¿Qué es la orquestación del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo se centra en la automatización de tareas individuales. Por el contrario, la orquestación del flujo de trabajo crea un marco conectado en el que estas tareas automatizadas interactúan de forma eficaz, siguen una secuencia lógica y se integran con otros sistemas para lograr un proceso empresarial integral. Al coordinar tareas, por ejemplo, proceso de datos, notificaciones, aprobaciones y actualizaciones del sistema, la orquestación exitosa del flujo de trabajo reduce errores y optimiza operaciones.

Las herramientas de orquestación modernas, como las plataformas de orquestación de flujo de trabajo y las soluciones de software, utilizan tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y las herramientas low-code. Estas tecnologías simplifican la creación de flujos de trabajo, mantienen la coherencia, definen secuencias de tareas y se integran con sistemas externos como la gestión de la relación con el cliente (CRM), la planificación de recursos (ERP) y los servicios cloud.

La IA agéntica se utiliza cada vez más para coordinar flujos de trabajo, lo que permite que los sistemas actúen con mayor autonomía. El término "agéntico" hace referencia a la capacidad de estos modelos para actuar de forma independiente, ejercer su criterio, iniciar flujos de trabajo y adaptar procesos de manera dinámica sin necesidad de intervención humana constante.

Más allá de la gestión de la ejecución, la orquestación del flujo de trabajo proporciona visibilidad del rendimiento de los procesos, lo que permite a las organizaciones monitorizar los flujos de trabajo en tiempo real, identificar cuellos de botella y realizar ajustes basados en datos. Además, la orquestación del flujo de trabajo favorece la escalabilidad, lo que permite a las empresas gestionar los procesos cada vez más complejos que conlleva el crecimiento, al tiempo que reducen el esfuerzo manual y mantienen la excelencia operativa.

La orquestación del flujo de trabajo es esencial para agilizar las operaciones, reducir los costes y respaldar el crecimiento escalable en sectores como la TI, el marketing, las finanzas y la sanidad. Según un estudio realizado en 2023 por el IBM Institute for Business Value, el 92 % de los ejecutivos encuestados creía que para 2025 los flujos de trabajo de su organización estarían digitalizados. También se esperaba que estos flujos de trabajo utilizaran la automatización con IA.¹

Las organizaciones confían en diversas aplicaciones y tecnologías para gestionar diferentes operaciones. La organización del flujo de trabajo permite la coordinación perfecta de flujos de trabajo complejos entre herramientas, sistemas y equipos. Al automatizar la ejecución de tareas y gestionar las dependencias, ayuda a garantizar que las aplicaciones dispares trabajen juntas de manera eficiente.  

También se mejora la visibilidad y el control, lo que permite la monitorización en tiempo real de los procesos. Este descuido ayuda a las organizaciones a identificar problemas, mantener los estándares de alto rendimiento y apoyar el cumplimiento de la normativa. Al integrar las canalizaciones de datos de varias fuentes y fomentar la colaboración interdepartamental, la orquestación del flujo de trabajo también apoya la escalabilidad y la adaptabilidad a medida que evolucionan las necesidades empresariales.

La orquestación del flujo de trabajo es un elemento fundamental de la transformación digital. Impulsa la productividad al automatizar tareas rutinarias y ayuda a mantener el buen funcionamiento de procesos estratégicos como la incorporación de clientes, la gestión de la cadena de suministro o las operaciones de TI. Al reducir la intervención manual y mejorar la fiabilidad, ayuda a las empresas a obtener mejores resultados.

La orquestación de flujos de trabajo está relacionada (y a menudo se confunde) con otras prácticas como la automatización de flujos de trabajo, la orquestación de procesos y la orquestación de datos. Esta es una explicación concisa de cada uno:

la orquestación del flujo de trabajo se centra en coordinar y gestionar una serie de tareas, sistemas y herramientas interconectados para lograr un resultado específico. Se hace hincapié en la ejecución e integración de extremo a extremo de los flujos de trabajo en diferentes entornos, lo que ayuda a que las tareas se realicen en el orden correcto y se cumplan las dependencias.

