6 estrategias para una gestión eficiente de los costos de TI en 2025

El auge de la transformación digital y la creciente popularidad de la computación en la nube ayuda a las empresas a ofrecer servicios únicos a los clientes en línea y lleva a muchas organizaciones a considerarse empresas de tecnología. Y los presupuestos de tecnología están aumentando en proporción a esta nueva realidad. Se espera que el gasto en TI aumente a 5.74 billones USD en 2025, un aumento del 9.3 % con respecto a 2024. 

Los CEO y CFO están dispuestos a invertir en servicios y tecnología de TI porque entienden y aprecian su importancia para construir un negocio moderno y ofrecer productos y servicios al cliente excepcionales. Pero también se están centrando en la asignación de costos y esperan una mayor disciplina de costos de sus directores de sistemas de información (CIO) y equipos de TI, lo que lleva a los directores de sistemas de información (CIO) a enfrentar una presión cada vez mayor para justificar sus gastos y realizar un seguimiento de los mismos.

La mejor manera de lograr esto es a través de la gestión de costos de TI, el proceso mediante el cual los director de sistemas de información (CIO) y los departamentos de TI proyectan y controlan los costos relacionados con el gasto en Tecnología de su organización.

La gestión de costos de TI ha crecido en importancia porque el control de costos es una prioridad para todas las organizaciones en todas las industrias. En pocas palabras, los líderes de TI no pueden permitirse mayores costos de proyectos que conduzcan a sobrecostos presupuestarios.

Hay varias formas en que el departamento de TI de una organización puede gestionar los costos de manera ineficiente. Podrían construir un centro de datos on premises de última generación, solo para descubrir posteriormente que sus costos se reducirían a la mitad si ejecutaran todo en la nube. O podrían migrar todos sus datos a un proveedor de la nube y descubrir que hubo largos períodos de tiempo en los que solo usaban una fracción de su footprint, pero pagaban por todo. O podían licenciar un costoso software de gestión de proyectos, solo para descubrir que una fracción de los empleados lo estaba usando.

La gestión de costos de TI no es solo una función de reducción de costos, sino que también implica tomar decisiones más inteligentes que pueden aumentar los ingresos y, en última instancia, la rentabilidad. A los director de sistemas de información (CIO) se les asigna cada vez más responsabilidad relacionada con el negocio como los ejecutivos y otros stakeholders se dan cuenta de que la Tecnología es el próximo campo de batalla competitivo.

Los CIO pueden priorizar las inversiones en áreas específicas que impulsarán los ingresos incrementales. Por ejemplo, pasar a una plataforma moderna de gestión de relaciones con los clientes (CRM) desde hojas de cálculo y/o registros descentralizados puede incurrir en un costo inicial, pero puede aumentar la eficiencia e impulsar las ventas.

En última instancia, las organizaciones están impulsando la gestión financiera en toda la organización, y los departamentos de TI harían bien en impulsar la disciplina y la transparencia dentro de sus operaciones para mantenerse al día con el resto de la organización.

Las organizaciones deben tener un enfoque claro y definido de la gestión de costos de TI para garantizar que puedan alcanzar sus objetivos de manera eficiente y, en última instancia, producir los ahorros de costos necesarios:

• Comience con un análisis integral de costos: los departamentos de TI primero deben realizar un punto de referencia para los gastos existentes para saber qué tan eficientes o ineficientes son sus procesos actuales, calcular cuánto gasto innecesario existe e identificar áreas en las que pueden reducir costos o hacer otros ajustes para mejorar la situación de su departamento de TI.
• Establezca objetivos claros: Los directores de sistemas de información (CIO) tienen métricas para analizar su enfoque, al igual que cualquier otra unidad de negocio. La gestión de costos de TI requiere que las organizaciones establezcan objetivos claros y realicen un seguimiento de sus éxitos para garantizar que cumplan sus promesas a los ejecutivos.
• Pronostique con precisión su gasto: Los director de sistemas de información (CIO) ya no pueden sobrevivir dejando que sus iniciativas se escapen de los presupuestos. Esperan que las previsiones presupuestarias de TI contengan costos reales con plazos de entrega realistas y una buena comprensión de cómo el proyecto completado afectará al negocio. Cualquier enfoque moderno de gestión de costos de TI debe incluir una estimación de costos precisa y presupuestos detallados del proyecto que tengan en cuenta cualquier posible variación.
• Identificar los costos totales de propiedad (TCO): cada tecnología de TI requiere un análisis de costos que proporcione una imagen clara de cuánto cuesta su tecnología, analizando los costos operativos de TI, los gastos de capital, la migración, las actualizaciones de servidores, el mantenimiento y otras consideraciones.
• Capacitar o volver a capacitar al personal: existe un costo indirecto para los servicios de TI, ya sea que los empleados de una organización utilicen o no la tecnología que construye o licencia. Las organizaciones deben invertir para ayudar a los empleados a maximizar el valor de esa tecnología; de lo contrario, terminará sin utilizarse y se convertirá en un componente de la deuda tecnológica general de la organización.
• Cambie la cultura organizacional: las operaciones de TI exitosas son una colaboración entre las personas y la tecnología. Las organizaciones que persiguen la gestión de costos de TI con intención también deben mejorar las habilidades de los empleados e influir en la cultura para centrarse en el ahorro de costos e impulsar la eficiencia. Las organizaciones deben alentar a los empleados a identificar el software que está infrautilizado o que no se utiliza en absoluto, ayudar a idear formas de reducir costos o aumentar la eficiencia, y Think en formas de eliminar o evitar la deuda tecnológica antes de que se vuelva demasiado onerosa.

La optimización de costos es una prioridad para cualquier organización. La gestión de costos de TI no es simplemente una función de reducir los servicios existentes, sino también de maximizar su valor. La estrategia y la inversión adecuadas pueden aumentar los ingresos o, como mínimo, retener a los clientes.

1. Optimización de la nube

El gasto en la nube ha aumentado aproximadamente entre un 20 % y un 30 % al año debido a varios factores, como la entrega de migraciones a la nube por encima del presupuesto o las transformaciones de la nube que no lograron impulsar los ahorros de costos previstos.

Los costos de la nube están aumentando por varias razones, incluido el pago de capacidad no utilizada, la falta de visibilidad de sus gastos o el pago de almacenamiento adicional para datos no esenciales. En general, es probable que las organizaciones que se mueven a la nube y luego “lo configuran y se olvidan” estén gastando de más . La gestión de costos de la nube es fundamental para cualquier programa de gestión de costos de TI porque el uso de la nube aumentará con el uso de inteligencia artificial (IA), especialmente IA generativa, que McKinsey estima que podría proporcionar un aumento de USD 2.6 billones a USD 4.4 billones en valor anual. Los costos de nube asociados con la IA generativa aumentarán con el uso, más allá de lo que cueste licenciar modelos y hacer que los humanos gestionen o curar los Resultados.

2. Automatización

Ahora se puede automatizar por completo un número cada vez mayor de servicios de TI, incluido el aprovisionamiento y la configuración de servidores, la gestión de infraestructura y la actualización de software. La automatización minimiza la necesidad de que los trabajadores humanos completen tareas manuales, lo que les permite centrarse en tareas y estrategias de mayor prioridad.

3. Virtualización de servidores y escritorios

La virtualización implica dividir los recursos de una sola computadora (por ejemplo, procesadores, memoria y almacenamiento) en varias máquinas virtuales (VM). La virtualización ahorra dinero al proporcionar un uso de recursos más eficiente. Antes de la virtualización, cada servidor de aplicaciones tenía su propia CPU correspondiente, lo que en última instancia daría lugar a que varios servidores no funcionaran a plena capacidad. La virtualización permite a las organizaciones hacer coincidir las aplicaciones con su propia máquina virtual y sistema operativo en una computadora física.

4. Evaluación de licencias de software

El auge del mercado de software como servicio (SaaS) significa que las organizaciones pueden licenciar cada vez más tecnología de proveedores externos para reducir sus costos internos de servicios de TI. Sin embargo, las organizaciones pueden acumular suscripciones innecesarias o no utilizadas con el tiempo, a veces pagando por un servicio que ya no utilizan. Cualquier estrategia integral de gestión de costos de TI incluye que los profesionales de TI reevalúen constantemente las licencias para garantizar que las organizaciones solo paguen por las soluciones que utilizan y que producen valor por encima de su costo.

5. Ciclo de vida de TI y gestión de activos

Aumentar el ciclo de vida del software y otros servicios de TI maximiza el tiempo que la organización puede usar esos servicios. Las organizaciones necesitan visibilidad en tiempo real de sus servicios y deben evaluar constantemente cada parte de sus sistemas de TI para comprender cada componente de su infraestructura, cómo funciona y cuándo necesita mantenimiento o reemplazo.

6. Actualice a la nueva tecnología

Comprar o licenciar nueva tecnología puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero, por paradójico que parezca inicialmente. La tecnología antigua a menudo incurre en deuda técnica, lo que está creando gastos que tendrán un costo en el futuro al tomar decisiones poco óptimas hoy. Ejemplos de deuda técnica incluyen ingeniería con valores codificados, un parche temporal en lugar de arreglar la causa principal o seleccionar una plataforma menos costosa que no proporciona todos los servicios necesarios. Con el tiempo, todos crearán costos de mantenimiento adicionales, incluso si esos costos se difieren hoy.

Invertir en nueva tecnología, aunque incurre en un costo inmediato, puede ayudar a una organización a lograr una mayor eficiencia, crear más fácilmente nuevas soluciones para los clientes y evitar costosas violaciones de seguridad, aumentando así los ingresos y reduciendo los costos a largo plazo.

Las funciones de los directores de sistemas de información (CIO) son cada vez más importantes dentro de las organizaciones y se espera que tengan una influencia positiva en los resultados finales. Por lo tanto, la gestión de costos de TI debe ser un componente fundamental de su competencia para que puedan manejar exactamente cómo TI está aumentando los ingresos mientras mantiene los costos a raya. Los director de sistemas de información (CIO) que realicen un seguimiento, analicen y comuniquen de forma proactiva y sistemática el estado financiero de sus departamentos serán tratados como socios valiosos e iguales en los altos ejecutivos e influirán positivamente en su organización, que sin duda depende más que nunca de la Tecnología en su historia.