¿Qué es un motor de flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo son el mecanismo mediante el cual el personal y las empresas completan su trabajo, lo que los convierte en parte integral de las prácticas empresariales sostenibles y del crecimiento continuo. Los flujos de trabajo proporcionan sistemas para gestionar y enrutar los procesos y tareas repetitivos, llevándolos de un paso a otro. Y los motores de flujo de trabajo proporcionan un marco para definirlos, ejecutarlos y supervisarlos, que incluyen las secuencias de tareas que se deben completar para lograr un objetivo empresarial específico.

Los motores de flujo de trabajo ayudan a los Business Process Manager y a los miembros del equipo a gestionar más fácilmente la letanía de tareas asociadas a los flujos de trabajo simultáneos. Con los motores de flujo de trabajo, las tareas y los procesos suelen iniciarse y resolverse de acuerdo con tiempos y plazos preestablecidos. En el caso de las tareas dirigidas por humanos, cuando se completa una tarea, se inicia otra. Y para las tareas dirigidas por software, como el mantenimiento de servidores de red, los motores de flujo de trabajo pueden automatizar la gestión de tareas en plazos establecidos o con respuestas cronometradas.

Más allá de la automatización de tareas, los motores de flujo de trabajo también guían automáticamente los procesos empresariales a los próximos pasos más eficientes, ayudando a las empresas a minimizar la participación humana en los tediosos procesos de toma de decisiones.

Los motores de flujo de trabajo actuales permiten a las empresas asignar dinámicamente recursos (incluidos recursos humanos, logísticos y tecnológicos) a tareas de trabajo, en función de los conjuntos de habilidades, la disponibilidad y las cargas de trabajo existentes. A menudo se crean con una arquitectura de microservicios para ofrecer una solución más flexible y escalable que pueda ajustarse a procesos empresariales complejos.

Mediante una interfaz gráfica o un lenguaje de definición de procesos, como la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN), el software del motor de flujo de trabajo aplica una estructura de diagrama a cada flujo de trabajo. A continuación, especifica la secuencia de tareas, los puntos de decisión, los plazos y los flujos de datos en función de la estructura asignada.

Si el motor necesita integrarse con otros sistemas, puede utilizar interfaces de programación de aplicaciones (API) para facilitar el intercambio de datos, activar tareas de flujo de trabajo externas y mantener colas de mensajes para la comunicación entre sistemas. Cuando un usuario realiza el pago en un sitio decomercio electrónico utilizando un servicio de "compre ahora, pague después", por ejemplo, una API de flujo de trabajo le dirigirá al servicio de pago para tramitarlo y, a continuación, le enviará de vuelta al sitio web del minorista para la confirmación del pedido.

Mientras el flujo de trabajo está en curso, el motor responde a los eventos del flujo de trabajo que desencadenan transiciones a otras tareas. Cuando un representante del servicio de atención al cliente finaliza una llamada de servicio, un motor de automatización envía una encuesta de satisfacción del cliente y, si procede, escala el problema a la dirección.

Los motores de flujo de trabajo también incluyen características de monitorización, información de registro y visualización. Estas características proporcionan a los gestores de procesos una visibilidad en tiempo real del estado actual de cada flujo de trabajo (incluidas las tareas pendientes y completas) y un registro detallado de cada evento y acción del sistema.

Los motores de flujo de trabajo almacenan la lógica empresarial y las reglas de negocio ejecutables para orquestar los flujos de trabajo, y automatizan los desencadenadores, las acciones y los eventos que componen un flujo de trabajo concreto. Supongamos que un escritor envía un artículo a la plataforma de revisiones de su empresa.

El motor de flujo de trabajo ve el envío como una tarea completada y, mediante scripts predefinidos e integraciones, dirige el envío al editor apropiado para su revisión. Simultáneamente, el software envía notificaciones por correo electrónico o basadas en la plataforma a todas las partes interesadas (incluidos gerentes de proyecto, equipos editoriales y Business Process Manager) para alertarlos sobre la presentación.

