¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

Beneficios para las empresas

La automatización reduce los errores humanos y elimina muchas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la entrada manual de datos. Las organizaciones con procesos manuales obsoletos no pueden escalar de forma fiable con procesos que requieren mucha mano de obra y capital. Al añadir la automatización, las empresas mejoran su capacidad de escalabilidad.

La automatización del flujo de trabajo también proporciona beneficios a las empresas de las siguientes maneras:

• Crea procesos que reducen costes
• Agiliza la gestión de tareas
• Reduce el tiempo en un ciclo de proceso 
• Disminuye los errores de las entradas manuales o los descuidos
• Automatiza los flujos de aprobación y de documentos

Beneficios para desarrolladores y operaciones (DevOps)

La automatización del flujo de trabajo sirve de trampolín para mejorar las versiones y establecer canales de comunicación más claros entre desarrolladores y operaciones, dos áreas tradicionalmente independientes. Derriba las barreras habituales de DevOps (como los cuellos de botella y los seguimientos) que resultan de los canales de desarrolladores y operaciones aislados.

Beneficios para la administración de redes de TI 

La automatización de los flujos de trabajo crea una mejor supervisión administrativa a través de la nube, la red, el sistema operativo y la interactividad departamental. Además, añade una capa crítica de visualización para configurar, supervisar y analizar mejor el estado, la seguridad y las deficiencias de la red.

Existen dos tipos de automatización de flujos de trabajo: flujos de trabajo de procesos empresariales (BP) y flujos de trabajo de procesos robóticos (RP).

Flujos de trabajo de procesos empresariales

La metodología de gestión de procesos empresariales (BPM) es la forma en que las empresas estructuran los procesos para prestar un mejor servicio a los clientes. Impulsa los flujos de trabajo de los procesos empresariales hacia una mayor eficacia para alcanzar los objetivos empresariales de misión crítica. En muchos casos, el software de automatización del flujo de trabajo está diseñado con la filosofía BPM. El software automatiza los flujos de trabajo de los procesos empresariales para optimizar las tareas que históricamente se realizaban de forma manual. Las características de autocompletar y macros de Excel son ejemplos tempranos de automatización del flujo de trabajo.

Flujos de trabajo de procesos robóticos

Hoy en día, el software automatiza los procesos robóticos (lo que se conoce como automatización de procesos robóticos o RPA) y está diseñado para que los robots realicen un trabajo similar al de los humanos. En muchos casos, los bots trabajan junto con TI (así como en otros campos) para respaldar los procesos administrativos. Los bots pueden identificar y sugerir la información más relevante para resolver errores de procesamiento. Los bots también pueden mitigar las consultas al help desk, las autenticaciones de inicio de sesión e intervenir en los errores de procesamiento.

La automatización del flujo de trabajo es un término técnico para una práctica que se ha utilizado durante cientos de años. Las cadenas de montaje y la fabricación durante la Revolución Industrial y la agricultura, posteriormente, fueron algunos de los primeros sectores en utilizar los flujos de trabajo de RPA. Sin embargo, estos se basaban en máquinas, no en software.

Puede aplicar la automatización a la mayoría de los tipos de flujos de trabajo. Por ejemplo, puede automatizar los documentos de plantilla de incorporación de empleados para recursos humanos o establecer y automatizar flujos de trabajo de aprobación para todos los miembros de su equipo.

Encontrará software de automatización del flujo de trabajo en la mayoría de los sectores y campos:

