¿Qué es la gestión de activos de software (SAM)?

La gestión de activos de software (SAM) es un conjunto de prácticas para planear, gestionar y optimizar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida.

La SAM adopta un enfoque estratégico para la compra, despliegue, mantenimiento, uso y eliminación de las aplicaciones de software de una organización. Implica auditorías de software, gestión de inventario, cumplimiento de licencias y otras actividades. Como parte de una estrategia de TI eficaz, la SAM ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones, reducir el desperdicio y los costos, limitar el riesgo y maximizar el valor de sus inversiones en software.

La SAM comenzó a tomar forma a fines de la década de 1980, cuando las organizaciones comenzaron a implementar software para uso empresarial en mayor número. Con el tiempo, pasó del cumplimiento básico de las licencias a la gestión del ciclo de vida completo del software. La SAM avanzó aún más a principios de la década de 2000, ya que la introducción del software como servicio (SaaS) y la computación en la nube presentaron nuevos desafíos.

Hoy en día, los administradores de activos de software y otros están adaptando su enfoque a la SAM. Ahora deben dar cuenta de un ecosistema tecnológico más complejo que incluye inteligencia artificial (IA), herramientas de automatización y software colaborativo de código abierto.

La gestión de activos de software brinda a las organizaciones una mejor visibilidad de sus activos de software y ayuda a garantizar que se utilicen de manera eficiente, eficaz y responsable.

Las organizaciones dependen cada vez más del software para impulsar sus operaciones. Pero, ¿usan realmente todas las aplicaciones? ¿Y están utilizando las aplicaciones de forma eficiente y con todo su potencial? Sin una gestión adecuada, las empresas carecen de transparencia sobre qué activos de software tienen y cómo se están implementando en la empresa. Acaban gastando más de la cuenta en aplicaciones y pueden llegar a ser vulnerables a auditorías y sanciones si se hace un mal uso del software.

Con una estrategia de SAM, las organizaciones pueden descubrir licencias de software no utilizadas o infrautilizadas. Este descubrimiento permite a la organización optimizar las compras y asegurar el ahorro de costos. La SAM también respalda la toma de decisiones informadas sobre nuevas inversiones y relaciones con proveedores de software. Según Gartner, la integración de la SAM y las operaciones financieras (FinOps) eficaces en una función de gobernanza central podría reducir el desperdicio financiero de las inversiones en software y en la nube en un 60 % para 2026.¹

Las soluciones de SAM también pueden ayudar a las organizaciones a evitar problemas legales y multas. Por ejemplo, las prácticas de SAM pueden ayudar a garantizar que las organizaciones se mantengan en línea con los términos de los acuerdos de licencia de software, lo que les ayuda a evitar las consecuencias negativas del incumplimiento.

Las principales características de un programa de SAM eficaz incluyen:

• Inventario de software
• Monitoreo de uso
• Gestión de licencias
• Procesos de adquisición
• Auditorías de software
• Gestión del ciclo de vida

Las prácticas de inventario de software implican el seguimiento y la organización sistemática de los activos de software de una organización. Estas actividades se centran en identificar todo el software instalado, incluidas las aplicaciones locales, basadas en la nube y de software como servicio (SaaS).

Las organizaciones pueden usar herramientas automatizadas como parte de un proceso de descubrimiento para buscar software instalado en dispositivos, desde servidores hasta computadoras de escritorio, computadoras portátiles y dispositivos móviles. Una base de datos de inventario centralizada podría rastrear detalles, como fechas de instalación de software, versiones y licencias. Este seguimiento centralizado permite una mejor comprensión de los derechos de software, o el software que la empresa posee o se le permite usar.

El monitoreo de uso implica rastrear cómo se usa el software en toda una organización. Los datos se recopilan a través de herramientas que monitorean las métricas de actividad del software, como la frecuencia de uso, la duración del uso y los patrones generales de acceso. Estos datos permiten a las organizaciones identificar software infrautilizado o redundante y eliminar costos de software innecesarios. Para las soluciones SaaS y basadas en la nube, la SAM tiene como objetivo monitorear las métricas de consumo, como los usuarios activos o el almacenamiento de datos, para optimizar los planes de suscripción.

La gestión de licencias implica garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y optimizar el uso de las licencias. Las organizaciones deben verificar periódicamente que el uso del software cumpla con los términos de la licencia, evitando el uso excesivo de licencias o las instalaciones no autorizadas (licencias insuficientes). Las prácticas de SAM analizan todos los derechos de software e incluyen el seguimiento de los tipos de licencia (como licencias perpetuas frente a suscripciones) y el monitoreo del cumplimiento de los acuerdos con los proveedores.

Luego, las organizaciones pueden optimizar las licencias, reasignando o eliminando las licencias no utilizadas y consolidando las licencias relacionadas cuando sea posible. También pueden automatizar las renovaciones cuando corresponda para ayudar a evitar interrupciones en el acceso o el servicio.

Los procesos de adquisición de software agilizan las compras y renovaciones de software. Al centralizar los esfuerzos de adquisición, las organizaciones pueden ayudar a controlar los costos y evitar compras redundantes. También pueden implementar procesos de aprobación de las adquisiciones de software para garantizar la alineación con el presupuesto y los objetivos.

Estos esfuerzos pueden ayudar a construir relaciones más sólidas con los proveedores y agilizar la gestión de contratos. También pueden ayudar a prevenir la propagación interna de TI en la sombra, o productos de software que utilizan los empleados sin el conocimiento o supervisión de la empresa.

Las auditorías periódicas de software permiten a las organizaciones examinar de forma proactiva su inventario general de software, las licencias y el cumplimiento de los acuerdos con los proveedores. El proceso de auditoría puede incluir la verificación cruzada del software instalado en los dispositivos de la empresa con un inventario centralizado. De esta manera, los auditores pueden identificar aplicaciones no autorizadas u obsoletas.

Reevaluar periódicamente el uso y confirmar el cumplimiento de las licencias es una forma clave de anticiparse a posibles riesgos y garantizar la rentabilidad. Mantener las redes de software preparadas para las auditorías facilita la gestión de las consultas y comentarios a medida que surgen.

La gestión del ciclo de vida ayuda a garantizar un uso óptimo del software y el cumplimiento desde la adquisición hasta el retiro. Este proceso incluye la adquisición del software adecuado para las necesidades comerciales al mejor precio posible de los proveedores preferidos. También incluye garantizar la instalación y configuración autorizadas en los dispositivos necesarios y programar actualizaciones, parches y mantenimiento periódicos.

Cuando el software llega al fin de la vida útil, las prácticas de SAM ayudan a retirarlo sin problemas eliminando instalaciones, finalizando licencias y garantizando la eliminación segura de datos. Varias herramientas de SAM pueden automatizar el seguimiento del despliegue del software y la generación de informes a lo largo del ciclo de vida del software para lograr una mejor transparencia y control de los activos.

Varias herramientas y tecnologías de gestión de activos de software pueden hacer que la implementación y gestión de los procesos de SAM sean más eficientes y precisas. Estas tecnologías incluyen:

• Herramientas de inventario de software: las organizaciones pueden emplear herramientas de inventario de software y herramientas de descubrimiento para escanear e identificar automáticamente el software instalado en los dispositivos, creando un inventario centralizado.
  
  
• Sistemas de gestión de licencias: estos sistemas centralizados ayudan con la gestión de licencias de software, incluidos los derechos de uso y las renovaciones. Ayudan a garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.
  
  
• Herramientas de medición de software: estas herramientas monitorean y miden el uso del software, y pueden ofrecer insights valiosos sobre el uso. Pueden integrarse con datos en tiempo real o utilizarse para identificar patrones a largo plazo a lo largo del tiempo.
  
  
• Programas de gestión de servicios de TI (ITSM ): estas soluciones de gestión de servicios de TI más completas integran hardware, software y activos en la nube para una gestión más amplia del flujo de trabajo. Proporcionan gestión de servicios empresariales de activos y procesos de TI y tecnología operativa (OT).

Las empresas pueden utilizar la inteligencia artificial (IA) en la SAM para mejorar la toma de decisiones y optimizar el uso y los gastos de software. Las herramientas impulsadas por IA pueden detectar y categorizar activos de software en todas las redes, lo que reduce la necesidad de seguimiento manual y facilita el mantenimiento de un inventario completo. Los analytics impulsados por IA pueden proporcionar insights sobre los patrones de uso del software, ayudando a las organizaciones a identificar licencias infrautilizadas y oportunidades de ahorro de costos. Y los análisis predictivos ayudan a las herramientas de IA a anticipar las necesidades futuras de software basadas en datos históricos y en tiempo real.

Quizás la mayor fortaleza de la IA para las prácticas de SAM es la automatización. La tecnología se puede utilizar para automatizar tareas rutinarias, como el seguimiento de licencias y las comprobaciones de cumplimiento, liberando recursos para actividades más estratégicas y evitando errores humanos en el camino.

Diversos organismos del sector, como la International Organization for Standardization (ISO) y la International Association of IT Asset Managers (IAITAM), establecen las normas y mejores prácticas de la SAM. Estas organizaciones ofrecen directrices para implementar programas eficaces de SAM y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. La Information Technology Infrastructure Library (ITIL) es un conjunto de mejores prácticas para la gestión de servicios de TI, que incluye orientaciones sobre los procesos de SAM.

La SAM es solo un elemento en la gestión general de las operaciones de tecnología de la información. Es un subconjunto de la gestión de activos de TI (ITAM).

La ITAM es el seguimiento y la gestión de extremo a extremo de todos los activos de TI. Se puede dividir en: 

• Gestión de activos de software (SAM), que se centra específicamente en los activos de software.
• Gestión de activos de hardware (HAM), que se centra en los activos de hardware, como computadoras, dispositivos móviles y servidores.