Seis estrategias para lograr la optimización de costos de TI

La tecnología Enterprise está evolucionando más rápido que nunca, y también lo hace el precio. Con el gasto global en TI que alcanzará los 5.74 billones de dólares en 2025 (un 9.3% más que el año anterior), los director de sistemas de información (CIO) y CFO están bajo una presión cada vez mayor para ofrecer sistemas de alto rendimiento mientras controlan los gastos.¹ Como resultado, la optimización de costos de TI se convirtió en una prioridad estratégica para los líderes empresariales y de TI.

La optimización de costos de TI es el proceso de evaluar periódicamente el gasto de TI para identificar y eliminar gastos innecesarios al respaldar las operaciones. Cuando se realizan correctamente, los esfuerzos de optimización de costos de TI combinan las mejores prácticas, estrategias y herramientas de software para ayudar a equilibrar la reducción de costos con el máximo rendimiento y valor.

Dicho esto, la práctica de la optimización de costos de TI conlleva desafíos notables, como abordar los crecientes gastos vinculados a tecnologías emergentes, como la IA generativa. En un informe del IBM Institute for Business Value (IBV), se espera que el costo promedio de la computación aumente un 89 % entre 2023 y 2025, y el 70 % de los ejecutivos encuestados citan la IA generativa como un actor clave detrás de este aumento.

La optimización de costos de TI no debe confundirse con la gestión de costos de TI: el proceso de monitorear, analizar e informar sobre los costos de TI para garantizar que se adhieran a la asignación presupuestaria. Por el contrario, la optimización de costos de TI va más allá del seguimiento de los costos y se centra en la implementación de estrategias que minimicen los gastos de TI y aumenten el valor obtenido de los recursos de TI.

Sin una infraestructura, los líderes empresariales pueden tener dificultades para lograr una Estrategia de optimización de costos de TI que impulsen un cambio sostenible a largo plazo. Según la investigación de Gartner, solo el 11 % de las organizaciones mantienen ahorros de costos durante 3 años consecutivos.²

Un marco de optimización de costos de TI proporciona un enfoque paso a paso para analizar los gastos de TI de una organización (por ejemplo, hardware, aplicaciones de software, computación en la nube, contratos de proveedores, almacenamiento de datos) al mismo tiempo que mantiene la eficiencia y logra objetivos empresariales más amplios.

Un marco eficaz debe incluir los siguientes pasos.

Involucre a los stakeholders de todas las unidades de negocio clave (por ejemplo, operaciones, finanzas, atención al cliente) para garantizar la aceptación y lograr una toma de decisiones informada. Cada unidad de negocio tiene necesidades de Tecnología y patrones de gasto únicos que pueden revelar oportunidades de optimización.

Alinear los esfuerzos de optimización de costos de TI con objetivos empresariales más amplios, centrar no sólo en la reducción de costos, sino en lograr la eficiencia operativa, la innovación y la rentabilidad.

Por ejemplo, si su empresa tiene como objetivo mejorar la satisfacción del cliente, el equipo de TI podría centrarse en optimizar los procesos empresariales y las herramientas de atención al cliente para mejorar el rendimiento general.

Llevar a cabo una evaluación exhaustiva para obtener visibilidad del gasto actual, la asignación de recursos y las ineficiencias. La integración de los datos de gasto en TI con las métricas de rendimiento empresarial (por ejemplo, el crecimiento de los ingresos y los costos de adquisición de clientes) puede revelar áreas en las que las inversiones en TI están rindiendo por debajo de lo esperado y no están generando los beneficios esperados.

Los director de sistemas de información (CIO) y otros líderes de TI deben identificar posibles Estrategias de reducción de costos que no comprometan el rendimiento o el valor. La migración de aplicaciones de un centro de datos on premises de alto costo , por ejemplo, a una solución de nube híbrida más rentable puede reducir tanto los gastos operativos como de capital, al tiempo que mejora la escalabilidad y la flexibilidad.

Las iniciativas de optimización de los costos de TI pueden empezar una vez que la organización haya establecido un marco. En este artículo, exploramos seis estrategias de optimización de costes de TI que pueden impulsar un mayor retorno de la inversión (ROI) de las inversiones en tecnología y proporcionar una ventaja competitiva.

Consolide sus activos de TI para reducir tanto los costos como la complejidad. Los sistemas y aplicaciones redundantes, el hardware antiguo y las licencias de software subutilizadas pueden crear una proliferación de TI, un escenario de TI excesivamente complejo y descentralizado que puede derivar en TI en la sombra. Además de eliminar los silos de TI, la consolidación facilita la gestión de las cargas de trabajo y simplifica las Operaciones.

Por ejemplo, las máquinas virtuales (VM) han transformado las operaciones de TI, permitiendo a las empresas ejecutar múltiples aplicaciones en un único servidor físico. Sin embargo, si bien las VMproporcionan mayor flexibilidad y escalabilidad, la expansión de las máquinas virtuales (la expansión excesiva e incontrolada de las máquinas virtuales) puede resultar en máquinas virtuales subutilizada u olvidadas.  

Establecer políticas de gobernanza de TI con procesos estandarizados para crear, mantener y desmantelar máquinas virtuales puede evitar la proliferación de máquinas virtuales. Además, invertir en plataformas de gestión de virtualización para supervisar todo el ciclo de vida de las VM ayuda a reducir el desperdicio de recursos y aliviar las complejidades de gestión.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones empresariales invierten en un modelo multinube híbrido, que ofrece flexibilidad y control sobre el despliegue de cargas de trabajo. Sin embargo, este modelo moderno de infraestructura de TI conlleva complejidad. Cuantas más nubes utilice (cada una con sus propias herramientas de administración, velocidades de transmisión de datos y protocolos de seguridad), más difícil puede resultar gestionar su entorno. La falta de visibilidad de los patrones de uso de nube, por ejemplo, puede dar lugar a Resultados en un gasto excesivo en servicios infrautilizados.

En un estudio reciente, las empresas están desperdiciando miles de millones de dólares en su infraestructura de nube pública debido a una gestión inadecuada, y más de tres cuartas partes de los encuestados estiman que entre el 21 % y el 50 % de su gasto en la nube se desperdicia.³

La gestión de costos en la nube, también llamada optimización de costos de la nube o gobernanza de costos de la nube, administra y reduce el gasto en la nube de una empresa. Cuando se implementan de manera efectiva, las estrategias de gestión de costos de la nube permiten FinOps, una disciplina de gestión financiera en la nube en evolución y una práctica cultural que tiene como objetivo maximizar el valor comercial en entornos híbridos y multinube. FinOps puede ayudar a una organización a identificar y reducir de forma proactiva los gastos no deseados, escalar los recursos de la nube y automatizar las políticas de control de costos.

Más técnicas de optimización de la nube incluyen: 

• Reajustar: el sobreaprovisionamiento de recursos (por ejemplo, cómputo, ancho de banda de red, capacidad de almacenamiento en la nube) es un problema común que enfrentan las organizaciones en entornos de nube. El reajuste, el proceso de alinear el tipo y el tamaño de las instancias de computación en la nube con las cargas de trabajo, puede mejorar la rentabilidad al garantizar que una organización compre la cantidad correcta de instancias en la nube. Las plataformas de gestión de costos en la nube permiten a las empresas realizar un seguimiento de los recursos y ajustar su uso para lograr medidas de reducción de costos.

• Instancias reservadas (RI): las organizaciones pueden comprar instancias de reserva (RI) para ahorrar dinero y mantener la flexibilidad. Las instancias reservadas se compran por adelantado, generalmente con descuento, y generalmente se utilizan durante los períodos pico, como las ventas flash.

• Instancias spot: Los clientes de la nube pueden emplear instancias spot para comprar capacidad informática no empleada a un precio más bajo a un proveedor de servicios en la nube. Las instancias puntuales son las mejores para tareas a corto plazo, como los trabajos por lotes o el procesamiento en segundo plano, ya que los proveedores pueden interrumpir o finalizar estas instancias con poca antelación cuando la capacidad se necesite en otro lugar.

Una parte significativa de las compras de una organización se destina al software, pero con frecuencia surgen desafíos al realizar un seguimiento del uso. Un estudio realizado por Productiv encontró que solo el 47 % de las licencias de SaaS se utilizan durante un período de 90 días en promedio.⁴

Para optimizar los gastos relacionados con el software, realice una auditoría exhaustiva para evaluar el uso frente a las compras de licencias y subscripciones. Considere la posibilidad de adoptar software de código abierto siempre que sea posible para ofrecer una funcionalidad similar a un costo menor.

Invertir en procesos y herramientas de gestión de activos de software (SAM) puede mejorar la eficiencia, reducir los riesgos y aprovechar al máximo sus inversiones en software. SAM ayuda a rastrear el uso, como el almacenamiento de datos para SaaS y servicios en la nube. Al analizar estos datos de uso, las empresas pueden establecer puntos de referencia para optimizar sus planes de suscripción. Por ejemplo, estos puntos de referencia pueden garantizar que el software no tenga licencias insuficientes (lo que podría generar problemas de cumplimiento) o licencias excesivas (lo que podría resultar en gastos innecesarios en licencias).

Las organizaciones pueden aumentar el rendimiento empresarial y obtener una ventaja competitiva mediante el uso de herramientas de automatización y flujos de trabajo inteligentes impulsados por IA:

• Automatice las tareas rutinarias: las tareas operativas rutinarias de TI pueden absorber importantes recursos y mano de obra cuando se realizan manualmente. Al automatizar estos procesos, las organizaciones pueden liberar a los equipos de TI para actividades más estratégicas, al tiempo que reducen el riesgo de error humano. La automatización de TI puede manejar tareas repetitivas, como la aplicación de parches de software, el aprovisionamiento de infraestructura y el mantenimiento de rutina. Los sistemas de monitoreo automatizados pueden detectar problemas antes de que afecten las operaciones, lo que permite una intervención oportuna y oportunidades de ahorro de costos.

• Mejorar la visibilidad y el control de los costos: las herramientas impulsadas por IA pueden proporcionar insights en tiempo real sobre el gasto en TI, identificar anomalías de costos y generar informes para ayudar a los líderes de TI a comprender y controlar los costos de manera efectiva. Hoy en día, las organizaciones también están aprovechando las capacidades de IA generativa para crear modelos predictivos y Forecasting los costos futuros de TI.

• Optimice la ciberseguridad: la ciberseguridad desempeña un papel fundamental en las iniciativas de optimización de costos de TI. El Informe del costo de una filtración de datos 2024 de IBM mostró que el costo promedio global de una filtración aumentó un 10 % con respecto al año anterior, alcanzando los 4.88 millones de dólares, el mayor aumento desde la pandemia. Las herramientas de automatización e IA ayudan a optimizar la ciberseguridad al permitir una detección y respuesta rápidas a las amenazas, lo que reduce el tiempo necesario para identificar vulnerabilidades y mitigar los riesgos.

Las metodologías ágiles y las prácticas de DevOps pueden conducir a un mejor uso de los recursos y a una gestión de TI más rentable cuando se aplican a las operaciones de TI.

Ágil y DevOps fomentan una estrecha colaboración entre los equipos de desarrollo, Operaciones y negocio, lo que ayuda a garantizar que los Recursos de TI se utilizan de forma eficaz en todos los departamentos.

• Infraestructura como código (IaC): IaC es una práctica en la que la infraestructura se define y gestiona a través de código en lugar de procesos manuales. Esta capacidad puede conducir a un aprovisionamiento más eficiente y predecible de los recursos de TI, lo que reduce el riesgo de aprovisionamiento excesivo o insuficiente y, por lo tanto, reduce los costos.

• IA generativa: las herramientas de IAgenerativa pueden mejorar el ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC) automatizando la generación de código, ayudando en el desarrollo de software e incluso ayudando con la documentación de TI. Esta capacidad mejora la eficiencia y reduce los gastos de desarrollo.

La infraestructura de TI, especialmente los centros de datos, pueden consumir grandes cantidades de energía. La TI sostenible es un enfoque de la TI empresarial que tiene como objetivo minimizar el impacto ambiental de las operaciones de TI y su contribución al cambio climático.

Las políticas de adquisición de TI sostenibles pueden ayudar a las organizaciones a priorizar el uso de equipamiento y hardware respetuosos con el medio ambiente (por ejemplo, servidores, sistemas de refrigeración, unidades de estado sólido) con altas calificaciones de eficiencia energética, como las certificaciones Energy Star. Aprovechar los contratos de energía con fuentes de energía renovables , como la solar, la eólica o la hidroeléctrica, también puede reducir significativamente el impacto ambiental de las operaciones de TI y proporcionar ahorros de costos a largo plazo.

A medida que las empresas se enfrentan al cambio tecnológico continuo, la optimización de los costes de TI debe ser un proceso continuo en lugar de una solución única. La clave para gestionar esta complejidad radica en adoptar las herramientas y estrategias adecuadas para lograr un equilibrio entre rentabilidad y rendimiento.