Manajemen aset perangkat lunak (SAM) adalah serangkaian praktik untuk merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan aset perangkat lunak sepanjang siklus hidupnya.
SAM mengadopsi pendekatan strategis dalam hal pembelian, penerapan, pemeliharaan, penggunaan, dan pembuangan aplikasi perangkat lunak dalam organisasi. Proses ini mencakup audit perangkat lunak, manajemen inventaris, kepatuhan terhadap lisensi, serta berbagai aktivitas terkait lainnya. Sebagai bagian dari strategi TI yang efektif, SAM membantu organisasi menyederhanakan operasional, mengurangi pemborosan dan biaya, meminimalkan risiko, serta memaksimalkan nilai dari investasi perangkat lunak mereka.
SAM mulai berkembang pada akhir tahun 1980-an, saat organisasi mulai mengadopsi perangkat lunak untuk keperluan bisnis secara lebih luas. SAM mulai berkembang pada akhir tahun 1980-an, saat organisasi mulai mengadopsi perangkat lunak untuk keperluan bisnis secara lebih luas. SAM berkembang lebih jauh di awal tahun 2000-an, seiring dengan diperkenalkannya perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) dan komputasi cloud yang menghadirkan tantangan baru.
Saat ini, manajer aset perangkat lunak dan lainnya mengadaptasi pendekatan mereka ke SAM. Mereka sekarang harus memperhitungkan ekosistem teknologi yang lebih kompleks yang mencakup alat bantu kecerdasan buatan (AI), otomatisasi, dan perangkat lunak sumber terbuka kolaboratif.
Manajemen aset perangkat lunak memberikan organisasi visibilitas yang lebih baik terhadap aset perangkat lunak mereka, serta membantu memastikan bahwa perangkat lunak tersebut digunakan dengan efisien, efektif, dan secara bertanggung jawab.
Organisasi semakin mengandalkan perangkat lunak untuk mendukung dan menjalankan operasional mereka. Namun, apakah mereka benar-benar memanfaatkan semua aplikasi yang ada? Apakah mereka menggunakan aplikasi tersebut dengan cara yang efisien dan memaksimalkan potensinya? Tanpa manajemen yang tepat, bisnis tidak memiliki visibilitas yang jelas mengenai aset perangkat lunak yang dimiliki dan bagaimana penggunaannya di dalam organisasi. Akibatnya, mereka bisa menghabiskan anggaran berlebih untuk aplikasi dan berisiko menghadapi audit serta sanksi jika perangkat lunak digunakan secara tidak sesuai.
Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Dengan menerapkan strategi SAM, organisasi dapat mengidentifikasi lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan. Gartner menyatakan bahwa mengintegrasikan SAM yang efektif dengan operasi keuangan (FinOps) dalam fungsi tata kelola pusat dapat mengurangi pemborosan keuangan dari investasi perangkat lunak dan cloud hingga 60% pada tahun 2026.1
Solusi SAM dapat membantu organisasi menghindari masalah hukum dan denda dengan memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan lisensi perangkat lunak. Sebagai contoh, praktik SAM dapat memastikan organisasi mematuhi ketentuan dalam perjanjian lisensi perangkat lunak, sehingga mengurangi risiko hukum dan denda akibat ketidakpatuhan.
Fitur utama dari program SAM yang efektif meliputi:
Praktik inventarisasi perangkat lunak mencakup proses pencatatan dan pengorganisasian aset perangkat lunak milik organisasi secara sistematis dan terstruktur, untuk memastikan semua perangkat lunak tercatat dengan jelas. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi semua perangkat lunak yang terinstal, mencakup aplikasi lokal, berbasis cloud, serta perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).
Organisasi dapat menggunakan alat otomatis dalam proses penemuan untuk memindai perangkat lunak yang terinstal di berbagai perangkat, mulai dari server, desktop, laptop, hingga perangkat mobile. Basis data inventaris terpusat dapat mencatat informasi penting, seperti tanggal instalasi perangkat lunak, versi yang digunakan, dan status lisensinya. Pelacakan terpusat ini memberikan pemahaman yang lebih jelas mengenai hak perangkat lunak, yakni perangkat lunak yang dimiliki atau yang diizinkan untuk digunakan oleh perusahaan.
Pemantauan penggunaan mencakup pelacakan cara perangkat lunak digunakan di seluruh organisasi. Data dikumpulkan menggunakan alat yang memantau metrik aktivitas perangkat lunak, seperti frekuensi penggunaan, durasi, dan pola akses yang umum. Data ini kemudian memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi perangkat lunak yang kurang digunakan atau berlebihan dan menghilangkan biaya perangkat lunak yang tidak perlu. Untuk solusi SaaS dan berbasis cloud, SAM bertujuan untuk memantau metrik konsumsi, seperti jumlah pengguna aktif dan penggunaan penyimpanan data, guna mengoptimalkan paket berlangganan.
Manajemen lisensi melibatkan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi dan mengoptimalkan penggunaan lisensi. Organisasi harus secara berkala memverifikasi bahwa penggunaan perangkat lunak mematuhi ketentuan lisensi, menghindari penggunaan berlebihan (lisensi berlebih) atau instalasi tidak sah (lisensi kurang). Praktik SAM mengamati semua hak perangkat lunak dan mencakup pelacakan jenis lisensi (seperti lisensi permanen versus langganan) dan pemantauan kepatuhan terhadap perjanjian vendor.
Organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan lisensi dengan mengalokasikan ulang atau menghapus lisensi yang tidak terpakai, serta mengonsolidasikan lisensi yang serupa jika memungkinkan. Mereka juga dapat mengotomatiskan pembaruan perangkat lunak bila diperlukan, untuk mencegah gangguan dalam akses atau layanan.
Proses pengadaan perangkat lunak merampingkan pembelian dan pembaruan perangkat lunak. Dengan memusatkan proses pengadaan, organisasi dapat lebih mudah mengendalikan biaya dan mencegah pembelian perangkat lunak yang berlebihan. Organisasi juga dapat menerapkan proses persetujuan dalam akuisisi perangkat lunak untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan anggaran dan tujuan organisasi.
Upaya ini dapat membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok dan merampingkan manajemen kontrak. Mereka juga dapat membantu mencegah penyebaran internal TI bayangan, yaitu produk piranti lunak dan alat yang digunakan karyawan tanpa sepengetahuan atau pengawasan perusahaan.
Audit perangkat lunak rutin memungkinkan organisasi untuk secara proaktif memeriksa inventaris perangkat lunak, lisensi, dan kepatuhan terhadap perjanjian vendor secara menyeluruh. Proses audit dapat mencakup pemeriksaan perangkat lunak yang terinstal di perangkat perusahaan dan membandingkannya dengan inventaris terpusat. Dengan cara ini, auditor dapat mengidentifikasi aplikasi yang tidak sah atau sudah usang.
Menilai ulang penggunaan secara berkala dan mengonfirmasi kepatuhan terhadap lisensi adalah cara utama untuk mencegah potensi risiko dan memastikan efisiensi biaya. Menjaga jaringan perangkat lunak tetap siap untuk audit membuatnya lebih mudah untuk menangani pertanyaan dan ulasan saat muncul.
Manajemen siklus hidup memastikan perangkat lunak digunakan secara optimal dan tetap mematuhi peraturan, mulai dari akuisisi hingga pensiun. Proses ini mencakup pengadaan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan harga terbaik dari penyedia yang dipilih. Hal ini juga mencakup memastikan instalasi dan konfigurasi yang sah pada perangkat yang diperlukan, serta penjadwalan pembaruan, tambalan, dan pemeliharaan rutin.
Ketika perangkat lunak mencapai akhir masa pakai, praktik SAM membantu menghentikannya dengan lancar melalui penghapusan instalasi, penghentian lisensi, dan memastikan penghapusan data secara aman. Berbagai alat SAM dapat mengotomatiskan pelacakan penerapan perangkat lunak dan pelaporan sepanjang siklus hidup perangkat lunak, sehingga meningkatkan transparansi dan kontrol aset.
Berbagai alat dan teknologi manajemen aset perangkat lunak dapat membuat penerapan dan pengelolaan proses SAM menjadi lebih efisien dan akurat. Teknologi ini meliputi:
Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan (AI) di SAM untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak dan biaya perangkat lunak. Alat yang didukung AI dapat mendeteksi dan mengkategorikan aset perangkat lunak di seluruh jaringan, mengurangi kebutuhan akan pelacakan manual dan membuatnya lebih mudah untuk mempertahankan inventaris yang komprehensif. Analisis yang didukung AI dapat memberikan insight tentang pola penggunaan perangkat lunak, membantu organisasi mengidentifikasi lisensi yang kurang dimanfaatkan dan peluang untuk penghematan biaya. Dan analisis prediktif membantu alat AI mengantisipasi kebutuhan perangkat lunak di masa depan berdasarkan data historis dan real-time.
Mungkin kekuatan terbesar AI untuk praktik SAM adalah otomatisasi. Teknologi ini dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti pelacakan lisensi dan pemeriksaan kepatuhan, membebaskan sumber daya untuk kegiatan yang lebih strategis dan mencegah kesalahan manusia di sepanjang proses.
Standar SAM dan praktik terbaik ditetapkan oleh berbagai badan industri, seperti Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) dan Asosiasi Internasional Manajer Aset TI (IAITAM). Organisasi-organisasi ini memberikan panduan untuk menerapkan program SAM yang efektif dan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi. Pustaka Infrastruktur Teknologi Informasi (ITIL) adalah seperangkat praktik terbaik untuk manajemen layanan TI, termasuk panduan tentang proses SAM.
SAM hanyalah salah satu elemen dalam keseluruhan manajemen operasi teknologi informasi. Ini adalah bagian dari manajemen aset TI (ITAM).
ITAM adalah pelacakan dan pengelolaan menyeluruh dari semua aset TI. Hal ini dapat dipecah menjadi:
1 "PanduanPasar untuk Alat Manajemen Aset PerangkatLunak" (tautan berada di luar ibm.com), Gartner, 3 Oktober 2023.
Gunakan proses prediktif yang didukung AI untuk meningkatkan hasil produksi pabrik, mengurangi inventaris suku cadang, dan menyederhanakan layanan manajemen aset.
Pelajari cara memberdayakan tim operasi Anda dengan manajemen aset dan kinerja cerdas.
Didukung oleh data AI dan IoT, aset yang terhubung dan cerdas dapat mengoptimalkan kinerja, beradaptasi dengan keadaan yang berubah, dan membantu memastikan keberlanjutan.
Melbourne Water mengintegrasikan IBM® Maximo untuk mengonsolidasikan dan menganalisis data energi di seluruh fasilitas, demi meningkatkan efisiensi energi dan mengurangi emisi dengan melacak dan mengoptimalkan penggunaan energi.
Gunakan AI dan insight data untuk mengoptimalkan kinerja aset dari awal hingga akhir.
Optimalkan jadwal, sumber daya, dan kinerja aset dengan IBM Maximo Application Suite.
Gunakan layanan konsultasi keberlanjutan IBM untuk mengubah ambisi keberlanjutan menjadi tindakan dan menjadi bisnis yang lebih bertanggung jawab dan menguntungkan.