Apa Itu Otomatisasi Alur Kerja?

Manfaat untuk bisnis

Otomatisasi mengurangi kesalahan manusia dan menghilangkan banyak tugas yang memakan waktu dan berulang, seperti entri data manual. Organisasi dengan proses manual yang ketinggalan zaman tidak dapat meningkatkan proses padat karya dan modal dengan andal. Dengan menambahkan otomatisasi, bisnis meningkatkan kapasitas untuk skalabilitas.

Otomatisasi alur kerja juga menguntungkan bisnis dengan cara berikut:

• Menciptakan proses yang mengurangi biaya
• Merampingkan manajemen tugas
• Mengurangi waktu dalam siklus proses 
• Mengurangi kesalahan dari entri manual atau kelalaian
• Mengotomatiskan alur persetujuan dan dokumen

Manfaat bagi pengembang dan operasi (DevOps)

Batu loncatan otomatisasi alur kerja meningkatkan rilis dan saluran komunikasi yang lebih jelas antara pengembang dan operasi, dua area yang biasanya independen. Ini menjungkirbalikkan hambatan umum DevOps — seperti hambatan dan tindak lanjut — akibat saluran pengembang dan operasi yang terpisah.

Manfaat untuk administrasi jaringan TI 

Mengotomatiskan alur kerja menciptakan pengawasan administratif yang lebih baik di seluruh cloud, jaringan, sistem operasi, dan aktivitas antara departemen. Selain itu, otomatisasi menambahkan lapisan visualisasi penting untuk mengonfigurasi, mengawasi, dan menganalisis kesehatan jaringan, keamanan, dan kekurangan dengan lebih baik.

Ada dua jenis otomatisasi alur kerja: Alur kerja proses bisnis (BP) dan proses robotik (RP).

Alur kerja proses bisnis

Metodologi manajemen proses bisnis (BPM) adalah bagaimana bisnis menyusun proses untuk melayani pelanggan dengan cara terbaik. Ini mendorong alur kerja proses bisnis menuju peningkatan efisiensi untuk mencapai tujuan bisnis yang sangat penting. Dalam banyak kasus, perangkat lunak otomatisasi alur kerja dirancang dengan filosofi BPM. Perangkat lunak mengotomatiskan alur kerja proses bisnis untuk mengoptimalkan tugas yang pada umumnya dilakukan secara manual. Fitur pengisian otomatis dan makro Excel adalah contoh awal otomatisasi alur kerja.

Alur kerja proses robotik

Saat ini, perangkat lunak mengotomatiskan proses (dikenal sebagai otomatisasi proses robotik atau RPA) dan dirancang agar robot melakukan pekerjaan dengan cara yang mirip dengan cara manusia. Dalam banyak kasus, bot bekerja bersama TI (serta di bidang lain) untuk mendukung proses administrasi. Bot dapat mengidentifikasi dan menyarankan informasi yang paling relevan untuk mengatasi kesalahan pemrosesan. Bot juga dapat mengurangi pertanyaan di meja bantuan, autentikasi login, dan campur tangan dalam kesalahan pemrosesan.

Otomatisasi alur kerja adalah istilah teknis untuk praktik yang telah digunakan selama ratusan tahun. Lini perakitan dan manufaktur selama Revolusi Industri dan pertanian setelahnya adalah beberapa industri pertama yang menggunakan alur kerja RPA. Padahal, aplikasi ini berbasis mesin — bukan perangkat lunak.

Anda dapat menerapkan otomatisasi ke sebagian besar jenis alur kerja. Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan dokumen templat orientasi karyawan untuk sumber daya manusia atau mengatur dan mengotomatiskan alur kerja persetujuan untuk semua anggota tim Anda.

Anda akan menemukan perangkat lunak otomatisasi alur kerja di sebagian besar bidang dan industri:

