비즈니스 프로세스 관리(BPM)란 무엇인가요?

업무 및 프로젝트 관리와 혼동되기도 하지만 비즈니스 프로세스 관리 범위는 이러한 인접 주제보다 더 광범위합니다. 업무 관리는 개별 업무에 중점을 두는 반면 BPM은 전체 엔드투엔드 프로세스를 관찰합니다. 프로젝트 관리는 일회성 업무 범위를 의미하는 반면 BPM은 특히 반복 가능한 프로세스에 중점을 둡니다.

지속적인 프로세스 리엔지니어링을 통해 조직은 전체 워크플로를 간소화하여 효율성을 높이고 비용을 절감할 수 있습니다. 이 개념은 새로운 것이 아닙니다. 식스 시그마(Six Sigma)와 린(Lean) 원칙은 BPM 방법론의 예입니다.

비즈니스 프로세스 관리 제품군은 고급 분석, 활동 모니터링 및 의사 결정 관리 기능을 통합하여 인력, 시스템, 정보 및 자료를 조율하여 비즈니스 성과를 달성할 수 있습니다. 그 결과 디지털 혁신 전략 가속화에 특히 도움이 되어 왔습니다.

비즈니스 프로세스 관리에는 통합 중심, 인간 중심 및 문서 중심이라는 세 가지 주요 유형이 있습니다.

• 통합 중심 BPM: 이 유형의 BPM은 사람의 개입이 많이 필요하지 않은 프로세스에 중점을 둡니다. 이러한 프로세스는 인적 자원 관리(HRM) 또는 고객 관계 관리(CRM)와 같은 시스템 전반에서 데이터를 통합하는 API와 메커니즘에 더 많이 의존합니다.
  
  
• 인간 중심 BPM: 통합 중심 BPM과 달리, 이 유형은 일반적으로 승인이 필요한 곳에서 사람의 개입을 중심으로 이루어집니다. 드래그 앤 드롭 기능이 있는 직관적인 사용자 인터페이스를 통해 팀은 다양한 역할에 작업을 할당할 수 있으므로 프로세스에서 개인에게 더 쉽게 책임을 부여할 수 있습니다.
  
  
• 문서 중심 BPM:  이 유형의 BPM은 계약서와 같은 특정 문서를 중심으로 합니다. 기업은 제품이나 서비스를 구매할 때 고객과 공급업체 간의 계약을 체결하기 위해 다양한 형식과 승인 단계를 거쳐야 합니다.

성공적인 BPM 시스템은 워크플로와 관련된 단계를 정의하는 것에서 시작됩니다. 이를 통해 팀은 개선이 필요한 영역과 진행 상황을 추적할 수 있는 지표를 파악할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리를 적용하면 조직은 운영을 개선하여 더 나은 비즈니스 결과를 얻을 수 있습니다. 이러한 결과를 얻으려면 BPM 라이프사이클을 완전히 이해해야 합니다. 다음은 5가지 라이프사이클 단계입니다.

1. 프로세스 설계: 팀은 프로세스 내 이정표의 윤곽을 잡는 것부터 시작해야 합니다. 여기에서 전체 BPM 프로세스 내의 개별 작업을 워크플로의 각 단계에 대한 작업 소유자와 함께 식별해야 합니다. 팀이 프로세스 최적화를 위한 영역과 그 개선을 추적할 수 있는 후속 지표를 식별할 수 있도록 단계를 명확하게 정의해야 합니다. 
2. 모델: 이 단계에서 팀은 프로세스 모델의 시각적 표현을 만들어야 합니다. 여기에는 타임라인, 작업 설명, 프로세스 내 데이터 흐름 등 구체적인 세부 정보가 포함되어야 합니다. 이 단계에서는 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어를 활용하는 것이 도움이 됩니다.
   
   
3. 실행: 팀은 제한된 그룹을 대상으로 새로운 BPM 시스템을 테스트하면서 개념 증명을 수행해야 합니다. 피드백을 반영한 후 팀은 더 많은 대상에게 프로세스를 배포할 수 있습니다.
   
   
4. 모니터링: 이 단계에서 팀은 프로세스를 모니터링하고 효율성 향상을 측정하고 추가 병목 현상을 식별해야 합니다.
   
   
5. 최적화: 마지막 단계에서 팀은 비즈니스 활동을 개선하기 위해 프로세스를 최종 조정합니다.

성공적인 BPM 프로젝트를 위해서는 신중한 계획과 열린 커뮤니케이션이 필요하지만, 일련의 활동을 개선한 후에는 팀에서 그 이점을 빠르게 확인할 수 있습니다.

BPM 솔루션은 프로세스 개선을 통해 조직의 가치를 높이고 다양한 이점을 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 효율성 향상 및 비용 절감
• 직원 및 고객 경험 향상
• 더 확장 가능한 프로세스
• 투명성 향상
• 개발팀에 대한 의존도 감소

BPM 시스템은 기존 프로세스를 최적화하고 새로운 프로세스 개발에 더 많은 구조를 도입하는 데 도움을 줍니다. 이는 프로세스 중복과 병목 현상을 제거하여 효율성과 생산성을 향상시킵니다. 민첩성이 향상되면 기업은 더 빠른 속도로 의도한 비즈니스 결과를 달성할 수 있고 과도한 리소스를 우선순위가 높은 다른 작업에 할당할 수 있습니다.

BPM 툴 모음은 반복 작업을 제거하고 정보를 보다 쉽게 액세스할 수 있도록 지원합니다. 방해 요소를 제거함으로써 직원은 자신의 업무와 고객에게 집중할 수 있어 고객 만족도가 높아집니다. 또한 명확한 워크플로는 직원 온보딩 프로세스 내에서 학습 곡선을 단축하여 생산성과 참여도를 향상시킵니다.

BPM은 더 나은 프로세스 실행과 워크플로 자동화를 가능하게 하므로 전 세계 다른 지역으로 프로세스를 확장할 때에도 잘 적용될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리 툴은 역할을 명확히 하고 프로세스의 일관성을 보장하며, 자동화를 위한 비즈니스 규칙을 통합할 수 있는 기회를 제공하여 팀이 혁신에 더 집중할 수 있도록 합니다.

비즈니스 프로세스 자동화는 프로세스에 따른 작업의 소유자를 명확하게 정의하기 때문에 특정 프로세스 전반에 걸쳐 더 많은 투명성과 책임성을 제공합니다. 이를 통해 팀 간의 소통이 더욱 활발해집니다.

BPM은 로우코드 기능을 제공하여 개발에 대한 잠재적인 종속성을 제거합니다. 비즈니스 사용자는 이러한 툴을 빠르고 쉽게 사용할 수 있어 회사 전체의 프로세스 자동화가 향상됩니다.

BPM 소프트웨어는 프로세스에 대한 더 많은 구조를 제공하여 특정 워크플로 내에서 일부 비효율성을 제거합니다. 성공적으로 적용된 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 콘텐츠 배포: 미디어 기업은 BPM을 사용하여 콘텐츠 제작부터 배포까지 콘텐츠 준비 및 전달 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리 시스템은 콘텐츠 관리, 권한 관리, 콘텐츠 트래픽 및 작업 지시 시스템과 상호 작용하도록 설계할 수 있습니다.
  
  
• 고객 서비스: 고객 서비스 담당자는 챗봇이 처리해야 할 자주 묻는 질문을 파악하여 서비스 요청이 많을 때 팀의 업무 부담을 덜어줄 수 있습니다. 콜센터와 챗봇의 기록 데이터는 프로세스를 더욱 자동화하고 고객에게 더욱 맞춤화된 답변을 제공하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
  
  
• 재무: 기업은 다양한 팀에서 제출하는 구매 주문서를 표준화하는 템플릿을 만들어 비즈니스 소프트웨어나 하드웨어를 더 빠르게 조달할 수 있습니다. 또한 고유한 시나리오에 맞게 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니다.
  
  
• 인적 자원: HR은 BPM을 활용하여 문서 및 워크플로 관리를 간소화할 수 있습니다. 이는 직원 온보딩 및 오프보딩, 성과 평가, 휴가 요청, 출퇴근 기록 승인 등의 인사 양식을 처리할 수 있는 보다 체계적인 환경을 제공합니다.
  
  
• 뱅킹: 은행은 개인이나 기업의 대출을 처리할 때 신청자의 잠재적 신용 위험을 평가해야 합니다. 여기에는 신청자, 고용주, 신용 평가 기관 등 다양한 출처로부터 정보를 수집하는 것이 포함됩니다. BPM은 프로세스 전반의 정보 흐름을 관리하고 문서 오류를 줄임으로써 대출 자격에 대한 결정을 신속하게 내릴 수 있습니다.
  
  
• 주문 처리: 기업은 BPM을 사용하여 주문 처리 시스템의 운영 효율성을 개선할 수 있습니다. BPM을 사용하여 특별 행사, 주문 캡처 및 주문 처리를 관리할 수 있습니다. 이를 통해 더 큰 비즈니스 가치를 제공하는 고객 중심의 주문 관리로 프로세스가 전환됩니다.