La automatización del flujo de trabajo es el uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos específicos con una intervención humana mínima. Tiene un alcance más limitado que la orquestación de flujos de trabajo y se centra en la automatización de tareas individuales. Por el contrario, la orquestación del flujo de trabajo consiste en gestionar la secuencia y la interacción de estas tareas automatizadas para crear un proceso cohesivo.

La orquestación de datos se ocupa específicamente de la gestión del movimiento, la transformación y la integración de datos en todos los sistemas, incluidos los procesos de extracción, transformación y carga (ETL) y los data lakes. Su objetivo es garantizar que los datos fluyan con fluidez y precisión entre las fuentes, el almacenamiento y las aplicaciones, apoyando tanto los flujos de trabajo como los procesos de toma de decisiones.

La orquestación de procesos se refiere a la gestión e integración de varios procesos empresariales, que a menudo implican flujos de trabajo, personas y sistemas. Adopta una visión más amplia que la orquestación del flujo de trabajo, ya que se centra en la coordinación integral de todos los procesos empresariales y promueve la alineación con los objetivos de la organización.

La orquestación exitosa del flujo de trabajo a menudo incluye estos pasos:

–Definir objetivos
–Diseñar la estructura del flujo de trabajo
–Seleccionar herramientas y tecnologías
–Implementar e integrar
–Definir la monitorización y la gestión de errores
–Probar y validar flujos de trabajo
–Implementar y optimizar

Identifique las tareas clave, las dependencias y los resultados esperados. Comprenda las ineficiencias de los procesos existentes para determinar dónde la automatización y la optimización pueden aportar valor.

Diseñe un flujo de trabajo estructurado en el que describa la secuencia de tareas, las dependencias y los puntos de decisión. Para ello, puede ser necesario crear representaciones visuales, como diagramas de procesos o grafos acíclicos dirigidos (DAG), que faciliten el flujo lógico y la claridad en la ejecución.

Elegir las herramientas de orquestación adecuadas es crítico para una automatización exitosa. Las plataformas en la nube y de código abierto ayudan a gestionar los flujos de trabajo de forma eficiente, mientras que las integraciones de la interfaz de programación de aplicaciones (API) y las conexiones a bases de datos ayudan a garantizar una comunicación fluida entre los sistemas. El proceso de selección depende de las necesidades de escalabilidad, la compatibilidad de la infraestructura y la complejidad del flujo de trabajo. Por ejemplo, muchos equipos confían en los scripts de Python para crear conectores personalizados y automatizar la lógica de las tareas dentro de los marcos de orquestación.

Cuando el diseño y las herramientas estén listos, automatice la ejecución de tareas mediante scripts, API y activadores basados en eventos. Establezca conexiones entre diferentes aplicaciones y sistemas para lograr un flujo de datos ininterrumpido.

Incorpore monitorización en tiempo real para realizar un seguimiento de la ejecución, detectar fallos e identificar cuellos de botella en el rendimiento. Implemente mecanismos de registro y sistemas de alerta para notificar los problemas a los equipos. Automatice las estrategias de recuperación, como los reintentos o las acciones de reserva, para ayudar a mantener la estabilidad.

Antes de la implementación completa, pruebe los flujos de trabajo para identificar errores, ineficiencias o configuraciones erróneas. Ejecute casos de prueba para garantizar que las dependencias se gestionen correctamente y que la automatización funcione como se espera. El análisis del rendimiento durante esta fase ayuda a refinar la secuencia de ejecución para obtener la máxima eficiencia.

Cuando el flujo de trabajo esté activo, monitorice y optimice continuamente para mantener la eficiencia. Analice los datos de ejecución para afinar la asignación de recursos, ajustar las reglas de automatización y mejorar el rendimiento. Las mejoras continuas ayudan a garantizar que el flujo de trabajo evolucione con las cambiantes necesidades empresariales y los avances tecnológicos. Una orquestación eficaz respalda todo el ciclo de vida del flujo de trabajo, desde su implementación inicial hasta su monitorización, escalado y retirada final.

