Conozca la correlación de procesos, un método que facilita la comprensión de los procesos y la identificación de áreas de mejora.

La correlación de procesos representa visualmente un flujo de trabajo, lo que permite al equipo comprender más claramente un proceso y sus componentes. Existen diversas correlaciones de procesos, y es posible que conozca alguna por otro nombre, como diagrama de flujo, correlación de proceso detallada, correlación de documentos, correlación de proceso de alto nivel, correlación de proceso renderizada, carril (swimlane), diagrama de cadena de valor añadido, correlación de flujo de valor, diagrama de flujo, diagrama de flujo de proceso, modelo de proceso o diagrama de flujo de trabajo. Estos diagramas visuales suelen ser un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM) de una empresa.

Una correlación de proceso describe los pasos de una persona dentro de un proceso, identifica a los propietarios de las tareas y detalla los plazos previstos. Son especialmente útiles para comunicar procesos entre las partes interesadas y revelar áreas de mejora. La mayoría de las correlaciones de procesos se inician a gran escala y luego van proporcionando más detalles según sea necesario.

Hay varios tipos diferentes de correlaciones de procesos. Algunas de las técnicas de correlación incluyen:

• Los diagramas de flujo básicos son correlaciones visuales, que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como las entradas y las salidas.
  
  
• Las correlaciones de despliegue, también conocidas como diagramas de flujo multidisciplinares, visualizan las relaciones entre distintos equipos. Estas correlaciones a menudo utilizan diagramas de carril para ilustrar cómo fluye un proceso a través de la compañía, lo que facilita la detección de cuellos de botella o redundancias.
  
  
• Las correlaciones de procesos detalladas muestran una versión desglosada de un proceso, que contiene detalles sobre cualquier subproceso.
  
  
• Las correlaciones de procesos de alto nivel, también conocidas como correlaciones de cadena de valor o correlaciones de arriba a abajo, muestran una vista macro de un proceso, incluidos los elementos clave del proceso, como un proveedor, entrada, proceso, salida o cliente (SIPOC).
  
  
• Las correlaciones de procesos renderizadas representan un estado actual y/o futuro del proceso para mostrar áreas de mejora potencial.
  
  
• Una correlación de flujo de valor (VSM) es una técnica Lean Six Sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio a un usuario final.

Las correlaciones de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos, para describir cada elemento del proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, rombos, cajas, elipses y rectángulos. Estos símbolos pueden provenir del BPMN (Business Process Model and Notation: modelo y notación de procesos de negocio), o UML (Unified Modeling Language: lenguaje de modelado unificado) (enlace externo a IBM), que son métodos gráficos de notación para correlaciones de procesos.

Para realizar una correlación de proceso, la mayoría de las organizaciones solo necesitarán utilizar algunos de los símbolos más comunes. Algunos de estos símbolos incluyen:

• Se utiliza un rectángulo para representar un proceso específico y sus actividades y funciones.
  
  
• Se utiliza una flecha para mostrar la dirección de flujo y la conexión entre pasos.
  
  
• Se suele utilizar una elipse para mostrar los puntos iniciales o finales de un flujo de proceso.
  
  
• Se utiliza un diamante para indicar un punto de decisión. El proceso continuará siguiendo una ruta predefinida en función de la decisión.
  
  
• Se suele utilizar un rectángulo con un extremo redondeado como símbolo de retraso para indicar una pausa en el proceso antes de que continúe el flujo.

Al desarrollar su propia correlación de proceso de negocio, querrá seguir esta metodología:

1. Elegir un proceso en el que centrarse. Para causar el máximo impacto, quizá debería priorizar un proceso con el que le cueste lograr resultados o un proceso que incida directamente sobre la satisfacción del cliente.
   
   
2. Involucrar a las personas adecuadas. Reúna a aquellos que conozcan mejor el proceso que trata de optimizar. Estos expertos en la materia (SME) le ayudarán a determinar la información más importante dentro de todo el proceso, como las partes interesadas, la secuencia de pasos, los cronogramas, los recursos, etc. También pueden resaltar algunas de las áreas problemáticas, como cuellos de botella y redundancias, que pueden comprometer la eficiencia. Durante esta etapa del proceso, es conveniente documentar toda la información relevante sobre el mismo.  
   
   
3. Trazar la correlación de proceso. Durante este paso, querrá determinar dónde comienza y finaliza el proceso actual y la secuencia de pasos intermedios. Si bien el nivel de detalle puede variar, normalmente se incluye información sobre entradas, salidas, métricas y partes implicadas.
   
   
4. Utilizar los símbolos de diagrama de flujo básicos para ampliar la correlación de proceso. Ajuste la correlación de proceso actual con los símbolos básicos de diagrama de flujo. Normalmente, se utiliza software de correlación de procesos para completar este paso.
   
   
5. Obtener comentarios. Valide las mejoras en la correlación de proceso con los miembros del equipo para confirmar la documentación del proceso con precisión, y asegúrese de que los pasos no se repitan ni falte ninguno. Cuando las partes interesadas hayan acordado los pasos del proceso en el estado actual, empiece a solicitar comentarios sobre posibles optimizaciones del proceso. Esto puede implicar la eliminación de pasos con fines de simplificación o la incorporación de pasos nuevos para facilitar la colaboración o como garantía de calidad.
    
6. Implementar y observar el impacto de los cambios en el proceso. Realice una prueba de concepto (POC) con un subconjunto del equipo antes de escalar cualquier cambio en general en toda la organización. Esto minimiza el riesgo para la empresa y brinda la oportunidad de incorporar comentarios adicionales para optimizar el proceso, lo que permite a la dirección realizar la transición a un nuevo proceso de forma más fluida. La supervisión periódica de los procesos permitirá la mejora continua.

Para obtener más consejos sobre cómo crear una correlación de proceso efectiva, lea este blog.

La finalidad principal de la correlación de procesos de negocio es ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y efectivas para lograr una tarea u objetivo específico. Para ello, proporciona una mayor transparencia en torno a la toma de decisiones y el flujo de los procesos que, a su vez, ayuda a identificar redundancias y cuellos de botella dentro de los procesos y entre ellos. Como las correlaciones de procesos utilizan señales visuales y símbolos, es más fácil comunicar un proceso a una audiencia más amplia. Esto puede generar una mayor implicación, ya que la documentación detallada puede ser más tediosa, tanto para los propietarios a la hora de prepararla como para los usuarios a la hora de leerla.

Gracias a las plantillas prediseñadas que incluye el software de correlación de procesos, los equipos pueden colaborar fácilmente y proponer ideas para optimizar el trabajo, lo que habilita la mejora del proceso de negocio. Además, las empresas también pueden abordar mejor los desafíos específicos, como la incorporación y la retención de empleados, o la disminución de las ventas.

Algunas ventajas específicas de la correlación de procesos incluyen:

• Mejor habilitación para evaluaciones y pruebas de escenarios
  
  
• Mayor estandarización y reconocimiento de roles y responsabilidades
  
  
• Identificación más fácil de los aspectos vulnerables de un proceso
  
  
• Mejora del rendimiento del equipo y la satisfacción de los empleados
  
  
• Curva de aprendizaje más corta para empleados durante la formación