6 strategi untuk manajemen biaya TI yang efisien tahun 2025

Munculnya transformasi digital dan meningkatnya popularitas komputasi cloud membantu perusahaan memberikan layanan unik kepada pelanggan secara online dan membuat banyak organisasi menganggap diri mereka sebagai perusahaan teknologi. Dan anggaran teknologi meningkat sepadan dengan realitas baru ini. Pengeluaran TI diperkirakan akan meningkat menjadi USD 5,74 triliun pada tahun 2025, meningkat sebesar 9,3% dari tahun 2024. 

CEO dan CFO bersedia berinvestasi dalam layanan dan teknologi TI karena mereka memahami dan menghargai pentingnya kedua hal ini dalam membangun bisnis modern dan memberikan produk dan layanan pelanggan yang luar biasa. Namun, mereka juga berfokus pada alokasi biaya dan mengharapkan disiplin biaya yang lebih besar dari CIO dan tim TI mereka, sehingga para CIO menghadapi tekanan yang semakin besar untuk membenarkan pengeluaran mereka dan melacak pengeluaran.

Cara terbaik untuk mencapai hal ini adalah melalui manajemen biaya TI, proses di mana CIO dan departemen TI memproyeksikan dan mengendalikan biaya yang terkait dengan pengeluaran teknologi organisasi mereka.

Manajemen biaya TI semakin penting karena pengendalian biaya merupakan hal yang paling penting bagi setiap organisasi di semua industri. Sederhananya, pemimpin TI tidak bisa menerima peningkatan biaya proyek yang menyebabkan pembengkakan anggaran.

Ada beberapa cara bagi departemen TI organisasi untuk mengelola biaya secara tidak efisien. Mereka dapat membangun pusat data on premises yang canggih, namun kemudian mendapati bahwa biaya mereka akan berkurang setengahnya jika mereka menjalankan semuanya di cloud. Atau mereka dapat memigrasikan semua data mereka ke satu penyedia cloud dan mengetahui bahwa ada rentang waktu yang lama di mana mereka hanya menggunakan sebagian kecil dari jejak cloud mereka, namun membayar semuanya. Atau mereka dapat membeli lisensi perangkat lunak manajemen proyek yang mahal dan kemudian mendapati bahwa hanya sebagian kecil karyawan yang menggunakannya.

Manajemen biaya TI bukan hanya sekadar fungsi pemotongan biaya, namun juga mencakup pengambilan keputusan lebih cerdas yang dapat meningkatkan pendapatan dan, pada akhirnya, profitabilitas. CIO semakin dibebankan dengan lebih banyak tanggung jawab terkait bisnis ketika para eksekutif dan pemangku kepentingan lainnya menyadari bahwa teknologi adalah medan perang kompetitif berikutnya.

CIO dapat memprioritaskan investasi di area tertentu yang akan mendorong pendapatan tambahan. Misalnya, pindah ke platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) modern dari spreadsheet dan/atau catatan terdesentralisasi dapat menimbulkan biaya awal, tetapi dapat meningkatkan efisiensi dan mendorong penjualan.

Pada akhirnya, organisasi mendorong manajemen keuangan di seluruh organisasi, dan departemen TI akan lebih bijaksana untuk mendorong disiplin dan transparansi dalam operasi mereka agar tetap selaras dengan organisasi lainnya.

Organisasi harus memiliki pendekatan yang jelas dan spesifik terhadap manajemen biaya TI untuk memastikan bahwa mereka dapat mencapai tujuan secara efisien dan pada akhirnya menghasilkan penghematan biaya yang diperlukan:

• Mulailah dengan analisis biaya yang komprehensif: Departemen TI harus membuat tolok ukur terlebih dahulu untuk pengeluaran yang ada sehingga mereka tahu seberapa efisien atau tidak efisiennya proses mereka saat ini, menghitung berapa banyak pengeluaran yang tidak perlu, dan mengidentifikasi bidang di mana mereka bisa memangkas biaya atau membuat penyesuaian lain untuk meningkatkan posisi departemen TI mereka.
• Menetapkan tujuan yang jelas: CIO memiliki metrik untuk menganalisis pendekatan mereka, seperti halnya unit bisnis lainnya. Manajemen biaya TI mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan yang jelas dan melacak keberhasilannya untuk memastikan bahwa mereka memenuhi janji kepada para eksekutif.
• Memperkirakan pengeluaran secara akurat: CIO tidak bisa lagi membiarkan inisiatif mereka terbengkalai oleh anggaran. Mereka mengharapkan perkiraan anggaran TI berisi biaya aktual dengan jadwal pengiriman yang realistis dan pemahaman yang baik tentang bagaimana proyek yang diselesaikan akan berdampak pada bisnis. Setiap pendekatan manajemen biaya TI modern harus menyertakan estimasi biaya yang akurat dan anggaran proyek terperinci yang memperhitungkan potensi perbedaan.
• Identifikasi total biaya kepemilikan (TCO): Setiap teknologi TI memerlukan analisis biaya yang memberikan gambaran jelas tentang berapa biaya teknologi mereka, menganalisis biaya operasi TI, pengeluaran modal, migrasi, peningkatan server, pemeliharaan, dan pertimbangan lainnya.
• Melatih atau meningkatkan keterampilan staf: Ada biaya tidak langsung untuk layanan TI — apakah karyawan organisasi menggunakan teknologi yang dibangun atau dilisensikan atau tidak. Organisasi harus berinvestasi dalam membantu karyawan memaksimalkan nilai teknologi itu; jika tidak, teknologi pada akhirnya tidak digunakan dan menjadi komponen dari keseluruhan utang teknologi organisasi.
• Mengubah budaya organisasi: Operasi TI yang sukses adalah kolaborasi antara manusia dan teknologi. Organisasi yang dengan sadar mengejar manajemen biaya TI juga harus meningkatkan keterampilan karyawan dan memengaruhi budaya untuk berfokus pada penghematan biaya dan mendorong efisiensi. Organisasi harus mendorong karyawan untuk mengidentifikasi perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan atau tidak digunakan sama sekali, membantu merancang cara untuk memangkas biaya atau meningkatkan efisiensi, dan memikirkan cara-cara untuk menghapus atau menghindari utang teknologi sebelum menjadi terlalu memberatkan.

Optimalisasi biaya adalah prioritas utama bagi organisasi mana pun. Manajemen biaya TI bukan hanya fungsi memotong layanan yang ada tetapi juga memaksimalkan nilainya. Strategi dan investasi yang tepat dapat meningkatkan pendapatan atau setidaknya mempertahankan pelanggan.

1. Optimalisasi cloud

Pengeluaran cloud telah meningkat sekitar 20%-30% per tahun karena beberapa faktor, termasuk penyelesaian migrasi cloud yang melebihi anggaran atau transformasi cloud yang gagal mendorong penghematan biaya yang diharapkan.

Biaya cloud meningkat karena beberapa alasan, termasuk membayar untuk kapasitas yang tidak digunakan, kurangnya visibilitas tentang pengeluaran mereka, atau membeli atau membayar penyimpanan tambahan untuk data yang tidak penting. Secara umum, organisasi yang beralih ke cloud dan kemudian "mengaturnya dan melupakannya" kemungkinan akan mengeluarkan uang berlebih . Manajemen biaya cloud penting untuk setiap program manajemen biaya TI karena penggunaan cloud pasti akan meningkat seiring penggunaan kecerdasan buatan (AI), terutama AI generatif, yang diperkirakan McKinsey dapat memberikan peningkatan nilai sebesar USD 2,6 triliun hingga USD 4,4 triliun setiap tahun. Biaya cloud yang terkait dengan AI generatif akan meningkat seiring penggunaan, di luar biaya apa pun untuk lisensi model dengan hasil yang dikelola atau dikurasi oleh manusia.

2. Otomatisasi

Semakin banyak layanan TI yang kini dapat diotomatiskan sepenuhnya, termasuk penyediaan dan konfigurasi server, manajemen infrastruktur, dan pembaruan perangkat lunak. Otomatisasi meminimalkan kebutuhan akan pekerja manusia untuk menyelesaikan tugas manual, membebaskan mereka untuk berfokus pada tugas dan strategi dengan prioritas lebih tinggi.

3. Virtualisasi server dan desktop

Virtualisasi melibatkan pembagian sumber daya dari satu komputer (misalnya, prosesor, memori, dan penyimpanan) menjadi beberapa mesin virtual (VM). Virtualisasi menghemat uang dengan menyediakan penggunaan sumber daya yang lebih efisien. Sebelum virtualisasi, setiap server aplikasi memiliki CPU yang sesuai, yang pada akhirnya akan menyebabkan beberapa server tidak berjalan sesuai kapasitas. Virtualisasi memungkinkan organisasi untuk mencocokkan aplikasi dengan mesin virtual dan sistem operasi mereka sendiri pada satu komputer fisik.

4. Penilaian lisensi perangkat lunak

Munculnya pasar perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) berarti organisasi dapat semakin membeli lisensi teknologi dari penyedia pihak ketiga untuk mengurangi biaya layanan TI internal mereka. Namun, organisasi berpotensi menumpuk langganan yang tidak perlu atau tidak terpakai dari waktu ke waktu, terkadang membayar layanan yang tidak lagi mereka gunakan. Setiap strategi manajemen biaya TI yang komprehensif mencakup para profesional TI yang secara konsisten menilai ulang lisensi untuk memastikan organisasi hanya membayar untuk solusi yang mereka gunakan dan yang menghasilkan nilai di atas biayanya.

5. Siklus hidup TI dan manajemen aset

Meningkatkan siklus hidup perangkat lunak dan layanan TI lainnya akan memaksimalkan waktu organisasi dapat menggunakan layanan tersebut. Organisasi membutuhkan visibilitas real-time tentang layanan mereka dan harus secara konsisten menilai setiap bagian dari sistem TI untuk memahami setiap komponen infrastruktur, bagaimana kinerjanya, dan kapan pemeliharaan atau penggantian harus dilakukan.

6. Peningkatan ke teknologi baru

Membeli atau membeli lisensi teknologi baru dapat membantu perusahaan menghemat uang—meskipun ini pada awalnya tampak tidak logis. Teknologi lama sering menimbulkan utang teknis yang menciptakan biaya yang akan berdampak buruk pada masa depan dengan membuat keputusan yang tidak optimal hari ini. Contoh utang teknis termasuk rekayasa dengan nilai yang tidak dapat diubah, tambalan sementara alih-alih memperbaiki akar masalah, atau memilih platform lebih murah yang tidak menyediakan semua layanan yang diperlukan. Semua ini akan menciptakan biaya pemeliharaan tambahan pada akhirnya, bahkan jika biaya tersebut ditangguhkan hari ini.

Berinvestasi dalam teknologi baru, meskipun menimbulkan biaya langsung, dapat membantu organisasi mencapai efisiensi yang lebih besar, lebih siap dalam menciptakan solusi pelanggan baru dan menghindari pelanggaran keamanan yang mahal, sehingga meningkatkan pendapatan dan memangkas biaya dalam jangka panjang.

Peran CIO semakin penting dalam organisasi dan mereka diharapkan memiliki pengaruh positif pada laba. Oleh karena itu, manajemen biaya TI harus menjadi komponen penting dari tugas mereka sehingga mereka memiliki pegangan tentang bagaimana TI meningkatkan pendapatan sekaligus menjaga biaya tetap terkendali. CIO yang secara proaktif dan sistematis melacak, menganalisis, dan mengomunikasikan kesehatan keuangan departemen mereka akan diperlakukan sebagai mitra yang berharga dan setara di kalangan C-suite dan secara positif memengaruhi organisasi mereka, yang tidak diragukan lagi lebih bergantung pada teknologi daripada sebelumnya dalam sejarahnya.