O que é gerenciamento de espaço?

Um gerenciamento de espaços eficaz considera as necessidades de funcionários e clientes, assim como os objetivos gerais do negócio. Isso pode significar projetar layouts de escritório e arranjos de mobiliário que promovam a colaboração entre os funcionários. Otimizar o layout de áreas de vendas para melhorar a experiência do cliente; ou tomar decisões sobre instalações de armazenamento, produção e manufatura que agilizem as atividades e maximizem a eficiência energética. O objetivo é garantir que cada metro quadrado — seja em edifícios de escritórios, espaços de varejo, armazéns ou áreas de produção — esteja cumprindo uma função.

O gerenciamento de espaços impacta diretamente a produtividade, a lucratividade e a satisfação dos clientes, podendo influenciar a cultura da empresa e os resultados do negócio. Por exemplo, uma empresa pode redesenhar sua sede para incluir mais espaços colaborativos, gerando um aumento na inovação e no trabalho em equipe. Um varejista pode reorganizar o layout da loja para melhorar o fluxo de clientes e aumentar as vendas. E uma empresa de manufatura pode reconfigurar seu chão de fábrica para melhorar o fluxo de trabalho e a segurança, resultando em maior produtividade e menos acidentes.

Um sistema eficiente de gerenciamento de espaços pode reduzir os custos associados a aluguel, utilidades e manutenção. E à medida que modelos de trabalho remoto e híbrido se tornam mais comuns, muitas empresas estão repensando o uso de seus espaços e como viabilizar condições flexíveis de trabalho tanto no local quanto fora dele.

A otimização de espaços físicos pode ter um impacto significativo em diversas áreas do negócio, desde economias financeiras até metas ambientais, sociais e de governança (ESG). Os benefícios do gerenciamento de espaços incluem:

Os gastos com escritórios e outras instalações representam uma parte significativa do orçamento de muitas empresas. A otimização dos espaços físicos ajuda a cortar despesas desnecessárias com imóveis e utilidades, gerando economia de custos. Por exemplo, adotar uma abordagem estratégica para o gerenciamento de espaços permite que as empresas tomem decisões embasadas sobre investimentos imobiliários, contratos de locação, aquisições e muito mais. Em um cenário econômico favorável, as empresas podem expandir seus imóveis ou espaços de escritório; em tempos difíceis, podem consolidar ou reorganizar os espaços para obter mais eficiência.

As organizações também podem realocar espaços não utilizados para finalidades mais apropriadas ou até mesmo justificar, ou não, a necessidade de expansão. E, ao implementar práticas de gerenciamento de espaços com eficiência energética, as empresas podem reduzir significativamente suas contas de utilidades.

Um ambiente de trabalho mal planejado pode resultar em menor produtividade dos funcionários, queda na moral, aumento do estresse e problemas de saúde. No entanto, espaços de trabalho bem projetados podem aumentar a satisfação dos funcionários, melhorar o desempenho geral e promover uma cultura organizacional positiva. Otimizando os layouts dos escritórios, garantindo condições saudáveis (por meio de iluminação adequada, controle de temperatura e ventilação) e oferecendo as comodidades necessárias. As empresas podem garantir que os funcionários tenham o que precisam para desempenhar suas funções com qualidade e segurança.

Além disso, o eficiente gerenciamento de instalações garante que todos os equipamentos e sistemas estejam funcionando de forma otimizada, reduzindo o tempo de inatividade e a frustração entre os funcionários; isso pode diminuir significativamente o absenteísmo e aumentar a retenção de funcionários.

A mudança pós-pandemia para modelos de trabalho híbrido e remoto ressaltou a importância do gerenciamento flexível do ambiente de trabalho. O gerenciamento estratégico do espaço permite que as empresas adaptem seus espaços físicos para acomodar esses novos estilos de trabalho e construir um ambiente de trabalho verdadeiramente híbrido. Por exemplo, as empresas podem reutilizar espaços de escritório tradicionais para áreas colaborativas ou zonas silenciosas para atender às diferentes preferências de trabalho.

Tomar decisões eficazes de gerenciamento de espaços significa garantir que os funcionários tenham acesso aos recursos e às tecnologias essenciais — seja presencialmente ou virtualmente. Em relação aos espaços físicos, o gerenciamento estratégico pode incluir mesas rotativas ou estações de trabalho flexíveis, áreas silenciosas ou de concentração. Esses espaços são voltados para o trabalho profundo e criativo, incentivando a colaboração, a interação e a troca de ideias em um ambiente menos formal.

As estratégias de gerenciamento de espaços podem desempenhar um papel importante em ajudar as empresas a alcançar metas de sustentabilidade. Ao otimizar o uso dos espaços, as empresas utilizam apenas os recursos realmente necessários, o que pode minimizar sua pegada de carbono. Um melhor gerenciamento de instalações pode ajudar a instituir práticas de eficiência energética. Essas práticas incluem o uso de iluminação LED, a instalação de aparelhos com eficiência energética e o uso de novas tecnologias para monitorar melhor o consumo de energia — o que pode reduzir o impacto ambiental da empresa. O gerenciamento de espaço também pode incluir considerações como gestão de resíduos e práticas de reciclagem, além de outras maneiras de promover práticas comerciais sustentáveis.

O gerenciamento de espaço não se trata apenas de aproveitar ao máximo o espaço físico disponível. Envolve uma abordagem estratégica que considera vários fatores. Depende de:

• Compreender os objetivos do negócio: uma visão clara da missão, dos valores e das metas da empresa é necessária para projetar espaços que atendam ao negócio. Determinar a alocação de espaço com base nas prioridades do negócio e na cultura organizacional pode garantir que os espaços estejam sendo usados da forma mais eficaz possível.
• Compreender a experiência do funcionário: saber que tipo de espaço os membros da equipe precisam para realizar bem o seu trabalho pode informar o gerenciamento do espaço. Isso inclui a criação de espaços de trabalho com iluminação adequada, ventilação adequada e móveis ergonômicos, além de projetar opções de espaços de trabalho que acomodem diferentes estilos e preferências de trabalho.
• Entender o comportamento do cliente: As pessoas que visitam a empresa ou a frequentam podem ter necessidades diferentes daquelas que trabalham nela. Os espaços também podem ser projetados para garantir uma experiência positiva ao cliente.
• Compreender o próprio espaço: um inventário físico do espaço e uma visão abrangente do que está disponível, como está sendo utilizado e como pode ser expandido ou modificado. Melhorar a experiência no local de trabalho é fundamental para a tomada de decisões no gerenciamento de espaços.

Considerações primárias ao formular uma estratégia de gerenciamento de espaço podem incluir:

Espaços bem planejados podem limitar as responsabilidades imobiliárias e apoiar a produtividade. A estratégia de gerenciamento de espaço pode considerar como aproveitar ao máximo o espaço disponível usando móveis multifuncionais, criando espaços abertos e aproveitando o espaço vertical. Isso também pode significar prestar atenção ao fluxo de tráfego, necessidades de armazenamento e padrões de comparecimento, bem como à necessidade de espaços compartilhados, como salas de reunião ou espaços de colaboração.

O gerenciamento de espaços garante que os funcionários tenham o ambiente físico de que precisam para trabalhar com eficácia. Mobiliário prático, estações de trabalho ergonômicas e acesso fácil a ferramentas podem ajudá-los a manter o foco em suas tarefas, enquanto configurações bem planejadas de iluminação e acústica podem ajudar a reduzir distrações. Equilibrar funcionalidade e estética pode contribuir para criar um ambiente acolhedor que reflita a cultura da empresa.

Como mencionado, o gerenciamento de espaço ajuda empresas que buscam melhorar sua sustentabilidade geral. O uso inteligente do espaço pode ajudar a reduzir a pegada de carbono geral, melhorar a eficiência energética e apoiar práticas ecológicas, como a reciclagem e o uso de energia alternativa.

Novas tecnologias estão ampliando a capacidade das empresas de gerenciar seus espaços e orientando a tomada de decisões sobre o melhor uso desses ambientes. Ferramentas como sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho (IWMS),inteligência artificial (IA),aprendizado de máquina (ML)e sensores de Internet das Coisas (IoT) podem desempenhar papéis importantes.

A criação de soluções de gerenciamento de espaços geralmente é responsabilidade dos responsáveis pelas instalações ou operações. No entanto, um plano abrangente de gerenciamento de espaços é um esforço multidisciplinar que envolve os departamentos de recursos humanos, TI e finanças. Reunir e avaliar dados e métricas dos espaços, tomar decisões sobre investimentos imobiliários e gerenciamento de propriedades e criar um ambiente de trabalho seguro e eficiente. Tudo isso se qualifica como um esforço que pode envolver diversas funções dentro da empresa. E incentivar mudanças na estratégia geral do ambiente de trabalho pode caber às equipes de gerenciamento e à liderança da diretoria executiva.