وكلاء الذكاء الاصطناعي في المشتريات

يشير استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي في المشتريات إلى إدراج تقنية الذكاء الاصطناعي الوكيل في عملية المشتريات الخاصة بالأعمال. الذكاء الاصطناعي الوكيل هو نظام ذكاء اصطناعي يمكنه تحقيق هدف محدد مع إشراف محدود. وهو يتكون من وكلاء ذكاء اصطناعي: نماذج تعلم آلي تُحاكي اتخاذ القرار البشري لحل المشكلات في الوقت الفعلي.

ضمن نظام متعدد الوكلاء، ينفذ كل وكيل مهمة فرعية محددة لتحقيق الهدف. يتم تنسيق هذه الجهود من خلال تنسيق الذكاء الاصطناعي، وتساعد فرق المشتريات على أتمتة سير العمل وتبسيط العمليات، بما يشمل سلاسل قيمة إدارة المورِّدين والعقود والطلبات.

يمرّ مشهد المشتريات بمرحلة انتقالية، متجاوزًا بكثير عمليات الأتمتة البسيطة. يشير تقرير حديث من معهد IBM Institute for Business Value¹ حول الذكاء الاصطناعي التوليدي في المشتريات إلى أن المؤسسات بدأت بالفعل في تبني ثورة الذكاء الاصطناعي التوليدي. من بين رؤساء سلاسل التوريد ومديري العمليات الذين شملهم الاستطلاع، ذكر 64% أن الذكاء الاصطناعي التوليدي بدأ بالفعل بتحويل سير عمل عمليات سلسلة التوريد لديهم.

يتصدر وكلاء الذكاء الاصطناعي مشهد هذا التحول، ويُنظر إليهم الآن على أنهم مستقبل المشتريات وإدارة العقود. تجلب عمليات المشتريات كميات هائلة من البيانات من داخل المؤسسة ومن المورِّدين أو قواعد بيانات رؤى السوق. تحتاج المؤسسات إلى استغلال هذه البيانات واتخاذ الإجراءات بناءً عليها لتحقيق نتائج أسرع وأفضل.

ركَّزت الطريقة التقليدية لأتمتة المشتريات على رقمنة الأعمال الورقية بهدف تقليل المهام الروتينية وتبسيط سير العمل لمساعدة الفرق على العمل بكفاءة أكبر.

يُحدِث الذكاء الاصطناعي الوكيل تحوُّلًا في مجال المشتريات، من خلال الاستفادة من قوة التحليلات التنبؤية، والاستفادة من تقنيات التعلم الآلي (ML) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP). والنتيجة هي وكلاء ذكاء اصطناعي يفكرون بشكل استراتيجي، ويتعلمون من التجارب، ويتصرفون بشكل مستقل. يستطيع وكلاء الذكاء الاصطناعي التفاوض مع المورِّدين، وتحقيق وفورات في التكاليف، وتحقيق قيمة استراتيجية كشركاء في اتخاذ القرار إلى جانب الموظفين البشر.

تم تصميم وكلاء الذكاء الاصطناعي المستقلين، والمدعومين بالنماذج اللغوية الكبيرة (LLMs)، لأداء مهام تتطلب عادةً ذكاءً بشريًا، مثل فهم اللغة الطبيعية، والتعرُّف على الصور، واتخاذ القرارات. ولا يقتصر دورهم على أتمتة عمليات الأعمال الحالية، بل يعملون جنبًا إلى جنب مع البشر، ويُنشئون محركات ذاكرة خاصة بهم ويتعلمون من الأخطاء.

تستند قدرات وكلاء الذكاء الاصطناعي إلى كميات البيانات الهائلة التي يستوعبونها. فهم قادرون على التفاعل مع مصادر بيانات أخرى، واستيراد البيانات، وكذلك التواصل مع وكلاء آخرين لاتخاذ قرارات أكثر دقة.

