¿Qué es el modelado de procesos?

Si una organización quiere obtener un alto retorno de su inversión en I+D, resolver problemas informáticos con el mínimo tiempo de inactividad o crear un flujo de trabajo preciso para la cualificación de clientes potenciales, necesita comprender estos procesos de forma objetiva y en su totalidad. Incluso los usuarios empresariales directamente implicados en estos procesos pueden carecer de total transparencia sobre lo que ocurre exactamente en cada paso del proceso.

Los analistas de negocio y otros stakeholders pueden obtener una visión integral del estado actual del ciclo de vida de sus procesos de negocio a través del modelado de procesos. Se trata de una técnica de gestión de procesos empresariales (BPM) que crea visualizaciones de los flujos de trabajo basadas en datos. Estos modelos de procesos ayudan a las organizaciones a documentar los flujos de trabajo, aflorar métricas clave, a identificar problemas potenciales y a automatizar procesos de forma inteligente.

Un modelo de proceso es una representación gráfica de un proceso empresarial o flujo de trabajo y sus subprocesos relacionados. El modelado de procesos genera diagramas de actividad exhaustivos y cuantitativos y diagramas de flujo que contienen conocimientos cruciales sobre el funcionamiento de un proceso concreto, que pueden incluir:

• Eventos y actividades que se producen dentro de un flujo de trabajo.

• Información sobre quién posee o inicia esos eventos y actividades.

• Los puntos de decisión y las diferentes trayectorias que pueden tomar los flujos de trabajo en función de sus resultados.

• Los dispositivos que intervienen en el proceso.

• Plazos del proceso global y de cada paso del proceso.

• Tasas de éxito y fallos del proceso.

• Impulsado por algoritmos: Los modelos de proceso se generan mediante algoritmos de minería de datos que utilizan los datos contenidos en los registros de eventos para construir modelos de los flujos de trabajo existentes.

• Objetivo: Los modelos de procesos, al basarse en datos cuantitativos, ofrecen una visión realmente objetiva de los flujos de trabajo en la práctica e incluyen datos, métricas o eventos clave para un análisis más exhaustivo de los procesos.

  Al crear un diagrama de flujo del proceso de creación de nuevas cuentas, una empresa de software podría descubrir que un número significativo de clientes abandona el proceso de registro porque que dura demasiado. Un modelo puede incluso ayudar a la empresa a identificar la etapa exacta en la que se producen estos abandonos.

• Estandarizado: Los modelos de proceso suelen utilizar uno de los dos estilos estandarizados de notación gráfica de procesos de negocio, la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN). También se denomina modelo de procesos de negocio y lenguaje de modelado unificado (UML).

Dentro de estos sistemas de notación, ciertos elementos visuales tienen significados universalmente reconocidos cuando se utilizan en un modelo de proceso. Tanto si una organización utiliza diagramas UML como diagramas BPMN, estas metodologías de notación estandarizadas permiten que los modelos de procesos sean fácilmente compartidos y leídos por cualquiera. A continuación se muestra cómo se representan los diferentes elementos dentro de estos diagramas:

• Las flechas representan flujos de secuencia.

• Los diamantes representan puntos de decisión o pasarelas.

• Los óvalos representan los inicios y los endpoints de los procesos.

• Los rectángulos representan actividades específicas dentro de un flujo de trabajo.

• Los swimlanes o carriles de nado identifican quién es el propietario de qué componentes de un proceso.

Los registros de eventos y la minería de procesos son herramientas esenciales para el modelado de procesos de negocio que sustentan las técnicas modernas de modelado de procesos empresariales.

La mayoría de los sistemas informáticos empresariales mantienen registros de eventos. Estos registros de eventos son registros digitales que rastrean automáticamente los cambios de estado y las actividades, conocidas como eventos, dentro del sistema. Cualquier cosa que suceda dentro de un sistema puede ser un evento. Estos son algunos ejemplos de eventos comunes:

• Un usuario inicia sesión.

• Un usuario actualiza un registro.

• Un usuario envía un formulario.

• Se transfiere información entre sistemas.

Los registros de eventos rastrean tanto la ocurrencia de eventos y la información que los rodea, como el dispositivo que realiza una actividad y cuánto tiempo dura la actividad. Los registros de eventos actúan como entradas durante la producción de modelos de proceso.

La minería de procesos es la aplicación de un algoritmo de minería de datos a todos estos datos de registro de eventos. El algoritmo identifica tendencias en los datos y utiliza los resultados de su análisis para generar una representación visual del flujo del proceso dentro del sistema.

Esta representación visual es el modelo de proceso. Dependiendo del proceso que se quiera modelar, los algoritmos de minería de procesos pueden aplicarse a un único sistema, a múltiples sistemas o a ecosistemas tecnológicos y a departamentos enteros.

