O que é Computer-Aided Facility Management (CAFM)?

Os sistemas CAFM ajudam as empresas a aumentar a sustentabilidade e a eficiência operacionais e a tomar decisões baseado em dados sobre gestão de ativos, gerenciamento de espaço e operações de manutenção.

Antes do CAFM, o gerenciamento de instalações era em grande parte manual, com as equipes contando com a manutenção reativa, a prática de deixar que o ativo físico falhasse antes de consertá-lo. Nas décadas de 1990 e 2000, com o surgimento da infraestrutura de rede, os sistemas CAFM tornaram-se populares, em parte devido à sua dependência de tecnologias digitais em rápida expansão. Hoje, o software CAFM se tornou fundamental para os esforços de transformação digital, iniciativas estratégicas para incorporar ferramentas digitais em todos os aspectos de uma organização.

Aproveitando a inteligência artificial (IA), a internet das coisas (IoT), o aprendizado de máquina (ML) e a IA generativa, os sistemas CAFM tornaram-se ferramentas complexas e em grande parte autônomas, capazes de assumir tarefas cada vez mais complexas.

Os dashboards modernos do software CAFM oferecem às organizações visibilidade em tempo real sobre o consumo de energia dos ativos, uso de espaço, condição física e muito mais, ajudando os stakeholders a tomarem decisões mais estratégicas e econômicas sobre seus ativos mais valiosos.

Os sistemas de CAFM coletam dados de forma constante e em tempo real, aproveitando a tecnologia de IoT e exibindo informações sobre a integridade dos ativos em um único dashboard centralizado.

O software CAFM ajuda as equipes de operações da instalação a monitorar seus ativos físicos com visualizações detalhadas e automatizar funções como agendamento de manutenção, controle de inventário e gerenciamento de espaços, que antes exigiam entrada manual.

As plataformas de CAFM são compostas por funcionalidades modulares, que são componentes de software independentes responsáveis por diferentes aspectos das operações e da gestão de instalações. Aqui estão os cinco módulos mais populares nos sistemas CAFM:

• Gerenciamento de propriedades: nos sistemas CAFM, os módulos de gerenciamento de propriedades ajudam as equipes a coordenar e coletar dados sobre como os espaços físicos estão sendo usados e a automatizar processos. Por exemplo, em um prédio corporativo, o módulo de planejamento de espaços de um sistema CAFM auxilia na otimização dos layouts, no controle da ocupação e das reservas de salas, bem como na identificação de oportunidades de melhoria.
• Rastreamento e gerenciamento de ativos: os sistemas CAFM ajudam a prolongar o ciclo de vida de ativos físicos, como mesas, equipamentos audiovisuais e componentes de TI , armazenando dados importantes sobre cada ativo para que possam ser devidamente acompanhados. Exemplos dos tipos de informações de ativos que o CAFM armazena incluem localização, descrição física, garantia, custo e histórico de manutenção. Acompanhar cuidadosamente essas métricas ajuda a programar a manutenção e evitar falhas inesperadas nos equipamentos que podem resultar em downtime dispendioso.
• Manutenção preditiva e preventiva: o software CAFM reúne e analisa dados em tempo real sobre instalações, ajudando a simplificar os processos de manutenção e evitar falhas. Utilizando dados sobre o desempenho e a manutenção das instalações, os sistemas CAFM possibilitam processos de manutenção preditiva e preventiva que podem prolongar a vida útil dos ativos.
• Gerenciamento de ordens de serviço: os sistemas CAFM avançados de hoje automatizam a emissão e a resolução de ordens de serviço, um processo que, de outra forma, seria manual e demorado. As plataformas de software CAFM criam, atribuem e acompanham ordens de serviço até a sua conclusão, com base nos dados em tempo real coletados sobre o desempenho do ativo.
• Relatórios e análises: as plataformas CAFM coletam e analisam volumes de dados de ativos que podem ajudar os gerentes e as equipes de TI a otimizar o desempenho dos ativos e reduzir os custos de manutenção. Os dashboards apresentam relatórios detalhados que ajudam os gestores a entender como seus ativos mais valiosos se comportam ao longo do ciclo de vida, permitindo planejar e orçar com base nessas informações.

Embora os sistemas CAFM estejam crescendo em popularidade devido à sua capacidade de integrar de forma rápida novas tecnologias para aumentar a eficiência, eles não são o único software de gerenciamento de instalações que as empresas usam. Veja a seguir dois outros tipos de software de gerenciamento de instalações que funcionam de maneira semelhante.

Sistema de gerenciamento de manutenção computadorizada (CMMS)

Um Computerized Maintenance Management System (CMMS) é um sistema de software que centraliza e otimiza as operações de manutenção relativas a ativos individuais.

Um CMMS geralmente é mais focado e técnico do que o CAFM, que pode rastrear informações relacionadas à alocação de recursos, gestão de imobiliários e outras áreas não técnicas relacionadas a ativos.

