Apa itu manajemen aset IT (ITAM)?

ITAM melibatkan penggunaan data keuangan, kontrak dan inventaris untuk melacak dan membuat keputusan strategis tentang aset TI. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa sumber daya TI digunakan secara efisien dan efektif. ITAM juga membantu mengoptimalkan biaya dengan mengurangi jumlah total aset yang digunakan dan memperpanjang umur aset tersebut, menghindari peningkatan yang mahal. Bagian penting dari ITAM adalah memahami total biaya kepemilikan dan menemukan cara untuk mengoptimalkan penggunaan aset.

Aset teknologi informasi (TI) adalah setiap informasi atau data, perangkat lunak atau perangkat keras yang digunakan organisasi dalam menjalankan operasi bisnisnya. Aset perangkat keras mencakup peralatan komputasi fisik seperti server fisik di pusat data, komputer desktop, perangkat mobile, laptop, keyboard, dan printer. Di sisi lain, aset perangkat lunak mencakup aplikasi yang lisensinya biasanya dikeluarkan per pengguna atau mesin, serta sistem perangkat lunak dan basis data yang dibangun menggunakan sumber daya sumber terbuka. Aset perangkat lunak juga mencakup aset berbasis cloud, seperti aplikasi Software-as-a-Service (SaaS).

Proses manajemen aset TI (ITAM) biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi aset: Langkah pertama dalam manajemen aset TI adalah membuat inventaris terperinci dari semua aset TI. Hal ini memungkinkan identifikasi yang mudah dan memastikan bahwa aset yang berlebihan dioptimalkan untuk efisiensi yang lebih besar.
   
   
2. Pelacakan: Hal ini melibatkan penggunaan alat atau sistem ITAM untuk memantau aset TI secara terus menerus. Informasi yang dikumpulkan untuk melacak setiap aset meliputi keuangan (biaya aset), kontraktual (jaminan, lisensi, dan perjanjian tingkat layanan (SLA)) dan data inventaris (lokasi dan kondisi aset fisik).
   
   
3. Pemeliharaan: Aset TI dipelihara sesuai dengan tahap siklus hidupnya. Pemeliharaan melibatkan perbaikan aset, peningkatan, dan penggantian. Semua aktivitas pemeliharaan yang dilakukan pada aset TI dicatat sebagai bagian dari proses ITAM sehingga data tersebut dapat digunakan untuk menilai kinerja aset.

Setiap aset TI memiliki siklus hidup yang terbatas. Manajemen aset TI (ITAM) adalah tentang mengelola siklus hidup aset untuk memastikan produktivitas maksimum. Meskipun setiap organisasi dapat menentukan tahapan siklus hidup yang unik, siklus hidup aset TI umumnya mencakup tahapan berikut:

1. Perencanaan: Hal ini melibatkan pengambilan keputusan tentang aset yang dibutuhkan oleh organisasi, tujuan penggunaannya, dan bagaimana cara memperolehnya. Organisasi juga mempertimbangkan alternatif yang kompetitif dan melakukan analisis biaya-manfaat dan TCO (total biaya kepemilikan) dari semua opsi yang memungkinkan saat merencanakan akuisisi aset.
   
   
2. Pengadaan/Akuisisi: Aset dapat diperoleh dengan membeli (termasuk Software-as-a-Service), membangun, pelisensian atau penyewaan.
   
   
3. Penerapan: Penerapan aset dapat melibatkan instalasi, integrasi dengan alat lain, memberikan akses pengguna dan memberikan dukungan teknis.
   
   
4. Pemeliharaan: Setelah aset digunakan, ketentuan harus dibuat untuk pemeliharaan rutin, peningkatan, dan perbaikan untuk mengoptimalkan penggunaannya dan memaksimalkan nilainya. Hal ini akan memperpanjang masa pakai, meminimalkan biaya, dan mengurangi risiko.
   
   
5. Penghentian: Aset dihentikan ketika penyusutan terjadi dan pemeliharaan tidak lagi layak. Artinya, aset TI mencapai akhir siklus hidupnya ketika pemeliharaan menjadi lebih sering dan organisasi menghabiskan lebih banyak sumber daya daripada sebelumnya. Sebuah organisasi juga dapat memutuskan untuk menghentikan aset jika ada alternatif yang lebih baik di pasar. Penghentian aset mencakup pembuangan aset lama, memperbarui informasi aset, mengakhiri perjanjian dukungan dan lisensi, serta membuat rencana untuk beralih ke aset baru.

Manajemen aset TI yang efisien (ITAM) dapat membantu organisasi membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Beberapa manfaat utama termasuk yang berikut:

• Basis data/inventaris aset terpusat: Aset sulit dikelola ketika dilacak di tempat yang berbeda. Ketidakakuratan dan kekacauan dapat terjadi, yang menyebabkan inefisiensi dan keputusan bisnis yang buruk. Memiliki sumber kebenaran tunggal membuat pelacakan aset lebih mudah dan lebih efisien. Organisasi dapat melihat di satu tempat aset apa saja yang perlu dibuang, ditingkatkan, atau dioptimalkan untuk produktivitas maksimum.
  
