Apa itu manajemen aset perangkat lunak (SAM)?

29 November 2024

Penyusun

Amanda McGrath

Writer, IBM

Alexandra Jonker

Editorial Content Lead

Apa itu manajemen aset perangkat lunak?

Manajemen aset perangkat lunak (SAM) adalah serangkaian praktik untuk merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan aset perangkat lunak sepanjang siklus hidupnya.

SAM mengadopsi pendekatan strategis dalam hal pembelian, penerapan, pemeliharaan, penggunaan, dan pembuangan aplikasi perangkat lunak dalam organisasi. Proses ini mencakup audit perangkat lunak, manajemen inventaris, kepatuhan terhadap lisensi, serta berbagai aktivitas terkait lainnya. Sebagai bagian dari strategi TI yang efektif, SAM membantu organisasi menyederhanakan operasional, mengurangi pemborosan dan biaya, meminimalkan risiko, serta memaksimalkan nilai dari investasi perangkat lunak mereka.

SAM mulai berkembang pada akhir tahun 1980-an, saat organisasi mulai mengadopsi perangkat lunak untuk keperluan bisnis secara lebih luas. SAM mulai berkembang pada akhir tahun 1980-an, saat organisasi mulai mengadopsi perangkat lunak untuk keperluan bisnis secara lebih luas. SAM berkembang lebih jauh di awal tahun 2000-an, seiring dengan diperkenalkannya perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) dan komputasi cloud yang menghadirkan tantangan baru.

Saat ini, manajer aset perangkat lunak dan lainnya mengadaptasi pendekatan mereka ke SAM. Mereka sekarang harus memperhitungkan ekosistem teknologi yang lebih kompleks yang mencakup alat bantu kecerdasan buatan (AI), otomatisasi, dan perangkat lunak sumber terbuka kolaboratif.

Wanita berbelanja di toko permen

Ubah niat baik menjadi tindakan

Buletin Think mingguan menyediakan akses ke berita dan penelitian tentang keberlanjutan, AI, dan banyak lagi.

Mengapa manajemen aset perangkat lunak penting?

Manajemen aset perangkat lunak memberikan organisasi visibilitas yang lebih baik terhadap aset perangkat lunak mereka, serta membantu memastikan bahwa perangkat lunak tersebut digunakan dengan efisien, efektif, dan secara bertanggung jawab.

Organisasi semakin mengandalkan perangkat lunak untuk mendukung dan menjalankan operasional mereka. Namun, apakah mereka benar-benar memanfaatkan semua aplikasi yang ada? Apakah mereka menggunakan aplikasi tersebut dengan cara yang efisien dan memaksimalkan potensinya? Tanpa manajemen yang tepat, bisnis tidak memiliki visibilitas yang jelas mengenai aset perangkat lunak yang dimiliki dan bagaimana penggunaannya di dalam organisasi. Akibatnya, mereka bisa menghabiskan anggaran berlebih untuk aplikasi dan berisiko menghadapi audit serta sanksi jika perangkat lunak digunakan secara tidak sesuai.

Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Gartner menyatakan bahwa mengintegrasikan SAM yang efektif dengan operasi keuangan (FinOps) dalam fungsi tata kelola pusat dapat mengurangi pemborosan keuangan dari investasi perangkat lunak dan cloud hingga 60% pada tahun 2026.1

Solusi SAM dapat membantu organisasi menghindari masalah hukum dan denda dengan memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan lisensi perangkat lunak. Sebagai contoh, praktik SAM dapat memastikan organisasi mematuhi ketentuan dalam perjanjian lisensi perangkat lunak, sehingga mengurangi risiko hukum dan denda akibat ketidakpatuhan.

Mixture of Experts | Podcast

Decoding AI: Rangkuman Berita Mingguan

Bergabunglah dengan panel insinyur, peneliti, pemimpin produk, dan sosok kelas dunia lainnya selagi mereka mengupas tuntas tentang AI untuk menghadirkan berita dan insight terbaru seputar AI.

Elemen kunci dari manajemen aset perangkat lunak

Fitur utama dari program SAM yang efektif meliputi:

  • Inventaris perangkat lunak
  • Pemantauan penggunaan
  • Manajemen lisensi
  • Proses pengadaan
  • Audit perangkat lunak
  • Manajemen siklus hidup

Inventaris perangkat lunak

Praktik inventarisasi perangkat lunak mencakup proses pencatatan dan pengorganisasian aset perangkat lunak milik organisasi secara sistematis dan terstruktur, untuk memastikan semua perangkat lunak tercatat dengan jelas. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi semua perangkat lunak yang terinstal, mencakup aplikasi lokal, berbasis cloud, serta perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).

Organisasi dapat menggunakan alat otomatis dalam proses penemuan untuk memindai perangkat lunak yang terinstal di berbagai perangkat, mulai dari server, desktop, laptop, hingga perangkat mobile. Basis data inventaris terpusat dapat mencatat informasi penting, seperti tanggal instalasi perangkat lunak, versi yang digunakan, dan status lisensinya. Pelacakan terpusat ini memberikan pemahaman yang lebih jelas mengenai hak perangkat lunak, yakni perangkat lunak yang dimiliki atau yang diizinkan untuk digunakan oleh perusahaan.

Pemantauan penggunaan

Pemantauan penggunaan mencakup pelacakan cara perangkat lunak digunakan di seluruh organisasi. Data dikumpulkan menggunakan alat yang memantau metrik aktivitas perangkat lunak, seperti frekuensi penggunaan, durasi, dan pola akses yang umum. Data ini kemudian memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi perangkat lunak yang kurang digunakan atau berlebihan dan menghilangkan biaya perangkat lunak yang tidak perlu. Untuk solusi SaaS dan berbasis cloud, SAM bertujuan untuk memantau metrik konsumsi, seperti jumlah pengguna aktif dan penggunaan penyimpanan data, guna mengoptimalkan paket berlangganan.

Manajemen lisensi

Manajemen lisensi melibatkan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi dan mengoptimalkan penggunaan lisensi. Organisasi harus secara berkala memverifikasi bahwa penggunaan perangkat lunak mematuhi ketentuan lisensi, menghindari penggunaan berlebihan (lisensi berlebih) atau instalasi tidak sah (lisensi kurang). Praktik SAM mengamati semua hak perangkat lunak dan mencakup pelacakan jenis lisensi (seperti lisensi permanen versus langganan) dan pemantauan kepatuhan terhadap perjanjian vendor.

Organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan lisensi dengan mengalokasikan ulang atau menghapus lisensi yang tidak terpakai, serta mengonsolidasikan lisensi yang serupa jika memungkinkan. Mereka juga dapat mengotomatiskan pembaruan perangkat lunak bila diperlukan, untuk mencegah gangguan dalam akses atau layanan.

Proses pengadaan

Proses pengadaan perangkat lunak merampingkan pembelian dan pembaruan perangkat lunak. Dengan memusatkan proses pengadaan, organisasi dapat lebih mudah mengendalikan biaya dan mencegah pembelian perangkat lunak yang berlebihan. Organisasi juga dapat menerapkan proses persetujuan dalam akuisisi perangkat lunak untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan anggaran dan tujuan organisasi.

Upaya ini dapat membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok dan merampingkan manajemen kontrak. Mereka juga dapat membantu mencegah penyebaran internal TI bayangan, yaitu produk piranti lunak dan alat yang digunakan karyawan tanpa sepengetahuan atau pengawasan perusahaan.

Audit perangkat lunak

Audit perangkat lunak rutin memungkinkan organisasi untuk secara proaktif memeriksa inventaris perangkat lunak, lisensi, dan kepatuhan terhadap perjanjian vendor secara menyeluruh. Proses audit dapat mencakup pemeriksaan perangkat lunak yang terinstal di perangkat perusahaan dan membandingkannya dengan inventaris terpusat. Dengan cara ini, auditor dapat mengidentifikasi aplikasi yang tidak sah atau sudah usang.

Menilai ulang penggunaan secara berkala dan mengonfirmasi kepatuhan terhadap lisensi adalah cara utama untuk mencegah potensi risiko dan memastikan efisiensi biaya. Menjaga jaringan perangkat lunak tetap siap untuk audit membuatnya lebih mudah untuk menangani pertanyaan dan ulasan saat muncul.

Manajemen siklus hidup

Manajemen siklus hidup memastikan perangkat lunak digunakan secara optimal dan tetap mematuhi peraturan, mulai dari akuisisi hingga pensiun. Proses ini mencakup pengadaan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan harga terbaik dari penyedia yang dipilih. Hal ini juga mencakup memastikan instalasi dan konfigurasi yang sah pada perangkat yang diperlukan, serta penjadwalan pembaruan, tambalan, dan pemeliharaan rutin.

Ketika perangkat lunak mencapai akhir masa pakai, praktik SAM membantu menghentikannya dengan lancar melalui penghapusan instalasi, penghentian lisensi, dan memastikan penghapusan data secara aman. Berbagai alat SAM dapat mengotomatiskan pelacakan penerapan perangkat lunak dan pelaporan sepanjang siklus hidup perangkat lunak, sehingga meningkatkan transparansi dan kontrol aset.

