunaan dari layanan cloud tertentu mungkin tidak mudah ditransfer ke database pemantauan pusat perusahaan. Atau, tim mungkin mengandalkan alat pelacakan biaya mereka sendiri, mengaburkan pandangan organisasi tentang pengeluaran cloud secara keseluruhan.

Perusahaan dapat mengatasi masalah ini melalui tata kelola yang kuat dan kebijakan kepatuhan, memberikan panduan yang jelas kepada tim tentang bagaimana mereka dapat mengintegrasikan produk dan layanan baru ke dalam infrastruktur cloud yang ada.

Tim sering kali memiliki kepentingan yang bersaing yang dapat mengganggu strategi CFM organisasi yang lebih besar. Sebagai contoh, departemen TI mungkin bertujuan untuk mengurangi penggunaan cloud di seluruh perusahaan, bahkan ketika tim pengembangan meningkatkan penggunaannya untuk mempersiapkan peluncuran produk baru.

Kebijakan akuntabilitas keuangan, yang terkadang mengharuskan unit bisnis untuk membayar layanan TI yang mereka gunakan, juga dapat menyebabkan gesekan jika tim merasa dibebankan biaya yang tidak adil. Untuk mendorong keselarasan tim, perusahaan dapat menciptakan insentif bersama dan tujuan bisnis yang membutuhkan masukan dari berbagai pemangku kepentingan.

Perusahaan mengandalkan forecasting untuk menguraikan skenario anggaran masa depan, tetapi biaya tersembunyi, beban kerja yang tidak konsisten, dan lonjakan penggunaan yang tidak terduga dapat mengacaukan perhitungan mereka. Perusahaan sering memerangi volatilitas ini dengan mendiversifikasi model penetapan harga mereka, yang membantu memastikan bahwa mereka tidak terlalu bergantung pada strategi pengeluaran tunggal.

Alat analisis prediktif canggih, yang menggunakan pemodelan statistik dan machine learning untuk menganalisis data historis perusahaan, juga dapat memberikan perkiraan anggaran yang lebih variabel dan akurat dibandingkan dengan pendekatan tradisional.

Karena tagihan penggunaan yang berlapis-lapis bisa jadi sulit ditafsirkan, perusahaan mungkin tidak dapat mengidentifikasi pendorong yang berkontribusi pada biaya yang lebih tinggi. Hal ini juga mengurangi kemampuan mereka untuk melacak pengeluaran secara real time, yang berarti mereka mungkin mengetahui lonjakan penggunaan hanya setelah insiden terjadi.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan bisa menggunakan penandaan sumber daya untuk melacak item saat pindah di seluruh organisasi. Platform intelijen biaya dapat membantu mengoptimalkan pengeluaran dengan mengidentifikasi inefisiensi dan menyarankan perubahan perilaku untuk mengatasinya. Sistem skalabilitas otomatis dapat segera menanggapi kebutuhan sumber daya, dan platform analisis data yang kuat dapat mengubah statistik abstrak menjadi visual dan dasbor yang memungkinkan tim untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penggunaannya dari waktu ke waktu.

Meskipun menambah kompleksitas pada operasi perusahaan, CFM memiliki banyak manfaat, termasuk peningkatan efisiensi, skalabilitas, kemampuan beradaptasi, dan banyak lagi.