Apa itu workflow engine?

Alur kerja adalah mekanisme yang digunakan personel dan perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, sehingga menjadi bagian integral dari praktik bisnis yang berkelanjutan dan pertumbuhan yang berkesinambungan. Alur kerja menyediakan sistem untuk mengelola dan merutekan proses dan tugas yang berulang, mendorong mereka dari satu langkah ke langkah berikutnya. Dan mesin alur kerja menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan, melaksanakan, dan memantau alur kerja, yang mencakup urutan tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.

Mesin alur kerja membantu business process manager dan anggota tim lebih mudah mengelola litani tugas yang melekat pada alur kerja simultan. Dengan mesin alur kerja, tugas dan proses biasanya dimulai dan diselesaikan sesuai dengan waktu dan tenggat waktu yang telah ditentukan. Untuk tugas yang dipimpin manusia, ketika satu tugas selesai, yang lain dimulai. Dan untuk tugas yang dipimpin perangkat lunak, seperti pemeliharaan server jaringan, mesin alur kerja dapat mengotomatiskan manajemen tugas pada tenggat waktu yang ditentukan atau dengan tanggapan berjangka waktu.

Selain otomatisasi tugas, alur kerja juga secara otomatis memandu proses bisnis ke langkah selanjutnya yang paling efisien, membantu perusahaan meminimalkan keterlibatan manusia dalam proses pengambilan keputusan yang membosankan.

Mesin alur kerja saat ini memungkinkan bisnis mengalokasikan sumber daya secara dinamis—termasuk sumber daya manusia, logistik, dan teknologi—untuk tugas kerja, berdasarkan keahlian, ketersediaan, dan beban kerja yang ada. Mereka biasanya dibangun dengan arsitektur layanan mikro untuk menciptakan solusi yang lebih fleksibel, dan dapat diskalakan yang dapat menyesuaikan dengan proses bisnis yang kompleks.

Menggunakan antarmuka grafis atau bahasa definisi proses, seperti notasi pemodelan proses bisnis (BPMN), perangkat lunak mesin alur kerja menerapkan struktur diagram untuk setiap alur kerja. Kemudian menentukan urutan tugas, titik keputusan, garis waktu dan aliran data berdasarkan struktur yang ditetapkan.

Jika mesin perlu berintegrasi dengan sistem lain, ia dapat menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk memfasilitasi pertukaran data, memicu tugas alur kerja eksternal dan mempertahankan antrian pesan untuk komunikasi lintas sistem. Ketika pengguna check-out di situs e-commerce dengan menggunakan layanan "beli sekarang, bayar nanti", misalnya, API alur kerja akan mengarahkan mereka ke layanan pembayaran untuk mengatur pembayaran, dan kemudian mengarahkan mereka kembali ke situs web pengecer untuk konfirmasi pesanan.

Saat alur kerja sedang berlangsung, mesin merespons peristiwa alur kerja yang memicu transisi ke tugas lain. Saat perwakilan layanan pelanggan menyelesaikan panggilan layanan, mesin otomatisasi mengirimkan survei kepuasan pelanggan dan mengeskalasi masalah tersebut ke manajemen, jika perlu.

Mesin alur kerja juga mencakup fitur pemantauan, pencatatan dan visualisasi. Fitur-fitur ini memberikan visibilitas real-time manajer proses ke dalam keadaan saat ini dari setiap alur kerja (termasuk tugas yang tertunda dan selesai) dan catatan terperinci dari setiap peristiwa dan tindakan sistem.

Mesin alur kerja menyimpan logika bisnis dan aturan bisnis yang dapat dieksekusi untuk mengatur alur kerja, dan mengotomatiskan pemicu, tindakan, dan peristiwa yang terdiri dari alur kerja tertentu. Katakanlah seorang penulis mengirim artikel ke platform ulasan perusahaan mereka.

Mesin alur kerja melihat pengiriman sebagai tugas yang diselesaikan dan, menggunakan skrip dan integrasi yang telah ditentukan sebelumnya, mengarahkan pengiriman ke editor yang sesuai untuk ulasan. Secara bersamaan, perangkat lunak ini mengirimkan email atau notifikasi berbasis platform kepada semua pihak yang berkepentingan - termasuk manajer proyek, tim editorial, dan business process manager - yang memperingatkan mereka tentang pengajuan tersebut.

Ketika editor selesai meninjau artikel, mereka mengirimkan dokumen yang diedit ke platform ulasan. Mesin alur kerja kemudian mengirimkannya kembali ke penulis dan mengirimkan pemberitahuan yang diperlukan. Proses ini dilanjutkan untuk setiap putaran suntingan hingga artikel siap untuk dipublikasikan.

Editor menerbitkan draf akhir dengan menggunakan sistem manajemen konten (CMS) perusahaan, membuatnya tersedia untuk umum bagi para pembaca. Mesin alur kerja sekali lagi mengirimkan pemberitahuan ke pihak yang sesuai, memberi tahu mereka bahwa prosesnya sudah selesai.

Mesin juga akan memicu CMS untuk mengirim pemberitahuan kepada pembaca yang berlangganan peringatan publikasi. Dengan semua tugas selesai dan setiap kondisi terpenuhi, perangkat lunak mesin alur kerja mencatat hasil alur kerja editorial dan publikasi dan mengarsipkan alur kerja.

Perangkat lunak mesin alur kerja tingkat lanjut menawarkan berbagai fitur yang membantu bisnis merampingkan manajemen alur kerja dan otomatisasi, termasuk:

Perangkat lunak mesin alur kerja mencakup fungsi otomatisasi proses untuk alur kerja hibrida dan sepenuhnya otomatis. Ini dapat menyelesaikan tugas secara otomatis atau mengirim pemberitahuan ke manajer proses dan anggota tim untuk penyelesaian tugas dan intervensi lainnya.

API memfasilitasi komunikasi antara layanan dan lintas alur kerja. Mesin alur kerja biasanya menggunakan REST API, yang fleksibel dan ringan serta dapat menyederhanakan integrasi komponen dalam arsitektur layanan mikro. Dengan menggunakan API, mesin alur kerja dapat terintegrasi dengan lancar dengan layanan dan platform cloud yang ada, menyederhanakan adopsi mesin dan membantu pengembang menerapkan alur kerja baru dengan lebih cepat.

Pendekatan kode rendah dan no-code memungkinkan pengembang membangun alur kerja dengan menggunakan blok dan templat yang telah ditentukan sebelumnya. Templat ini membantu mengurangi kebutuhan pengodean yang ekstensif dan membantu anggota tim non-teknis untuk mengelola alur kerja dengan lebih mudah. Mesin alur kerja juga menyediakan antarmuka pengguna visual untuk membantu tim mengulangi dan men-debug alur kerja bisnis dengan lebih mudah.

Banyak mesin alur kerja dapat bekerja dengan infrastruktur cloud apa pun, mencegah vendor lock-in dan memungkinkan integrasi dengan lingkungan hybrid dan multicloud.  

Alur kerja memerlukan modifikasi dan peningkatan yang sering. Dengan beberapa alur kerja yang berjalan secara bersamaan, bisa jadi menantang bagi tim dan manajer proses untuk mengikuti perubahan. Mesin alur kerja menyediakan fitur kontrol versi yang melacak setiap iterasi alur kerja dan memungkinkan pengguna untuk menjalankan versi alur kerja yang berbeda sesuai kebutuhan.

Beberapa alur kerja—seperti alur kerja orientasi karyawan dan manajemen hubungan pelanggan (CRM) — perlu berjalan terus menerus atau secara berkala dalam jangka waktu yang lama. Mesin alur kerja terkemuka mencakup alat penjadwalan dan fungsi "mulai alur kerja" yang memungkinkan pengembang mengotomatiskan dan menjalankan alur kerja berulang kali saat dibutuhkan.

Mesin alur kerja modern yang ramah pengembang dapat membantu tim membangun alur kerja sederhana dan kompleks dengan kit pengembangan perangkat lunak sumber terbuka (SDK) yang mendukung JavaScript Object Notation (JSON). SDK juga mendukung berbagai waktu proses dan bahasa pemrograman (seperti Java, JavaScript dan Python). Alur kerja sebagai kode membantu memastikan bahwa alur kerja bisnis dijalankan secara konsisten dan tim dapat dengan mudah menguji, menggunakan kembali, dan melacaknya.

Perangkat lunak mesin alur kerja menyediakan alat penanganan kesalahan asli, yang meningkatkan alur kerja dan ketahanan aplikasi. Perangkat lunak biasanya menyertakan dukungan 'coba lagi' bawaan sehingga tugas dan alur kerja dapat menangani batas waktu, batas kecepatan, dan kegagalan tanpa mengganggu operasi jaringan.

Membangun alur kerja yang dapat mempertahankan statusnya di seluruh layanan mikro, Docker kontainer, klaster Kubernetes, dan fungsi-fungsi tanpa server adalah pekerjaan yang kompleks. Mesin alur kerja menyederhanakan proses dengan fitur pengurutan yang menentukan bagaimana tugas dan alur kerja melintasi jaringan, memungkinkan eksekusi alur kerja yang lancar dan interaksi layanan.

Kemajuan dalam perangkat lunak mesin alur kerja telah memperluas aplikasinya secara signifikan. 

Dengan perangkat Internet of Things (IoT), mesin alur kerja dapat terhubung dengan sensor perangkat untuk mengumpulkan, menggabungkan, dan memproses awal data mentah secara real time, lalu memicu alur kerja berdasarkan data yang diproses. Perangkat IoT cenderung menghasilkan peristiwa berdasarkan kondisi tertentu (misalnya, ambang batas suhu dan deteksi gerakan). Saat perangkat mencapai ambang batasnya, mesin alur kerja dapat memulai alur kerja responsif untuk mengatasi peristiwa ambang batas (dengan menurunkan suhu atau membunyikan alarm).

Mesin alur kerja dapat juga menggunakan pemrosesan peristiwa yang kompleks (CEP) untuk mendeteksi pola dan korelasi di berbagai event streams, sehingga memungkinkan otomatisasi yang lebih canggih dan pengambilan keputusan bertarget.

Karena bisnis terus mengadopsi teknologi cloud native dan inisiatif transformasi digital, mesin alur kerjaberbasis cloud menjadi semakin penting untuk manajemen danotomatisasi alur kerja. Mesin alur kerja berbasis cloud memungkinkan bisnis untuk secara dinamis menyesuaikan, mengalokasikan, dan menskalakan sumber daya berdasarkan kebutuhan komputasi mereka, tanpa investasi infrastruktur yang signifikan.

Solusi berbasis cloud juga memastikan alur kerja dapat diakses dari mana saja—penting untuk model kerja jarak jauh dan hybrid—dan bahwa anggota tim dapat terus berkolaborasi, terlepas dari lokasi geografis mereka. 

Teknologi kecerdasan buatan (AI) dan machine learning (ML) juga memiliki dampak yang signifikan pada perangkat lunak mesin alur kerja. Mesin berbasis AI dapat memprediksi hasil, beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis, dan menerapkan otomatisasi cerdas.

Misalnya, mesin alur kerja dapat menggunakan alat AI untuk mengekstrak informasi kontekstual dari dokumen dan mengarahkannya ke penerima yang tepat untuk persetujuan atau untuk implementasi langkah selanjutnya. Mesin alur kerja cerdas juga dapat menggunakan data dari instance proses sebelumnya untuk mengoptimalkan instans alur kerja di masa mendatang. Algoritma ML dapat menganalisis sejumlah besar data alur kerja historis untuk mengidentifikasi tren dan hambatan kinerja dan menyarankan peningkatan proses alur kerja.

Selain itu, perangkat lunak mesin alur kerja yang canggih dapat memfasilitasi hiperotomatisasiyang mengotomatisasi seluruh proses dan mengintegrasikan mesin alur kerja dengan alat otomatisasi lainnya (seperti mesin aturan, otomatisasi proses robotik (RPA), dan pemrosesan dokumen cerdas). Dengan otomatisasi ujung ke ujung, bisnis dapat menciptakan ekosistem alur kerja kohesif yang merampingkan operasi bisnis dan meminimalkan intervensi manusia sepanjang siklus kerja alur kerja.

• Peningkatan efisiensi operasional. Mesin alur kerja menyederhanakan proses bisnis dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang, meminimalkan kesalahan manusia, dan mempercepat penyelesaian tugas serta proses alur kerja.

• Manajemen masalah proaktif. Mesin alur kerja menyediakan analitik waktu nyata yang membantu organisasi memantau alur kerja seiring perkembangannya, sehingga memungkinkan deteksi dan penyelesaian masalah dengan cepat.

• Pengalaman pengguna yang ditingkatkan. Mesin alur kerja modern memprioritaskan pengalaman pengguna, menyediakan antarmuka yang bersih dan intuitif yang menyederhanakan manajemen alur kerja dan mengurangi kurva pembelajaran bagi pengguna bisnis baru.

• Skalabilitas yang disederhanakan. Dengan mesin alur kerja, organisasi dapat menskalakan alur kerja mereka untuk mengakomodasi peningkatan kompleksitas dan volume tugas tanpa peningkatan kebutuhan sumber daya yang proporsional.

• Keamanan yang ditingkatkan. Alur kerja saat ini sering menangani data sensitif, sehingga langkah-langkah keamanan yang kuat adalah yang terpenting. Mesin alur kerja terkemuka menggabungkan enkripsi canggih, otentikasi, dan mekanisme kontrol akses untuk menjaga integritas dan privasi data.

• Dukungan untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi. Sistem alur kerja, yang berjalan pada mesin alur kerja, merupakan bagian integral dari manajemen proses bisnis (BPM) yang efektif. Di seluruh tugas orkestrasi perangkat lunak, perangkat keras, dan alur kerja manusia, mesin alur kerja menggunakan otomatisasi untuk menangani pekerjaan dan tugas bernilai lebih rendah, memungkinkan karyawan untuk fokus pada inovasi bernilai lebih tinggi.

Perangkat lunak mesin alur kerja berpemilik dan sumber terbuka dapat membantu bisnis mengotomatiskan dan mengelola proses bisnis di berbagai industri dan departemen. Contohnya antara lain:

• Sumber daya manusia: Salah satu cara departemen SDM dapat menggunakan mesin alur kerja adalah untuk mengelola permintaan cuti karyawan. Alih-alih memproses pengajuan secara manual, alur kerja dapat mengarahkan permintaan cuti kepada manajer untuk disetujui, melacak sisa cuti liburan dan cuti sakit, dan memberi tahu karyawan tentang status permintaan mereka.

• TI dan operasi: Departemen TI dapat menggunakan mesin alur kerja untuk mengelola respons insiden dan manajemen perubahan. Misalnya, saat terjadi gangguan sistem, alur kerja dapat secara otomatis mengirimkan notifikasi ke tim dukungan TI, mengeskalasi masalah berdasarkan tingkat keparahan, dan melacak upaya penyelesaian. Pengembang juga dapat menggunakan mesin alur kerja untuk mengotomatiskan pemrosesan data dan manajemen perubahan sehingga semua perubahan pada arsitektur didokumentasikan, ditinjau, dan disetujui.

• Manajemen rantai pasokan: Mesin alur kerja dapat membantu bisnis mengelola proses rantai pasokan yang kompleks. Mereka dapat merampingkan pemenuhan pesanan dengan mengotomatiskan pemrosesan pesanan, pemeriksaan inventaris, dan pemberitahuan pengiriman. Jika tingkat stok turun di bawah ambang batas yang ditetapkan, alur kerja dapat secara otomatis memesan ulang persediaan, memastikan bahwa persediaan tidak terlalu rendah.

• Kesehatan: DI fasilitas kesehatan, mesin alur kerja dapat mengoptimalkan proses manajemen pasien. Organisasi dapat mengotomatiskan penjadwalan janji temu untuk mengurangi beban administratif, mengirim pengingat kepada pasien, mengelola pembatalan dan penjadwalan ulang, dan memastikan bahwa catatan pasien diperbarui sesuai dengan itu. Mesin alur kerja juga dapat merampingkan pemrosesan klaim asuransi dengan menggunakan alur kerja otomatis yang memvalidasi klaim dan memeriksa dokumentasi yang diperlukan.