El modelado de procesos de negocio no debe confundirse con el mapeo de procesos y la minería de procesos. Los mapas de procesos se crean manualmente a partir de los informes de los empleados y proporcionan diagramas de procesos de flujo de trabajo de nivel superior. La minería de procesos analiza los datos organizativos para producir modelos de procesos, que emplean esos datos para crear diagramas de flujo de trabajo más objetivos.

Los modelos de procesos ofrecen transparencia en los flujos de trabajo de la empresa, lo que los convierte en una herramienta clave para la gestión de procesos empresariales. Los modelos de procesos se pueden utilizar en cualquier escenario que requiera analizar los procesos de negocio. Estos son algunos de los casos de uso más comunes:

Un único modelo de proceso puede contener una gran cantidad de datos sobre el flujo de trabajo, lo que permite a los miembros del equipo analizar un flujo de trabajo desde múltiples perspectivas. Los analistas de negocio suelen utilizar el modelado de procesos para resaltar estos componentes del flujo de trabajo:

• Flujo de control: El orden en que se suceden los pasos y órdenes dentro de un proceso se conoce como su flujo de control. Un modelo de proceso representa un diagrama de flujo de un proceso para que un equipo pueda ver qué pasos se dan y en qué momento. Esta perspectiva también ayuda al equipo a identificar cualquier dependencia entre los pasos.

• Organización: Un modelo de proceso puede captar quién participa en un proceso — incluidas las personas, los equipos, los sistemas y los dispositivos — y cómo interactúan entre sí. Esta perspectiva ilumina las conexiones entre las personas y los sistemas que forman la red social organizacional. De este modo, un modelo de procesos ofrece conocimiento de cómo funcionan conjuntamente los distintos componentes de una empresa.

• Tiempo: un modelo de procesos puede registrar la duración de un proceso en su globalidad, y cuánto dura cada paso, lo que permite al equipo identificar los retrasos, las ralentizaciones y los cuellos de botella en el flujo de trabajo.

• Caso: Un modelo de proceso puede ofrecer una visión general de cómo se desarrolla un flujo de trabajo, o puede reflejar un caso particular, o instancia, de un flujo de trabajo. Los equipos suelen utilizar esta perspectiva de casuística para analizar los resultados anómalos de un proceso. Por ejemplo, si una instancia específica de un flujo de trabajo da lugar a una calidad de los resultados inferior a la media, los equipos pueden aislar exactamente qué es lo que ha fallado.

Los modelos de procesos reflejan con precisión las ineficiencias y redundancias existentes en el flujo de trabajo, lo que simplifica la identificación de oportunidades para optimizar los procesos. Una vez optimizados los flujos de trabajo, las empresas pueden utilizar el modelado de procesos para estandarizarlos en toda la organización.

El modelo actúa como una plantilla que muestra cómo deben desarrollarse los procesos, ayudando a garantizar que todos los equipos y empleados aborden el mismo proceso de la misma manera. Esto se traduce en flujos de trabajo y resultados más predecibles en general.

Con los modelos de procesos se evita tener que hacer conjeturas a la hora de implantar y evaluar nuevos procesos de negocio. Al crear un modelo de un nuevo proceso, los usuarios empresariales pueden obtener una visión en tiempo real del rendimiento de ese flujo de trabajo, lo que les permite realizar los ajustes necesarios para optimizar el proceso.

Los modelos de procesos pueden ayudar a las empresas a controlar si la inversión de dinero y recursos produce el rendimiento adecuado. Por ejemplo, mediante la creación de un modelo estándar para el proceso de venta, una organización puede observar el modo en que los agentes comerciales utilizan las herramientas y los sistemas de los que disponen.

Puede resultar que una determinada herramienta se utilice con mucha menos frecuencia en los pasos del proceso de lo previsto, en cuyo caso, la organización puede optar por desinvertir en la herramienta y gastar ese dinero en una solución que el equipo de ventas utilice a lo largo de todo el proceso.

Los modelos de procesos transforman procesos complejos en imágenes concretas, lo que simplifica la difusión y el debate sobre los procesos en toda la organización, algo especialmente útil para estandarizar la gestión de proyectos. Por ejemplo, si un departamento dispone de un proceso eficaz para solucionar problemas técnicos, la empresa puede crear un modelo basado en este proceso para que sirva de guía en su aplicación a escala de toda la organización.

La modelización de procesos dota a una organización de análisis empresariales objetivos que respaldan decisiones más informadas en cuanto a la asignación de recursos, la mejora de procesos y la estrategia empresarial global. Con una visión clara de los procesos, los equipos empresariales pueden garantizar que los flujos de trabajo produzcan sistemáticamente resultados óptimos. Como resultado, los costes operativos se reducen, los ingresos aumentan y los resultados empresariales se fortalecen.

Con el modelado de procesos, las empresas pueden: