Apa itu perangkat lunak sebagai layanan (SaaS)?

Penyedia SaaS bertanggung jawab untuk mengoperasikan, mengelola, dan memelihara perangkat lunak dan infrastruktur yang menjalankannya. Pelanggan cukup membuat akun, membayar biaya, dan mengakses perangkat lunak.

Beberapa sejarawan industri menelusuri asal usul SaaS hingga tahun 1950an, ketika aplikasi yang berjalan pada mainframe dikirimkan ke terminal jarak jauh. Namun SaaS seperti yang kita kenal sekarang dimulai pada tahun 1999, ketika Salesforce meluncurkan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) sebagai perangkat lunak yang dihosting di cloud yang dikirimkan ke browser web.

Saat ini SaaS adalah layanan komputasi cloud publik yang paling umum dan model pengiriman perangkat lunak yang dominan. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan tenaga kerja—mulai dari alat sehari-hari seperti Slack (untuk pengiriman pesan) dan Dropbox (untuk penyimpanan dan berbagi file), hingga aplikasi bisnis inti seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sumber daya manusia, dan platform pengoptimalan tenaga kerja—disampaikan menggunakan model SaaS.

Bisnis besar dan berukuran perusahaan (yang memiliki lebih dari 5.000 karyawan) menggunakan rata-rata 131 aplikasi SaaS pada tahun 2024.¹ Analis industri memperkirakan ukuran pasar global untuk aplikasi SaaS mencapai hampir 400 miliar dolar AS (399,1 miliar dolar AS) pada tahun 2024, dan pasar ini diperkirakan akan tumbuh menjadi 819,23 miliar dolar AS pada tahun 2030.²

Dibandingkan dengan perangkat lunak tradisional, SaaS menawarkan kepada bisnis dari semua ukuran - dari startup hingga organisasi global yang masif - kemudahan akses, time to value yang lebih cepat, pengurangan biaya manajemen, dan biaya yang dapat diprediksi.

SaaS memanfaatkan infrastruktur komputasi cloud dan skala ekonomi untuk memberi pelanggan pendekatan yang lebih efisien untuk mengadopsi, menggunakan, dan membayar perangkat lunak. Semua aplikasi SaaS berbagi karakteristik ini:

Aplikasi SaaS dibangun untuk di-host di cloud. Vendor perangkat lunak SaaS dapat menghosting aplikasi di infrastruktur cloud mereka sendiri atau dengan penyedia layanan cloud. Hosting dengan penyedia mapan dapat membantu bisnis mencapai skalabilitas dan aksesibilitas global yang lebih besar.

Aplikasi SaaS dapat diakses oleh setiap pelanggan yang memiliki koneksi internet dan perangkat pengguna yang terhubung dengan internet. Aplikasi SaaS biasanya berjalan di browser web apa pun dan di komputer atau perangkat seluler apa pun, tetapi mereka sering berjalan lebih efektif di tablet dan mobile. Dan dalam beberapa kasus, aplikasi SaaS dapat menawarkan atau memerlukan klien tipis khusus, perangkat komputasi ringan yang berjalan dari jarak jauh pada sumber daya yang disimpan di server pusat.

Aplikasi SaaS menggunakan arsitektur multi-penyewa, di mana satu contoh aplikasi perangkat lunak (dan basis data dan perangkat keras yang mendasarinya) melayani beberapa penyewa (atau akun pengguna). Untuk menjaga keamanan dan privasi data, data aplikasi, data pengguna, data sistem, dan konfigurasi khusus setiap penyewa dipisahkan dari data pelanggan lainnya.

Aplikasi SaaS hanya membutuhkan sedikit atau bahkan tidak ada manajemen dan tidak ada pemeliharaan dari pelanggan. Vendor SaaS bertanggung jawab untuk menyediakan, mengelola, dan memelihara semua server dan infrastruktur yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi, dan untuk menerapkan peningkatan fitur dan patch keamanan bila diperlukan. Mereka menyediakan fitur load balancing dan cadangan data, redundansi infrastruktur, dan layanan pemulihan bencana untuk mencegah pemadaman dan memenuhi perjanjian tingkat layanan (SLA).