La orquestación de flujo de trabajo ofrece varias beneficios clave que mejoran las operaciones:

Mayor eficacia: la orquestación de flujo de trabajo automatiza y gestiona procesos complejos, lo que permite a los equipos crear, implementar y monitorizar tareas con rapidez. Mejora la eficiencia operativa al gestionar operaciones que serían demasiado complejas o que el ingeniero podría gestionar manualmente o según sea necesario.

Fiabilidad mejorada: la orquestación del flujo de trabajo garantiza que las tareas se ejecuten en el orden correcto y gestiona las dependencias entre ellas, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan errores y aumenta la fiabilidad de los procesos.

Observabilidad mejorada: con una alta observabilidad, la orquestación del flujo de trabajo proporciona visibilidad de todas las tareas dentro de un flujo de trabajo, de principio a fin, y permite a los usuarios responder y reintentarlo según sea necesario.

Escalabilidad: la orquestación del flujo de trabajo permite la escalabilidad para que su organización pueda mantenerse al día con la demanda sin comprometer la calidad o la precisión.

Adaptabilidad: la orquestación del flujo de trabajo permite versatilidad en los disparadores y la infraestructura, lo que permite a las organizaciones adaptarse a diversos casos de uso y requisitos cambiantes.

La tecnología desempeña un papel central en la orquestación de flujos de trabajo al automatizar tareas rutinarias, permitir la toma de decisiones inteligentes y garantizar una integración fluida entre sistemas. Al utilizar estos avances, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, un mejor uso de los recursos y una mayor agilidad en sus operaciones.

Herramientas y plataformas de automatización de flujos de trabajo: la orquestación moderna se basa en plataformas de gestión de flujos de trabajo, incluidas herramientas low-code y no-code y software de orquestación dedicado, para diseñar y automatizar flujos de trabajo. Las plataformas basadas en la nube, como Amazon Web Services (AWS), IBM® watsonx Orchestrate y Microsoft, permiten a los usuarios mapear procesos, definir reglas e integrarse con otros sistemas sin necesidad de tener amplios conocimientos de codificación.

Las plataformas de código abierto, como Apache Airflow, Prefect y Kubernetes, ofrecen capacidades similares para diseñar y automatizar flujos de trabajo. Los conectores integrados unifican múltiples aplicaciones y permiten la provisión automática de recursos en la nube y locales.

Al conectar aplicaciones como CRM, ERP y sistemas de correo electrónico, se configuran de manera eficiente y se ayuda a mantener la secuencia correcta de pasos. También facilitan la integración con API, bases de datos y sistemas externos para un flujo de datos fluido.

IA y machine learning: la IA y el ML mejoran la orquestación del flujo de trabajo, especialmente para cargas de trabajo de big data, lo que ayuda a predecir fallos y optimizar los flujos de trabajo de forma dinámica. La IA mejora la orquestación de los flujos de trabajo al permitir una toma de decisiones inteligente y flujos de trabajo adaptables. Los algoritmos de ML analizan los datos de los flujos de trabajo para detectar patrones, predecir resultados y recomendar mejoras.

La IA también puede encaminar dinámicamente las tareas basándose en reglas predefinidas o en entradas en tiempo real, como priorizar las solicitudes urgentes de los clientes o reasignar recursos para solucionar los cuellos de botella. En los flujos de trabajo de servicio de atención al cliente, por ejemplo, la IA puede analizar los tickets entrantes para categorizarlos por prioridad, asignarlos al agente más adecuado y sugerir soluciones basadas en datos históricos.

IA agéntica: la IA agéntica amplía las capacidades tradicionales de la IA al dotar a las plataformas de coordinación de un mayor grado de autonomía. A diferencia de los modelos predictivos o de automatización estándar, los agentes de IA agéntica pueden iniciar flujos de trabajo de forma proactiva, ajustar prioridades y reconfigurar procesos según las condiciones cambiantes o los objetivos de la organización. En un sistema multiagente, cada agente realiza una subtarea específica necesaria para alcanzar el objetivo y sus esfuerzos se coordinan a través de la orquestación de IA.

Por ejemplo, un sistema de IA agéntica podría iniciar automáticamente nuevos flujos de trabajo de atención al cliente durante los picos de tráfico o reordenar las prioridades de las tareas de la cadena de suministro en respuesta a las interrupciones sin necesidad de esperar instrucciones explícitas de los humanos.

En una encuesta realizada a 750 directivos de operaciones de diversos sectores en seis países, más del 80 % señaló la automatización de los servicios empresariales globales como una necesidad estratégica fundamental. El 86 % de los encuestados indicó que la automatización de procesos y la reinvención de los flujos de trabajo están ganando eficacia gracias a los agentes de IA.²

Procesamiento del lenguaje natural (PLN) y chatbots: el PLN impulsado por IA permite que los sistemas de coordinación de flujos de trabajo interactúen con los usuarios en lenguaje natural, lo que mejora la accesibilidad y reduce la complejidad. Los chatbots pueden desencadenar flujos de trabajo basados en las entradas de los usuarios, como el procesamiento de solicitudes de licencia o la generación de informes. Un chatbot integrado en un sistema de RR. HH. podría iniciar un flujo de trabajo de incorporación cuando un gestor contrata a un nuevo empleado, automatizando pasos como la configuración de cuentas y la orientación de programación.

Automatización de procesos robóticos (RPA): la RPA a menudo se integra en la orquestación de flujo de trabajo para gestionar tareas repetitivas, basadas en reglas, como el ingreso de datos, la generación de informes o las actualizaciones del sistema. Los bots de RPA funcionan con plataformas de orquestación para ejecutar tareas en sistemas heredados o aplicaciones que no tienen API o capacidades de automatización. RPA mejora la precisión y la velocidad a la hora de completar tareas de gran volumen, lo que permite a los trabajadores humanos centrarse en actividades más estratégicas.

Tecnologías de integración y orquestación de datos: las plataformas de orquestación utilizan tecnologías de integración de datos para ayudar a garantizar que los flujos de trabajo tengan acceso a datos precisos y en tiempo real. La IA optimiza aún más la orquestación de datos mediante la transformación, limpieza y análisis de datos, y garantiza que los flujos de trabajo estén impulsados por conocimientos. La orquestación de datos basada en IA podría agregar datos de ventas de múltiples plataformas, proporcionando información actualizada para flujos de trabajo de facturación automatizados o paneles de control de ventas en tiempo real.

Monitorización y análisis: las herramientas de análisis y depuración con IA ayudan a que los flujos de trabajo funcionen sin problemas al proporcionar visibilidad en tiempo real. Estas herramientas de orquestación del flujo de trabajo generan conocimientos sobre las tasas de finalización de tareas, los cuellos de botella y el uso de recursos, lo que permite una optimización continua. El análisis predictivo puede prever posibles retrasos o fallos, lo que permite realizar ajustes proactivos. La IA también aumenta la eficiencia al identificar oportunidades de optimización, como la reasignación de tareas o la reconfiguración de los flujos de trabajo para evitar errores repetidos.

Las buenas prácticas de orquestación de flujo de trabajo incluyen:

• Analizar y comprender los flujos de trabajo actuales
• Definir claramente metas y objetivos
• Integrar los datos de manera fluida
• Diseñar para la escalabilidad y la flexibilidad 
• Implementar lógica condicional y gestión de errores
• Involucrar y entrenar a los usuarios
• Probar y validar exhaustivamente
• Monitorizar y optimizar continuamente 

El primer paso es trazar y evaluar los flujos de trabajo existentes para identificar ineficiencias, redundancias y áreas de mejora. Así tendrá un punto de partida claro.

Identifique los resultados deseados para sus flujos de trabajo, como la reducción de costes, la mejora de la eficiencia o el fomento de la colaboración. De este modo, se favorece la alineación con las prioridades empresariales.

Una sólida integración de datos ayuda a mantener los flujos de trabajo accediendo a datos precisos y en tiempo real de todos los sistemas conectados. Un data fabric unificado proporciona conocimientos completos y permite operaciones fluidas.

Cree flujos de trabajo teniendo en cuenta el crecimiento futuro y las necesidades cambiantes. Los diseños modulares y las reglas dinámicas permiten que los flujos de trabajo se adapten sin necesidad de una revisión completa.

Incorpore reglas para diferentes escenarios y cree mecanismos sólidos de gestión de errores para evitar interrupciones y mantener la continuidad del flujo de trabajo.

Instruya a los miembros del equipo y a las partes interesadas sobre los flujos de trabajo. Ayúdelos a comprender claramente sus funciones, el propósito del flujo de trabajo y cómo manejar los problemas comunes.

Valide los flujos de trabajo mediante pruebas rigurosas en entornos controlados. Simule las condiciones del mundo real para mejorar la eficiencia y resolver los problemas antes de la implementación.

Utilice herramientas de monitorización para seguir el rendimiento del flujo de trabajo. Analizar periódicamente las métricas para identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora.

La orquestación de flujos de trabajo agiliza los procesos complejos en todos los sectores mediante la automatización de tareas y la coordinación entre sistemas y equipos. A continuación, se presentan varios casos prácticos y ejemplos de uso destacados:

Los sistemas de TI producen muchas alertas de infraestructura, aplicaciones, microservicios y herramientas de seguridad. Gestionarlos manualmente puede ser lento y provocar tiempos de inactividad o riesgos de seguridad. La orquestación del flujo de trabajo ayuda a priorizar las alertas, automatizar las correcciones y escalar los problemas no resueltos a los equipos adecuados.

Las canalizaciones de integración continua e implementación continua (CI/CD) son esenciales para el desarrollo de software moderno, lo que ayuda a garantizar una iteración rápida y versiones de alta calidad. La orquestación del flujo de trabajo mejora la eficiencia de DevOps al automatizar los procesos de compilación, ejecutar pruebas, administrar las dependencias e implementar actualizaciones sin problemas en todos los entornos. Al coordinar estas tareas complejas, la orquestación reduce los errores humanos y acelera la entrega de software.

Las cadenas de suministro involucran a múltiples stakeholders, desde fabricantes y almacenes hasta distribuidores y minoristas. La gestión manual de procesos complejos de la cadena de suministro es ineficiente. La orquestación del flujo de trabajo ayuda por medio de la automatización del seguimiento del inventario y la programación de envíos, al mismo tiempo que se integra con data lakes para mejorar el forecasting. Por ejemplo, un flujo de trabajo orquestado puede ajustar automáticamente la logística en función de las interrupciones meteorológicas, desviando los envíos para evitar retrasos.

La incorporación de clientes es un proceso de varios pasos que a menudo requiere verificación de documentos, aprobaciones, configuración de cuentas y configuración personalizada del servicio. Gracias a la coordinación de flujos de trabajo, las empresas pueden automatizar los procesos de incorporación al integrar conectores entre los sistemas CRM y las plataformas de cumplimiento normativo, lo que permite ofrecer una experiencia del cliente fluida y segura. Por ejemplo, en los servicios financieros, un flujo de trabajo orquestado puede verificar la identidad de un nuevo cliente, realizar comprobaciones de cumplimiento y proporcionar automáticamente acceso a la cuenta.

Los sistemas en la nube ajustan la potencia informática según sea necesario para que todo funcione sin problemas y eviten costes innecesarios. Las plataformas de orquestación en AWS y otras infraestructuras basadas en la nube ayudan a asignar dinámicamente los recursos informáticos para el entrenamiento del modelo de IA.