워크플로 엔진이란 무엇인가요?

워크플로는 직원과 기업이 업무를 완료하는 메커니즘으로, 지속 가능한 비즈니스 관행과 지속적인 성장에 필수적인 요소입니다. 워크플로는 반복적인 프로세스와 작업을 관리하고 라우팅하여 한 단계에서 다음 단계로 넘어갈 수 있는 시스템을 제공합니다. 또한 워크플로 엔진은 특정 비즈니스 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 일련의 작업을 포함하는 워크플로를 정의, 실행 및 모니터링할 수 있는 프레임워크를 제공합니다.

워크플로 엔진은 Business Process Manager 및 팀원들이 동시 비즈니스 워크플로에 연결된 수많은 작업을 보다 쉽게 관리할 수 있도록 도와줍니다. 워크플로 엔진을 사용하면 일반적으로 미리 설정된 시간과 마감일에 따라 작업과 프로세스가 시작되고 해결됩니다. 사람이 주도하는 작업의 경우, 한 작업이 완료되면 다른 작업이 시작됩니다. 그리고 네트워크 서버 유지 관리와 같은 소프트웨어 주도 작업의 경우 워크플로 엔진은 설정된 기한에 따라 또는 시간 제한 응답을 통해 작업 관리를 자동화할 수 있습니다.

업무 자동화 외에도 워크플로 엔진은 비즈니스 프로세스를 가장 효율적인 다음 단계로 자동 안내하여 기업이 지루한 의사 결정 과정에서 사람의 개입을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

오늘날의 워크플로 엔진은 기업이 기술 세트, 가용성 및 기존 워크로드에 따라 인적, 물류 및 기술 리소스를 포함한 리소스를 작업에 동적으로 할당할 수 있도록 지원합니다. 복잡한 비즈니스 프로세스에 맞춰 조정할 수 있는 보다 유연하고 확장 가능한 솔루션을 만들기 위해 마이크로서비스 아키텍처로 구축되는 경우가 많습니다.

워크플로 엔진 소프트웨어는 그래픽 인터페이스 또는 비즈니스 프로세스 모델링 표기법(BPMN)과 같은 프로세스 정의 언어를 사용하여 각 워크플로에 다이어그램 구조를 적용합니다. 그런 다음 할당된 구조에 따라 작업 순서, 의사 결정 지점, 타임라인 및 데이터 흐름을 지정합니다.

엔진이 다른 시스템과 통합되어야 하는 경우 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스를 사용하여 데이터 교환을 용이하게 하고, 외부 워크플로 작업을 트리거하며, 시스템 간 통신을 위한 메시지 대기열을 유지할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 전자 상거래 사이트에서 '지금 구매, 나중에 결제' 서비스를 사용하여 결제하면 워크플로 API가 결제 서비스로 연결하여 결제를 처리한 다음 주문 확인을 위해 소매업체의 웹사이트로 다시 라우팅합니다.

워크플로가 진행되는 동안 엔진은 다른 작업으로의 전환을 트리거하는 워크플로 이벤트에 응답합니다. 고객 서비스 담당자가 서비스 통화를 마치면 자동화 엔진이 고객 만족도 설문조사를 발송하고 적절한 경우 관리팀에 문제를 에스컬레이션합니다.

워크플로 엔진에는 모니터링, 로깅 및 시각화 기능도 포함되어 있습니다. 이러한 기능을 통해 프로세스 관리자는 각 워크플로의 현재 상태(보류 중인 작업 및 완료된 작업 포함)와 모든 시스템, 이벤트 및 작업에 대한 자세한 기록을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

워크플로 엔진은 워크플로를 조율하기 위한 비즈니스 로직과 실행 가능한 Business Rules를 저장하고, 특정 워크플로를 구성하는 트리거, 작업 및 이벤트를 자동화합니다. 예를 들어, 작가가 회사의 리뷰 플랫폼에 기사를 제출한다고 가정해 보겠습니다.

워크플로 엔진은 제출 서류를 완료된 작업으로 간주하고 사전 정의된 스크립트 및 통합을 사용하여 제출 서류를 검토를 위해 적절한 편집자에게 전달합니다. 동시에 이 소프트웨어는 프로젝트 관리자, 편집 팀 및 Business Process Manager를 포함한 모든 이해관계자에게 이메일 또는 플랫폼 기반 알림을 보내 제출에 대해 알립니다.

편집자는 기사 검토를 완료하면 편집된 문서를 검토 플랫폼에 제출합니다. 그러면 워크플로 엔진이 이를 다시 작성자에게 전송하고 필요한 알림을 보냅니다. 이러한 프로세스는 기사가 게시될 준비가 될 때까지 모든 편집 과정에서 계속됩니다.

편집자는 회사의 콘텐츠 관리 시스템(CMS)을 사용하여 최종 초안을 게시하여 독자에게 공개합니다. 워크플로 엔진은 다시 한 번 해당 당사자에게 알림을 보내 프로세스가 완료되었음을 알립니다.

또한 엔진은 발행물 알림을 구독하는 모든 독자에게 알림을 보내도록 CMS를 트리거합니다. 모든 작업이 완료되고 각 조건이 충족되면 워크플로 엔진 소프트웨어는 편집 및 출판 워크플로 결과를 기록하고 워크플로를 보관합니다.

고급 워크플로 엔진 소프트웨어는 기업이 워크플로 및 자동화를 간소화하는 데 도움이 되는 다음과 같은 다양한 기능을 제공합니다.

워크플로 엔진 소프트웨어에는 하이브리드 및 완전 자동화된 워크플로를 위한 프로세스 자동화 기능이 포함되어 있습니다. 작업을 자동으로 완료하거나 작업 완료 및 기타 개입을 위해 프로세스 관리자 및 팀 구성원에게 알림을 보낼 수 있습니다.

API는 서비스 간 및 워크플로 전반의 커뮤니케이션을 용이하게 합니다. 워크플로 엔진은 종종 REST API를 사용하는데, 이는 유연하고 가벼우며 마이크로서비스 아키텍처에서 구성 요소 통합을 간소화할 수 있습니다. API를 사용하면 워크플로 엔진이 기존 클라우드 서비스 및 플랫폼과 원활하게 통합되어 엔진 도입이 간소화되고 개발자가 새로운 워크플로를 더 빠르게 배포할 수 있습니다.

로우코드와 노코드 방식을 통해 개발자는 미리 정의된 블록과 템플릿을 사용하여 워크플로를 구축할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 광범위한 코딩의 필요성을 줄이고 비기술적인 팀원들이 워크플로를 더 쉽게 관리할 수 있도록 도와줍니다. 워크플로 엔진은 시각적 사용자 인터페이스도 제공하여 팀이 비즈니스 워크플로를 더 쉽게 반복하고 디버깅할 수 있도록 도와줍니다.

많은 워크플로 엔진은 모든 클라우드 인프라에서 작동할 수 있으므로 공급업체 종속을 방지하고 하이브리드 및 멀티 클라우드 환경과 원활하게 통합할 수 있습니다.  

워크플로는 자주 수정하고 개선해야 합니다. 여러 워크플로가 동시에 실행되면 팀과 프로세스 관리자가 변경 사항을 따라잡기 어려울 수 있습니다. 워크플로 엔진은 각 워크플로 반복을 추적하고 사용자가 필요에 따라 다른 버전의 워크플로를 실행할 수 있도록 하는 버전 제어 기능을 제공합니다.

직원 온보딩 및 고객 관계 관리(CRM) 워크플로와 같은 일부 워크플로는 장기간에 걸쳐 지속적으로 또는 주기적으로 실행되어야 합니다. 선도적인 워크플로 엔진에는 스케줄링 툴과 "워크플로 시작" 기능이 포함되어 있어 개발자가 필요할 때 워크플로를 자동화하고 반복적으로 실행할 수 있습니다.

개발자 친화적인 최신 워크플로 엔진은 JSON(JavaScript Object Notation)을 지원하는 오픈 소스 소프트웨어 개발 키트(SDK)를 통해 팀이 단순하고 복잡한 워크플로를 모두 구축할 수 있도록 도와줍니다. 또한 SDK는 다양한 런타임 및 프로그래밍 언어(예: Java, JavaScript 및 Python)를 지원합니다. 코드형 워크플로는 비즈니스 워크플로가 일관되게 실행되고 팀이 이를 쉽게 테스트, 재사용 및 추적할 수 있도록 지원합니다.

워크플로 엔진 소프트웨어는 워크플로와 앱 복원력을 개선하는 기본 오류 처리 툴을 제공합니다. 소프트웨어에는 일반적으로 다시 시도 지원이 내장되어 있어 작업과 워크플로가 네트워크 운영을 중단하지 않고 시간 초과, 속도 제한 및 장애를 처리할 수 있습니다.

마이크로서비스, Docker 컨테이너, Kubernetes 클러스터 및 서버리스 기능 전반에서 상태를 유지할 수 있는 워크플로를 구축하는 것은 복잡한 작업입니다. 워크플로 엔진은 작업과 워크플로가 네트워크를 통과하는 방법을 지시하는 시퀀싱 기능을 통해 프로세스를 단순화하여 원활한 워크플로 실행 및 서비스 상호 작용을 가능하게 합니다.

워크플로 엔진 소프트웨어의 발전으로 그 적용 범위가 크게 확장되었습니다. 

사물인터넷(IoT) 디바이스를 사용하면 워크플로 엔진이 기기 센서와 연결하여 실시간으로 원시 데이터를 수집, 집계 및 전처리한 다음 처리된 데이터를 기반으로 워크플로를 트리거할 수 있습니다. IoT 디바이스는 특정 조건(예: 온도 임계값 및 동작 감지)에 따라 이벤트를 생성하는 경향이 있습니다. 디바이스가 임계값에 도달하면 워크플로 엔진은 온도를 낮추거나 알람을 울리는 등의 방법으로 임계값 이벤트를 해결하기 위해 반응형 워크플로를 시작할 수 있습니다.

워크플로 엔진은 또한 복잡한 이벤트 처리(CEP)를 사용하여 여러 Event Streams에서 패턴과 상관관계를 감지할 수 있으므로 보다 정교한 자동화와 대상에 맞는 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

기업이 클라우드 네이티브 기술과 디지털 혁신 이니셔티브를 계속 채택함에 따라 클라우드 기반 워크플로 엔진은 워크플로 자동화 및 관리에 점점 더 중요해지고 있습니다. 클라우드 기반 워크플로 엔진을 통해 기업은 상당한 인프라 투자 없이 컴퓨팅 요구 사항에 따라 리소스를 동적으로 조정, 할당, 확장할 수 있습니다.

클라우드 기반 솔루션은 어디서나 워크플로에 액세스할 수 있도록 보장하여, 원격 및 하이브리드 근무 모델에서 특히 중요하며, 팀 구성원이 지리적 위치에 관계없이 지속적으로 협업할 수 있도록 지원합니다.

인공 지능(AI)과 머신 러닝(ML) 기술도 워크플로 엔진 소프트웨어에 큰 영향을 미쳤습니다. AI 기반 엔진은 결과를 예측하고, 변화하는 비즈니스 환경에 적응하며, 지능형 자동화를 구현할 수 있습니다.

예를 들어 워크플로 엔진은 AI 툴을 사용하여 문서에서 컨텍스트 정보를 추출하여 승인 또는 다음 단계의 실행을 위해 적절한 수신자에게 라우팅할 수 있습니다. 지능형 워크플로 엔진은 이전 프로세스 인스턴스의 데이터를 사용하여 향후 워크플로 인스턴스를 최적화할 수도 있습니다. ML 알고리즘은 방대한 양의 과거 워크플로 데이터를 분석하여 트렌드와 성능 병목 현상을 파악하고 워크플로 프로세스 개선을 제안할 수 있습니다.

또한, 첨단 워크플로 엔진 소프트웨어는 전체 프로세스를 자동화하고 워크플로 엔진을 다른 자동화 툴(예: 규칙 엔진, 로보틱 프로세스 자동화(RPA), 지능형 문서 처리 등)과 통합하는 하이퍼오토메이션을 가능하게 합니다. 기업은 엔드투엔드 자동화를 통해 비즈니스 운영을 간소화하고 워크플로 수명 주기 전반에 걸쳐 사람의 개입을 최소화하는 일관된 워크플로 에코시스템을 구축할 수 있습니다.

• 운영 효율성 향상. 워크플로 엔진은 반복적인 작업을 자동화하고 인적 오류를 최소화하며 작업 완료 및 워크플로 프로세스를 가속화하여 비즈니스 프로세스를 간소화합니다.

• 사전 예방적 문제 관리. 워크플로 엔진은 조직이 워크플로의 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 되는 실시간 분석을 제공하여 문제를 빠르게 감지하고 해결할 수 있도록 지원합니다.

• 사용자 경험 개선. 최신 워크플로 엔진은 사용자 경험을 우선시하여 워크플로 관리를 간소화하고 신규 비즈니스 사용자의 학습 곡선을 줄여주는 깔끔하고 직관적인 인터페이스를 제공합니다.

• 확장성 간소화. 워크플로 엔진을 사용하면 조직은 리소스 요구 사항을 비례적으로 늘리지 않고도 복잡성과 작업량의 증가를 수용하도록 워크플로를 확장할 수 있습니다.

• 보안성 향상. 오늘날의 워크플로에서는 민감한 데이터를 처리하는 경우가 많으므로 강력한 보안 조치가 무엇보다 중요합니다. 선도적인 워크플로 엔진은 고급 암호화, 인증 및 액세스 제어 메커니즘을 통합하여 데이터 무결성과 개인정보 보호를 유지합니다.

• 더 높은 가치의 업무 지원. 워크플로 시스템은 워크플로 엔진을 기반으로 작동하며, 효과적인 비즈니스 프로세스 관리(BPM)에 필수적입니다. 소프트웨어, 하드웨어, 사람 간의 워크플로 오케스트레이션 작업 전반에 걸쳐 워크플로 엔진은 자동화를 통해 낮은 가치의 업무를 처리하고, 직원들이 더 높은 가치의 혁신에 집중할 수 있도록 합니다.

독점 및 오픈 소스 워크플로 엔진 소프트웨어는 기업이 다양한 산업과 부서에서 비즈니스 프로세스를 자동화하고 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 인적 자원: 인사 부서에서 워크플로 엔진을 사용할 수 있는 한 가지 방법은 직원의 휴가 요청을 관리하는 것입니다. 워크플로에서는 제출을 수동으로 처리하는 대신 휴가 요청을 관리자에게 전달하여 승인을 받고, 휴가 및 병가 잔량을 추적하며, 직원에게 요청 상태를 알릴 수 있습니다.

• IT 및 운영: IT 부서에서는 워크플로 엔진을 사용하여 인시던트 대응 및 변경 관리를 수행할 수 있습니다. 예를 들어 시스템 중단이 발생하면 워크플로가 자동으로 IT 지원팀에 알림을 보내고, 심각도에 따라 문제를 에스컬레이션하며, 해결 노력을 추적할 수 있습니다. 또한 개발자는 워크플로 엔진을 사용하여 데이터 처리 및 변경 관리를 자동화함으로써 아키텍처의 모든 변경 사항을 문서화, 사후 검토 및 승인할 수 있습니다.

• 공급망 관리: 워크플로 엔진은 기업이 복잡한 공급망 프로세스를 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 주문 처리, 재고 확인 및 배송 알림을 자동화하여 주문 처리를 간소화할 수 있습니다. 재고 수준이 설정된 임계값 아래로 떨어지면 워크플로에서 자동으로 공급품을 재주문하여 재고가 너무 부족하지 않도록 할 수 있습니다.

• 의료: 의료 시설에서는 워크플로 엔진을 통해 환자 관리 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 조직은 진료 예약을 자동화하여 행정 업무 부담을 줄이고, 환자에게 알림을 발송하며, 취소 및 재예약을 관리하고, 환자 기록이 적절히 업데이트되도록 할 수 있습니다. 또한, 자동화된 워크플로를 활용해 보험 청구를 검증하고 필요한 문서를 확인함으로써 보험 청구 처리도 간소화할 수 있습니다.