Banyak vendor SaaS juga menyediakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang dapat digunakan pelanggan mereka untuk mengintegrasikan aplikasi SaaS dengan aplikasi SaaS lain atau aplikasi perangkat lunak tradisional.

Komputasi cloud mengacu pada akses sesuai permintaan ke sumber daya komputasi—server fisik atau virtual, penyimpanan data, kemampuan jaringan , alat pengembangan aplikasi, perangkat lunak, platform analitik yang didukung AI, dan lainnya—melalui internet.

Komputasi cloud menyediakan kerangka kerja yang luas untuk memberikan berbagai sumber daya TI dan layanan berbasis web, dan SaaS adalah subset spesifik dari komputasi cloud. Meskipun SaaS secara khusus berfokus pada penyediaan aplikasi perangkat lunak, komputasi cloud juga mencakup model layanan lain, seperti infrastruktur sebagai layanan (IaaS)—yang menyediakan akses sesuai permintaan ke infrastruktur dan sumber daya jaringan - serta platform sebagai layanan (PaaS)—yang menawarkan lingkungan berbasis cloud untuk mengembangkan dan menguji perangkat lunak.

Selain itu, layanan cloud dapat digunakan secara independen satu sama lain. Bisnis memilih untuk mengadopsi PaaS tanpa mengadopsi IaaS atau mengadopsi SaaS tanpa mengandalkan solusi IaaS atau PaaS. Namun, SaaS tidak akan ada tanpa infrastruktur cloud yang mendasari yang menghosting dan mengirimkan perangkat lunak kepada pengguna, sehingga layanan komputasi cloud sangat penting untuk aplikasi SaaS. 

Meskipun banyak perusahaan memilih untuk menggunakan ketiga model layanan cloud, setiap model dirancang untuk kebutuhan pelanggan yang berbeda dan memberikan tingkat tanggung jawab TI yang berbeda-beda kepada penyedia layanan.

Infrastruktur sebagai layanan (IaaS) menawarkan alternatif berbasis cloud untuk infrastruktur komputasi lokal, memberikan sumber daya fisik dan virtual komputasi (dihosting di pusat data oleh penyedia IaaS) kepada pengguna.   

IaaS adalah solusi serbaguna yang cocok untuk organisasi dari berbagai ukuran. Ini memberi bisnis kontrol penuh atas infrastruktur TI mereka, sambil menyediakan solusi pusat data yang fleksibel dan dapat diskalakan yang dapat berkembang atau berkontraksi seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis.

Namun, IaaS adalah yang paling langsung dari tiga model. Ini hanya menyediakan infrastruktur dasar. Tim TI masih bertanggung jawab untuk mengelola sistem operasi, aplikasi, middleware dan waktu proses. Dibandingkan dengan model lainnya, IaaS menyediakan lebih sedikit komponen yang telah dikonfigurasi sebelumnya, sehingga tim TI yang terampil sekalipun dapat merasakan beban kerja dan biaya yang besar, jika mereka tidak diperlengkapi untuk menangani tanggung jawab manajemen tambahan.

Katakanlah suatu organisasi ingin memberikan aplikasi manajemen hubungan pelanggan (CRM) kepada konsumen. Dengan menggunakan IaaS, pengembang dapat membangun infrastruktur TI backend di cloud dan kemudian menggunakan infrastruktur khusus tersebut untuk membuat platform dan aplikasi pengembangannya sendiri. Tim TI akan memiliki kendali penuh atas OS dan konfigurasi server, tetapi mereka juga akan menanggung beban mengelola dan memeliharanya, beserta platform pengembangan dan aplikasi.

Namun, sama seperti solusi as-a-service lainnya, IaaS dapat menarik bagi perusahaan yang ingin menjauh dari tuntutan mengelola perangkat keras lokal.

Model harga bayar sesuai penggunaan dari IaaS (saat ini merupakan model harga yang paling populer untuk IaaS) dapat mengakomodasi organisasi dengan berbagai macam anggaran. Dan untuk bisnis dengan beban kerja yang tidak dapat diprediksi atau perusahaan rintisan yang sedang mengalami pertumbuhan pesat, kemampuan penyesuaian layanan IaaS terbukti ideal, terutama jika departemen TI mereka kekurangan sumber daya untuk investasi infrastruktur yang besar.