Teknologi untuk manajemen aset perangkat lunak

Berbagai alat dan teknologi manajemen aset perangkat lunak dapat membuat penerapan dan pengelolaan proses SAM menjadi lebih efisien dan akurat. Teknologi ini meliputi:

  • Alat inventaris perangkat lunak: Organisasi dapat menggunakan alat inventaris dan penemuan perangkat lunak untuk secara otomatis memindai dan mengidentifikasi perangkat lunak yang terinstal di berbagai perangkat, sehingga menghasilkan inventaris terpusat.

  • Sistem manajemen lisensi: Sistem terpusat ini memudahkan pengelolaan lisensi perangkat lunak, termasuk hak penggunaan dan pembaruan lisensi. Mereka membantu memastikan bahwa organisasi mematuhi perjanjian lisensi.
  • Alat pengukur perangkat lunak: Alat-alat ini memantau dan mengukur penggunaan perangkat lunak, dan dapat menawarkan wawasan penggunaan yang berharga. Mereka dapat diintegrasikan dengan data waktu nyata atau digunakan untuk mengidentifikasi pola jangka panjang dari waktu ke waktu.

  • Program manajemen layanan TI (ITSM): Solusi manajemen layanan TI yang komprehensif ini mengintegrasikan perangkat keras, perangkat lunak, dan aset cloud untuk pengelolaan alur kerja yang lebih efisien. Mereka menyediakan manajemen layanan untuk aset perusahaan, serta proses TI, dan teknologi operasional (OT).

AI dan manajemen aset perangkat lunak

Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan (AI) di SAM untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak dan biaya perangkat lunak. Alat yang didukung AI dapat mendeteksi dan mengkategorikan aset perangkat lunak di seluruh jaringan, mengurangi kebutuhan akan pelacakan manual dan membuatnya lebih mudah untuk mempertahankan inventaris yang komprehensif. Analisis yang didukung AI dapat memberikan insight tentang pola penggunaan perangkat lunak, membantu organisasi mengidentifikasi lisensi yang kurang dimanfaatkan dan peluang untuk penghematan biaya. Dan analisis prediktif membantu alat AI mengantisipasi kebutuhan perangkat lunak di masa depan berdasarkan data historis dan real-time.

Mungkin kekuatan terbesar AI untuk praktik SAM adalah otomatisasi. Teknologi ini dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti pelacakan lisensi dan pemeriksaan kepatuhan, membebaskan sumber daya untuk kegiatan yang lebih strategis dan mencegah kesalahan manusia di sepanjang proses.

Siapa yang menetapkan standar manajemen aset perangkat lunak?

Standar SAM dan praktik terbaik ditetapkan oleh berbagai badan industri, seperti Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) dan Asosiasi Internasional Manajer Aset TI (IAITAM). Organisasi-organisasi ini memberikan panduan untuk menerapkan program SAM yang efektif dan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi. Pustaka Infrastruktur Teknologi Informasi (ITIL) adalah seperangkat praktik terbaik untuk manajemen layanan TI, termasuk panduan tentang proses SAM.

SAM vs ITAM (dan istilah terkait lainnya)

SAM hanyalah salah satu elemen dalam keseluruhan manajemen operasi teknologi informasi. Ini adalah bagian dari manajemen aset TI (ITAM).

ITAM adalah pelacakan dan pengelolaan menyeluruh dari semua aset TI. Hal ini dapat dipecah menjadi: 

  • Manajemen aset perangkat lunak (SAM), yang berfokus secara khusus pada aset perangkat lunak.
  • Manajemen aset perangkat keras (HAM), yang berfokus pada aset perangkat keras, seperti komputer, mobile, dan server.
Catatan kaki

1 "PanduanPasar untuk Alat Manajemen Aset PerangkatLunak" (tautan berada di luar ibm.com), Gartner, 3 Oktober 2023.

Solusi terkait
Perangkat lunak dan solusi manajemen siklus hidup aset (ALM)

Gunakan AI dan insight data untuk mengoptimalkan kinerja aset dari awal hingga akhir.

Jelajahi solusi ALM
Perangkat lunak manajemen aset perusahaan 

Optimalkan jadwal, sumber daya, dan kinerja aset dengan IBM Maximo Application Suite.

Jelajahi Maximo Application Suite
Layanan konsultasi keberlanjutan

Gunakan layanan konsultasi keberlanjutan IBM untuk mengubah ambisi keberlanjutan menjadi tindakan dan menjadi bisnis yang lebih bertanggung jawab dan menguntungkan.

    Jelajahi layanan konsultasi keberlanjutan
    Ambil langkah selanjutnya

    Maksimalkan hasil dari aset perusahaan Anda dengan IBM Maximo Application Suite, set perangkat lunak cerdas yang terintegrasi. Kelola dan pantau aset secara lebih efektif dengan menggunakan analitik canggih, AI, dan otomatisasi, termasuk pemeliharaan prediktif untuk meningkatkan keandalan aset.

    Jelajahi Maximo Application Suite Pesan demo langsung