¿Qué son las reglas empresariales?

La conversión de las actividades empresariales de una organización en una lógica empresarial concreta permite a los profesionales del software y a los analistas empresariales aplicar estas reglas dentro de las herramientas de flujo de trabajo u otras aplicaciones para permitir la automatización de procesos. Sin ellos, los procesos de actualización pueden resultar más arduos y lentos, y los documentos pueden estar sujetos a más errores humanos e incoherencias. Al implementar reglas de negocio en toda la organización, una empresa puede ahorrar tiempo y dinero al agilizar el trabajo a las partes interesadas adecuadas y reducir la pérdida de clientes.

Algunas personas pueden confundir los términos, las reglas empresariales y los requisitos empresariales, pero son distintos y diferentes. Como resultado, vale la pena señalar cómo se utilizan en entornos empresariales.

Las reglas empresariales proporcionan la base para los sistemas de automatización al tomar información documentada o no documentada. Luego convierten esta información en enunciados condicionales. Por ejemplo, al realizar una orden de compra, puede haber un proceso de aprobación diferente según el coste. Las herramientas y servicios que cuestan menos de cinco mil dólares necesitan la aprobación del gerente, pero a medida que los costes aumentan, pueden requerir la aprobación del equipo directivo. Las reglas empresariales formalizan este proceso estableciendo umbrales bajo los cuales las facturas se envían a la alta dirección frente a los responsables de primera línea. Las declaraciones condicionales, como estas, se aplican en varios procesos empresariales.

Los requisitos empresariales establecen los criterios de éxito de un proyecto. Al especificar las tareas y los recursos necesarios para completar el proyecto, los equipos pueden ver con más claridad las lagunas y los obstáculos para alcanzar su objetivo. Este ejercicio se completa al inicio de un proyecto empresarial para establecer las expectativas entre las partes interesadas y abordar cualquier necesidad adicional para la finalización del proyecto.

Las reglas empresariales se pueden clasificar de varias maneras, y pueden variar en su clasificación dependiendo de la fuente de información. Sin embargo, independientemente de su categorización, las reglas empresariales se expresan normalmente mediante calificadores lógicos formales, como: "IF-THEN", "IF-ELSE", "ONLY IF", "WHEN" y más. Esta sintaxis se utiliza en los siguientes tipos de reglas empresariales:

• Las reglas de restricción establecen condiciones que imponen restricciones a las estructuras de objetos. Estas reglas se pueden dividir en tres subconjuntos diferentes de reglas, que incluyen estímulo y respuesta, restricciones de operación y restricciones de estructura. Las reglas de estímulo y respuesta exigen que las condiciones se cumplan antes de tomar una acción, mientras que las reglas de restricción de operaciones imponen restricciones antes y después de una operación. Por último, las reglas de restricción de estructura establecen políticas en torno a las clases, los objetos y las relaciones entre ellos que no deben pasarse por alto.
  
  
• Las reglas de derivación definen las condiciones bajo las cuales los hechos pueden ser inferidos a partir de otra información. Estas reglas se dividen en dos subconjuntos, que incluyen reglas de inferencia y reglas de cálculo. Las reglas de inferencia especifican que, si ciertos hechos son verdaderos, se puede determinar una conclusión particular, mientras que las reglas de computación usan algoritmos para hacer estas inferencias.

Estos tipos de reglas son la base de los motores de reglas, permitiendo a las organizaciones automatizar decisiones empresariales para agilizar diversos procesos, como los pedidos de los clientes y el envío. Mejoran los procesos empresariales al proporcionar orientación sobre cuándo deben iniciarse, detenerse o modificarse estos procesos para hacer cumplir las políticas de forma coherente en toda la empresa.

Las reglas empresariales se utilizan para diferentes casos de uso, que pueden basarse en restricciones internas o externas. Algunas de estas reglas son:

• Cumplimiento: las agencias reguladoras pueden aplicar normas estrictas en torno a múltiples sectores, como las finanzas, los seguros, la sanidad y el marketing. Las reglas empresariales pueden ayudar a garantizar que los documentos revisados por cualquier organismo regulador cumplan con sus requisitos respectivos.
  
  
• Aprobación de la solicitud: los mercados bancarios e inmobiliarios utilizan reglas empresariales para los procesos de solicitud de préstamos hipotecarios o propiedades de alquiler. Por ejemplo, una organización puede rechazar a un solicitante si su puntuación crediticia está por debajo de un umbral específico.
  
  
• Servicios de suscripción: las empresas utilizan reglas empresariales para finalizar sus servicios a un cliente concreto cuando no se recibe el pago en un número determinado de días. Esta política garantiza que la empresa no desperdicie recursos en un cliente que no está generando ingresos.
  
  
• Órdenes de compra y devoluciones: las reglas empresariales también se pueden aplicar dentro de la industria minorista. Por ejemplo, una empresa puede rechazar la solicitud de devolución de un cliente para un producto si se encuentra fuera de una ventana de 30 días.
  
  
• Personalización: las herramientas de automatización de marketing permiten a las empresas personalizar su sitio web en función de los atributos del visitante, lo que permite a los especialistas en marketing aprovechar un conjunto de reglas empresariales para enviar mensajes a diferentes segmentos de audiencia. Por ejemplo, si usted es un visitante recurrente de un sitio web, la empresa puede mostrar fotos de la categoría de productos que vio por última vez en su página de inicio. En cambio, un nuevo visitante puede ver imágenes del producto más popular de la empresa.

Las reglas empresariales pueden aportar varios beneficios a las organizaciones, ya que agilizan las operaciones y reducen los gastos.

• Mayor eficiencia: la programación de reglas empresariales en aplicaciones y flujos de trabajo puede ahorrar tiempo a largo plazo. Cuando las reglas empresariales requieren actualizaciones de cambios regulatorios o estándares de la empresa, solo se modifica este aspecto del programa, eliminando las actualizaciones manuales en toda la aplicación de software. Menos recursos técnicos, como los analistas empresariales, se encargan de estas actualizaciones, ahorrando recursos técnicos para problemas empresariales más complejos.
  
  
• Mejora de la coherencia: las reglas empresariales aseguran que las tareas se ejecuten de manera consistente, ya que se deben cumplir criterios específicos para que una tarea sea implementada. Por ejemplo, las agencias reguladoras pueden requerir la finalización de ciertos documentos. Las empresas pueden crear plantillas personalizadas, que no se marcarán como completas hasta que se hayan cumplido todos los campos obligatorios. Como resultado, se producen menos errores humanos y, si todas las reglas empresariales se han aplicado con precisión, los líderes pueden estar seguros de que cumplen con los requisitos de cumplimiento, evitando así cualquier tasa o penalización innecesaria.
  
  
• Menos complejidad: la documentación de las reglas empresariales puede potencialmente trasladarse a otras líneas de negocio, y los equipos pueden reutilizar los documentos para otros flujos de trabajo, reduciendo la complejidad en toda la organización.

La minería de procesos y otros análisis empresariales pueden ayudar a identificar áreas en las que se pueden aplicar reglas empresariales dentro de su empresa para capitalizar estos beneficios.

Para ayudar a las organizaciones a seguir siendo receptivas y ágiles, el software de automatización de procesos de decisión permite gestionar las reglas empresariales de forma independiente de otros procesos informáticos empresariales. En concreto, los sistemas de gestión de reglas empresariales (BRMS) pueden automatizar la creación e implementación de la lógica empresarial en tiempo real sin depender de otras aplicaciones y procesos. Como resultado, un único repositorio de lógica de decisión puede compartirse fácilmente en toda la empresa.

Las herramientas comunes para definir y gestionar la lógica de decisión y un entorno de ejecución común permiten a los desarrolladores y a las partes interesadas con menos formación técnica implementar y cambiar de manera eficiente los procesos automatizados de toma de decisiones. También permiten que los conjuntos de reglas complejas se apliquen de forma coherente en entornos grandes.

Un motor de reglas empresariales transforma una o varias reglas empresariales en lógica empresarial que funciona en un entorno de producción en tiempo de ejecución. Hoy en día, la mayoría de los motores de reglas empresariales están integrados en soluciones BRMS a gran escala que pueden integrarse en arquitecturas orientadas a servicios o basadas en microservicios. Los BRMS modernos a menudo emplean machine learning o sistemas expertos basados en reglas para optimizar la toma de decisiones, mejorar la experiencia del cliente y facilitar operaciones más fluidas.