¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos representa visualmente un flujo de trabajo, lo que permite al equipo comprender un proceso y sus componentes con mayor claridad. Hay varios mapas de procesos, que puede conocer por diferentes nombres, como:

• Diagrama de flujo
• Mapa de procesos detallado
• Mapa del documento
• Mapa de procesos de alto nivel
• Mapa de proceso renderizado
• Swimlane
• Análisis de la cadena de valor
• Mapa de flujo de valores
• Diagrama de flujo
• Diagrama de flujo del proceso
• Modelo de proceso
• Diagrama de flujo de trabajo

Estos diagramas visuales suelen ser un componente de la gestión de procesos empresariales (BPM) de una empresa.

Un mapa de procesos describe los pasos individuales de un proceso, identifica a los responsables de las tareas y detalla los plazos previstos. Ayudan a comunicar los procesos entre los stakeholders y revelan las áreas de mejora. La mayoría de los mapas de procesos empiezan en un nivel macro y luego van dando más detalles según sea necesario.

Existen varios tipos de mapas de procesos. Algunas de las técnicas de mapeo incluyen:

• Los diagramas de flujo básicos son mapas visuales que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como entradas y salidas.
  
  
• Los mapas de implementación, también conocidos como organigramas interfuncionales, muestran las relaciones entre los distintos equipos. Estos mapas suelen utilizar diagramas de líneas de flotación para ilustrar cómo fluye un proceso en toda la empresa, lo que facilita la identificación de cuellos de botella o redundancias.
  
  
• Los mapas de procesos detallados muestran una versión desglosada de un proceso, con detalles sobre cualquier subproceso.
  
  
• Los mapas de procesos de alto nivel, también conocidos como mapas de la cadena de valor o mapas descendentes, muestran una visión macro de un proceso, incluidos los elementos clave del mismo, como el proveedor, la entrada, el proceso, la salida o el cliente (SIPOC).
  
  
• Los mapas de procesos renderizados representan un estado actual y/o un estado futuro de los procesos para mostrar las áreas de mejora potencial de los procesos.
  
  
• Un mapa de flujo de valor (VSM) es una técnica Lean Six Sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio para un usuario final.

Los mapas de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos para describir cada elemento del proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, rombos, cuadrados, óvalos y rectángulos. Estos símbolos pueden proceder del Business Process Model and Notation (BPMN) o del Unified Modeling Language (UML) (enlace externo a ibm.com), que son métodos gráficos de notación para mapas de procesos.

La mayoría de las organizaciones necesitarán utilizar sólo algunos de los símbolos más comunes para completar un mapa de procesos. Algunos de estos símbolos son:

• Se utiliza un rectángulo para representar un proceso específico y sus actividades y funciones.
  
  
• Se utiliza una flecha para mostrar tanto la dirección del flujo como la conexión entre los pasos.
  
  
• A menudo se utiliza un óvalo para mostrar los puntos inicial o final de un flujo de procesos
  
  
• Se utiliza un rombo para indicar un punto de decisión. El proceso continuará siguiendo una ruta predefinida en función de la decisión
  
  
• Un rectángulo con un extremo redondeado se utiliza a menudo como símbolo de retraso, mostrando una pausa en el proceso antes de que el flujo continúe.

Al desarrollar su mapa de procesos de negocio, desea utilizar esta metodología:

1. Elegir un proceso en el que centrarse: para causar el mayor impacto posible, es posible que desee dar prioridad a un proceso que esté luchando por conseguir resultados o a un proceso que afecte a la satisfacción del cliente.
   
   
2. Involucrar a las personas adecuadas: reúna a expertos con un profundo conocimiento del proceso que desea optimizar. Estos expertos en la materia (PYME) le ayudarán a determinar la información crítica dentro de todo el proceso, como los stakeholders, la secuencia de pasos, los plazos, los recursos, etc. También pueden poner de relieve algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y las redundancias, que pueden comprometer la eficacia. Durante esta etapa del proceso, querrá documentar toda la información relevante sobre el proceso.
   
   
3. Esbozar el mapa del proceso: durante este paso, querrá determinar dónde comienza y termina el proceso actual y la secuencia de pasos intermedios. Aunque el nivel de detalle puede variar, normalmente se incluye información sobre las entradas, las salidas, las métricas y los stakeholders.
   
   
4. Utilizar los símbolos básicos del diagrama de flujo para mejorar el mapa de procesos: perfeccione el mapa de procesos actual con los símbolos básicos del diagrama de flujo. Para completar este paso se suele utilizar un software de mapeo de procesos.
   
   
5. Obtener feedback: valide el mapa de procesos mejorado con los miembros del equipo para confirmar la documentación precisa del proceso, lo que ayuda a garantizar que los pasos no se repitan o falten. Cuando los stakeholders se hayan puesto de acuerdo sobre los pasos del proceso en el estado actual, empiece a solicitar comentarios sobre posibles optimizaciones del proceso. El proceso podría incluir la eliminación de pasos para agilizar las operaciones o la adición de otros nuevos para mejorar la colaboración y garantizar la calidad.
    
6. Implementar y observar el impacto de los cambios en los procesos: lleve a cabo una prueba de concepto (POC) con un subgrupo del equipo antes de ampliar cualquier cambio a toda la organización. Este enfoque minimiza el riesgo para el negocio y brinda la oportunidad de incorporar feedback para optimizar el proceso, lo que permite a la gerencia cambiar a un nuevo proceso a escala de manera más fluida. La monitorización regular de los procesos permite la mejora continua a lo largo del tiempo.

El objetivo principal del mapeo de procesos de negocio es ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y eficaces en la consecución de una tarea u objetivo específico. Al ofrecer una mayor transparencia en torno a la toma de decisiones y el flujo de procesos, el enfoque ayuda a identificar los redundancias y los cuellos de botella dentro y entre los procesos.

Como los mapas de procesos utilizan señales y símbolos visuales, facilitan la comunicación de un proceso a un público amplio. Este enfoque puede conducir a un mayor compromiso, ya que la documentación extensa puede resultar más tediosa tanto para los propietarios como para los usuarios.

Al aprovechar las plantillas prediseñadas del software de mapeo de procesos, los equipos pueden colaborar fácilmente y aportar ideas para racionalizar los procesos de trabajo, lo que permite mejorar los procesos empresariales. De este modo, las empresas también pueden afrontar mejor retos específicos, como la incorporación y retención de empleados o el descenso de las ventas.

Algunos de los beneficios específicos del mapeo de procesos son:

• Mejor habilitación para pruebas y evaluaciones de escenarios
  
  
• Mayor normalización y conocimiento de las funciones y responsabilidades
  
  
• Identificación más directa de los aspectos vulnerables de un proceso.
  
  
• Rendimiento eficiente del equipo y satisfacción de los empleados.
  
  
• Curva de aprendizaje más corta para los empleados durante la formación