Cuando el editor termina de revisar el artículo, envía el documento editado a la plataforma de revisiones. Luego, el motor de flujo de trabajo lo devuelve al escritor y envía las notificaciones necesarias. Estos procesos continúan en cada ronda de edición hasta que el artículo esté listo para su publicación.

El editor publica el borrador final utilizando el sistema de gestión de contenidos (CMS) de la empresa, poniéndolo a disposición del público para los lectores. El motor de flujo de trabajo vuelve a enviar notificaciones a las partes correspondientes, informándoles de que el proceso se ha completado.

El motor también activará el CMS para enviar notificaciones a los lectores suscritos a las alertas de publicación. Una vez finalizadas todas las tareas y cumplidas todas las condiciones, el software del motor de flujo de trabajo registra los resultados del flujo de trabajo editorial y de publicación y archiva el flujo de trabajo.

El software avanzado de motores de flujo de trabajo ofrece una gama de funciones que ayudan a las empresas a optimizar la gestión y la automatización del flujo de trabajo, entre ellas:

El software del motor de flujo de trabajo incluye funciones de automatización de procesos para flujos de trabajo híbridos y totalmente automatizados. Puede completar tareas automáticamente o enviar notificaciones a los Business Process Manager y miembros del equipo para la finalización de tareas y otras intervenciones.

Las API facilitan la comunicación entre servicios y flujos de trabajo. Los motores de flujo de trabajo suelen utilizar API REST, que son flexibles y ligeras y pueden agilizar la integración de componentes en arquitecturas de microservicios. Mediante el uso de API, los motores de flujo de trabajo pueden integrarse de manera fluida con los servicios en la nube existentes, lo que simplifica la adopción del motor y ayuda a los desarrolladores a implementar nuevos flujos de trabajo más rápido.

Los enfoques low-code y no-code permiten a los desarrolladores crear flujos de trabajo utilizando bloques y plantillas predefinidos. Estas plantillas reducen la necesidad de una codificación extensa y ayudan a los miembros del equipo no técnicos a gestionar más fácilmente los flujos de trabajo. Los motores de flujo de trabajo también proporcionan interfaces de usuario visuales para ayudar a los equipos a iterar y depurar más fácilmente los flujos de trabajo empresariales.

Muchos motores de flujo de trabajo pueden funcionar con cualquier infraestructura de nube, lo que evita la dependencia de un proveedor y permite una integración perfecta con entornos híbridos y multinube.  

Los flujos de trabajo requieren modificaciones y mejoras frecuentes. Con varios flujos de trabajo ejecutándose simultáneamente, puede resultar difícil para los equipos y los Business Process Manager mantenerse al día con los cambios. Los motores de flujo de trabajo proporcionan características de control de versiones que rastrean cada iteración del flujo de trabajo y permiten a los usuarios ejecutar diferentes versiones del mismo, según sea necesario.

Algunos flujos de trabajo, como la incorporación de empleados y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), deben ejecutarse de forma continua o periódica durante largos períodos de tiempo. Los principales motores de flujo de trabajo incluyen herramientas de programación y funciones de "inicio de flujo de trabajo" que permiten a los desarrolladores automatizar y ejecutar flujos de trabajo repetidamente mientras se necesitan.

Los motores de flujo de trabajo modernos y fáciles de usar para desarrolladores pueden ayudar a los equipos a construir flujos de trabajo simples y complejos con kits de desarrollo de software de código abierto (SDK) que admiten JavaScript Object Notation (JSON). Los SDK también admiten varios tiempos de ejecución y lenguajes de programación (como Java, JavaScript y Python). Los flujos de trabajo como código ayudan a garantizar que los flujos de trabajo empresariales se ejecuten de manera consistente y que los equipos puedan probarlos, reutilizarlos y rastrearlos fácilmente.