في عالم عمليات المشتريات وسلاسل التوريد، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي التعامل مع مجموعة من المسؤوليات بما في ذلك إدارة الموردين، والتسعير، وسجل طلبات الشراء، وإدارة سلسلة التوريد، وتحليل السوق.

يمكن تنفيذ وكلاء الذكاء الاصطناعي باستخدام مجموعة متنوعة من لغات البرمجة وأطر العمل، مثل Python وJava وTensorFlow. ويمكن دمجهم مع أنظمة وتقنيات المشتريات الأخرى، مثل قواعد البيانات وواجهات برمجة التطبيقات (API) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومنصات المشتريات وبوابات المورِّدين.

على سبيل المثال، يتكامل IBM® watsonx Orchestrate مع أبرز الأدوات التي تستخدمها المؤسسات يوميًا لتنفيذ المهام الشائعة مثل إنشاء طلبات المورِّدين، واسترجاع بنود الطلبات، وإدارة العقود.

تُعَد سلسلة التوريد في أي مؤسسة منظومة معقدة، ويتعيّن على فرق المشتريات إدارة المئات، بل وحتى الآلاف، من المورِّدين حول العالم. هناك أيضًا العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار، مثل الجغرافيا السياسية، والسياسات التجارية، والرسوم الجمركية، واضطرابات سلسلة التوريد الخارجة عن سيطرة المؤسسة، كأحوال الطقس وظروف السوق.

وهنا يأتي دور وكلاء الذكاء الاصطناعي لتقديم حل يخفِّف بعض الأعباء عن كاهل الموظفين، خاصةً في إدارة الفئات، خلال فترات التحديات. على سبيل المثال، إذا تسبب الطقس في تأخيرات متعددة على طريق أحد المورِّدين، يمكن لوكيل ذكاء اصطناعي إعادة توجيه الشحنات أو تعديل استراتيجيات التوريد في الوقت الفعلي استنادًا إلى رؤى قائمة على البيانات. يُجري الوكلاء تقييمات سريعة للمخاطر ويتحركون بسرعة بهدف اتخاذ نهج استباقي واستراتيجي، لا مجرد رد الفعل.

بدلًا من التفاعل مع الأخبار أو اتخاذ قرارات بناءً على بيانات تاريخية، يمكن لمحترفي المشتريات الاستفادة من وكلاء الذكاء الاصطناعي لاتخاذ قرارات فورية مدروسة وأكثر وعيًا -وبأخطاء أقل- لصالح عملائهم. يمكن للوكلاء المساعدة على تخفيف المخاطر من خلال المراقبة المستقلة لظروف السوق وتحليل الإنفاق وأداء المورِّدين وعوامل المخاطر. عندما يكتشف العامل الرقمي وجود خطأ ما، يمكنه التكيف تلقائيًا واتخاذ قرارات الشراء بسرعة وبشكل بديهي.

وهذا يمثل ميزة أساسية لعمليات الشراء وسلسلة التوريد، حيث إن التحرك بسرعة والتصرُّف بشكل استراتيجي يوفران ميزة تنافسية. ومن الأمثلة على هذا النوع من صناعة القرار وكيل الذكاء الاصطناعي الذي يمكنه تحليل بيانات أسعار السلع الأساسية واقتراح تعديل الاستراتيجية للمشتريات بسرعة أكبر من معظم العاملين البشريين.

على الرغم من أن وكيل الذكاء الاصطناعي قد يبدو وكأنه يزيل الطابع الشخصي من العلاقات مع المورِّدين، إلا أنه في الواقع يمكن أن يحسِّنها. تُعَد العلاقة التي تربط المؤسسة بمورّديها أمرًا بالغ الأهمية لجميع وظائف المشتريات. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي إدارة المهام الروتينية مثل التسجيل وإدارة المخزون وإدارة الإنفاق؛ لتخفيف بعض العبء عن العاملين البشريين. وهذا يمنح البشر مزيدًا من الوقت للتركيز على العلاقة الإنسانية بين المؤسسة والمورِّد.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي التنبؤ باحتياجات المورِّدين واتخاذ قرارات التوريد الاستراتيجي من خلال إدارة العقود والمخزون. يمكن أن تؤدي هذه الاستراتيجية المعزَّزة للإدارة إلى خفض التكاليف وتحسين كفاءة سير العمل. ويمكن للوكلاء أيضًا التنبؤ بالمشكلات المحتملة التي قد تنشأ والتخفيف منها قبل تفاقمها. يمكن إعفاء العاملين في المشتريات من المهام الإدارية التي لا يريدون أداءَها؛ ليتفرغوا لأعمال ذات قيمة أعلى.

من أبرز مزايا تكنولوجيا وكلاء الذكاء الاصطناعي طبيعتها الاستباقية التي تخدم مصلحة المؤسسة. تعتمد إدارة المخاطر التقليدية على الاستجابة بعد وقوع المشكلة، بينما يستخدم وكلاء الذكاء الاصطناعي التحليلات التنبؤية للتنبؤ بالاضطرابات قبل حدوثها. علاوةً على ذلك، يمكن للوكلاء أيضًا التعلم من الحادثة واقتراح تدابير استباقية لمنع تكرار مشكلة مماثلة. تُسهم هذه التكنولوجيا في تحسين النتائج المالية للشركة، وتُحدِث كفاءة أكبر في مختلَف أقسام المؤسسة بفضل قدراتها الذاتية والدقيقة.

يأخذ الوكلاء البيانات الخارجية مثل توقعات الطقس، وإغلاقات المصانع، والمؤشرات الاقتصادية وغيرها، ويجمعونها مع مصادر البيانات الداخلية للمؤسسة لاتخاذ قرارات مدروسة وتحديد المشكلات المحتملة التي قد لا يلاحظها الفريق البشري وحده. يتطلب تحسين الذكاء الاصطناعي في مجال المشتريات تعاون العاملين البشريين والذكاء الاصطناعي لإبراز المشكلات وتخفيف المخاطر.

يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي تبسيط عملية اختيار المورِّدين من خلال تحليل البيانات التاريخية ومقاييس الأداء والاستقرار المالي وظروف السوق. يمكن لتقنية الوكلاء تقييم المورِّدين المحتملين بناءً على عوامل مثل الموثوقية والفاعلية من حيث التكلفة والامتثال للالتزامات التعاقدية، ما يساعد فرق المشتريات على اختيار الأنسب لاحتياجاتهم. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أيضًا تحديد المورِّدين الذين قد يشكِّلون مخاطر، مثل عدم الاستقرار الجيوسياسي أو المالي.

قد تكون عملية اختيار الموردين وإبرام العقود مرهقة لموظفي المشتريات من البشر. باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي، يمكن لفرق المشتريات إدارة عقود المورِّدين والتأكد من أنها محدَّثة بالكامل وأن جميع الوثائق القانونية منظمة. لا تعتمد علاقات العمل مع الموردين فقط على العلاقات البشرية، بل أيضًا على العمليات الخلفية التي قد تشهد قدرًا من الفوضى. يمكن للوكلاء أتمتة مراجعة العقود وتحديد المخاطر المحتملة قبل إتمام أي اتفاق.

يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أتمتة إنشاء أوامر الشراء (POs) والموافقة عليها ومعالجتها، ما يقلل من الجهد اليدوي والأخطاء. عند تقديم طلب الشراء، يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي إنشاء أمر شراء تلقائيًا، وتمريره عبر سير الموافقات، وإرساله إلى المورِّدين. يمكنه أيضًا التحقق من دقة تفاصيل الطلب بمقارنتها بمعايير محددة مسبقًا، مثل مستويات المخزون أو أنماط الشراء السابقة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي إعداد تحليلات تفصيلية لأنماط إنفاق المؤسسة ومساعدتها على تحديد مجالات خفض التكاليف. يُعَد تحليل الإنفاق مؤشرًا أساسيًا يساعد المؤسسة على فهم كيفية إنفاق أموالها وتعزيز قيمة عمليات المشتريات.

تعتمد فرق المشتريات البشرية تقليديًا على البيانات التاريخية ورؤى السوق للتنبؤ بالطلب وإدارة المخزون بدقة. باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي، يمكن للتقنية التنبؤ بالطلب المستقبلي على المنتجات أو المواد من خلال دمج الأساليب التقليدية مع التوجهات الموسمية والعوامل الخارجية الأخرى مثل أوضاع السوق والأحداث العالمية. تُتيح هذه القدرة التنبؤية للشركات إدارة المخزون بكفاءة أكبر، وتقليل حالات نفاد المخزون، وتجنُّب فائض التخزين. في النهاية، يُسهم ذلك في تحسين التدفق النقدي للمؤسسة وضمان توافق قرارات المشتريات مع الاحتياجات الفعلية.

يجب على المؤسسات الالتزام بمعايير الامتثال، وهو ما يتطلب مراقبة مستمرة. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي تولّي المهام الشاقة في مراقبة الامتثال من خلال تتبُّع المعاملات والعمليات الداخلية بشكل مستمر. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي تنبيه الموظفين إلى مخاطر الامتثال المحتملة وتقديم تحليل تفصيلي لأسباب التنبيه. بالإضافة إلى ذلك، يواصل الوكلاء التعلم والتكيُّف مع الأنماط الجديدة الخاصة بالمؤسسة التي يخدمونها. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي التكيُّف مع البيئة التنظيمية الخاصة بالمؤسسة والعمل كضباط امتثال مخصصين بدقة عالية.

يعتمد أداء وكيل الذكاء الاصطناعي في المشتريات بشكل مباشر على جودة البيانات التي يستقبلها. يجب على المؤسسات تجهيز بياناتها التاريخية والحالية قبل تطبيق تكنولوجيا وكلاء الذكاء الاصطناعي. فهم يحتاجون إلى نظام يُدير وينظِّم البيانات بشكل مستمر حتى يعمل الوكلاء دائمًا بأدق وأحدث البيانات المتاحة.

يجب على المؤسسات وضع معايير لتفاعل وتشغيل وكلاء الذكاء الاصطناعي. يضمن وضع المعايير أن يتَّبِع وكيل الذكاء الاصطناعي مجموعة ثابتة من القواعد والعمليات والسلوكيات التي توفِّر التنبؤية للمؤسسة. سواء أكان ذلك في إدارة علاقات المورِّدين أو معالجة البيانات، توفِّر المعايير الموثوقية عبر سياقات متعددة.

يمكن لتقنية وكلاء الذكاء الاصطناعي أن تُحدِث تغييرًا كبيرًا في طريقة أداء الموظفين لمهامهم داخل المؤسسة. دون التحضير المناسب، قد يشعر الموظفون بالإرهاق أو المقاومة تجاه التكنولوجيا، ما يعيق استخدامها بفاعلية. تحتاج المؤسسات إلى تحقيق التوازن بين الحماس للتقنيات الجديدة وفهم المخاوف المحتملة لدى الموظفين بشأن استقرار وظائفهم. من المهم معالجة المخاوف والاستعداد من خلال تدريب الموظفين، سواء عبر تطوير المهارات أم إعادة تأهيلهم، إلى جانب التواصل الواضح.

ينبغي ألّا يتم تنفيذ تقنية جديدة مثل وكلاء الذكاء الاصطناعي دفعة واحدة وبشكل شامل. بل ينبغي تقديمها بشكل تدريجي واستراتيجي لضمان دمج أكثر انضباطًا وتحكمًا في المخاطر. ينبغي للمؤسسات تنفيذ اختبارات أو برامج تجريبية لعمليات مشتريات محددة، مع التركيز في البداية على الحالات التي يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أن يحققوا فيها قيمة فورية. يُتيح ذلك للشركات التعرُّف على المشكلات أو الثغرات المحتملة في وقت مبكر وضبط أنظمة الذكاء الاصطناعي بدقة.