¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

ITAM implica el uso de datos financieros, contractuales y de inventario para rastrear y tomar decisiones estratégicas sobre los activos de TI. El objetivo principal es garantizar que los recursos de TI se utilicen de manera eficiente y eficaz. ITAM también ayuda a optimizar los costos al reducir la cantidad total de los activos en uso y extender la vida útil de esos activos, evitando costosas actualizaciones. Una parte importante de ITAM es comprender el costo total de propiedad y encontrar formas de optimizar el uso de los activos.

Un activo de tecnologías de la información (TI) es cualquier elemento de información o datos, software o hardware que una organización utiliza en el curso de sus operaciones comerciales. Los activos de hardware incluyen equipos informáticos físicos como servidores físicos en centros de datos, computadoras de escritorio, dispositivos móviles, computadoras portátiles, teclados e impresoras. Por otro lado, los activos de software incluyen aplicaciones para las que normalmente se emiten licencias por usuario o máquina, así como sistemas de software y bases de datos creadas utilizando recursos de código abierto. Los activos de software también incluyen activos basados en la nube, como las aplicaciones de software como servicio (SaaS).

El proceso de gestión de activos de TI (ITAM) suele implicar los siguientes pasos:

1. Identificación de activos: el primer paso en la gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Esto permite una fácil identificación y garantiza que los activos redundantes estén optimizados para una mayor eficiencia.
   
   
2. Seguimiento: este implica utilizar una herramienta o un sistema ITAM para monitorear continuamente los activos de TI. La información recopilada para el seguimiento de cada activo incluye datos financieros (costos de activos), contractuales (garantías, licencias y acuerdos de nivel de servicio (SLA)) y de inventario (ubicación y condición de activos físicos).
   
   
3. Mantenimiento: los activos de TI se mantienen de acuerdo con su etapa del ciclo de vida. El mantenimiento implica la reparación, actualización y reemplazo de activos. Todas las actividades de mantenimiento realizadas en un activo de TI se registran como parte del proceso ITAM para que los datos puedan utilizarse para evaluar el rendimiento del activo.

Cada activo de TI tiene un ciclo de vida finito. La gestión de activos de TI (ITAM) consiste en gestionar el ciclo de vida de un activo para garantizar la máxima productividad. Aunque cada organización puede definir etapas únicas del ciclo de vida, el ciclo de vida de los activos de TI suele incluir las siguientes etapas:

1. Planificación: esta implica tomar decisiones sobre los activos que necesita una organización, su uso previsto y cómo adquirirlos. Las organizaciones también consideran alternativas competitivas y llevan a cabo análisis de costo-beneficio y TCO (costo total de propiedad) de todas las opciones posibles mientras planifican la adquisición de activos.
   
   
2. Adquisición/Compra: los activos pueden adquirirse mediante compra (incluido el software como servicio), construcción, licencia o arrendamiento.
   
   
3. Despliegue: el despliegue de activos puede implicar la instalación, la integración con otras herramientas, la concesión de permisos de acceso a los usuarios y la prestación de asistencia técnica
   
   
4. Mantenimiento: una vez desplegados los activos, hay que prever su mantenimiento, actualización y reparación periódicos para optimizar su uso y maximizar su valor. Esto prolongará su vida útil, minimizará los costos y mitigará los riesgos.
   
   
5. Retiro: un activo se retira cuando se deprecia y el mantenimiento ya no es factible. Es decir, un activo de TI alcanza el final de su ciclo de vida cuando el mantenimiento se vuelve más frecuente y la organización gasta más recursos que antes. Una organización también puede decidir retirar un activo si hay mejores alternativas en el mercado. La retirada de activos implica deshacerse de los activos antiguos, actualizar la información sobre los activos, rescindir los contratos de asistencia y licencia y elaborar planes de transición a nuevos activos.

La gestión eficiente de activos (ITAM) puede ayudar a una organización a tomar mejores decisiones comerciales. Algunos de los beneficios clave incluyen los siguientes:

• Base de datos/inventario de activos centralizados: los activos son difíciles de gestionar cuando se rastrean en diferentes lugares. La inexactitud y el desorden pueden aparecer, lo que genera ineficiencia y malas decisiones comerciales. Contar con una única fuente de información veraz facilita el seguimiento de los activos y lo hace más eficiente. La organización puede ver en un solo lugar qué activos se deben desechar, actualizar o optimizar para lograr la máxima productividad.
  