El software del motor de flujo de trabajo proporciona herramientas nativas de manejo de errores, que mejoran el flujo de trabajo y la resiliencia de las aplicaciones. El software generalmente incluye soporte de reintento incorporado para que las tareas y los flujos de trabajo puedan gestionar tiempos de espera, límites de velocidad y fallas sin interrumpir las operaciones de la red.

Crear flujos de trabajo que puedan mantener su estado en microservicios, contenedores Docker, clústeres de Kubernetes y funciones sin servidor es una tarea compleja. Los motores de flujo de trabajo simplifican el proceso con características de secuenciación que dictan cómo las tareas y los flujos de trabajo atraviesan la red, permitiendo una ejecución de flujo de trabajo sin problemas y una interacción de servicios.

Los avances en el software del motor de flujo de trabajo han ampliado significativamente sus aplicaciones. 

Con los dispositivos de Internet de las cosas (IoT), los motores de flujo de trabajo pueden conectarse con los sensores de los dispositivos para recopilar, agregar y preprocesar los datos sin procesar en tiempo real y, a continuación, activar los flujos de trabajo en función de los datos procesados. Los dispositivos de IoT tienden a generar eventos basados en condiciones específicas (umbrales de temperatura y detección de movimiento, por ejemplo). Cuando un dispositivo alcanza su umbral, el motor de flujo de trabajo puede iniciar flujos de trabajo de respuesta para abordar el evento del umbral (bajando la temperatura o haciendo sonar una alarma).

Los motores de flujo de trabajo también pueden emplear el procesamiento de eventos complejos (CEP) para detectar patrones y correlaciones en múltiples flujos de eventos, lo que permite una automatización más sofisticada y toma de decisiones específica.

A medida que las empresas continúan adoptando tecnologías nativas de la nube e iniciativas de transformación digital, los motores de flujo de trabajo basados en la nube se vuelven cada vez más vitales para la automatización y gestión del flujo de trabajo. Los motores de flujo de trabajo basados en la nube permiten a las empresas ajustar, asignar y escalar dinámicamente los recursos en función de sus necesidades informáticas, sin una inversión significativa en infraestructura.

Las soluciones basadas en la nube también garantizan que los flujos de trabajo sean accesibles desde cualquier lugar, importante para los modelos de trabajo remoto e híbrido, y que los miembros del equipo puedan seguir colaborando, independientemente de su ubicación geográfica. 

Las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML) también han tenido un impacto significativo en el software de los motores de flujo de trabajo. Los motores impulsados por IA pueden predecir resultados, adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio e implementar automatización inteligente.

Por ejemplo, un motor de flujo de trabajo puede utilizar herramientas de IA para extraer información contextual de un documento y enrutarla al destinatario adecuado para su aprobación o para la implementación de los próximos pasos. Los motores de flujo de trabajo inteligentes también pueden utilizar datos de instancias de proceso anteriores para optimizar futuras instancias de flujo de trabajo. Los algoritmos de machine learning (ML) pueden analizar grandes cantidades de datos históricos del flujo de trabajo para identificar tendencias y cuellos de botella de rendimiento y sugerir mejoras en los procesos de flujo de trabajo.

Además, un software de motor de flujo de trabajo de última generación puede facilitar la hiperautomatización, que automatiza procesos enteros e integra los motores de flujo de trabajo con otras herramientas de automatización (como los motores de reglas, la automatización de procesos robóticos (RPA) y el procesamiento inteligente de documentos). Con la automatización integral, las empresas pueden crear ecosistemas de flujos de trabajo cohesivos que optimicen las operaciones empresariales y minimicen la intervención humana a lo largo del ciclo de vida del flujo de trabajo.

• Mayor eficacia operativa. Los motores de flujo de trabajo agilizan los procesos empresariales automatizando las tareas repetitivas, minimizando los errores humanos y acelerando la finalización de las tareas y los procesos de flujo de trabajo.

• Gestión proactiva de problemas. Los motores de flujo de trabajo proporcionan análisis en tiempo real que ayudan a las organizaciones a monitorizar los flujos de trabajo a medida que avanzan, lo que permite la detección y resolución rápida de problemas.

• Mejora de la experiencia de usuario. Los motores de flujo de trabajo modernos priorizan la experiencia del usuario, proporcionando interfaces limpias e intuitivas que simplifican la gestión del flujo de trabajo y reducen la curva de aprendizaje para los nuevos usuarios empresariales.

• Escalabilidad optimizada. Con los motores de flujo de trabajo, las organizaciones pueden escalar sus flujos de trabajo para adaptarse a los aumentos en la complejidad y el volumen de tareas sin un aumento proporcional en los requisitos de recursos.

• Seguridad mejorada. Los flujos de trabajo actuales a menudo manejan datos sensibles, por lo que las medidas de seguridad robustas son primordiales. Los principales motores de flujo de trabajo incorporan mecanismos avanzados de cifrado, autenticación y control de acceso para mantener la integridad y privacidad de los datos.

• Apoyo para trabajos de mayor valor. Los sistemas de flujo de trabajo, que se ejecutan en motores de flujo de trabajo, son parte integral de una gestión de procesos empresariales (BPM) eficaz. En las tareas de orquestación de flujo de trabajo humano, de software y hardware, los motores de flujo de trabajo usan la automatización para gestionar el trabajo y las tareas de menor valor, lo que permite a los empleados centrarse en la innovación de mayor valor.

Tanto el software de motor de flujo de trabajo propietario como el de código abierto pueden ayudar a las empresas a automatizar y gestionar procesos empresariales en diversos sectores y departamentos. Algunos ejemplos son:

• Recursos humanos: una forma en que los departamentos de RR. HH. pueden utilizar los motores de flujo de trabajo es para gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados. En lugar de procesar las presentaciones manualmente, un flujo de trabajo puede enviar las solicitudes de vacaciones a los gerentes para su aprobación, hacer un seguimiento de los saldos de vacaciones y bajas por enfermedad y notificar a los empleados el estado de sus solicitudes.

• TI y operaciones: los departamentos de TI pueden utilizar los motores de flujo de trabajo para abordar la respuesta a los incidentes y la gestión del cambio. Por ejemplo, cuando se produce una interrupción del sistema, un flujo de trabajo puede enviar automáticamente una notificación al equipo de soporte de TI, escalar el problema en función de la gravedad y hacer un seguimiento de los esfuerzos para la resolución. Los desarrolladores también pueden utilizar los motores de flujo de trabajo para automatizar el proceso de datos y la gestión del cambio, de modo que todos los cambios en la arquitectura se documenten, revisen y aprueben.

• Gestión de la cadena de suministro: los motores de flujo de trabajo pueden ayudar a las empresas a gestionar procesos complejos de la cadena de suministro. Pueden agilizar la tramitación de pedidos automatizando el procesamiento de pedidos, las comprobaciones de inventario y las notificaciones de envío. Si los niveles de existencias caen por debajo de los umbrales establecidos, los flujos de trabajo pueden reordenar automáticamente los suministros, garantizando que el inventario no se reduzca demasiado.

• Sanidad: en las instalaciones sanitarias, los flujos de trabajo pueden optimizar los procesos de gestión de pacientes. Las organizaciones pueden automatizar la programación de citas para reducir las cargas administrativas, enviar recordatorios a los pacientes, gestionar las cancelaciones y reprogramaciones, y garantizar que los registros de los pacientes se actualicen en consecuencia. Los flujos de trabajo también pueden agilizar el procesamiento de reclamaciones de seguros mediante el uso de flujos de trabajo automatizados que validen las reclamaciones y comprueben la documentación requerida.