• Pemasaran: Proses Operasi Pemasaran (MOPS) menggunakan otomatisasi alur kerja untuk kampanye pemasaran, saluran komunikasi pelanggan, serta untuk mengukur metrik dan analisis pemasaran.
• Penjualan: Perangkat lunak Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) juga menyediakan manajemen alur kerja. Ini mengotomatiskan komunikasi pelanggan, melengkapi formulir, dan kolaborasi antara departemen. Misalnya, CRM dapat mengotomatiskan notifikasi alur persetujuan dan memperbarui data dasbor internal setelah pelanggan melakukan langkah tertentu, seperti menandatangani dokumen atau memasukkan informasi.
• Keuangan: Otomatisasi meningkatkan konsistensi dalam pembayaran, mengendalikan persyaratan kepatuhan, dan mendukung akurasi yang lebih baik dalam perkiraan dan penagihan pendapatan. 
• Manufaktur: Otomatisasi alur kerja mengimbangi pergeseran dalam pasokan dan struktur bisnis. Ini mengurangi redundansi dan meningkatkan kesalahan kontrol kualitas. Mengotomatiskan alur kerja secara khusus mengurangi rantai persetujuan dan waktu siklus pembelian, anggaran, dan rantai pasokan. Manufaktur dapat mengotomatiskan alur kerja dalam permintaan pembelian, interaksi manajemen kontrak, dan proyek pengembangan produk yang akan diluncurkan.
• Keamanan informasi: Perangkat lunak otomatisasi TI mengurangi ancaman keamanan dengan daya tanggap yang lebih gesit. Otomatisasi laporan insiden dan integrasi dengan alat dan panduan keamanan yang ada dapat membantu TI mengelola ekosistem hybrid dan cloud dengan lebih baik. Perusahaan juga dapat mengotomatiskan alur kerja untuk memantau ancaman siber untuk meningkatkan keamanan.
• Operasi TI: Untuk operasi jaringan internal, otomatisasi alur kerja membantu mengelola pengguna jaringan di beberapa departemen, seperti tim penjualan, keuangan, hukum, dan administrasi.
• Manajemen sistem: TI sebagai layanan (ITaaS) adalah jenis perangkat lunak yang memungkinkan layanan cloud terkelola untuk bisnis perusahaan, yang mencakup pemrograman alur kerja. Perangkat lunak otomatisasi alur kerja menciptakan kontrol terpusat untuk mengonfigurasi, menerapkan, dan mengawasi jaringan bisnis. Jaringan yang ditentukan perangkat lunak (SDN) dan jaringan area luas yang ditentukan perangkat lunak (SD-WAN) adalah dua sistem manajemen jaringan TI yang berbeda, di mana otomatisasi alur kerja memungkinkan pengawasan terintegrasi yang lebih besar. Otomatisasi alur kerja mempermudah TI untuk mengelola sistem ini secara real-time.

Perusahaan rintisan otomatisasi alur kerja menggagas inovasi proses alur kerja untuk menawarkan otomatisasi jaringan yang distandardisasi, proses persetujuan, dan sinkronisasi data di seluruh aplikasi dengan solusi API terintegrasi.

Hal yang paling signifikan adalah pergeseran desain ke otomatisasi alur kerja dengan kode rendah yang memperluas ruang lingkup siapa yang dapat membuat dan menerapkan alur kerja untuk memasukkan pengambil keputusan dan kolaborator langsung. Hasilnya adalah bahwa organisasi dapat beralih dari struktur organisasi atas ke bawah menjadi sistem kolaboratif yang lebih simetris sehingga mempercepat perbaikan proses.

AI dalam otomatisasi alur kerja adalah tren besar lainnya di perusahaan. Otomatisasi didukung AI memungkinkan bisnis memanfaatkan pola data dan machine learning untuk menggunakan analisis prediktif dan insight untuk proses yang lebih baik.

Semua solusi ini siap mengubah ekosistem jaringan TI, di mana administrasi jaringan dianggap sebagai salah satu proses manual terakhir yang belum diotomatiskan.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang memasuki pasar saat ini akan mencakup fitur yang memajukan kemampuan TI untuk mengontrol dan mengatasi masalah jaringan. Alur kerja visual akan mendapatkan daya tarik untuk pembuatan alur kerja dan mediasi yang lebih mudah di seluruh jaringan TI.

Bisnis juga dapat mengandalkan alur kerja templat yang dapat digunakan sebagai fondasi untuk mengelola otomatisasi masa depan, serta fitur integrasi dengan otomatisasi alur kerja yang sudah ada sebelumnya.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja IBM adalah solusi kode rendah yang terintegrasi dengan solusi cloud pihak ketiga yang umum digunakan, serta menggunakan aplikasi kode rendah dan machine learning.

Penawaran otomatisasi alur kerja utama IBM adalah IBM Cloud Pak for Business Automation. Kumpulan perangkat lunak ini memungkinkan bisnis untuk menghubungkan proses, informasi, dan karyawan untuk mendapatkan gambaran bisnis yang holistik. IBM Cloud Pak for Business Automation juga mencakup analitik, fitur kolaborasi, dan sistem manajemen aturan bisnis.

Solusi kami fleksibel — dirancang untuk mengoperasikan gaya alur kerja apa pun. Solusi ini memanfaatkan logika berbasis aturan untuk membuat alur kerja otomatis untuk operasi bisnis. Alur kerja dapat distandardisasi dan digunakan kembali untuk mengurangi inefisiensi dan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk tugas bernilai tinggi.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana IBM Cloud Pak for Business Automation memungkinkan bisnis Anda memanfaatkan fitur yang dapat diskalakan di seluruh operasi bisnis Anda.