Un flujo de trabajo es un sistema para gestionar procesos y tareas repetitivos que ocurren en un orden particular. Son el mecanismo por el cual las personas y las empresas realizan su trabajo, ya sea fabricando un producto, proporcionando un servicio, procesando información o cualquier otra actividad generadora de valor.

Dentro de la gestión de procesos de negocio, un flujo de trabajo se puede definir como una serie simple de tareas individuales, mientras que un proceso empresarial se considera más complejo, ya que consta de múltiples flujos de trabajo, sistemas de información, datos, personas y sus patrones de actividad. Un flujo de trabajo se distingue por su simplicidad y repetibilidad y, por lo general, se visualiza con un diagrama o una lista de verificación.

El software de gestión de flujos de trabajo ayuda a simplificar y optimizar un proceso de negocio dentro de una organización. Lo hace en gran medida coordinando interacciones entre diferentes partes interesadas o entre individuos y sistemas de información. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo dirigen las tareas al empleado adecuado en el momento oportuno, proporcionando la información pertinente e impulsando la agilización del trabajo a lo largo del proceso global. También admite tareas manuales y automatizadas a través de la gestión de documentos para actividades, como informes de gastos.

A Frederick Taylor, un ingeniero mecánico, se le atribuyen las teorías de gestión científica que son fundamentales para los flujos de trabajo. Buscó aumentar la eficiencia industrial mediante el análisis empírico de los procesos de fabricación con el objetivo de reducir el desperdicio y estandarizar las mejores prácticas.

Sus teorías, junto con las de Henry Gantt—el creador del popular diagrama de Gantt— siguen inspirando la gestión de proyectos y la ingeniería industrial en la actualidad. Los flujos de trabajo ayudan a planificar y supervisar proyectos de forma metódica y lógica, lo que permite a los equipos lograr plazos e hitos importantes.

El concepto del flujo de trabajo también se ha utilizado dentro de la disciplina relacionada de la investigación de operaciones, que aplica métodos analíticos para examinar la naturaleza del trabajo. En la investigación de operaciones, las técnicas de estadística, teoría de juegos y inteligencia artificial se utilizan en combinación con la ciencia de la gestión para resolver problemas complejos del mundo real.

Dado que los flujos de trabajo se componen de tareas discretas paso a paso, pueden visualizarse fácilmente mediante un diagrama o un diagrama de flujo. La correlación de flujos de trabajo, también conocida como asignación de procesos, proporciona una comprensión más profunda del proceso general del flujo de trabajo, lo que permite la optimización o la automatización completa o parcial.

Los diagramas de flujo de trabajo se crean siguiendo estos pasos:

1. Determine un proceso a correlacionar. Algunos tipos de flujos de trabajo son autónomos, con parámetros muy limitados y poca variación en sus procesos internos; otros están definidos de forma más flexible. Para lograr el mayor impacto posible, es posible que desee dar prioridad a un proceso que esté teniendo dificultades para lograr resultados, o un proceso que afecta a la satisfacción del cliente.
   
   
2. Recopile información e identifique a las partes interesadas. Reúna a aquellos que tengan un profundo conocimiento del proceso que desea optimizar. Estos expertos en la materia proporcionan una mayor comprensión sobre dónde se producen las entregas en el proceso, como las partes interesadas, la secuencia de pasos, los plazos, los recursos, etc. También pueden destacar algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y las redundancias, que pueden comprometer la eficiencia. Durante esta etapa del proceso, querrá documentar toda la información relevante sobre el proceso. 
    
3. Describa los pasos del flujo de trabajo. Determine dónde comienza y termina el proceso actual y la secuencia de pasos intermedios. Aunque el nivel de detalle puede variar, normalmente se incluye información sobre las entradas, los resultados, las métricas y las partes interesadas.
   
   
4. Represente el proceso de flujo de trabajo como un diagrama de flujo. Una herramienta de flujo de trabajo sería ideal para la documentación, proporcionando un lugar centralizado y sin papel para que los miembros del equipo compartan y accedan fácilmente a la información del proceso. Durante esta fase, las redundancias en el proceso se pueden ver más fácilmente, lo que inspira formas de agilizar un proceso determinado. 
   
   
5. Obtenga feedback. Revise esta plantilla de flujo de trabajo con las partes interesadas para validación y comentarios. A medida que los equipos identifican las áreas en las que se producen errores o cuellos de botella con frecuencia, pueden alinearse colectivamente para mejorar los procesos, por ejemplo en lo que respecta a la consolidación, eliminación o reordenación de pasos. Durante esta etapa, también se pueden aplicar metodologías populares de procesos, como Six Sigma y la filosofía Kaizen de mejora continua.
   
   
6. Finalice el diagrama de flujo. Esto debería incluir ajustes basados en la retroalimentación. Los motores de flujo de trabajo automatizan parcialmente el funcionamiento de los equipos y el progreso de las personas hacia la siguiente tarea en un proceso determinado.

Los procesos manuales son susceptibles a errores humanos, ineficiencias e incoherencias que pueden interrumpir la calidad del producto y las experiencias del cliente, mientras que los sistemas automatizados son inherentemente eficientes, consistentes y escalables. La gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudar a automatizar tareas mundanas utilizando tecnología conocida como automatización robótica de procesos (RPA). La RPA es adecuada para realizar tareas repetitivas, como generar automáticamente una respuesta por correo electrónico cuando un cliente completa un formulario de solicitud, procesar transacciones o comunicarse con múltiples bases de datos mientras procesa un reclamo de seguro.

Casi cualquier procedimiento operativo en cualquier industria puede describirse como un flujo de trabajo, suponiendo que esté compuesto de pasos repetibles. Algunos casos de uso incluyen:

• Órdenes de compra de la empresa: Los flujos de trabajo de aprobación apoyan a los gerentes y a los equipos de finanzas y adquisiciones dentro de las organizaciones. La dirección pasa por un proceso de aprobación para establecer los presupuestos con sus equipos financieros y la contratación les ayuda a garantizar que las agencias de terceros cumplen los requisitos legales y de la empresa para asociarse.
   
• Comercio electrónico: Después de que un cliente envía un pedido y la información de la tarjeta de crédito, se procesa una transacción y se recibe el pago. A continuación, el artículo pedido se recoge de un almacén y se empaqueta para su envío. El paquete se envía al cliente.
  
  
• Incorporación de nuevos empleados: cuando un nuevo empleado se une a un equipo, el nuevo empleado debe completar un flujo de trabajo de incorporación que normalmente incluye documentación legal, acceso a recursos de TI y formación y orientación relevantes para la organización.
  
  
• Servicio y soporte al cliente: Los sistemas de ticketing son parte de los flujos de trabajo digitales. Están diseñados para que los equipos de soporte respondan a una variedad de preguntas en tiempo real y resuelvan los problemas sistemáticamente siguiendo los pasos rutinarios.
  
  
• Registro de cuenta bancaria: cuando un nuevo cliente abre una cuenta, pasa por una serie de tareas secuenciales. El cliente proporciona verificación de identidad y luego la institución financiera proporciona declaraciones de divulgación e información relevante de la cuenta. Los registros de la transacción se documentan y mantienen con fines de auditoría.
  
  
• Gestión sanitaria: Para cada paciente que visita una clínica médica, se sigue un procedimiento estándar de triaje, diagnóstico y manejo.
  
  
• Talleres de trabajo y flujo en la fabricación: los productos pueden moverse a través del proceso en una secuencia lineal de pasos que nunca cambia (un taller de flujo) o pueden moverse a través de diferentes máquinas siguiendo un patrón variable según lo que se esté fabricando (un taller de trabajo). Los procesos industriales son donde se utilizaron por primera vez flujos de trabajo complejos conceptuales, y sigue siendo un término común en la fabricación hasta este día.

Al emplear sistemas automatizados o estrategias analíticas formales para mejorar los flujos de trabajo en una empresa, las partes interesadas pueden ver muchos beneficios, entre ellos:

• Mejor toma de decisiones (basada en datos, racional y consistente)
  
  
• Reducir costes y riesgos
  
  
• Procesos operativos más rápidos y cuellos de botella eliminados
  
  
• Comprensión más profunda de las operaciones y formas de cerrar la brecha entre el estado actual y el estado futuro deseado
  
  
• Experiencias de cliente mejores y más consistentes
  
  
• Eliminación de tareas aburridas y repetitivas de las funciones de trabajo, liberando a los empleados para que se centren en un trabajo más creativo y de mayor valor
  
  
• Aplicaciones integradas, sistemas y tecnologías cognitivas avanzadas