¿Qué es la modelización y notación de procesos empresariales (BPMN)?

Desarrollada originalmente por la iniciativa de gestión de procesos empresariales (BPMI), la BPMN es una notación gráfica precisa para documentar procesos de negocio. Resuelve las ambigüedades de las especificaciones textuales de procesos representando visualmente la secuencia de actividades empresariales y flujos de información necesarios para completar un proceso específico. En los últimos años, la BPMN se denomina cada vez más modelo y notación de procesos de negocio.

El Object Management Group (OMG) mantiene la BPMN desde 2005. Este consorcio abierto ayuda a garantizar que los diagramas de procesos empresariales puedan intercambiarse fácilmente en un formato estandarizado entre distintas herramientas de modelado. El objetivo de la notación de modelado de procesos es ayudar a las organizaciones a modelar formas de mejorar la eficiencia, tener en cuenta nuevas circunstancias o conseguir una ventaja competitiva.

BPMN 2.0 forma parte de la "triple corona»" de normas de mejora de procesos de OMG, que también incluye la notación del modelo de gestión de casos (CMMN) y la notación del modelo de decisiones (DMN). Las normas difieren del lenguaje de modelado unificado (UML) utilizado en el diseño de software. La especificación BPMN 2.0.1 de OMG se ha publicado como Norma Internacional ISO/IEC 19510:2013.

La BPMN proporciona un lenguaje común de modelado de procesos empresariales que es fácilmente comprensible para todos los stakeholders del negocio: los analistas de procesos empresariales que crean y refinan procesos, los desarrolladores técnicos responsables de implementar los procesos de negocio y los usuarios empresariales que los monitorizan y gestionan. Los tres son stakeholders clave en la optimización de las operaciones empresariales.

La especificación BPMN está diseñada para ayudar a las organizaciones a:

• Llegar más rápidamente a acuerdos sobre los procesos actuales y futuros mediante modelos inequívocos.

• Fomentar la participación de las partes interesadas mediante anotaciones gráficamente expresivas.

• Facilitar el análisis y la mejora de las operaciones a través de la reingeniería de procesos empresariales.

• Crear una biblioteca de flujos de procesos, definiciones de casos y reglas de negocio para formar a los nuevos empleados.

• Cerrar las brechas de comunicación con un lenguaje común entre analistas de negocio, desarrolladores y otras partes interesadas.

• Informar sobre los esfuerzos de automatización de procesos empresariales.

• Coordinar las estrategias de externalización de procesos empresariales.

Además, los diagramas BPMN ayudan a los equipos a crear los documentos en lenguaje de marcado extensible (XML) necesarios para ejecutar diversos procesos, como la aprobación de contratos o los recordatorios para los informes financieros mensuales. Un estándar XML relacionado es el lenguaje de ejecución de procesos empresariales (BPEL) para servicios web.

El lenguaje BPMN se basa en diagramas de flujo y notaciones gráficas. La notación estándar utilizada para representar los elementos BPMN se divide en varias categorías para la diagramación:

Los objetos de flujo son objetos descriptivos que definen un proceso, como eventos, actividades y pasarelas.

Los eventos son desencadenantes que inician, modifican o concluyen un proceso. Los eventos de inicio inician un proceso, los eventos intermedios se producen durante un proceso y los eventos de finalización concluyen un proceso. Los eventos pueden incluir mensajes, temporizadores y fechas, transacciones, errores, escaladas, solicitudes y mucho más.

La BPMN representa los eventos como círculos que contienen símbolos específicos del tipo de evento. Los eventos de lanzamiento inician un proceso, mientras que los eventos de captura se producen como resultado de un evento de lanzamiento.

Las actividades son acciones o tareas realizadas durante el proceso empresarial. El procedimiento de asignación de procesos muestra todas las actividades que deben producirse como respuesta a los eventos de inicio y como prerrequisitos para los eventos finales. A medida que se automatizan más procesos empresariales, muchos eventos se activan por sí solos. Las actividades pueden ser simples o más complejas, incluyendo subprocesos y múltiples iteraciones. Los diagramas de procesos de negocio muestran las actividades como rectángulos redondeados.

Las pasarelas son puntos de decisión que requieren una elección activa antes de seguir avanzando en el proceso empresarial. Representadas como rombos, las pasarelas conducen al menos a dos resultados posibles en función de la decisión tomada.

• Las pasarelas exclusivas reenvían el flujo de trabajo por una de varias vías mutuamente excluyentes: el flujo de trabajo debe seguir sólo una de las opciones disponibles. Se representan como rombos que contienen una X.
   

• Las pasarelas inclusivas también ofrecen múltiples vías de avance, pero las opciones no son mutuamente excluyentes. Se representan como rombos que contienen un círculo.
   

• Las pasarelas paralelas dividen un proceso en varios flujos sin necesidad de tomar una decisión. El flujo de trabajo simplemente se divide en varios procesos simultáneos, que se muestran como rombos que contienen un signo más.
   

• Las pasarelas paralelas basadas en eventos dividen un flujo de trabajo en múltiples vías concurrentes como resultado de un evento desencadenante. El símbolo de las pasarelas paralelas basadas en eventos combina el de las pasarelas inclusivas y paralelas con un rombo que contiene un signo más encerrado en un círculo.
   

• Las pasarelas complejas se reservan para procesos muy complejos. Se representan como rombos que contienen un asterisco.

Los objetos de conexión se muestran como líneas con flechas y se utilizan para conectar objetos de flujo.

• Los flujos de secuencia vinculan las actividades en el orden en que se realizan dentro del proceso empresarial. Se dibujan como líneas continuas con flechas que indican el orden de los eventos. Los flujos predeterminados son la respuesta estándar a un evento desencadenante, mientras que los flujos condicionales se producen cuando se cumple una condición especificada.
   

• Los flujos de mensajes son comunicaciones que fluyen entre grupos (departamentos concretos u otros grupos). Se representan como líneas discontinuas con un círculo en el emisor y una flecha en el receptor.
   

• Las asociaciones son líneas de puntos que enlazan eventos, actividades y pasarelas con información complementaria sobre esos objetos de flujo.

Los swimlanes son contenedores que separan un conjunto de actividades de otras. En la notación estándar BPMN, los pools representan a los principales participantes en un proceso. Un pool diferente podría ser una empresa, departamento o cliente distinto implicado en el proceso. Los carriles dentro de un pool muestran las actividades y el flujo de un determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de partes específicas de un proceso.

La gestión de cambios requiere un conocimiento profundo de la división del trabajo de una organización, por lo que los swimlanes son una característica esencial de la BPMN.

Los artefactos proporcionan información complementaria sobre el proceso, como objetos de datos, grupos y anotaciones. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una actividad y puede representar tanto la entrada como la salida de datos. Un grupo muestra una agrupación lógica de actividades, mientras que una anotación proporciona detalles sobre lo que sucede en una parte del diagrama.

Los diagramas BPMN pueden ser simples o complejos y representar procesos tanto internos como externos. Estos son algunos de los tipos de diagramas:

• Los diagramas de colaboración muestran las interacciones entre dos o más procesos con varios grupos. Se centran en el trabajo realizado por cada pool, que pueden pasarse mensajes entre sí.

• Los diagramas coreográficos muestran las interacciones entre dos o más participantes. Pueden estar contenidos dentro de una colaboración, añadiendo tareas y secuencias que establecen cómo interactúan los participantes de forma más completa.

• Los diagramas de conversación son versiones simplificadas de los diagramas de colaboración. Muestran un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso empresarial.