Platform sebagai layanan (PaaS) menyediakan platform berbasis cloud untuk mengembangkan, menjalankan, dan mengelola aplikasi.

PaaS bertindak sebagai lapisan tengah dalam tumpukan komputasi cloud, menjembatani kesenjangan antara IaaS dan SaaS. Ini menggabungkan fleksibilitas dan opsi penyesuaian IaaS dengan alur kerja yang terintegrasi dan manfaat penerapan cepat SaaS, menjadikannya opsi paling efisien dan hemat biaya bagi pengembang yang membangun aplikasi khusus.

PaaS dibangun di atas model IaaS dengan tidak hanya menyediakan infrastruktur dasar tetapi juga menawarkan OS terkelola, middleware, dan waktu proses. Sumber daya ini memudahkan pengembang untuk menerapkan aplikasi dan membangun saluran CI/CD, tetapi mereka juga membatasi opsi penyesuaian dan kontrol pengguna atas lingkungan.

Tetap dengan contoh CRM, pengembang dapat menggunakan PaaS untuk membangun aplikasi CRM khusus. Dalam hal ini, perusahaan menurunkan infrastruktur dan manajemen sumber daya pengembangan ke penyedia layanan, dan bisnis mempertahankan kendali atas fitur aplikasi. Tetapi bisnis juga bertanggung jawab untuk mengelola aplikasi dan data terkaitnya.

Meskipun demikian, platform PaaS sangat penting untuk mengelola praktik pengembangan perangkat lunak tingkat perusahaan. Mereka membebaskan pengembang dari tugas-tugas rutin (seperti integrasi kode dan manajemen basis data), tetapi mereka masih mengaktifkan inovasi dan penyesuaian aplikasi—tingkat fleksibilitas yang tidak tersedia dengan SaaS.

Umumnya, PaaS paling cocok untuk perusahaan yang mencari lingkungan pengembangan yang komprehensif dan untuk tim yang tersebar secara geografis yang beroperasi di berbagai platform dan wilayah. Ini juga dapat membantu bisnis yang bekerja dengan anggaran TI yang terbatas, karena PaaS memungkinkan tim untuk membangun aplikasi tanpa biaya yang signifikan yang dapat timbul dari pembuatan platform pengembangan internal.

Dengan SaaS, penyedia cloud menangani semuanya mulai dari pengembangan aplikasi hingga pemeliharaan infrastruktur. Pengguna cukup mengakses aplikasi menggunakan browser web, tanpa perlu menginstal atau memelihara apa pun dan tanpa batasan jenis perangkat atau lokasi. Meskipun pengguna dapat mengonfigurasi pengaturan tertentu dan mengelola izin, penyedia SaaS menangani semua aspek pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan.

Aplikasi SaaS paling cocok untuk bisnis yang mencari aplikasi perangkat lunak siap pakai yang berfungsi dengan andal dengan upaya minimal dari pihak mereka.

Sebagai contoh, mari kita pertimbangkan aplikasi kalender. Pengguna menginginkan kemampuan untuk menambahkan acara, rapat, dan janji temu tanpa perlu repot mengonfigurasi pengaturan atau khawatir untuk terus memperbarui perangkat lunak. Jika server gagal karena kesalahan konfigurasi atau pelanggaran keamanan, pengguna mengharapkan penyedia SaaS untuk mengatasi masalah tersebut dan memulihkan akses mereka ke aplikasi (idealnya tanpa gangguan layanan).

Banyak aplikasi perangkat lunak saat ini adalah aplikasi SaaS, termasuk platform hiburan (seperti Netflix dan Spotify), email dan alat komunikasi (seperti Slack dan Gmail) dan alat manajemen proyek (seperti Salesforce dan HubSpot).

Namun, kenyamanan SaaS datang dengan pengorbanan. Pengguna hanya memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki kontrol administratif atau kemampuan untuk menyesuaikan perangkat lunak, dan opsi integrasi bisa jadi terbatas. Menggunakan SaaS juga berarti bahwa pengguna tidak memiliki perangkat lunak. Penyedia mempertahankan kendali atas platform dan data Anda, yang membatasi pengawasan pengguna.

