Apa yang dimaksud dengan pemantauan kepatuhan?

Pemantauan kepatuhan sering dianggap sebagai bagian penting dari sistem manajemen kepatuhan organisasi dan postur keamanan siber secara keseluruhan. Hal ini karena kegagalan untuk mematuhi persyaratan kepatuhan dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah, termasuk denda, gangguan bisnis, dan bahkan peningkatan risiko pelanggaran data.

Sebagian besar badan pengatur di AS dan Inggris Raya saat ini juga mewajibkan beberapa bentuk pemantauan kepatuhan. Misalnya, Financial Conduct Authority di Inggris Raya bersikeras untuk memiliki rencana pemantauan kepatuhan sebelum menyetujui perusahaan di pasar keuangan.

Hingga saat ini, tidak ada standar yang ditetapkan untuk pemantauan kepatuhan, sehingga setiap organisasi bertanggung jawab untuk melembagakan program pemantauan kepatuhannya sendiri. Beberapa organisasi melakukan pemantauan internal, yang berarti mereka bertanggung jawab untuk memantau risiko kepatuhan menggunakan kebijakan dan alat internal sendiri. Sementara itu, organisasi lain mengalihdayakan proses ini kepada penyedia pihak ketiga.

Banyak pihak yang menemukan bahwa solusi dan platform keamanan terkelola ini, yang menggunakan dasbor, perangkat lunak kepatuhan, dan otomatisasi tingkat tinggi, dapat membantu merampingkan proses manajemen kepatuhan dan memberikan pengawasan lebih baik, serta remediasi yang lebih cepat.

Untuk memahami pentingnya pemantauan kepatuhan, kita ambil contoh lanskap peraturan saat ini. Di seluruh dunia, pemerintah, otoritas perdagangan, organisasi standar industri, dan bahkan tiap perusahaan telah menciptakan jaringan persyaratan kepatuhan yang berlaku bagi semua bisnis yang beroperasi di yurisdiksi atau industri mereka, di mana pun bisnis tersebut berada.

Kegagalan dalam mematuhi persyaratan kepatuhan sering kali dapat mengakibatkan denda berat dan masalah hukum. Sebagai contoh, pada Mei 2023, otoritas perlindungan data Irlandia menjatuhkan denda sebesar 1,3 miliar USD kepada Meta yang berbasis di California atas pelanggaran GDPR.

Selain itu, manajemen senior dan pihak-pihak lain memikul tanggung jawab tersendiri atas peraturan. Misalnya, Sarbanes-Oxley Act (SOX Act), undang-undang di AS yang bertujuan mencegah penipuan di perusahaan, menetapkan bahwa pejabat eksekutif dapat dijatuhi denda hingga 1 juta USD dan hukuman penjara hingga 10 tahun karena mengesahkan laporan keuangan yang tidak akurat.

Sederhananya, kepatuhan adalah hal rumit, dan kerumitan ini dapat menyebabkan perusahaan secara tidak sengaja melanggar aturan kepatuhan dalam operasi sehari-hari. Mereka mungkin tidak sepenuhnya memahami nuansa persyaratan kepatuhan saat berekspansi ke wilayah baru, atau mereka mungkin mengabaikan pembaruan undang-undang perlindungan data yang mewajibkan pengungkapan kebijakan privasi data kepada pelanggan.

Pemantauan kepatuhan membantu organisasi mengelola risiko ini dan selalu mengikuti lanskap peraturan yang terus berubah. Langkah ini menghemat waktu dan biaya, sehingga organisasi dapat mengidentifikasi pelanggaran secara real time sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Pemantauan kepatuhan juga meningkatkan efisiensi organisasi dengan merampingkan proses pelaporan peraturan yang kompleks.

Dari sudut pandang keamanan, pemantauan kepatuhan juga mendorong manajemen risiko dan transparansi organisasi yang lebih baik. Keunggulan ini menjadi makin penting karena pelanggan kini lebih peduli terhadap privasi data dan potensi pelanggaran data. Dengan menjaga kepatuhan terhadap peraturan, organisasi tidak hanya melindungi diri sendiri, tetapi juga membangun kepercayaan dan keyakinan pemangku kepentingan.

Pemantauan kepatuhan yang efektif membutuhkan pendekatan komprehensif yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan, kebijakan, dan proses bisnis.

Berikut adalah beberapa langkah umum yang perlu dipertimbangkan ketika membuat rencana pemantauan kepatuhan:

Beberapa organisasi memilih untuk melakukan audit internal sebagai pelengkap penilaian risiko. Berbeda dengan audit kepatuhan yang biasanya dilakukan oleh pejabat kepatuhan atau tim kepatuhan, audit internal biasanya dilakukan oleh perusahaan eksternal atau departemen audit internal organisasi, sehingga sepenuhnya independen.