• Marketing: los procesos de operaciones de marketing (MOPS) utilizan la automatización del flujo de trabajo para campañas, canales de comunicación con los clientes y para medir métricas y análisis.
• Ventas: el software de gestión de la relación con el cliente (CRM) también proporciona gestión del flujo de trabajo. Automatiza la comunicación con los clientes, la cumplimentación de formularios y la colaboración departamental. Por ejemplo, un CRM puede automatizar las notificaciones del flujo de aprobación y actualizar los datos del panel de control interno cuando un cliente ha dado un paso específico, como firmar un documento o introducir información.
• Finanzas: la automatización aumenta la consistencia en los pagos, modera los requisitos de cumplimiento y respalda una mayor precisión en la previsión y el cobro de ingresos. 
• Fabricación: la automatización del flujo de trabajo compensa los cambios en la oferta y en las estructuras empresariales. Reduce las redundancias y mejora los errores de control de calidad. La automatización de los flujos de trabajo reduce específicamente los tiempos de aprobación y los ciclos de compra, presupuesto y cadena de suministro. La fabricación puede automatizar los flujos de trabajo en las solicitudes de compra, las interacciones de gestión de contratos y los proyectos de desarrollo de productos de salida al mercado.
• Seguridad de la información: el software de automatización de TI mitiga las amenazas a la seguridad con una capacidad de respuesta más ágil. La automatización de los informes de incidentes y la integración con las herramientas y directrices de seguridad existentes pueden ayudar a TI a gestionar mejor los ecosistemas híbridos y en la nube. Las empresas también pueden automatizar los flujos de trabajo para monitorizar las ciberamenazas y aumentar la seguridad.
• Operaciones de TI: para las operaciones de red internas, la automatización del flujo de trabajo ayuda a gestionar los usuarios de la red en varios departamentos, como los equipos de ventas, finanzas, jurídico y administrativo.
• Gestión de sistemas: la TI como servicio (ITaaS) es un tipo de software que permite servicios cloud para empresas, que incluye la programación de flujo de trabajo. El software de automatización del flujo de trabajo crea controles centralizados para configurar, implementar y supervisar las redes empresariales. Las redes definidas por software (SDN) y las redes de área extensa definidas por software (SD-WAN) son dos sistemas distintos de gestión de redes de TI para los que la automatización del flujo de trabajo permite una mayor supervisión integradora. La automatización del flujo de trabajo permite al departamento de TI gestionar con mayor facilidad estos sistemas en tiempo real.

Las startups de automatización del flujo de trabajo están innovando este proceso para ofrecer automatizaciones de red estandarizadas, procesos de aprobación y sincronización de datos entre aplicaciones con soluciones API integradas.

Lo más significativo es un cambio de diseño hacia la automatización de flujos de trabajo low-code, que amplía el alcance de quién puede crear e implementar flujos de trabajo para incluir a los responsables de la toma de decisiones y a los colaboradores directos. El resultado es que las organizaciones pueden alejarse de las estructuras organizativas descendentes para adoptar sistemas más simétricos y colaborativos que aceleren la mejora de los procesos.

La IA en la automatización del flujo de trabajo es otra gran tendencia en la empresa. La automatización con IA permite a las empresas aprovechar los patrones de datos y el machine learning para emplear análisis predictivos y conocimientos para mejorar los procesos.

Estas soluciones están destinadas a transformar el ecosistema de redes de TI, donde la administración de redes se considera uno de los últimos procesos manuales que aún no se han automatizado.

El software de automatización del flujo de trabajo que sale hoy al mercado incluirá características que mejoren la capacidad de TI para controlar los problemas de la red y navegar por ellos. Los flujos de trabajo visuales ganarán terreno para facilitar la creación de flujos de trabajo y la mediación en las redes de TI.

Las empresas también pueden contar con flujos de trabajo planificados que pueden utilizarse como bloques de construcción para gestionar futuras automatizaciones, así como con características de integración con automatizaciones de flujos de trabajo preexistentes.

El software de automatización del flujo de trabajo de IBM es una solución low-code que se integra con soluciones en la nube de terceros de uso común y emplea aplicaciones low-code y machine learning.

La principal oferta de automatización de flujos de trabajo de IBM es IBM® Cloud Pak for Business Automation. Permite a las empresas conectar procesos, información y personas para obtener una visión empresarial holística. IBM Cloud Pak for Business Automation también incluye análisis, características de colaboración y un sistema de gestión de reglas empresariales.

Nuestra solución es flexible: está diseñada para funcionar con cualquier estilo de flujo de trabajo. Aprovecha la lógica basada en reglas para crear flujos de trabajo automatizados para las operaciones empresariales. Los flujos de trabajo se pueden estandarizar y reutilizar para reducir las ineficiencias y dar a su equipo más tiempo para tareas de alto valor.

Obtenga más información sobre cómo IBM® Cloud Pak for Business Automation permite a su empresa aprovechar las características escalables en todas sus operaciones comerciales.