Mari kita lihat kembali contoh CRM. Dalam hal ini, bisnis akan memilih solusi SaaS CRM yang sudah jadi, melepaskan semua manajemen sehari-hari tetapi melepaskan kontrol (atas fitur dan fungsionalitas, penyimpanan data, akses pengguna, dan keamanan) ke penyedia cloud.

Jika bisnis membutuhkan kontrol atau penyesuaian yang lebih besar, PaaS atau IaaS yang dipasangkan dengan perangkat lunak berpemilik mungkin merupakan pilihan yang lebih baik. Tetapi karena aplikasi SaaS mudah diterapkan dan tidak memerlukan pengaturan minimal, mereka masih menjadi favorit di antara perusahaan yang mengandalkan tim terdistribusi dan jarak jauh.

Model sebagai layanan (MaaS) memberikan model machine learning (ML) dan kecerdasan buatan (AI) yang sudah dilatih dan dihosting di cloud kepada pengguna melalui API. Ini memungkinkan bisnis untuk terus mengintegrasikan model ML terbaru dan teknologi AI ke dalam aplikasi mereka, sehingga mereka dapat memanfaatkan ML tanpa menghabiskan sumber daya keuangan dan manusia yang diperlukan untuk membangun dan melatih model dari bawah ke atas.

Solusi MaaS membantu pengembang mengotomatiskan dan mengoptimalkan tugas-tugas seperti deteksi anomali, pengenalan suara, analisis sentimen, dan visi komputer (yang memungkinkan sistem yang mendukung AI untuk “melihat” dan memperoleh informasi yang berarti dari input visual).

Meskipun MaaS dan SaaS berbeda dalam tujuannya, alat MaaS dapat meningkatkan fungsionalitas aplikasi SaaS. Pengembang dapat menggunakan API MaaS untuk menambahkan fitur berbasis ML (seperti rekomendasi yang dipersonalisasi, chatbot, dan deteksi penipuan) ke program SaaS. Selain itu, karena penyedia MaaS menangani semua pembaruan dan peningkatan model, aplikasi SaaS yang didukung MaaS dapat memanfaatkan kemajuan terbaru dalam ML dan memberikan pengguna akses langsung ke fitur-fitur ML terbaru.

Terlepas dari keunggulannya, SaaS memang menimbulkan potensi risiko dan tantangan yang perlu diwaspadai oleh pelanggan, terutama pelanggan perusahaan.

Kemudahan adopsi dan penggunaan aplikasi SaaS dapat mengakibatkan penyebaran SaaS—proliferasi aplikasi SaaS yang tidak terkendali dalam suatu organisasi. Penyebaran SaaS biasanya tidak disengaja. Sebaliknya, pengadaan terdesentralisasi dan kurangnya panduan dan kebijakan di seluruh perusahaan dapat menyebabkan portofolio SaaS membengkak yang membuang-buang uang, mempersulit alur kerja, dan menciptakan silo data.

Ekosistem SaaS yang luas juga berkontribusi pada fenomena yang dikenal sebagai “TI bayangan," di mana aplikasi perangkat lunak digunakan pada jaringan perusahaan tanpa persetujuan, pengetahuan, atau pengawasan departemen TI. TI bayangan dapat menimbulkan risiko keamanan yang signifikan.

Jika staf TI tidak tahu perangkat lunak apa yang digunakan pengguna, mereka tidak dapat memastikan bahwa perangkat lunak tersebut aman. TI bayangan memperburuk praktik keamanan cloud yang buruk, seperti menggunakan kata sandi yang sama untuk beberapa aplikasi, meningkatkan kerentanan organisasi secara keseluruhan terhadap penyerang.

Aplikasi SaaS juga mengharuskan bisnis untuk melepaskan kendali atas manajemen data. Dengan model komputasi cloud lainnya, pengguna memiliki kendali lebih besar atas cara penyimpanan, pengelolaan, dan pengamanan data pelanggan, sehingga tim dapat menyesuaikan konfigurasi mereka untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan komputasi tertentu. Model bisnis SaaS mengharuskan pengguna untuk mempercayakan data mereka—dan pengelolaannya—kepada penyedia pihak ketiga. 

Potensi risiko lainnya adalah vendor lock-in. Aplikasi SaaS tidak dapat dipindahkan ke vendor lain jika vendor saat ini tidak lagi memenuhi aplikasi vendor saat ini tidak lagi memenuhi kinerja, fungsionalitas, atau persyaratan bisnis pelanggan. Sebagai gantinya, pengguna harus menemukan aplikasi baru yang melayani tujuan yang sama, yang dapat menantang dalam beberapa kasus. 

Manfaat dan keunggulan SaaS paling baik dipahami jika dibandingkan dengan perangkat lunak tradisional—perangkat lunak yang diinstal dan dikelola pada infrastruktur lokal:

• SaaS menyediakan adopsi yang lebih cepat, bahkan instan, dan waktu untuk mendapatkan manfaat. Pelanggan dapat membeli dan mulai menggunakan aplikasi SaaS segera, terkadang dalam hitungan menit, dengan biaya awal minimal (biasanya harga berlangganan bulan pertama). Sebagai perbandingan, perangkat lunak tradisional mungkin memerlukan pembelian dan penyediaan server, menginstal perangkat lunak pada setiap perangkat pengguna, dan menganggarkan serta membeli lisensi penuh untuk setiap pengguna.

• SaaS menyediakan akses ke fitur dan versi baru segera setelah tersedia. Penyedia SaaS meningkatkan fitur dan menambahkan fungsi secara real time, beberapa kali seminggu, sering kali tanpa disadari oleh pelanggan. Mereka bahkan dapat meningkatkan antarmuka dan pengalaman pengguna tanpa mengganggu pekerjaan pelanggan. Dengan perangkat lunak on premises tradisional, peningkatan yang sering sangat mahal dan mengganggu sehingga pelanggan mungkin menunggu berbulan-bulan agar fitur tersebut muncul dalam versi baru (jika mereka tidak memilih untuk melewatkan beberapa peningkatan sama sekali).

• SaaS memungkinkan skalabilitas yang hemat biaya dan sesuai permintaan. Pelanggan dapat meningkatkan dan menurunkan skala aplikasi SaaS sesuai kebutuhan, hanya dengan meningkatkan atau menurunkan tingkatan atau membeli lebih banyak kapasitas. Perangkat lunak tradisional mengharuskan pengguna untuk membeli lebih banyak kapasitas untuk mengantisipasi lonjakan penggunaan—kapasitas yang sering kali menganggur hingga dibutuhkan.

• SaaS menawarkan biaya yang dapat diprediksi dan overhead yang jauh lebih rendah. Dengan SaaS, tidak perlu menganggarkan infrastruktur untuk menjalankan perangkat lunak, untuk peningkatan perangkat lunak (dan infrastruktur untuk mendukungnya), atau untuk staf TI internal untuk menginstal, meningkatkan, dan memelihara perangkat lunak. Sebagian besar biaya masuk langsung ke penggunaan perangkat lunak.

Aplikasi SaaS tersedia dalam berbagai model harga bayar sesuai penggunaan berbasis langganan yang berbeda dari lisensi perangkat lunak tradisional.

Perangkat lunak tradisional bergantung pada model berbasis kepemilikan. Pengguna membayar biaya di muka yang signifikan tetapi tetap (dan mungkin biaya pemeliharaan) untuk lisensi permanen yang menyediakan akses perangkat lunak dan layanan terkait untuk periode tertentu. Struktur pembayaran ini menyulitkan untuk menskalakan atau menyesuaikan sumber daya perangkat lunak tanpa membeli kembali aplikasi atau menerapkan peningkatan yang signifikan.

Aplikasi SaaS menggunakan model berbasis akses, di mana pengguna membayar biaya berulang untuk lisensi berlangganan yang menyediakan sejumlah sumber daya tertentu atau akses ke serangkaian fitur tertentu. Penyedia SaaS menawarkan harga fleksibel yang memungkinkan pengguna untuk menskalakan sumber daya seiring perubahan kebutuhan mereka. Hal ini termasuk:

Penetapan harga adalah pendekatan yang paling mudah: satu paket, satu harga. Model tarif tetap menyediakan akses ke semua fitur dengan satu harga tetap. Pengguna membayar biaya bulanan atau tahunan untuk penggunaan tak terbatas, terlepas dari apakah mereka menggunakan layanan ini sedikit atau banyak.

Model penetapan harga flat-rate mungkin mengasingkan pelanggan yang sadar anggaran yang merasa bahwa paket tersebut melebihi batasan anggaran dan kebutuhan bisnis mereka, tetapi model ini dapat menarik bagi bisnis yang mencari harga SaaS yang konsisten dan dapat diprediksi.

Model penetapan harga berbasis penggunaan, atau bayar sesuai penggunaan, memungkinkan pelanggan membayar akses SaaS berdasarkan sumber daya yang mereka gunakan. Makin banyak sumber daya yang dibutuhkan pelanggan, makin banyak mereka membayar untuk layanan tersebut. Misalnya, aplikasi email mungkin membebankan biaya kepada pengguna berdasarkan jumlah email yang mereka kirim setiap bulan.

Model berbasis penggunaan bisa menyulitkan untuk memprediksi biaya SaaS secara konsisten, tetapi karena model SaaS berbasis penggunaan dapat menyesuaikan dengan pengguna, maka model ini merupakan pilihan yang baik untuk berbagai jenis pelanggan.

Vendor SaaS menawarkan “tingkatan” harga berdasarkan akses fitur, jumlah pengguna, atau penggunaan sumber daya. Sebagai contoh, solusi pemasaran email SaaS mungkin menawarkan tingkat “standar” untuk hingga 5.000 kontak seharga USD 250 per bulan, tingkat “pro” untuk hingga 20.000 kontak seharga USD 500 per bulan, dan tingkat “bisnis” untuk 100.000 kontak ditambah desain halaman landas dan hosting seharga USD 600 per bulan.

Untuk perusahaan besar, vendor SaaS dapat menawarkan tingkatan “perusahaan” yang memungkinkan pemilihan fitur yang lebih terperinci, dukungan prioritas, persyaratan SLA khusus, dan bahkan harga yang dapat dinegosiasikan.

Harga berjenjang memungkinkan pelanggan memilih paket terbaik untuk kebutuhan fungsional dan anggaran mereka serta membuat skalabilitas semudah naik ke tingkat berikutnya. Sebagian besar harga langganan berjenjang menawarkan diskon bagi pelanggan yang membayar sepenuhnya untuk satu tahun sekaligus, dan penyesuaian harga pro-rata untuk pelanggan yang mengubah tingkatan di tengah langganan.

Model harga berbasis pengguna memungkinkan pelanggan membayar “per kursi” untuk akses SaaS. Biaya meningkat berdasarkan jumlah pengguna yang memerlukan akses ke aplikasi.

Dengan model berbasis pengguna, pelanggan dapat melihat hubungan yang jelas dan linier antara biaya SaaS dan nilai tambah, tetapi model ini terkadang dapat membatasi adopsi produk lebih lanjut. Jika pengguna tidak ingin membayar lebih, mereka mungkin memilih untuk tidak menambah kursi tambahan atau mengizinkan beberapa pengguna menggunakan satu kredensial masuk.

Sebagian besar vendor SaaS menawarkan versi perangkat lunak yang dapat dicoba oleh pelanggan dalam jangka waktu singkat (biasanya seminggu atau sebulan) tanpa biaya di muka. Uji coba tanpa biaya ini memungkinkan pengguna untuk mengakses semua fitur perangkat lunak tetapi membatasi berapa kali atau sejauh mana fitur tersebut dapat digunakan.

Beberapa perusahaan SaaS menawarkan versi 'freemium' dari aplikasi mereka. Versi freemium selalu gratis. Mereka menawarkan subset terbatas tetapi berguna dari fitur produk lengkap atau fitur tak terbatas yang secara berkala mengharuskan pengguna untuk melihat iklan sebelum melanjutkan pekerjaan.

Industri SaaS sedang mengalami transformasi yang cepat, didorong oleh teknologi yang muncul dan pendekatan pengiriman yang inovatif. Kemajuan ini tidak hanya meningkatkan fungsionalitas dan jangkauan produk SaaS, tetapi juga mendefinisikan ulang bagaimana bisnis dan pengguna akhir berinteraksi dengan perangkat lunak. Beberapa contohnya antara lain: