¿Qué es el análisis de procesos empresariales?

Puede haber cierta confusión sobre la diferencia entre análisis de procesos empresariales (BPA) y análisis empresariales (BA). Son áreas relacionadas de la gestión de procesos empresariales, pero no son lo mismo. El BPA se centra en el análisis de procesos específicos y el modelado de procesos empresariales. El BA, por su parte, se aplica al panorama general de las operaciones empresariales, y se centra en el análisis de otras áreas, como la previsión financiera, el análisis de costes, los presupuestos, la contratación y los recortes. 

El beneficio global del análisis de procesos de negocio (BPA) es una funcionalidad diaria optimizada en todas las operaciones de su empresa que se alinea estratégicamente con sus objetivos empresariales y la toma de decisiones. 

Para las pymes, el BPA puede suponer las siguientes mejoras:

• Aumentar la eficiencia en los procesos existentes: el BPA acelera el tiempo de obtención de valor en las aplicaciones de productos. También reduce el tiempo de los ciclos operativos de los flujos de trabajo, como la incorporación de empleados y los procesos de admisión de clientes o pacientes.
• Revelar problemas de capacidad: los recursos pueden ser limitados en cualquier proceso. El BPA identifica dónde está el límite de capacidad, cómo afecta al proceso y cómo mejorarlo. Esta es una consideración importante para la ampliación. Por ejemplo, las herramientas y plataformas digitales que utiliza actualmente pueden limitar las necesidades organizativas y los flujos de trabajo actuales. El BPA puede ayudarle a identificar los cambios que necesita realizar y que están específicamente alineados con el crecimiento de su organización.
• Aclarar políticas y normas: a medida que las organizaciones avanzan hacia un trabajo más remoto y una mayor adopción de dispositivos digitales (enlace externo a ibm.com), se produce un desajuste común en la seguridad y el uso de dispositivos. El análisis puede identificar una vía para agilizar los procesos de aprobación de TI y uniformizar la aplicación de las políticas de seguridad.
• Crear mejores prácticas de gobierno: la gestión de riesgos se está convirtiendo en una prioridad para las empresas para las empresas (enlace externo a ibm.com). Mantener la conformidad es una tarea costosa para las organizaciones, y es aún más costoso abordarla cuando surgen problemas. El análisis de los procesos empresariales puede revelar dónde han fallado las medidas de conformidad. Por ejemplo, es posible que su organización no cumpla las normas en cuanto a la frecuencia con la que audita las medidas de seguridad de las aplicaciones. El BPA puede establecer un plan de mejora que tenga en cuenta los recursos y las necesidades de conformidad para garantizar que un proceso pueda ejecutarse y mantenerse. 
• Identificar el ahorro de costes: el BPA revela redundancias en tareas y mano de obra. Las organizaciones que han adoptado flujos de trabajo documentales digitales son un buen ejemplo de cómo la reducción de errores humanos y de tiempo en la búsqueda de documentos genera ahorros de costes.
• Resolver los cuellos de botella: los cuellos de botella se producen cuando los canales de comunicación, desarrollo y ejecución están aislados. Un análisis de los procesos empresariales puede sacar a la luz las lagunas de comunicación y resolver los obstáculos del proceso de aprobación.
• Optimizar los procesos de implementación y lanzamiento: unos procesos eficientes facilitan las versiones y las implementaciones.
• Mejorar los procesos de integración y adopción: del mismo modo, la adopción de nuevas tecnologías en una empresa o departamento es un proceso monumental. El BPA establece procesos que pueden incluir programas de formación útiles y flujos de trabajo visuales que favorecen un mayor índice de adopción.
• Fortalecer la cultura de la empresa: mejorar los procesos en cualquier aspecto se asemeja a limpiar una casa. Las mejoras insuflan nueva vida a la experiencia diaria de los empleados. El resultado es una mejor moral y un mayor compromiso con los procesos internos. Para los clientes, la optimización de los procesos, como una mejor experiencia en el sitio web o con el servicio de atención al cliente, aumenta el compromiso y la percepción positiva de su empresa. 

Hay dos filosofías predominantes que guían la metodología del análisis de procesos empresariales (BPA): 

• Metodología Six Sigma
• Lean Six Sigma

Six Sigma es una metodología de cinco a siete pasos que la mayoría de las empresas utilizan hoy en día para analizar eficiencias y limitaciones. Lean Six Sigma difiere ligeramente en que es una combinación del enfoque Six Sigma y la filosofía Lean. Es un enfoque colaborativo que se centra en eliminar tareas y recursos que no aportan un valor definido.

Podrá hacerse una idea de cómo se ejecuta un análisis de procesos empresariales si tiene en cuenta el carácter detallado intrínseco a cada paso.

En general, el BPA sigue esta estructura:

1. Definir: empiece por identificar los procesos que desea analizar. Normalmente, aquí es donde se detectan los problemas. El análisis de procesos puede comenzar con (y también incluir) diagramas de procesos para cada paso. Los analistas empiezan con los procesos actuales y examinan los procesos formales e informales, como los procesos documentados y los procesos específicos de la cultura de una organización.
2. Medir: a continuación, revise cómo funciona el proceso en función de las métricas definidas. Este paso también es la base para ayudar a crear métricas de KPI mejoradas. Si estos están bien definidos en primer lugar, una empresa medirá los procesos en función de los KPI. Los KPI incluyen indicadores de eficiencia frente a eficacia, calidad, productividad, rentabilidad y valor. También incluyen indicadores de competitividad y capacidad. Por ejemplo, los flujos de trabajo de compromiso con el cliente podrían medirse por métricas de calidad y eficacia frente a las de eficiencia.
3. Analizar: hay varios tipos de técnicas de análisis, y cada una sirve para un fin distinto. Los analistas de procesos empresariales pueden realizar un análisis de valor, un análisis de carencias o un análisis de causa raíz (ACR). Se trata de métodos analíticos exhaustivos que incluyen cada uno su propio conjunto de pasos. Un análisis de carencias revela lo que falta en el proceso. Un análisis del valor indica qué tiene valor dentro del proceso y qué es un desperdicio. Un análisis de causa raíz aplica ciertas preguntas y métodos de "por qué" que le ayudan a trabajar hacia atrás hasta la causa raíz del problema en un proceso.  
4. Mejorar: los gestores de procesos empresariales colaboran con los analistas para crear y ejecutar planes que mejoren las áreas problemáticas. Las mejoras pueden consistir en rediseñar un proceso, aumentar los recursos o cambiar los enfoques y canales de comunicación. De nuevo, este puede ser un paso detallado en el que se pueden aplicar diversos métodos de mejora.
5. Controlar: tras un análisis tan importante, el control de las nuevas normas y procesos es el paso final. Los responsables de la toma de decisiones pueden utilizar el análisis para gestionar después los recursos, las responsabilidades, los procesos de contratación, los procesos informáticos, administrativos y ejecutivos. Las partes interesadas también monitorizan estos cambios y establecen marcadores temporales para futuros análisis.

Si ha adoptado recientemente una nueva tecnología que está siendo infrautilizada, o si tiene una rotación recurrente en un área de su empresa, el análisis de procesos empresariales (BPA) es una herramienta útil para descubrir las razones de estos resultados y, a continuación, establecer mejoras en los procesos. 

Sus objetivos empresariales determinan dónde y cómo implantar el análisis de procesos empresariales. Las organizaciones que valoran la resolución de problemas y la mejora de procesos por parte de los empleados y de toda la empresa como parte fundamental de su cultura sientan las bases para mejorar la moral, reducir la rotación de personal y mejorar la experiencia del cliente. Por tanto, tanto si aplica herramientas de análisis de procesos empresariales de manera informal, como si audita formalmente los procesos trimestral o anualmente, debería ser una parte fundamental de su función empresarial.

El análisis de procesos empresariales comienza con el análisis de los procesos actuales. El mapeo de procesos empresariales es una herramienta habitual en el BPA. Es un importante recurso visual y un documento en el que basar su análisis. A partir de la documentación y la información obtenida del análisis, su organización puede crear un plan de mejora de los procesos empresariales. Los planes de mejora empresarial suelen generar nuevos modelos de procesos empresariales, mediante diagramas de flujo, con flujos de procesos mejorados.

Tenga en cuenta que el análisis de procesos empresariales se refiere únicamente a los procesos operativos de su empresa. No es el método para analizar áreas de la empresa que no estén específicamente relacionadas con los procesos. El análisis de procesos en la empresa es una disciplina propia. Es una guía para optimizar todas las áreas operativas de su empresa.

Algunos ejemplos de BPA son los siguientes:

• Revisar la incorporación de los empleados para alinearla con la cultura empresarial y mejorar el compromiso.
• Analizar los procesos de marketing para conciliar si las métricas y las rutas se alinean con los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el grado de conversión de los clientes o el número de clientes potenciales cualificados que interactúan con su empresa.
• Descubrir dónde existen ineficiencias en los procesos de adopción de tecnología.

En el análisis de procesos, los analistas utilizan diagramas para definir los puntos de entrada y salida, las secuencias de tareas y qué procesos son subprocesos anidados bajo procesos principales.

Los analistas también utilizan programas informáticos para trazar y crear flujos de trabajo. Esto incluye software que automatiza el análisis de procesos empresariales (BPA) y permite a las organizaciones aplicar el modelado de procesos de principio a fin para determinar cuándo empieza un proceso y cuándo termina.

Las herramientas de modelado y mapeo de procesos forman parte integrante del BPA. Las organizaciones utilizan el diagrama de notación de modelo de proceso empresarial (BPMN) y el diagrama de proveedor, entrada, proceso, salida y modelo de cliente (SIPOC) como dos soluciones de flujo de trabajo para mejores operaciones. Estas herramientas visuales son una excelente manera de mostrar cambios en un proceso. Se pueden utilizar como una guía visual de “antes y después” para capacitar a los empleados, por ejemplo, o para relacionar cada mejora de proceso con sus objetivos comerciales clave. 

Llegados a este punto, es posible que se pregunte quién es el responsable de BPA en una organización, teniendo en cuenta las funciones, los recursos y las competencias.

Ciertamente, los recursos pueden ser limitados para las pymes. Trabajar con un consultor analista de negocio externo podría ser la ruta más viable.

A nivel empresarial, las empresas emplean analistas de procesos de negocio y arquitectos de procesos para realizar análisis de procesos de negocio. Se trata de términos diferentes para funciones similares. Ambas funciones pueden trabajar con arquitectos empresariales o con ejecutivos y jefes de división. 

Además, el análisis de procesos empresariales se basa en la experiencia de expertos en la materia. Entre ellos puede haber varios empleados, partes interesadas y consultores, como analistas, científicos de datos, quants, informáticos, administradores y empleados estrechamente alineados con un proceso. 

Actualmente, la hiperautomatización se considera una de las principales prioridades de las empresas. Según las previsiones de Gartner, el sector alcanzará los 600 000 millones de dólares en 2022 (enlace externo a ibm.com). La hiperautomatización reduce progresivamente la intervención humana para conseguir un proceso totalmente automatizado y con capacidad de respuesta, o un proceso inteligente.

Es posible que su organización desee considerar cuestiones específicas para avanzar hacia procesos automatizados: 

• ¿Qué áreas clave quiere automatizar y por qué?
• ¿Hay errores manuales más comunes o políticas mal aplicadas? 
• ¿Qué procesos son costosos y voluminosos? 
• ¿Ha determinado la organización los problemas obvios del proceso? 
• ¿Qué genera insatisfacción en los clientes?

El análisis de procesos empresariales (BPA) puede ayudar a su organización a crear una ruta documentada y trazada para integrar procesos automatizados y avanzar hacia un objetivo de hiperautomatización. Por ejemplo, pasar de una asistencia híbrida a un chatbot de atención al cliente totalmente automatizado es una forma de que los centros de servicios reduzcan costes y optimicen la atención al cliente con la hiperautomatización.

¿Cuál es la mejor manera de que las pymes apliquen el análisis de procesos empresariales (BPA) para empezar?

En primer lugar, hay que centrarse en los procesos de misión crítica con mayor impacto en la empresa. A continuación, considere la posibilidad de automatizar un proceso. 

A continuación, estandarice la documentación de automatización (así como la documentación de procesos) en todos los departamentos y en su organización.

Por ejemplo, el departamento de TI puede utilizar BPA para trazar el proceso de los protocolos de seguridad del software para varias funciones, lo que permite a su organización gestionar mejor la incorporación y la ampliación como resultado.

IBM proporciona plantillas de procesos para el análisis de procesos basado en proyectos que se basan en diagramas BPMN. El mapeo de procesos forma parte integral de una estrategia de automatización óptima.

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