  
• Penggunaan aset yang dioptimalkan: Manajemen aset TI mengarah pada penggunaan sumber daya yang efisien, mengurangi risiko, meminimalkan pemborosan, dan mengurangi biaya. Dengan membangun proses ITAM, organisasi mendapatkan data real-time tentang keadaan semua asetnya dan dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang penggunaan aset.
  
  
• Kepatuhan terhadap lisensi perangkat lunak: Organisasi yang melisensikan perangkat lunak pihak ketiga sering kali harus menjalani audit perangkat lunak oleh penyedia perangkat lunak yang ingin memastikan bahwa organisasi tersebut mematuhi syarat dan ketentuan lisensi. Gagal memenuhi perjanjian dapat menimbulkan denda yang serius. Oleh karena itu, organisasi menggunakan perangkat lunak ITAM untuk secara otomatis memantau semua perangkat lunak yang diinstal pada semua komputer di jaringan mereka dan memastikan mereka mematuhi perjanjian lisensi yang relevan.
  
  
• Pengambilan keputusan yang berbasis informasi: Data ITAM membantu evaluasi pembelian dan penerapan sebelumnya, yang kemudian menginformasikan tindakan selanjutnya. ITAM dapat meningkatkan pembelian aset TI dan proses bisnis.

Seiring dengan pertumbuhan aset TI organisasi, mengelolanya melalui sistem manual, berbasis kertas atau spreadsheet menjadi tidak praktis. Perangkat lunak manajemen aset TI (IT Asset Management (ITAM)) adalah aplikasi terpusat yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan siklus hidup aset.

• Tujuan: Sebuah organisasi harus memiliki gagasan yang jelas mengapa organisasi membutuhkan perangkat lunak ITAM dan tujuan yang diharapkan untuk dicapai dengan menjadi digital dalam manajemen aset. Jika memungkinkan, manajemen harus mengatur pertemuan dengan semua departemen TI terkait untuk mendapatkan pendapat mereka.
  
  
• Biaya: Ketika sebuah organisasi telah mengidentifikasi paket perangkat lunak yang memenuhi tujuan dan harapannya, langkah selanjutnya adalah membandingkan harga dengan anggarannya. Memahami apa yang ditawarkan dan tidak ditawarkan setiap paket dengan harga mungkin membantu. Pertimbangkan untuk memanfaatkan uji coba gratis sebelum memutuskan untuk membeli.
  
  
• Dukungan teknis: Organisasi harus memilih penyedia perangkat lunak yang menawarkan dukungan teknis kapan pun diperlukan. Dukungan ini dapat datang dalam bentuk platform layanan mandiri, komunitas pengguna online, obrolan dalam aplikasi atau web dengan bot, dukungan telepon atau obrolan dengan asisten layanan pelanggan di media sosial.
  
  
• Ulasan dan peringkat: Membaca ulasan pengguna paket perangkat lunak saat ini dan sebelumnya di situs pihak ketiga (misalnya, toko aplikasi dan lembaga pemeringkat perangkat lunak) dapat membantu organisasi membuat pilihan yang baik.

Sementara manajemen aset TI adalah tentang mengelola aset TI sepanjang siklus hidupnya, manajemen layanan TI (ITSM) adalah tentang mengelola dan memberikan layanan TI.

Manajemen layanan TI adalah proses mengelola layanan TI dalam suatu organisasi. Manajemen layanan ini mencakup banyak komponen, mulai dari perencanaan dan penerapan layanan TI hingga pemantauan dan audit untuk memastikan layanan tersebut berjalan dengan lancar dan efisien. Layanan TI mencakup dukungan meja bantuan dan meja layanan (seperti memandu pengguna tentang cara mengubah kata sandi atau kemampuan layanan mandiri) dan prosedur manajemen perubahan, yang melibatkan penanganan perubahan infrastruktur TI secara efisien.

Tujuan manajemen layanan TI adalah untuk menyediakan layanan TI yang andal dan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan bisnis dan pengguna akhir, termasuk pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis. ITSM bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan kualitas layanan.

 IT Infrastructure Library (ITIL) dianggap sebagai pendekatan terbaik untuk memberikan ITSM. Solusi ini adalah perpustakaan yang menyediakan praktik terbaik dan kerangka kerja untuk ITSM yang efisien. Versi ITIL terbaru, ITIL 4, terdiri dari lima volume, yaitu, Strategi Layanan, Desain Layanan, Transisi Layanan, Operasi Layanan, dan Peningkatan Layanan Berkelanjutan, yang memerinci 34 praktik ITSM.

Di satu sisi, ITSM mencakup ITAM. Manajemen aset dan konfigurasi adalah salah satu dari sekian banyak proses ITSM, dan CMDB-yang merupakan alat khusus untuk proses ini, adalah tempat penyimpanan terpusat aset TI organisasi dan hubungan di antara mereka.