Integrated Workplace Management System (IWMS)

Um sistema integrado de gestão de ambiente de trabalho (IWMS, na sigla em inglês) é o oposto de um CMMS em termos da relação com o CAFM, pois rastreia métricas ainda mais abrangentes do que as normalmente abordadas pelo CAFM.

As empresas geralmente combinam recursos de CAFM e CMMS para oferecer às equipes de gerenciamento de projetos uma visão holística do desempenho dos ativos e de como se relacionam com as condições gerais dos negócios.

Um IWMS é normalmente usado por grandes organizações que desejam ampliar os recursos de CAFM para áreas como gerenciamento de leasing, fluxo de caixa e sustentabilidade por meio de um dashboard único e fácil de usar.

Desde permitir iniciativas amplas e estratégicas, como transformação digital, até fornecer visões granulares e em tempo real da funcionalidade dos ativos, os sistemas modernos de CAFM têm muitos benefícios. De acordo com um relatório recente, o mercado global de software de CAFM deve mais do que dobrar na próxima década, passando de USD 3,8 bilhões em 2024 para USD 9,6 bilhões até 2033.¹

Veja aqui alguns de seus benefícios mais populares.

Os sistemas CAFM ajudam a organização a melhorar a eficiência das suas operações principais de diversas maneiras. Aproveitando os recursos de IA, IoT e ML, as plataformas modernas de CAFM automatizam algumas tarefas manuais, como criação de ordens de serviço e agendamento de manutenção.

A automação CAFM inteligente ajuda as equipes de manutenção a realocar recursos humanos para tarefas mais adequadas à sua experiência, economizando tempo e gerando eficiência.

Ao ajudar as equipes a monitorar e manter seus ativos com informações em tempo real, o software CAFM garante que cada ativo em operação tenha um histórico de desempenho detalhado para que as equipes possam tomar decisões estratégicas sobre sua operação.

Métricas de desempenho detalhadas ajudam os gerentes de instalações a decidir quais tipos de manutenção um ativo precisa e a melhor forma de programar os reparos. Além disso, o rastreamento do desempenho dos ativos por meio de um sistema CAFM ajuda a manter os custos de manutenção baixos, garantindo que cada ativo esteja funcionando em capacidade máxima.

As plataformas CAFM ajudam a estender os ciclos de vida dos ativos ao automatizar aspectos da manutenção preventiva e preditiva, além de fornecer dados precisos e detalhados para que os gestores saibam quando substituir componentes críticos.

Ao garantir que os ativos recebam manutenção dessa forma, o CAFM ajuda as equipes a passarem de processos de manutenção reativos para proativos, diminuindo a probabilidade de sofrerem uma avaria. A manutenção proativa, quando praticada por um período prolongado, evita que pequenos problemas de um ativo evoluam para algo maior, aumentando sua vida útil ou ciclo de vida.

Utilizar os ativos por um período mais longo e acompanhar de forma mais rigorosa, além de atender às as necessidades de manutenção ao longo do tempo, ajuda as organizações a reduzir os custos totais de propriedade e operação desses ativos.

Ao melhorar a eficiência operacional e ajudar as equipes a acompanhar mais de perto as atividades de manutenção, o CAFM contribui diretamente para a redução de custos das empresas. Sistemas de CAFM mais modernos chegam a integrar módulos de gestão de leasing e de monitoramento imobiliário, oferecendo visibilidade sobre os custos de longo prazo dos ativos físicos.

As plataformas modernas de CAFM não apenas coletam volumes de dados de sensores IoT fixados a ativos, mas também realizam análises de big data para ajudar as organizações a descobrir tendências e tomar decisões mais estratégicas.

As ferramentas de análise de dados CAFM fornecem visibilidade sobre aspectos-chave da gestão de instalações e gestão de ativos, como consumo de energia, custos de manutenção e uso de espaço, o que pode reduzir custos e aumentar a eficiência.

As organizações modernas usam soluções de CAFM para uma ampla gama de tarefas que ajudam a tornar seus negócios principais mais adaptáveis, eficientes e resilientes. Veja a seguir algumas das maneiras pelas quais os sistemas CAFM estão sendo aplicados em nível empresarial.

Os ativos imobiliários podem ser um dos ativos mais caros para adquirir e manter. O software de CAFM oferece um hub centralizado no qual as organizações podem confiar para acompanhar a duração e os termos dos contratos de leasing, otimizar layouts de escritório e armazenar informações sobre locatários.

Os sistemas CAFM otimizam o gerenciamento imobiliário em nível corporativo, oferecendo aos stakeholders uma visão em tempo real das práticas de utilização do espaço, ajudando-os a tomar decisões mais inteligentes e estratégicas.

Módulos avançados de gerenciamento de propriedades do CAFM podem ser integrados aos dados financeiros, garantindo que as propriedades sejam gerenciadas de forma que atenda aos requisitos orçamentários.

Os sistemas CAFM se integram ao software CMMS para automatizar tarefas repetitivas que são críticas às operações de manutenção, mas são executadas manualmente há anos. Exemplos incluem atribuição de ordens de serviço, monitoramento de custos de manutenção e análise de métricas de desempenho de ativos.

Os sensores de IoT acionam processos automatizados que programam a manutenção e os reparos quando a métrica de desempenho de um ativo fica abaixo de um limite definido. Por exemplo, quando um componente com um sensor IoT se aproxima da falha, o software CAFM pode agendar automaticamente sua substituição. No passado, o mesmo componente poderia ter que se desgastar e quebrar, causando um downtime desnecessário, antes de ser substituído.

A definição e o cumprimento de metas de sustentabilidade exigem coleta e análise metódicas de dados, processos que os sistemas CAFM podem automatizar e agilizar.

As plataformas CAFM podem ser configuradas para monitorar o consumo de energia e o impacto ambiental, além de alertar os stakeholders quando as metas não estão sendo alcançadas. O software CAFM também ajuda a simplificar e aprimorar a aquisição, garantindo que apenas fornecedores que atendam a determinados padrões ambientais sejam escolhidos.

Os sistemas CAFM ajudam a deixar os trabalhadores e os ambientes de trabalho mais seguros por meio de uma rigorosa análise de dados, procedimentos de manutenção aprimorados e recursos automatizados de conformidade.

Plataformas CAFM equipadas com algoritmos de ML podem monitorar grandes volumes de dados do sistema, garantindo que os equipamentos estejam seguros para uso. Em grandes empresas globais, o software CAFM pode automatizar práticas de conformidade, garantindo que os processos de negócios não violem os regulamentos do local em que estão operando. Por fim, as soluções CAFM podem ser configuradas para manter um longo histórico de auditoria, de modo que, quando surge um problema de segurança ou conformidade, seja fácil de identificar e corrigir.

O software CAFM monitora rigorosamente o desempenho e a manutenção dos ativos, garantindo uma maior durabilidade. Por meio do acompanhamento detalhado de cronogramas, registros de manutenção, orçamentos e alocações de recursos, as plataformas CAFM ajudam as equipes a gerenciar ativos desde a aquisição até o descarte, durante todo o ciclo de vida dos ativos.

Usar o CAFM para gerenciar ativos dessa forma ajuda as empresas a garantir que os investimentos em equipamentos e instalações atendam aos seus próprios padrões rigorosos e que todas as atividades de manutenção sejam documentadas.

Desde seus primórdios nas décadas de 1980 e 1990, as soluções de gerenciamento de instalações assistidas por computador estiveram intimamente ligadas às tecnologias digitais, ajudando-as a evoluir para atender às necessidades dos clientes à medida que novas ferramentas digitais eram desenvolvidas.

Essa tendência dificilmente mudará no futuro, colocando as soluções CAFM em uma posição privilegiada para crescer. Confira algumas tendências que impulsionam o desenvolvimento e a inovação em sistemas CAFM atualmente:

• Integração com edifícios inteligentes: as soluções de software de CAFM já integram algumas ferramentas de edifícios inteligentes e estão preparadas para avançar ainda mais. Atualmente, os sistemas CAFM automatizam aspectos do gerenciamento de instalações, como iluminação, HVAC e segurança. Com o crescimento da tecnologia de IoT, espera-se que esses sistemas se tornem mais sofisticados, especialmente na tomada de decisão orientada por IA.
• Integração com o IWMS: atualmente, o CAFM e o IWMS são mantidos separados na maioria dos ambientes operacionais das instalações, com o CAFM fornecendo métricas mais detalhadas e específicas dos ativos, enquanto o IWMS é utilizado para tarefas mais abrangentes. Contudo, à medida que os recursos orientados por IA aumentam, é provável que eles se tornem mais interligados. Por exemplo, as plataformas CAFM que transmitem dados em tempo real estão assumindo mais tarefas que tradicionalmente pertenciam ao IWMS. É possível que no futuro essas plataformas possam convergir para um único ambiente unificado que dependa da IA para fornecer análise de dados, previsão e otimização em qualquer nível que o usuário precisar.
• Maior autonomia: com o surgimento da IA, os sistemas de CAFM estão se tornando mais autônomos a cada dia, evoluindo da automação para tarefas preditivas, proativas e autorreguladas. Por exemplo, as primeiras ferramentas de automação de IA no CAFM reduziram o trabalho manual associado ao gerenciamento de ordens de serviço e à análise de dados. No entanto, as novas versões vão além, incorporando tecnologia digital-twin e robótica. Em breve, os avanços no CAFM provavelmente tornarão as unidades de operações das instalações totalmente autônomas e “autogerenciáveis” uma realidade.