  
• Uso optimizado de activos: la gestión de activos conduce a un uso eficiente de los recursos, mitiga el riesgo, minimiza el desperdicio y reduce los costos. Al establecer un proceso ITAM, una organización obtiene datos en tiempo real sobre el estado de todos sus activos y puede tomar decisiones informadas sobre el uso de activos.
  
  
• Cumplimiento de licencias de software: las organizaciones que otorgan licencias de software de terceros a menudo deben someterse a auditorías de software por parte de proveedores de software que quieren asegurarse de que estas organizaciones cumplan con los términos y condiciones de la licencia. El incumplimiento de estos acuerdos puede dar lugar a multas importantes. Por lo tanto, las organizaciones utilizan el software ITAM para supervisar automáticamente todo el software instalado en todos los equipos de sus redes y asegurarse de que cumplen con los acuerdos de licencia pertinentes.
  
  
• Toma de decisiones informada: los datos de ITAM ayudan con la evaluación de compras y despliegues anteriores, que luego informan las acciones posteriores. ITAM puede mejorar la compra de activos de TI y los procesos comerciales.

A medida que crecen los activos de TI de una organización, gestionarlos mediante sistemas manuales, en papel o en hojas de cálculo se vuelve engorroso. El software de gestión de activos de TI (ITAM) es una aplicación centralizada utilizada para la gestión y el seguimiento del ciclo de vida de los activos.

• Propósito: una organización debe tener una idea clara de por qué necesita el software ITAM y los objetivos que espera lograr al digitalizar su gestión de activos. Si es posible, la dirección debería organizar reuniones con todos los departamentos de TI pertinentes para recabar sus opiniones.
  
  
• Costo: cuando una organización ha identificado paquetes de software que cumplen con sus objetivos y expectativas, el siguiente paso es comparar los precios con su presupuesto. Comprender lo que cada paquete ofrece y no ofrece al precio puede ser útil. Considere aprovechar un período de prueba gratuito antes de decidirse a comprar.
  
  
• Soporte técnico: las organizaciones deben elegir un proveedor de software que ofrezca soporte técnico siempre que sea necesario. Este soporte puede venir en forma de una plataforma de autoservicio, una comunidad en línea de usuarios, chat en la aplicación o web con un bot, soporte telefónico o chat con un asistente de atención al cliente en las redes sociales.
  
  
• Comentarios y calificaciones: leer comentarios de usuarios actuales y anteriores de un paquete de software en sitios de terceros (por ejemplo, almacenar y agencias de calificación de software) puede ayudar a una organización a tomar una buena decisión.

Mientras que la gestión de activos de TI consiste en gestionar los activos a lo largo de sus ciclos de vida, a gestión de servicios de TI (ITSM) consiste en gestionar y prestar servicios de TI.

La gestión de servicios de TI es el proceso de gestión de servicios de TI en una organización. Incluye muchos componentes, desde la planificación e implementación de servicios de TI hasta el monitoreo y auditoría de ellos para asegurarse de que se ejecutan sin problemas y de manera eficiente. Los servicios de TI incluyen help desk y mesa de servicio (por ejemplo, guiar a un usuario para cambiar su contraseña o capacidades de autoservicio) y procedimientos de gestión de cambios, que implican un manejo eficiente de los cambios en la infraestructura de TI.

El objetivo de la gestión de servicios de TI es proporcionar servicios de TI confiables y de alta calidad que satisfagan las necesidades de la empresa y sus usuarios finales, incluidos clientes, empleados y socios comerciales. ITSM tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario y la calidad del servicio.

La biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) se considera el mejor enfoque para ofrecer ITSM. Es una biblioteca que proporciona las mejores prácticas y la infraestructura para una ITSM eficiente. La versión más reciente de ITIL, ITIL 4, consta de cinco volúmenes, que son los siguientes: Estrategia del servicio, diseño del servicio, transición del servicio, funcionamiento del servicio y mejora continua del servicio. En ellos se detallan 34 prácticas de ITSM.

En cierto modo, ITSM abarca ITAM. La gestión de activos y configuración se encuentra entre los muchos procesos ITSM, y una CMDB (que es la herramienta dedicada a este proceso) es un depósito centralizado de los activos de TI de una organización y las relaciones entre ellos.