Karena independensi ini, audit kepatuhan dapat meningkatkan kepatuhan dan pengawasan bagi organisasi, terutama pada organisasi yang lebih besar. Audit ini juga dapat menyimpan data historis terkait aktivitas kepatuhan, yang bahkan dapat dibagikan kepada pihak berwenang untuk membuktikan akuntabilitas selama audit peraturan.

Pemantauan kepatuhan adalah proses dinamis yang menggunakan sistem manual dan otomatis, dan sering kali melibatkan audit dan penilaian.

Meskipun memiliki banyak manfaat, penerapan sistem pemantauan kepatuhan yang efektif bisa jadi memberikan tantangan tersendiri.

Beberapa di antaranya termasuk:

• Kekurangan sumber daya: Pemantauan kepatuhan membutuhkan sumber daya keuangan, manusia, dan teknis yang besar. Bisnis yang lebih kecil mungkin kesulitan dalam mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk pemantauan kepatuhan, sehingga sukar untuk mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan.

• Kompleksitas peraturan: Mengikuti perkembangan peraturan dapat membingungkan dan membuat kewalahan. Pemantauan kepatuhan sering kali mengharuskan perusahaan untuk memahami dan menaati persyaratan dan standar yang kompleks di berbagai yurisdiksi, terutama perusahaan multinasional yang beroperasi di berbagai lingkungan peraturan.

• Proses manual: Pemantauan kepatuhan dapat memakan waktu. Proses manajemen kepatuhan tradisional sangat bergantung pada proses manual, sehingga meningkatkan kompleksitas, kesalahan, dan ketidakakuratan. Pada akhirnya, persyaratan kepatuhan tidak terpenuhi, dan timbullah pelanggaran peraturan serta gangguan operasional.

• Akuntabilitas rendah: Pemantauan kepatuhan membutuhkan tingkat akuntabilitas yang tinggi, baik di tingkat perorangan maupun organisasi. Karyawan perlu memahami pentingnya kepatuhan dan bertanggung jawab atas tindakan mereka, sementara para pemimpin perlu memprioritaskan kepatuhan dan terus menegaskan kebijakan kepatuhan mereka.

• Kompleksitas integrasi: Menerapkan program pemantauan kepatuhan yang efektif memerlukan penggabungan data dari berbagai sistem bisnis, termasuk perangkat lunak manajemen kepatuhan, perangkat lunak analisis data, alat bantu pelaporan, dan gudang data. Mengintegrasikan semua teknologi ini secara lengkap dapat menjadi tantangan tersendiri, sehingga menimbulkan masalah akurasi data, duplikasi, dan kesenjangan kepatuhan.

Bentuk solusi kepatuhan yang paling umum adalah pendekatan internal, pihak ketiga, dan hybrid.

Pemantauan kepatuhan internal, atau pemantauan internal, memberi tingkat kontrol dan penyesuaian yang tinggi bagi organisasi atas inisiatif kepatuhan mereka. Perusahaan dapat mengembangkan sistem khusus yang selaras dengan kebutuhan bisnis mereka dan memiliki kontrol langsung atas keamanan data mereka.

Meskipun ada biaya awal yang harus dikeluarkan untuk menyiapkan sistem pemantauan kepatuhan, biaya selanjutnya akan lebih rendah setelah sistem ini berjalan. Namun, organisasi harus berinvestasi untuk menghadirkan pemantauan dan keahlian internal, dan penyediaan sumber daya ini dapat memakan biaya besar.

Solusi pemantauan kepatuhan pihak ketiga menghadirkan keahlian khusus bagi organisasi. Penyedia layanan ini selalu mengikuti perkembangan peraturan dan standar industri, serta sering memberikan laporan kepatuhan terbaru.

Solusi kepatuhan pihak ketiga juga sering kali lebih dapat diskalakan, sehingga cocok untuk beragam ukuran perusahaan. Penyedia layanan ini kerap menggunakan dasbor dan pemantauan berkelanjutan agar organisasi selalu memiliki visibilitas real-time atas status kepatuhan mereka. Visibilitas real-time ini membantu mengidentifikasi dan mengatasi ketidakpatuhan dengan segera, sehingga meningkatkan kemampuan organisasi dalam membuktikan akuntabilitas.

Selain itu, pemantauan kepatuhan alih daya dapat membebaskan sumber daya internal, sehingga organisasi dapat berfokus pada aktivitas inti.

Layanan informasi keamanan dan manajemen peristiwa (security information and event management, SIEM) terkelola adalah bentuk perangkat lunak manajemen kepatuhan yang populer. Layanan ini memberikan banyak manfaat yang telah disebutkan di atas dan juga sering kali memberikan akses ke pakar keamanan siber yang berspesialisasi dalam memantau, memitigasi, dan merespons kerentanan dan risiko kepatuhan.

Beberapa organisasi juga dapat memilih pendekatan hybrid yang menggabungkan keahlian internal dengan alat bantu pihak ketiga, misalnya perangkat lunak kepatuhan, untuk mencapai keseimbangan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.