6 Strategi untuk mencapai optimalisasi biaya TI

Teknologi Enterprise berkembang lebih cepat dari sebelumnya, begitu pula harganya. Dengan belanja TI global yang diperkirakan mencapai 5,74 triliun USD pada tahun 2025 (naik 9,3% dari tahun sebelumnya), para CIO dan CFO berada di bawah tekanan yang meningkat untuk menghadirkan sistem kinerja tinggi sambil mengendalikan pengeluaran.¹ Akibatnya, optimalisasi biaya TI telah menjadi prioritas strategis utama bagi para pemimpin bisnis dan TI.

Optimalisasi biaya TI adalah proses evaluasi rutin pengeluaran TI untuk mengidentifikasi dan menghilangkan biaya yang tidak perlu, sambil tetap mendukung operasi. Ketika dilakukan dengan benar, upaya pengoptimalan biaya TI menggabungkan praktik terbaik, strategi, dan alat perangkat lunak untuk membantu menyeimbangkan pengurangan biaya dengan kinerja dan nilai maksimal.

Praktik optimalisasi biaya TI menghadapi tantangan penting, termasuk mengatasi peningkatan biaya yang terkait dengan teknologi baru seperti AI generatif (gen AI). Dalam laporan IBM Institute for Business Value (IBV), biaya rata-rata komputasi diperkirakan akan naik 89% antara 2023 dan 2025, dengan 70% eksekutif yang disurvei mengutip gen AI sebagai pemain kunci di balik peningkatan ini.

Optimalisasi biaya TI jangan disamakan dengan manajemen biaya TI— proses pemantauan, analisis, dan pelaporan biaya TI untuk memastikan mereka mematuhi alokasi anggaran. Sebaliknya, pengoptimalan biaya TI melampaui biaya pelacakan dan berfokus pada penerapan strategi yang meminimalkan biaya TI sambil meningkatkan nilai yang diperoleh dari sumber daya TI.

Tanpa kerangka kerja yang terstruktur, para pemimpin bisnis akan kesulitan mencapai strategi pengoptimalan biaya TI yang mendukung perubahan berkelanjutan jangka panjang. Menurut penelitian Gartner, hanya 11% organisasi yang berhasil mempertahankan penghematan biaya selama tiga tahun berturut-turut.²

Kerangka kerja pengoptimalan biaya TI menyediakan pendekatan langkah demi langkah untuk menganalisis biaya TI organisasi (misalnya, perangkat keras, aplikasi perangkat lunak, komputasi cloud , kontrak vendor, penyimpanan data) sambil mempertahankan efisiensi dan mencapai tujuan bisnis yang lebih luas.

Kerangka kerja yang efektif harus mencakup langkah-langkah berikut.

Libatkan pemangku kepentingan dari semua unit bisnis utama (misalnya, operasi, keuangan, layanan pelanggan) untuk memastikan dukungan dan pengambilan keputusan yang tepat. Setiap unit bisnis memiliki kebutuhan teknologi dan pola pengeluaran yang unik, yang dapat mengungkap peluang pengoptimalan.

Menyelaraskan upaya pengoptimalan biaya TI dengan tujuan bisnis yang lebih luas, dengan fokus tidak hanya pada pengurangan biaya tetapi juga pada pencapaian efisiensi operasional, inovasi, dan profitabilitas.

Misalnya, jika bisnis Anda bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, tim TI dapat berfokus pada pengoptimalan proses bisnis dan alat bantu layanan pelanggan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Melakukan penilaian menyeluruh untuk mendapatkan gambaran jelas tentang pengeluaran saat ini, alokasi sumber daya, dan inefisiensi. Mengintegrasikan data pengeluaran TI dengan metrik kinerja bisnis (seperti pertumbuhan pendapatan dan biaya akuisisi pelanggan) dapat mengungkap area di mana investasi TI berkinerja buruk dan tidak memberikan pengembalian yang diharapkan.

CIO dan pemimpin TI lainnya harus menemukan strategi pengurangan biaya yang tidak mengorbankan kinerja atau nilai. Memigrasikan aplikasi dari pusat data lokal yang berbiaya tinggi ke solusi hybrid cloud yang lebih hemat biaya dapat mengurangi biaya modal dan operasional sekaligus meningkatkan skalabilitas dan fleksibilitas.

Inisiatif pengoptimalan biaya TI dapat dimulai setelah organisasi menetapkan kerangka kerja yang jelas. Pada artikel ini, kami membahas 6 strategi pengoptimalan biaya TI yang dapat meningkatkan pengembalian investasi (ROI) dari teknologi dan memberikan keunggulan kompetitif.

Konsolidasikan aset TI Anda untuk mengurangi biaya dan kompleksitas. Sistem dan aplikasi redundan, perangkat keras lama, dan lisensi perangkat lunak yang kurang digunakan dapat membuat IT tersebar—lingkungan TI yang terlalu kompleks dan terdesentralisasi yang dapat menyebabkan IT bayangan. Selain memecah silo TI, konsolidasi memudahkan pengelolaan beban kerja dan merampingkan operasi.

Misalnya, Mesin virtual (VM) telah mengubah operasi TI dengan memungkinkan bisnis menjalankan beberapa aplikasi pada satu server fisik. VM memberikan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih besar, namun penyebaran VM sprawl—yaitu ekspansi mesin virtual yang berlebihan dan tidak terkontrol—dapat menyebabkan VM yang kurang digunakan atau terlupakan.  

Menetapkan kebijakan tata kelola TI dengan proses standar untuk membuat, memelihara, dan menonaktifkan VM dapat mencegah penyebaran VM yang tidak terkendali. Selain itu, berinvestasi dalam platform manajemen virtualisasi untuk mengawasi seluruh siklus hidup VM membantu mengurangi pemborosan sumber daya dan menyederhanakan manajemen.

Saat ini, sebagian besar organisasi perusahaan berinvestasi dalam model multicloud hybrid, yang menawarkan fleksibilitas dan kontrol atas penerapan beban kerja. Model infrastruktur TI modern ini membawa tingkat kompleksitas yang lebih tinggi. Semakin banyak layanan cloud yang Anda gunakan—masing-masing dengan alat manajemen, kecepatan transmisi data, dan protokol keamanan yang berbeda—semakin sulit pula mengelola lingkungan Anda secara efektif. Kurangnya visibilitas terhadap pola penggunaan cloud, misalnya, dapat menyebabkan pengeluaran berlebih untuk layanan yang jarang atau kurang digunakan.

Dalam sebuah studi terbaru, perusahaan membuang miliaran dolar untuk infrastruktur cloud publik mereka akibat manajemen yang kurang baik, dengan lebih dari tiga perempat responden memperkirakan bahwa antara 21% hingga 50% pengeluaran cloud mereka terbuang sia-sia.³

Manajemen biaya cloud, yang juga dikenal sebagai optimalisasi biaya cloud atau tata kelola biaya cloud, adalah proses mengelola dan mengurangi pengeluaran cloud bisnis secara efektif. Strategi manajemen biaya cloud yang diterapkan secara efektif memungkinkan FinOps, yaitu disiplin manajemen keuangan cloud yang berkembang dan praktik budaya yang bertujuan memaksimalkan nilai bisnis di lingkungan hybrid dan multicloud. FinOps dapat membantu organisasi secara proaktif mengidentifikasi dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, mengoptimalkan penggunaan sumber daya cloud, serta mengotomatiskan kebijakan pengendalian biaya.

Teknik pengoptimalan cloud lainnya meliputi: 

• Ukuran yang tepat: Penyediaan sumber daya yang berlebihan (misalnya, komputasi, bandwidth jaringan, dan kapasitas penyimpanan cloud) adalah masalah umum yang dihadapi organisasi di lingkungan cloud. Penyesuaian ukuran, atau rightsizing, adalah proses menyelaraskan jenis dan ukuran instans komputasi cloud dengan beban kerja, proses ini dapat meningkatkan efisiensi biaya dengan memastikan organisasi membeli jumlah instans cloud yang tepat. Platform manajemen biaya cloud memungkinkan bisnis melacak penggunaan sumber daya dan menyesuaikannya untuk mengurangi biaya secara efektif.

• Instans yang disediakan (RI): Organisasi dapat membeli instans cadangan (RI) untuk menghemat uang dan mempertahankan fleksibilitas. Instance yang disediakan dibeli di muka, biasanya dengan harga diskon, dan sering digunakan selama periode puncak seperti penjualan kilat.

• Spot instans: Pelanggan cloud dapat menggunakan spot instance untuk membeli kapasitas komputasi yang tidak terpakai dengan harga yang lebih murah dari penyedia layanan cloud. Instance spot paling baik untuk tugas jangka pendek seperti pekerjaan batch atau pemrosesan latar belakang karena penyedia dapat mengganggu atau menghentikan instance ini dengan sedikit pemberitahuan ketika kapasitas dibutuhkan di tempat lain.

Sebagian besar pembelian organisasi ditujukan untuk perangkat lunak, namun sering muncul tantangan dalam melacak penggunaannya. Menurut studi yang dilakukan oleh Productiv, hanya 47% lisensi SaaS yang digunakan selama periode rata-rata 90 hari.⁴

Untuk mengoptimalkan pengeluaran perangkat lunak, lakukan audit menyeluruh untuk menilai penggunaan dibandingkan dengan pembelian lisensi dan langganan. Pertimbangkan mengadopsi perangkat lunak sumber terbuka jika memungkinkan, karena dapat memberikan fungsionalitas serupa dengan biaya yang lebih rendah.

Berinvestasi dalam proses dan alat manajemen aset perangkat lunak (SAM) dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memaksimalkan nilai investasi perangkat lunak Anda. SAM membantu melacak penggunaan sumber daya, seperti penyimpanan data untuk SaaS dan layanan cloud. Dengan menganalisis data penggunaan tersebut, bisnis dapat menetapkan tolok ukur untuk mengoptimalkan paket berlangganan mereka. Misalnya, tolok ukur ini dapat memastikan perangkat lunak tidak kurang berlisensi (yang bisa menimbulkan masalah kepatuhan) maupun berlisensi berlebihan (yang menyebabkan pengeluaran sia-sia untuk lisensi yang tidak diperlukan).

Organisasi dapat meningkatkan kinerja bisnis dan meraih keunggulan kompetitif dengan menggunakan alat otomatisasi dan alur kerja cerdas yang didukung oleh AI:

• Mengotomatiskan berbagai tugas rutin: Tugas operasional TI yang rutin dapat menyita banyak sumber daya dan tenaga kerja jika dilakukan secara manual. Dengan mengotomatiskan proses ini, organisasi dapat membebaskan tim TI untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis sekaligus mengurangi risiko kesalahan manusia. Otomatisasi TI dapat menangani berbagai tugas berulang seperti penambalan perangkat lunak, penyediaan infrastruktur, dan pemeliharaan rutin. Sistem pemantauan otomatis dapat mendeteksi masalah sebelum memengaruhi operasi, sehingga memungkinkan intervensi tepat waktu dan potensi penghematan biaya.

• Meningkatkan visibilitas dan kontrol biaya: Alat bantu berbasis AI dapat memberikan insight real-time tentang pengeluaran TI, mengidentifikasi anomali biaya, dan menghasilkan laporan untuk membantu pemimpin TI dalam memahami dan mengendalikan biaya secara efektif. Saat ini, organisasi juga memanfaatkan kemampuan AI generatif untuk membangun model prediktif dan meramalkan biaya TI di masa depan.

• Mengoptimalkan keamanan sib: Keamanan siber sangat penting dalam inisiatif pengurangan biaya TI. Laporan Biaya Pelanggaran Data IBM 2024 menunjukkan bahwa biaya rata-rata global akibat pelanggaran data meningkat 10% dari tahun sebelumnya, mencapai 4,88 juta USD, kenaikan terbesar sejak pandemi. Alat otomatisasi dan AI membantu mengoptimalkan keamanan siber dengan memungkinkan deteksi dan respons ancaman yang cepat, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi kerentanan dan mengurangi risiko.

Metodologi tangkas dan praktik DevOps dapat mengarah pada penggunaan sumber daya yang lebih baik dan manajemen TI yang lebih hemat biaya ketika diterapkan pada operasi TI.

Tangkas dan DevOps mendorong kolaborasi erat antara tim pengembangan, operasi, dan bisnis, yang membantu memastikan sumber daya TI digunakan secara efektif di seluruh departemen.

• Infrastruktur sebagai Kode (IaC): IaC adalah praktik di mana infrastruktur didefinisikan dan dikelola melalui kode, bukan melalui proses manual. Kemampuan ini dapat menyebabkan penyediaan sumber daya TI yang lebih efisien dan dapat diprediksi, mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan penyediaan, sehingga memotong biaya.

• AI Generatif: Alat AI Generatif dapat meningkatkan siklus pengembangan perangkat lunak (SDLC) dengan mengotomatiskan pembuatan kode, membantu pengembangan perangkat lunak, dan bahkan membantu dokumentasi TI. Kemampuan ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pengembangan.

Infrastruktur TI, terutama pusat data, dapat mengkonsumsi energi dalam jumlah besar. TI berkelanjutan adalah pendekatan TI perusahaan yang bertujuan untuk meminimalkan dampak lingkungan dari operasi TI dan kontribusinya terhadap perubahan iklim.

Kebijakan pengadaan TI berkelanjutan dapat membantu organisasi memprioritaskan penggunaan peralatan dan perangkat keras ramah lingkungan (seperti server, sistem pendingin, dan solid state drive) yang memiliki peringkat efisiensi energi tinggi seperti sertifikasi Energy Star. Memanfaatkan kontrak listrik dengan sumber energi terbarukan, seperti tenaga surya, angin, atau tenaga air, dapat secara signifikan mengurangi dampak lingkungan dari operasi TI sekaligus memberikan penghematan biaya jangka panjang.

Karena bisnis harus terus beradaptasi dengan perubahan teknologi yang berlangsung, optimalisasi biaya TI harus menjadi proses berkelanjutan, bukan sekadar perbaikan satu kali. Kunci mengelola kompleksitas ini adalah dengan mengadopsi alat dan strategi yang tepat untuk mencapai keseimbangan antara efisiensi biaya dan kinerja.